フィードバックの収集ワークフローについて

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ワークフローを追加、開始、監視、管理する場合    これらのタスクにまだ慣れていない場合は、初めてワークフローを設計して追加するときに、この記事を通して、セグメント別にセグメント化する方法を使用すると便利な場合があります。 情報と記事のレイアウトを理解したら、戻ってくる際に必要なセグメントに直接移動できます。

グラフィックスに関するメモ    この一連のワークフロー記事の画面イメージと概念図は、通常、承認ワークフローの種類に基づいています。 ただし、概念的または説明的なわかりやすくするために必要な場合は、この記事の画像と図がフィードバック収集ワークフロー用にカスタマイズされています。

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フィードバックの収集ワークフローの詳細

フィードバックの収集ワークフローは、SharePoint リストまたはライブラリに格納されているドキュメントまたはその他のアイテムを、フィードバックのために 1 人以上のユーザーにルーティングする SharePoint 機能です。 このワークフローを使うと、プロセス全体の自動化、効率化、標準化が実現します。

SharePoint 製品に含まれる基本的なフィードバック収集ワークフローは、テンプレートとして機能します。 このテンプレートを使用すると、複数のフィードバック収集ワークフローをサイトに追加できます。 追加する各ワークフローは、基本的なフィードバック収集ワークフローの一意 のバージョン であり、それぞれに独自の特殊な作業方法があり、追加時に指定した設定に基づきます。

このセグメントのセクション

1. フィードバック収集ワークフローで何ができますか?

2. フィードバック収集ワークフローでは何ができないのですか?

3. この種類のワークフローを使用できるユーザー

4. この種類のワークフローを計画、追加、実行、管理する方法

1. フィードバック収集ワークフローで何ができますか?

• 最初にフィードバック収集ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加する場合は、含める参加者の数を指定し、タスクが 1 つずつ割り当てられるか (シリアル)、または一度にすべて (並列で) 割り当てられるかを指定できます。 参加者のタスクを複数の個別のステージに分割するかどうかと、各タスクの最終的期限や実行期間を指定することもできます。 これらの設定は、アイテムに対するワークフローを手動で開始するたびに変更できます。

• ワークフローによって、指定した各参加者にタスクが割り当てられます。 各参加者は、アイテムに関するフィードバックの送信、アイテムの変更の要求、タスクの再割り当て、タスクの削除など、考えられるいくつかの回答の中から選択します。

• ワークフローの実行中に、単一の集中管理された [ワークフローの状態] ページで、進行状況を監視して (必要に応じて) 調整することができます。

• ワークフローの完了後 60 日間は、[ワークフローの状態] ページで、このワークフローの実行 (インスタンス) 中に発生したすべてのワークフロー イベントの一覧を非公式な参照を目的として確認できます。

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2. フィードバック収集ワークフローでは何 ができない のですか?

フィードバックの収集ワークフローは、アイテムの承認と拒否を収集したり、Web サイトの Web ページの公開を制御したりするようには設計されていません。 参加者がレビューするアイテムを承認または拒否するワークフローを追加する場合は、参照セクションの「 承認ワークフローに関するすべて」の記事を 参照してください 。

また、Collect Feedback ワークフローは、署名を収集するように設計されていません。 ワークフローを使用して Microsoft Word ドキュメント、Microsoft Excel ブック、または Microsoft InfoPath フォーム内の署名を収集する場合は、「署名の収集ワークフローに関するすべて」の記事「参照」セクションを参照してください。

Microsoft SharePoint Designer 2013 を使用して SharePoint 製品に含まれる ワークフローをさらに カスタマイズする方法については、Microsoft Software Developer Network (MSDN) ヘルプ システムを参照してください。

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3. この種類のワークフローを使用できるユーザー

ワークフローを追加するには   、既定では、ワークフローを追加するには、[Listsの管理] アクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定で [管理] Listsアクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません)。

ワークフローを開始するには   、既に追加されているワークフローを開始するには、既定で [アイテムの編集] アクセス許可が必要です。 (メンバー グループと所有者グループの両方に、既定で [アイテムの編集] アクセス許可があります。Visitors グループにはアクセスできません)。

または、所有者は、所有者グループのメンバー のみが 開始できるように、特定のワークフローを構成することもできます。 (これを行うには、関連付けフォームの最初のページにある [管理Listsアクセス許可を要求してこのワークフロー チェックを開始する] ボックスを選択します)。

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4. この種類のワークフローを計画、追加、実行、管理する方法

基本的な段階は次のとおりです。

• ワークフローを実行する前 (計画、追加、開始)   
  ワークフローを追加する前に、ワークフローを追加する場所 (1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体) と、その動作の詳細を計画します。 ワークフローを追加して構成したら、必要なアクセス許可を持つすべてのユーザーが特定のアイテムでワークフローを開始できます。 ワークフローは、 自動的に実行されるように設定することもできます。 自動実行は、2 つのトリガーイベントのいずれかまたは両方に基づいてアクティブ化できます。リストまたはライブラリに項目が追加または作成されたとき、またはリストまたはライブラリ内の項目が変更されたとき。

• ワークフローの実行中 (完了、監視、調整)   
  ワークフローの実行中に、個々の参加者が割り当てられたタスクを完了します。 自動リマインダーは、タスクの期限を満たしていなかった参加者に送信されます。 一方、ワークフローの進行状況は、ワークフローの特定のインスタンスの中央の [ワークフローの状態] ページから監視できます。 ワークフローの実行中の調整は、同じページから行うことができます。必要に応じて、ワークフローを取り消すか、そこから終了することができます。

• ワークフローの実行後 (レビュー、レポート、変更)   
  ワークフローが完了すると、その実行 (または インスタンス) の履歴全体を [ワークフローの状態] ページで最大 60 日間確認できます。 また、同じページで、このワークフローのバージョンのパフォーマンスに関する統計レポートを作成できます。 最後に、ワークフロー関数の方法について変更する必要がある場合は、最初にワークフローを追加したときに完了した関連付けフォームを開いて編集できます。

次のフロー チャートは、新しいワークフローを追加する担当者の視点でこれらのステージを示したものです。

関連情報

新しいフィードバック収集ワークフローを計画する前に、まずこの記事の ALLOW セグメントを確認してから、 PLAN セグメントに進んでください。

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タスク フォームでのみ、またはアイテムでフィードバックを許可する

次の 2 つの質問は、ワークフローに関する 1 つの基本的な決定に役立ちます。

• 参加者は、タスク フォームの [コメント] フィールドでのみフィードバックを送信できますか、それとも、追跡された変更やコメントをアイテム自体に挿入することもできますか?

• 参加者がアイテム自体に変更やコメントを挿入できる場合、複数の参加者が同時にドキュメントを編集できるコラボレーション環境でこれを行うか、または各参加者がドキュメントをチェックし、自分のレビュー期間中に唯一の編集権限を持っていますか?

これらの代替案を明確にするのに役立つ図を次に示します。

読み続ける際は、次の点に留意してください。

• 現在チェックアウトされているアイテムでワークフローを開始することはできません。

• [フィードバックの収集] ワークフローの種類には、レビュー対象のアイテムに変更が加えられた場合にワークフローを直ちに取り消すオプションが含まれています。

• 追跡された変更とコメントは、そのプログラムの Web アプリケーション バージョンで開いている場合ではなく、作成されたプログラムのインストールされているバージョンで開いている場合にのみアイテムに挿入できます。

このセグメントのセクション

1. タスク フォームでのみフィードバックを許可する

2. タスク フォームとアイテムの両方でフィードバックを許可する (コラボレーション バージョン)

3. タスク フォームとアイテム (単独アクセス バージョン) の両方でフィードバックを許可する

1. タスク フォームでのみフィードバックを許可する

この配置は、機械的に最も単純なものであるという利点があります。 参加者は、変更を提案する方法は 2 つだけで、どちらもタスク フォームを含みます。

• コメントを送信します。

• ワークフローの実行中にアイテムに変更を加えるよう要求します。

もちろん、メインの欠点は、参加者がアイテム内の特定の変更を直接示すことはできません。 提案された変更の数が多いほど、参加者はアイテム内で直接作業できるようにしたいと考える可能性が高くなります。

変更からの項目の保護に関するメモ    参加者がアイテム自体に変更を加えないようにする最も簡単な方法は、実行中にアイテムをチェックすることです。 しかし、少し前に言ったように、ワークフローは現在チェックアウトされている項目では開始できません。

これを回避するには、次の 2 つの方法があります。

• ワークフローが開始されるまで待ってから、実行中にアイテムをチェックできます。 (ワークフローが自動的に開始される場合は、関連付けフォームの 2 番目のページの [CC ] フィールドに表示されていることを確認します。 次に、ワークフローがアイテムに対して開始されたことを示す通知を受け取ったら、そのアイテムをチェックします)。 この方法の 1 つの制限事項は、チェックアウトしている間、同じアイテムで他のワークフローを開始できないことです。

• または、アイテムをチェックインしたままにすることもできますが、アイテムをチェックしたり、変更を加えないことを参加者に知らせることもできます。 もちろん、タスク通知に含めるメモの中にこの指示を含めるのは良い考えです。 参加者がフィードバック ワークフローの収集を初めて行う場合は、ワークフローが開始される前に別のメールを送信するか、参加者と直接話すことによって、ポイント をさらに 明確にすることをお勧めします。

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2. タスク フォームとアイテムの両方でフィードバックを許可する (コラボレーション バージョン)

この配置により、すべての参加者がアイテムを常に使用できるようになります。 自分のレビューを開始する前に、他の誰かがレビューを完了するのを待つ必要は誰もありません。 この柔軟性は、SharePoint 製品のコラボレーション機能によって可能になります。

参加者が次のことを行う必要があることを確認してください。

• 変更を加える間は、アイテムをチェックインしたままにします。

• そのプログラムの Web アプリケーション バージョンではなく、インストールされているバージョンのプログラムで項目を開きます。

• 変更を行うかコメントを挿入する前に、変更の追跡を有効にします。

• 変更をサーバーに保存します。

[フィードバックの収集] ワークフローの種類には、レビュー対象のアイテムに変更が加えられた場合にワークフローを直ちに取り消すオプションが含まれていることに注意してください。 このオプションが選択されている場合、参加者がアイテムに対する変更 (追跡された変更やコメントなど) を初めて保存すると、ワークフローはすぐに取り消されます。

また、アイテム自体の変更を許可する場合は、リストまたはライブラリの [バージョン管理] 設定で、[ ドキュメントを編集する前にチェックアウトすることを要求 する] が [いいえ] に設定されていることを確認します。

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3. タスク フォームとアイテム (単独アクセス バージョン) の両方でフィードバックを許可する

この配置では、一度にアイテムをチェックして変更を加える参加者は 1 人だけです。

• ワークフロー内のタスクが一度に 1 つずつ (連続して) 割り当てられている場合、これはおそらく問題になりません。

• タスクが一度にすべて (並列に) 割り当てられている場合、参加者はアイテムへのアクセスを待機し、別の参加者が作業を終了する場合があります。

アイテムのチェックアウト時にワークフローをアイテムで開始できないため、アイテムに対してこのワークフローを実行する前に、アイテムがチェックインされていることを確認する必要があります。

参加者に、次の操作を行う必要があることを通知します。

• アイテムを開く前にチェックアウトします。

• そのプログラムの Web アプリケーション バージョンではなく、インストールされているバージョンのプログラムで項目を開きます。

• 変更を行うかコメントを挿入する前に、変更の追跡を有効にします。

• 変更をサーバーに保存し、作業が完了したらすぐにアイテムをチェックします。

ここでも、フィードバックの収集ワークフローの種類には、レビュー対象のアイテムに変更が加えられた場合にワークフローを直ちに取り消すオプションが含まれていることに注意してください。 このオプションが選択されている場合、参加者がアイテムに対する変更 (追跡された変更やコメントなど) を初めて保存すると、ワークフローはすぐに取り消されます。

関連情報

新しいフィードバック収集ワークフローを計画する準備ができたら、この記事の PLAN セグメントに進んでください。

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新しいフィードバック収集ワークフローを計画する

このセグメントでは、フィードバックの収集ワークフローのバージョンを追加する前に、行う必要がある決定と、組み立てる必要がある情報を特定します。

この種類のワークフローを追加する方法を既に理解していて、特定の手順についてのみリマインダーが必要な場合は、この記事の適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリ または サイト コレクション) に直接移動できます。

このセグメントのセクション

1. テンプレートとバージョン

2. 関連付けフォームについて

3. 12 の検討事項

1. テンプレートとバージョン

SharePoint 製品に付属のワークフローはマスター テンプレートとして機能します。このテンプレートに基づいて、個々の具体的なワークフローをリスト、ライブラリ、サイト コレクションに追加します。

たとえば、フィードバック収集ワークフローを追加するたびに、実際には一般的なフィードバック収集ワークフロー テンプレートの バージョン を追加します。 それぞれのバージョンに独自の名前と独自の設定を決めておき、個別のバージョンを追加するときに関連付けフォームで指定します。 そうすることで、フィードバックの収集ワークフロー マスター テンプレートに基づくすべてのバージョンの複数のワークフローを追加できますが、各バージョンは、使用する特定の方法に合わせて名前が付けられ、調整されます。

次の図では、"承認" ワークフロー テンプレートに基づく 3 つのワークフローが追加されています。各ワークフローは、単一のライブラリのすべてのコンテンツ タイプ、単一のライブラリの単一のコンテンツ タイプ、サイト コレクション全体の単一のコンテンツ タイプにそれぞれ対応しています。

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2. 関連付けフォームについて

付属のワークフロー テンプレートのいずれかに基づく新しいワークフロー バージョンを追加するときは、関連付けフォームで新しいバージョンの機能を指定します。

次のセクションで、関連付けフォームに入力する際の一連の検討項目について説明します。 その前に、フォームとそのフィールドに簡単に目を通しておきましょう。

関連付けフォームの最初のページ

関連付けフォームの 2 番目のページ

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3. 12 の検討事項

このセクションのすべての質問に対する回答が得次第、ワークフローを追加する準備が整います。

1. ワークフローの種類が適切かどうか

2. 1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体。 (および)1 つのコンテンツ タイプか、すべてのコンテンツ タイプか。

3. 適切な名前

4. タスク リストと履歴リスト: 既存と新規のどちらであるか

5. このワークフローをだれがどのように開始するか

6. このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか

7. 参加者: 参加者と順序

8. 参加者が必要とする追加情報

9. タスク フォームのみのフィードバック、またはアイテム内のフィードバック

10. タスクの期限

11. このワークフローが終了するタイミング

12. 通知する必要がある相手

01. ワークフローの種類が適切かどうか

この記事では、メニューに [ フィードバックの収集 - SharePoint 2010] として表示されるワークフロー テンプレートについて説明します。 このワークフローの種類が最適かどうかわからない場合は、この記事の詳細セグメントで確認してください。 使用可能なその他のワークフロー テンプレートの詳細については、「 SharePoint に含まれるワークフローについて」の「 参照」セクションを参照してください 。

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02. 1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体。 (および)1 つのコンテンツ タイプか、すべてのコンテンツ タイプか。

新しいバージョンのフィードバック収集ワークフローは、1 つのリストまたはライブラリでのみ使用できるようにすることも、サイト コレクション全体で使用できるようにすることもできます。

• 1 つのリストまたはライブラリに対するワークフローを追加する場合は、すべてのコンテンツ タイプで実行するか 1 つのコンテンツ タイプのみで実行するかを設定できます。

• サイト コレクション全体に対するワークフローを追加する場合は、必ず 1 つのサイト コンテンツ タイプのみで実行するように設定する必要があります。

コンテンツ タイプとは

SharePoint のリストまたはライブラリに格納されるドキュメントやその他のアイテムは、さまざまなコンテンツ タイプに属します。 コンテンツ タイプには、ドキュメントや Excel スプレッドシートのような基本となる汎用的なものから、契約書や製品設計仕様書のような高度に専門的なものまであります。 SharePoint 製品に既定で用意されているコンテンツ タイプもありますが、それらをカスタマイズして使えるほか、独自に作成して追加することもできます。

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03. 適切な名前

ワークフロー バージョンの名前を付けるときは、次の点を考慮します。

• どのような目的に使うかを明確に示す。

• 他のワークフローとの違いを明確に示す。

例

編集者のグループに属しているとします。 グループでは、次の 2 つの異なるフィードバック収集ワークフローを使用したいと考えています。

• 独自のグループのメンバーによって送信された各ドキュメントで、最初のワークフローを実行します。 このワークフローは、グループのマネージャーからのフィードバックのみを収集します。

• 自分のグループの外部のユーザーによって送信された各ドキュメントに対して 2 番目のワークフローを実行します。 このワークフローは、グループのすべてのメンバーからフィードバックを収集します。

最初のワークフローに 「送信フィードバック内」 、2 つ目のワークフローに 「送信フィードバックの外部」という名前を付けることができます。

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04. タスク リストと履歴リスト: 既存と新規のどちらであるか

タスク リストと履歴リストについては、サイトの既定のリストを使うか、その他の既存のリストを使うか、そのワークフロー専用の新しいリストを要求することができます。

• サイトに多数のワークフローがある場合、または一部のワークフローに多数のタスクが含まれる場合は、ワークフローごとに新しいリストを要求することを検討してください。 (長いリストの管理は、パフォーマンスを低下させる可能性のあるものの 1 つです。 非常に長いリストよりも短いリストを維持する方が、システムの方が高速で簡単です)。

• このワークフローのタスクと履歴に、一般的なリストから分離しておきたい機密データまたは機密データが含まれている場合は、このワークフローの新しい個別のリストが必要であることを 確実 に示す必要があります。 (ワークフローを追加した後、新しいリストに適切なアクセス許可が設定されていることを確認します)。

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05. このワークフローをだれがどのように開始するか

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

• 特定のドキュメントまたはアイテムでフィードバック収集ワークフローを手動で開始すると、別のフォーム ( 開始フォーム) が表示されます。 開始フォームには、関連付けフォームの 2 ページ目の設定のほとんどが含まれます。 このフォームを使って、ワークフローを開始するユーザーは、[開始] をクリックする前にそれらの設定 (現在のインスタンスの設定のみ) を変更することができます。

• 自動開始の場合は、開始フォームは表示されないため、関連付けフォームで指定された既定の設定が変更されずにそのまま使われます。

次の図に、手動開始と自動開始の違いを示します。

開始フォームで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローの永続的な既定の設定を変更するには、この記事の変更セグメントの説明に従って、元の関連付けフォームを編集します。

手動開始

手動開始を許可すると、必要な権限を持つすべてのユーザーが、対応するアイテムに対するワークフローをいつでも開始できるようになります。

手動開始の利点としては、選択した場合にしかワークフローが実行されないこと、ワークフローを実行するたびに開始フォームを使って設定を変更できることなどがあります。

簡単な例    チーム外のライターによって作成されたアイテム に対してのみ ワークフローを実行する場合は、手動でのみ開始すると、自分とチームメイトによって作成されたアイテムで自動的に実行されなくなります。 (代替ソリューション: チームの作成者からのアイテムのリストまたはライブラリを 1 つ保持し、他のすべての作成者のアイテムの別のリストまたはライブラリを管理します。 そうすることで、ワークフローを自動的に実行できますが、外部作成者リストでのみ実行できます)。

手動開始の主な欠点は、ワークフローを実行する必要があるときに忘れずに実行するように注意が必要なことです。

自動開始

ワークフローは、次のいずれかのイベントまたは各イベントによって自動的に開始されるように設定できます。

• リストやライブラリで新しいアイテムが作成またはアップロードされたとき。

• リストやライブラリに既に格納されているアイテムが変更されたとき。

自動開始の利点は、ワークフローの開始を意識する必要がないことです。 きっかけとなる状況が発生するたびに自動的に開始されます。

簡単な例    organizationの会計士が、予算ライブラリにアップロードまたは作成されたすべての予算を確認する必要があるとします。 そのライブラリにフィードバック収集ワークフローを追加し、会計士を唯一の参加者として指定できます。 新しい項目がリストに追加されるたびに自動的に開始されるようにワークフローを設定できます ("で作成されました")。 そうすれば、会計士は常に最新の状態に保たれます。

自動開始の 2 つの欠点:

• きっかけとなるイベントが発生するたびにワークフローが必ず実行され、実行を回避することができません。

• 個々のインスタンスの先頭で設定を変更することはできません。

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06. このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか

サイト コレクション全体のコンテンツ タイプにワークフローを追加すると、ワークフローを追加するコンテンツ タイプから 継承 するサイト コレクション内の他のすべてのコンテンツ タイプにワークフローを追加することもできます。 (1 つのリストまたはライブラリのワークフローを追加する場合、このオプションは関連付けフォームに表示されません)。

ノート

• 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。

• 継承が解除されているサイトまたはサブサイトにこのワークフローを追加してコンテンツ タイプを継承する場合、操作を実行する前に、それらのサイトまたはサブサイトの "所有者" グループのメンバーであることを確認してください。

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07. 参加者: 参加者と順序

レビュー タスクの割り当て先の各ユーザーには、名前または電子メール アドレスを指定する必要があります。

1 つのステージまたは複数の    ステージ レビュー タスクのステージは 1 つだけ、複数のステージを持つ場合は選択できます。 複数のステージがある場合は、ステージが次々に実行されます。

並列レビューまたはシリアル    レビュー 1 つのステージの参加者は、レビュー タスクを同時に (並列で) 割り当てるか、指定した順序でレビュー タスクを順番に割り当てることもできます。 シリアル オプションは、たとえば、最初の却下後に終了するようにワークフローを設定した場合や、参加者がレビューのコンテキストの一部として以前の参加者からのコメントを確認できるようにする場合に役立ちます。

例

ここでは、簡単なシナリオを使って、複数のステージで順次レビューを行う場合の利点をいくつか示します。

Frank が新しいフィードバック収集ワークフローを追加しているとします。 玉原さんは、自分で各アイテムをレビューする前に、同僚の早川さんと上川さんにレビューを依頼したいと考えています。 そうすれば、彼は自分のレビューを始める前に彼らのコメントを見ることができます。 このように設定するには、次の 2 つの方法があります。

• シリアル レビューを使用して    、Frank は、Anna と Sean が最初の 2 人の参加者であり、彼が 3 番目であるシングル ステージのシリアル レビューを設定します。
  この構成では、Anna は Sean のタスクが割り当てられる前にフィードバックを送信する必要があります。その後、Frank のタスクが割り当てられる前に、Sean がフィードバックを送信する必要があります。
  Frank がシングルステージのシリアル レビューを設定する方法を次に示します。
  

• 2 つのステージを使用して    、Anna と Sean に同時にレビューを割り当てることを望んでいる場合、Sean は開始する前に Anna が完了するのを待つ必要がないように、ワークフローで 2 つのステージ (Anna と Sean のレビューの最初の並列ステージ、2 つ目は自分のレビュー専用の別のステージ) を設定できます。 最初のステージが完了していない場合、2 番目のステージは開始されません。
  Frank が 2 段階の並列レビューを設定する方法を次に示します。
  

次の図は、両方の方法を示したものです。

外部からの参加者    SharePoint organizationのメンバーではない参加者を含める特別なプロセスがあります。 このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。

次に、そのプロセスの図を示します。

グループ全体に 1 つのタスクを割り当てるか、グループ メンバーごとに 1 つ割り当てますか?    ワークフロー参加者の間にグループ アドレスまたは配布リストを含める場合は、ワークフローにグループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるか、グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てることができます (ただし、その 1 つのタスクの通知は各メンバーに送信されます)。 グループ全体に割り当てられているタスクが 1 つだけの場合、グループのメンバーは、その 1 つのタスクを要求して完了できます。 (グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください)。

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08. 参加者が必要とする追加情報

関連付けフォームにはテキスト フィールドがあり、指示、要件、リソースなどに関する詳細を指定できます。

このテキスト フィールドで対処できる質問:

• 参加者に問題や質問がある場合は、誰に連絡する必要がありますか?

• レビュー担当者は、タスク フォームでのみフィードバックを送信できますか。また、追跡された変更やコメントを項目 itself に挿入することもできますか?

• レビュー担当者が追跡された変更やコメントをアイテム自体に挿入できる場合は、変更を加える前にアイテムをチェックするか、複数のレビュー担当者が同時に作業できるようにチェックインしたままにする必要がありますか?

• ワークフローが各グループまたは配布リストに 1 つのタスクのみを割り当てる場合は、ここで、各グループの 1 人のメンバーがタスクを完了する前に要求する必要があることをメンションします。 このようにすると、グループの他のメンバーが同じタスクを開始して時間を無駄にすることがありません。 (グループ タスクを要求する手順については、この記事の COMPLETE セグメントを参照してください)。

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09. タスク フォームのみのフィードバック、またはアイテム内のフィードバック

この重要な質問に関連するいくつかの考慮事項があります。 まだ実行していない場合は、この記事の ALLOW セグメントを開いて読んで詳細を確認してください。

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10. タスクの期限はいつですか?

ワークフロー タスクの期限は、次のいずれかまたは両方の方法で指定できます。

予定表の日付別    すべてのタスクの期限となる 1 つの予定表の日付を指定できます。

• ワークフローを自動的に開始するように設定した場合は、通常、このオプションを使用しないでください。 これは、ワークフローが自動的に開始されるたびに、指定した日付値が現在の日付に関連して自動的に調整 されないため です。

タスク期間別    タスクが割り当てられた時点から、各タスクの完了に使用できる日数、週数、または月数を指定できます。

• カレンダーで指定された期限は、タスク期間の指定よりも優先されます。 つまり、今日が 6 月 10 日で、今日は 3 日間の期間を持つタスクが割り当てられているが、6 月 11 日の予定表の期限も設定されている場合、タスクは 6 月 13 日 (3 日間の最終日) ではなく、6 月 11 日 (カレンダーの期限) に期限が設定されます。

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11. このワークフローはいつ終了しますか?

不要なレビューに費やされた無駄な時間を避けるために、アイテムに変更が加えられた場合にワークフローを直ちに取り消すことができます。

このオプションを選択すると、参加者は自分のタスク フォームでのみフィードバックを送信できます。 つまり、追跡された変更やコメントをアイテム自体に挿入することはできません。これはアイテムを変更し、ワークフローを取り消すからです。 このオプションを選択する場合は、 必ず [要求 ] フィールドにメモを含めて、レビューのためにアイテムに直接変更を加 えないように 参加者に指示します。

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12. 誰に通知する必要がありますか?

[CC] フィールドの関連付けフォームの 2 番目のページで、このワークフローが開始または終了するたびに通知を受け取る必要があるユーザーの名前またはアドレスを入力できます。

• このフィールドに名前を入力しても、そのユーザーにワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。

• ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

• ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

関連情報

新しいフィードバック収集ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加する準備ができたら、この記事の適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリ または サイト コレクション) に移動します。

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フィードバック収集ワークフロー
を追加する (1 つのリストまたはライブラリのみ)

ワークフローの追加にまだ慣れていない場合は、このセグメントの手順を進める前に、この記事の前の LEARN、 ALLOW、 および PLAN セグメントを確認すると便利な場合があります。

このセグメントのセクション

1. 始める前に

2. ワークフローを追加する

1. 始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

メール    ワークフローで電子メール通知とリマインダーを送信するには、SharePoint サイトでメールを有効にする必要があります。 これが既に完了しているかわからない場合は、SharePoint 管理者にチェックします。

アクセス許可    既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションのワークフローを追加するための [管理] Listsアクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定で [管理] Listsアクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません。 アクセス許可の詳細については、この記事の LEARN セグメントを参照してください)。

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを追加する

次の手順に従います。

1. ワークフローを追加するリストまたはライブラリを開きます。

2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

   注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表の一覧では、このタブの名前は Calendar です。

3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

4. [ワークフローの設定] ページで、実行するワークフローの 1 つのコンテンツ タイプまたは [すべて ] (すべてのコンテンツ タイプ) を指定し、[ ワークフローの追加] をクリックします。
   

5. 関連付けフォームの最初のページに入力します。
   (手順は図に従います)。

1. このフォームの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

2. 関連付けフォームの 2 番目のページに入力します。
   (手順は図に従います)。

   注: SharePoint 製品では、関連付けフォームのこの 2 番目のページの最初のいくつかのオプション (次の図の数値 1 から 7) が、ワークフローを手動で開始するたびに [割り当て ] から [CC] まで表示されるため、その 1 つのインスタンスに対してこれらのオプションを変更できます。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

準備ができたら、この記事の開始セグメントに進み、最初のインスタンスを開始して、新しいワークフローをテストします。

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フィードバック収集ワークフロー
を追加する (サイト コレクション全体の場合)

ワークフローの追加にまだ慣れていない場合は、このセグメントの手順を進める前に、この記事の前の LEARN、 ALLOW、 および PLAN セグメントを確認すると便利な場合があります。

このセグメントのセクション

1. 始める前に

2. ワークフローを追加する

1. 始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

Email ワークフローがメール通知とリマインダーを送信するには、サイトでメールを有効にする必要があります。 これが既に完了しているかわからない場合は、SharePoint 管理者にチェックします。

アクセス許可    SharePoint の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションのワークフローを追加するために、Listsの管理アクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定で [管理] Listsアクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません。 アクセス許可の詳細については、この記事の LEARN セグメントを参照してください)。

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを追加する

次の手順に従います。

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

2. [ 設定 ] アイコン クリックし、[ サイトの設定] をクリックします。

3. [サイトの設定] ページの [Web Designer ギャラリー] で、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを追加するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

   注:  サイト コレクション全体に追加されたワークフローは、単一のコンテンツ タイプのアイテムに対してのみ追加されます。

   

   1. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
      

   2. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの追加] リンクをクリックします。
      

   3. 関連付けフォームの最初のページに入力します。
      (手順は図に従います)。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

2. 関連付けフォームの 2 番目のページに入力します。
   (手順は図に従います)。

   注: SharePoint 製品では、関連付けフォームのこの 2 番目のページの最初のいくつかのオプション (次の図では、 レビュー担当者 から CC までの番号 1 から 7) が表示され、ワークフローを手動で開始するたびに、その 1 つのインスタンスに対してこれらのオプションを変更できます。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

準備ができたら、この記事の開始セグメントに進み、最初のインスタンスを開始して、新しいワークフローをテストします。

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フィードバック収集ワークフローを開始する

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

• 必要な権限を持つすべてのユーザーはいつでも手動で開始できます。

• 指定されたトリガー イベントが発生した場合、つまり、リストまたはライブラリに項目が追加されたとき、またはリスト内の項目が既に何らかの方法で変更されるたびに自動的に行われます。
  (トリガーされるイベントまたはイベントは、ワークフローの元の追加と構成中に、関連付けフォームの最初のページで指定されます。 詳細については、この記事の PLAN セグメントを参照してください)。

このセグメントのセクション

1. ワークフローを自動的に開始する

2. ワークフローを手動で開始する

3. リストまたはライブラリから手動で開始する

4. Microsoft Office プログラム内から手動で開始する

1. ワークフローを自動的に開始する

ワークフローが自動的に開始されるように構成されている場合は、きっかけとなるイベントが発生するたびに、きっかけとなったアイテムに対してワークフローが実行されます。

開始すると、ワークフローは最初のタスクまたはタスクを割り当て、各担当者にタスク通知を送信します。 また、開始通知 (タスク通知とは異なります) が、ワークフローを最初に追加したユーザーと、関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

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2. ワークフローを手動で開始する

アクセス許可に関するメモ    通常、ワークフローを開始するには、[アイテムの編集] アクセス許可が必要です。 (既定では、メンバー グループと所有者グループの両方にこのアクセス許可がありますが、Visitors グループにはアクセスできません。 ただし、所有者は、ワークフローを開始するユーザーに対して [Listsの管理] アクセス許可を要求するために、ワークフローごとに選択することもできます。 このオプションを選択すると、所有者は基本的に、自分と他の所有者のみが特定のワークフローを開始できることを指定できます。 詳細については、この記事の Learn セグメントを参照してください)。

ワークフローを開始する場所

次のいずれかの場所からワークフローを手動で開始できます。

• アイテムが保存されているリストまたはライブラリから

• アイテム自体の内部から、作成された Microsoft Office プログラムで開きます。 (これは、Web アプリケーションのバージョンではなく、完全なインストール済みプログラムである必要があることに注意してください)。

このセグメントの残りの 2 つのセクションでは、両方の方法の手順を説明します。

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3. リストまたはライブラリから手動で開始する

1. ワークフローを実行する対象のアイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックして項目を選択し、リボンの [ ファイル ] タブの [ ワークフロー ] グループで [ ワークフロー] をクリックします。

3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [新しいワークフローの開始] で、実行するワークフローをクリックします。
   

4. 開始フォームで、ワークフローのこの特定のインスタンスに適用する変更を行います。

   注: 開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

1. 開始フォームの必要な設定がすべて完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

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4. Microsoft Office プログラム内から手動で開始する

1. コンピューターにインストールされている Office プログラムでアイテムを開きます。

2. 開いたアイテムで、[ファイル] タブをクリックして、[保存と送信] をクリックし、アイテムで実行するワークフローをクリックします。

3. ワークフローで、ファイルをチェックインする必要があることを示す次のメッセージが表示された場合は、[チェックイン] をクリックします。

4. 大きな [ワークフローの開始] ボタンをクリックします。

5. [ワークフローの変更] ページの開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を指定します。

   注: 開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

   

1. 開始フォームの必要な設定が完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

関連情報

• このワークフローが初めて実行された場合、他の参加者は割り当てられたタスクを完了するために情報と支援を必要としますか? (この記事の 完全な セグメントが役に立つ場合があります)。

• また、参加者がメール通知を受信しているかどうか、特に迷惑メール フィルターによって通知が誤って処理されていないことをチェックすることをお勧めします。

• もちろん、自分でワークフロー タスクを実行することもできます。 詳細については、この記事の COMPLETE セグメントに移動します。

• 一方、ワークフローの現在のインスタンスの進行状況を追跡する方法については、この記事の MONITOR セグメントに移動します。

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フィードバック収集ワークフロー タスクを完了する

フィードバックの収集ワークフローでタスクが初めて割り当てられた場合は、タスクを完了する前に記事のこのセグメントを完全に確認すると便利な場合があります。 そうすることで、使用できるすべてのオプションについて知ることができます。

最初に適切な記事を取得したかどうかを確認する

ワークフローの種類によって、必要なタスク アクションも異なります。

そのため、開始する前に、割り当てられているタスクが実際にはフィードバック収集ワークフロー タスクであり、他の種類のワークフローのタスクではないことを確認してください。

[次のいずれかの場所で 確認してください ] というテキストを探します。

• タスク通知
  の [件名] 行

• 確認
  するアイテムのメッセージ バー

• [ワークフローの状態] ページ
  のタスク タイトル

これらの場所に [確認してください] テキストが表示されない場合は、ワークフローを開始または最初に追加したユーザーとチェックして、基になっているワークフロー テンプレート、またはカスタム ワークフローかどうかを調べます。 SharePoint 製品に含まれている他の種類のワークフローを使用する方法を説明した記事へのリンクは、この記事の [参照] セクションにあります。

ただし、タスク が [フィードバックの収集] タスクの場合は、読み取りを続けてください。

このセグメントのセクション

1. プロセスの概要

2. タスク通知メッセージから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

3. リストまたはライブラリから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

4. アイテムをレビューする

5. タスク フォームに入力して送信する

6. 期限超過通知

7. 完了する前にグループ タスクを要求する (省略可能)

8. アイテムに変更を加えるように依頼する (オプション)

9. タスクを他のユーザーに再割り当てする (省略可能)

10. 外部からの参加者の代わりにタスクを実行する (オプション)

1. プロセスの概要

ワークフローのタスクを割り当てられた場合、通常は、次の 3 つの方法でタスクに関する情報を取得します。

• 電子メールでタスク通知を受信する。

• Microsoft Office ドキュメントを開き、関連するタスクが割り当てられたことを通知するメッセージ バーを確認する。

• SharePoint サイトをチェックし、1 つまたは複数のタスクが自分に割り当てられていることを確認する。

フィードバック収集ワークフロー タスクが割り当てられていることが判明したら、通常、次の 2 つのことを行います。

• アイテムをレビューする    アイテムを開いて確認します。

• タスクを完了する    タスク フォームを使用して、レビューの結果を送信します。

このため、通常、タスクの実行には、次の 3 つのアイテムが関係しています。

• (電子メールとして受け取る) 通知メッセージ

• レビュー用に送信されたアイテム (開いてレビューしたアイテム)

• (自分が開いて情報を入力し、送信する) タスク フォーム

次に、この 3 つのアイテムの例を示します。

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2. タスク通知メッセージから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

次の手順に従います。

1. タスク通知メッセージの [このタスクの完了方法] の手順で、アイテムへのリンクをクリックします。

2. 開いたアイテムで、メッセージ バーの [このタスクを開く] ボタンをクリックします。

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3. リストまたはライブラリから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

次の手順に従います。

1. レビューするアイテムが保存されているリストまたはライブラリで、アイテムとワークフローに関連付けられている [進行中] リンクをクリックします。

2. [ワークフローの状態] ページで、タスクのタイトルをクリックします。

3. タスク フォームのワークフローの適用先を示すメッセージ バーで、アイテムへのリンクをクリックします。

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4. アイテムをレビューする

この例では、アイテムは Microsoft Word 文書です。

ドキュメントの上部にある、2 つの黄色のメッセージ バーに注目してください。

サーバー読み取り-   このドキュメントのみが読み取り専用モードで開いています。つまり、ドキュメントを読み取ることができますが、変更を加えることはできません。

ワークフローを実行しているユーザーは、タスク フォーム でのみ フィードバックを許可するか、項目自体で変更やコメントを追跡できるようにすることもできます。 アイテム自体で作業する必要があるかどうかがわからない場合は、ワークフローを開始したユーザー、または最初に追加したユーザーとチェックします。 変更履歴やコメントを挿入する場合 は 、[ ドキュメントの編集 ] ボタンをクリックします。

次のことを確認する必要があります。

• 追跡された変更やコメントを挿入する前にドキュメントをチェックするかどうか、または複数のレビュー担当者が同時に作業できるようにチェックインしたままにする必要があるかどうかを確認してください。

• 変更やコメントを挿入する前に、変更の追跡を有効にしてください。 詳細については、この記事の ALLOW セグメントを参照してください。

• アイテムの作業が完了したら、サーバーに変更を保存してください。 アイテムをチェックアウトした場合は、もう一度チェックします。

ワークフロー    タスク 完了してタスク フォームを送信する準備ができたら、[ このタスクを開く ] ボタンをクリックします。

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5. タスク フォームに入力して送信する

フィードバック収集ワークフロー タスクのタスク フォームは、次のようになります。

最初の 2 つのコントロール ([アイテムの削除] と [ このワークフロー タスクはアイテム タイトルに適用されます] ) は、レビューのためにアイテム内から開いたときにタスク フォームに表示 されません 。

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6. 期限超過通知

タスクまたはワークフロー インスタンス全体の完了期限が超過している場合は、通知が次のユーザーに自動的に送信されます。

• タスクが割り当てられているユーザー。

• ワークフローを開始したユーザー (または、開始が自動の場合は、ワークフローを最初に追加したユーザー)。

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7. 完了する前にグループ タスクを要求する (省略可能)

グループ全体に 1 つのタスクが割り当てられている場合、そのグループの任意のメンバーが、グループ全体を代表して、そのタスクを引き受けて実行することができます。

アイテムを確認する 前に タスクを要求します。 タスクを要求するとすぐにタスクが割り当てられ、グループの他のメンバーはタスクを完了できません。 (この方法では、必要な作業を行う人は 1 人だけです)。

1. [ワークフローの状態] ページで、矢印が表示されるまでグループに割り当てられているタスクの名前をポイントします。

2. 矢印をクリックし、[アイテムの編集] をクリックし、タスク フォームで [タスクの引き受け] ボタンをクリックします。
   

[ワークフローの状態] ページが更新されると、タスクがグループに割り当てられなくなり、具体的には自分に割り当てられていることがわかります。

後になって、タスクを完了せずに、もう一度グループに解放する場合は、同じ手順を使ってタスク フォームに戻り、[タスクの解除] ボタンをクリックします。

アイテムを確認するに戻る

8. アイテムに変更を加えるように依頼する (オプション)

このプロセスを始める前に、ワークフローに変更が加えられた場合、ワークフローが即座に終了するように設定されている場合があることにご注意ください。 ワークフローを開始または最初に追加したユーザーとチェックして、変更を加えたり、その時点でワークフローを終了したりすることが適切であることを確認することをお勧めします。

変更依頼オプションをシナリオで説明します。

まず、自分の名前が玉原だとします。

次に、Anna という名前の同僚が、自分が作成したドキュメントに対してフィードバックの収集ワークフローを開始したとします。

早川さんの新しいドキュメントをレビューしたときに、ドキュメントの概要が長すぎると感じました。

ワークフロー タスク フォームの下部にある [変更依頼] ボタンをクリックしてから、このフォームを実行します。

すべてのフォーム エントリを希望の方法で作成したら、[送信] をクリックすると、現在のタスクが[完了] とマークされます。 そうすると、現在のタスクが完了とマークされます (これで終わりではありません。 Anna が変更タスクを完了すると、再びレビュー タスクが割り当てられます)。

その一方で、早川さんは次の電子メール通知を受け取ります。

Anna は、 件名 行 (図の 1) をひとめで確認した後、これは通常のフィードバック収集通知ではなく、アイテムに関する変更要求であることを伝えることができます。 早川さんは、[変更要求] テキスト (番号 2) で依頼された特定の変更に関する情報を確認します。

Anna はアイテムをチェックアウトし、要求された変更を行い (存在する場合)、変更を保存し、アイテムをチェックインし直します。 (アイテムに変更が加えられた直後にワークフローが終了するように設定されている場合、このアクションによってワークフローが終了します)。

次に、Anna は [ワークフローの状態] ページに移動し、そこで [ タスク ] 領域から変更要求タスクを開きます。

早川さんは、[コメント] フィールドに必要な情報を追加し、[返信の送信] をクリックします。 ワークフローでは、次の 2 つのアクションが実行されます。

• Anna の変更要求タスクは完了済みとしてマーク されます。

• 新しいレビュー タスクが割り当てられ ([ 統合されたコメント ] 領域に Anna のコメントが追加されます)、そのタスクに関する通知が送信されます。

ここで、変更されたアイテムのレビューを実行できます。

また、次の図に示すように、これらのすべてのアクションは追跡され、[ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] セクションに表示されます。

次に、プロセス全体の図を示します。

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9. タスクを他のユーザーに再割り当てする (省略可能)

特定のユーザーに割り当てられていたワークフロー タスクを別のユーザーが実行する場合は、[ワークフロー タスク] フォームの [タスクの再割り当て] ボタンをクリックします。

次のフォームが表示されます。

フォームの入力が完了したら、[送信] をクリックします。 タスクに完了マークが付けられ、新しいタスクがそのタスクの担当ユーザーに割り当てられて、タスク通知が送信されます。

入力された新しい情報は、新しいタスク通知 (次の図の番号 1) の委任者を示すテキストに表示されます。

また、次に示すように、これらのすべての変更は追跡され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] セクションと [履歴] セクションに表示されます。

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10. 外部からの参加者の代わりにタスクを実行する (オプション)

SharePoint organizationのメンバーではない参加者を含める特別なプロセスがあります。 このプロセスでは、サイト メンバーが外部参加者の プロキシ として機能します。

1. 外部からの参加者の電子メールアドレスを、関連付けフォームの 2 ページ目にある適切な [割り当て先] ステージに含めます。

2. このワークフローでは、外部からの参加者のタスクが、ワークフローを開始したサイト メンバー (ワークフローが自動的に開始された場合はワークフローを最初に追加したメンバー) に割り当てられます。 タスクが実際に割り当てられたユーザーが、外部からの参加者の代理人となります。

3. このサイト メンバーは、外部からの参加者がレビューに使うアイテムのコピーを送信するようにとの指示が記載されたタスク通知を受け取ります (一方、外部からの参加者はタスク通知のコピーを受け取ります。 これらのコピーには、便利な通知または注意として機能するものがあります)。

4. タスクが実際に割り当てられたサイト メンバーは、アイテムのコピーを外部からの参加者に送信します。

5. 外部からの参加者はアイテムをレビューして、返信をサイト メンバーに送信します。

6. 外部参加者の応答が到着すると、サイト メンバーは外部参加者に代わって SharePoint 製品のタスクを完了します。

次に、プロセスの図を示します。

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実行中のフィードバック収集ワークフローを監視、調整、または停止する

実行中のワークフローの監視、調整、または終了を集中管理できるのは、ワークフローのインスタンスの [ワークフローの状態] ページです。

最初に、このページを表示する方法を説明し、次に、このページにあるオプションと情報の使い方について説明します。 最後に、監視に関する追加情報を得られる他の 2 つのページについて説明します。

このセグメントのセクション

1. [ワークフローの状態] ページを表示する

2. [ワークフローの状態] ページを使ってワークフローの進捗状況を監視する

3. アクティブなタスク (既に割り当てられたタスク) を変更する

4. 将来のタスク (まだ割り当てられていないタスク) を変更する

5. このワークフローの実行をキャンセルまたは終了する

6. アイテムで実行中のワークフローを確認する

7. サイト コレクション全体のワークフローを監視する

1. [ワークフローの状態] ページに移動する

アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムとワークフローの [進行中] リンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" という名前のドキュメントで、ワークフローは "承認 3" です。

[ワークフローの状態] ページが開きます。

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2. [ワークフローの状態] ページを使用してワークフローの進行状況を監視する

[ワークフローの状態] ページでは、各セクションの図の下に、監視に関する質問とその回答が表示されます。

[ワークフロー情報] セクション

質問:

• ワークフローのこのインスタンスを開始したのはだれですか。

• このインスタンスはいつ開始されましたか。

• このインスタンスで最後のアクションはいつ実行されましたか。

• このインスタンスはどのアイテムに対して実行されていますか。

• このインスタンスの現在の状態は何ですか。

[タスク] セクション

質問:

• 既に作成されて割り当てられたタスクはどれですか。また現在の状態は何ですか。

• 既に完了したタスクはどれですか。またその各タスクの結果は何ですか。

• 既に作成されて割り当てられた各タスクの期限はいつですか

削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このセクションには表示されません

[ワークフローの履歴] セクション

質問:

• ワークフローのこのインスタンスで、既に発生したイベントは何ですか。

• 期限の過ぎたタスクと期限の過ぎたタスク通知はこの領域に表示されないことにご注意ください。

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3. アクティブなタスク (既に割り当てられているタスク) を変更する

既に割り当てられているがまだ完了していないタスクを変更する方法は 2 つあります。

• 1 つのアクティブなタスクを変更する

• すべてのアクティブなタスクを変更する

単一のアクティブなタスクを変更する

アクセス許可 自分以外のユーザーに割り当てられている 1 つのタスクに変更を加える場合は、[Listsの管理] アクセス許可が必要です。 (所有者グループには、既定で [管理] Listsアクセス許可があります。メンバー グループと Visitors グループにはアクセスできません。 そのため、たとえば、ワークフローを開始できるが、別の参加者のタスクに変更を加えないようにするためのアクセス許可を持つことができます)。

必要な権限を持っている場合

1. [ワークフローの状態] ページで、[ タスク ] リストでタスクのタイトルをクリックします。
   

2. タスク フォームを使用して、タスクの完了、削除、または再割り当て、またはアイテムの変更を要求します。

タスク フォームの使用方法の詳細については、この記事の 完全な セグメントを参照してください。

すべてのアクティブなタスクを変更する

アクセス許可 次の図の 4 つのコマンド リンクはすべて、[管理] Lists権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 最初の 3 つのリンクは、ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、[このワークフローの終了] リンクは、そのユーザーにも [Listsの管理] アクセス許可がない限り表示されません。 (ここでも、[所有者] グループには既定で [Listsの管理] アクセス許可があります。[メンバー] グループと [閲覧者] グループにはアクセスできません)。

1. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] のすぐ下にある [ フィードバックの収集] リンクの [アクティブなタスクの更新 ] をクリックします。

2. 開いたフォームに変更を加え、[OK] をクリックします。

   • この実行で、タスクが現在割り当てられているユーザーに変更を反映したメッセージが送信されます。

   • タスクは既に完了または削除されており、まだ割り当てられていないタスクは、このフォームで行った変更の影響を受けられません。

   • まだ割り当てられていないタスクを変更する場合は、このセグメントの次のセクション「将来の タスクを変更する」を参照してください。

     

1. フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。

現在のインスタンス内のすべての アクティブな タスクが更新されます。

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4. 将来のタスク (まだ割り当てられていないタスク) を変更する

アクセス許可 次の図の 4 つのコマンド リンクはすべて、[管理] Lists権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 最初の 3 つのリンクは、ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、[このワークフローの終了] リンクは、そのユーザーにも [Listsの管理] アクセス許可がない限り表示されません。 (ここでも、[所有者] グループには既定で [Listsの管理] アクセス許可があります。[メンバー] グループと [閲覧者] グループにはアクセスできません)。

1. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] のすぐ下の領域で、[ フィードバックの収集] リンクのレビュー担当者の追加または更新 をクリックします。

2. 開いたフォームに変更を加え、[更新] をクリックします。

   注:  既に作成され割り当てられているタスクは、このフォームに加えた変更の影響を受けません。

1. フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。

現在のインスタンスにある将来のタスクすべてに変更が反映されます。

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5. このワークフロー実行をキャンセルまたは終了する

通常の完了の前に実行中のワークフロー インスタンスを停止する方法は 2 つあります。

• ワークフローを取り消す    すべてのタスクは取り消されますが、[ワークフローの状態] ページの [タスク ] 領域に保持されます。

• このワークフローを終了する    すべてのタスクが取り消され、[ワークフローの状態] ページの [タスク ] 領域から削除されます。 (ただし、[ワークフロー履歴] 領域にまだ反映されます)。

2 つの方法の手順は次のとおりです。

取り消し (すべてのタスクが取り消されますが、タスク リストと履歴の両方に保存されます)

アクセス許可 次の図の 4 つのコマンド リンクはすべて、[管理] Lists権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 最初の 3 つのリンクは、ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、[このワークフローの終了] リンクは、そのユーザーにも [Listsの管理] アクセス許可がない限り表示されません。 (ここでも、[所有者] グループには既定で [Listsの管理] アクセス許可があります。[メンバー] グループと [閲覧者] グループにはアクセスできません)。

ワークフローの現在のインスタンスが不要になった場合、または必要になった場合は、停止できます。

• [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] のすぐ下の領域で、[ フィードバックの収集タスクをすべて取り消す ] リンクをクリックします。

現在のすべてのタスクが取り消され、ワークフローは取り消しの状態で終了します。 取り消されたタスクは、まだ [タスク] 領域と [ワークフローの履歴] 領域の両方に表示されます。

終了 (すべてのタスクが [タスク] リストから削除されますが、履歴には残ります)

アクセス許可 次の図の 4 つのコマンド リンクはすべて、[管理] Lists権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 最初の 3 つのリンクは、ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、[このワークフローの終了] リンクは、そのユーザーにも [Listsの管理] アクセス許可がない限り表示されません。 (ここでも、[所有者] グループには既定で [Listsの管理] アクセス許可があります。[メンバー] グループと [閲覧者] グループにはアクセスできません)。

エラーが発生した場合、またはワークフローが停止して応答に失敗した場合は、終了できます。

• [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの視覚化] のすぐ下の領域で、[ このワークフローの終了 ] リンクをクリックします。

ワークフローによって作成されたすべてのタスクは取り消され、[ワークフローの状態] ページの [タスク ] 領域から削除されますが、[ ワークフローの履歴 ] 領域には引き続き反映されます。 ワークフローは、 状態が [キャンセル済み] で終了します。

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6. アイテムで実行中のワークフローを確認する

アイテムの [ワークフロー] ページには、そのアイテムで現在実行されているワークフローのリストが表示されます。

1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックして項目を選択し、リボンの [ ファイル ] タブの [ ワークフロー ] グループで [ ワークフロー] をクリックします。

3. [ワークフロー: 項目名 ] ページの [ 実行中のワークフロー] に、アイテムで現在実行されているワークフロー インスタンスの一覧が表示されます。

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7. サイト コレクション全体のワークフローを監視する

サイト コレクション管理者は以下をひとめで確認できます。

• サイト コレクションに現在存在する各ワークフロー テンプレートに基づくワークフローの数。

• 各ワークフローのテンプレート自体が、サイト コレクションで現在アクティブかアクティブでないか。

• サイト コレクションで現在実行中の各ワークフロー テンプレートに基づくワークフロー バージョンのインスタンスの数。

この方法を次に説明します。

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

2. [ 設定 ] アイコン クリックし、[ サイトの設定] をクリックします。

3. [サイトの設定] ページの [ サイト管理] で、[ ワークフロー] をクリックします。

[ワークフロー] ページが開き、情報が表示されます。

関連情報

このワークフロー バージョンを最初に実行した場合は、この記事の確認セグメントの手順を使用して、インスタンスのイベントを表示し、ワークフローが意図したとおりに機能するかどうかを確認できます。

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フィードバック ワークフローの結果の収集とレポートの作成を確認する

ワークフロー インスタンスが完了したら、その履歴に記録されたイベントを確認できます。 (インスタンスが完了してから最大 60 日間、任意のインスタンスのレコードにアクセスできます)。

複数のインスタンスにわたる、ワークフローの全体的なパフォーマンスに関するレポートを実行することもできます。

このセグメントのセクション

1. 最新のインスタンスのイベントを確認する

2. 最長 60 日間、インスタンスの履歴にアクセスする

3. ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

1. 最新のインスタンスのイベントを確認する

アイテムがまだ同じリストまたはライブラリにあり、その後に同じアイテムに対して同じワークフローが実行されていなければ、リストまたはライブラリから最新のインスタンスの履歴にアクセスできます。

任意のアイテムに対して実行されたワークフローの最新のインスタンスの [ワークフローの状態] ページを表示するには、次の操作を行います。

• アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムおよびワークフローの状態のリンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" というタイトルのドキュメントで、ワークフローは "新しいドキュメントの承認" です。

[ワークフローの状態] ページの一番下の方に、[ワークフローの履歴] セクションがあります。

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2. 最長 60 日間、インスタンスの履歴にアクセスする

同じアイテムに対して同じワークフローを再び実行した後にインスタンスの履歴を確認することもできます。

リストまたはライブラリか、ワークフロー完了通知から、最長 60 日間、履歴を確認できます (60 日間は、SharePoint 製品がワークフローのタスク履歴を保持する期間です)。

リストまたはライブラリから確認する場合

1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックして項目を選択し、リボンの [ ファイル ] タブの [ ワークフロー ] グループで [ ワークフロー] をクリックします。

3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [完了したワークフロー] で、確認するワークフロー インスタンスの名前または状態をクリックします。
   
   そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

ワークフロー完了通知から確認する場合

• 確認するインスタンスのワークフロー完了通知を開き、[ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックします。

そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

すべての完了通知を保持するには、Outlook のルールを作成します。 件名行でテキストが完了したすべての受信メッセージを、独自の個別のフォルダーにコピーするようにルールを設定します。 そうしないと、それらのメッセージが受信トレイに表示されなくなります)。 Outlook ルールを作成する方法の詳細については、「ルールを使用して 電子メール メッセージを管理する」の記事を参照してください。

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3. ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。

• アクティビティ期間レポート    このレポートを使用して、ワークフロー 内 の各アクティビティが完了するまでの平均時間と、そのワークフローの各実行または インスタンス が完了するまでにかかる時間を確認します。

• 取り消しとエラー レポート    このレポートを使用して、ワークフローが頻繁にキャンセルされているか、完了前にエラーが発生しているかを確認します。

ワークフローに関連付けられているレポートを作成する

1. リストまたはライブラリのそのワークフローの [状態] 列で、状態情報のリンクをクリックします。
   

2. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] で、[ワークフロー レポートの表示] をクリックします。
   

3. レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。
   

4. [ユーザー設定] ページで、レポート ファイルの保存場所を確認し、必要に応じて変更して、[OK] をクリックします。
   
   レポートが作成され、指定した場所に保存されます。

5. レポートが完成したら、次の図に示すリンクをクリックして表示できます。 表示しない場合は、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます (レポートは、前の手順で指定した場所に保存されているため、後からいつでも表示できます)。 (後でレポートを表示する準備ができたら、前の手順
   で指定した場所に表示されます)。

関連情報

ワークフローが目的どおりに機能している場合は、そのワークフローを使い始めることができます。

ワークフローの設定に変更を加える場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

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フィードバック収集ワークフローを変更、無効化、または削除する

新しいフィードバック収集ワークフローの最初のインスタンスを実行し、結果を確認した後、ワークフローの構成方法に 1 つ以上の変更を加える必要がある場合があります。

また、ワークフローを使っているうちに、設定をさらに変更する場合もあります。

最後に、ある時点でワークフローをより短い期間または長い期間無効にしたい場合もありますが、ワークフローを削除しない場合もあります。または、実際に完全に削除することを選択することもできます。

このセグメントのセクション

1. ワークフローの永続的な設定を変更する

2. ワークフローを無効化または削除する

1. ワークフローの永続的な設定を変更する

既存のワークフローの設定を永続的に変更するには、最初に追加に使用された関連付けフォームを開いて編集します。

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

   注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表の一覧では、このタブの名前は Calendar です。

3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

4. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

   注: 必要なフィードバックの収集ワークフローが一覧に表示されない場合は、1 つのコンテンツ タイプにのみ関連付けられている可能性があります。 この一覧に表示されるワークフローは、リストのすぐ上にある [この種類のワークフローの関連付けを表示 する] コントロールによって制御されます。 (図を参照してください)。 ドロップダウン メニューのコンテンツ タイプ オプションをクリックして、目的のワークフローを表示するオプションを見つけ出します。 目的のワークフローが一覧に表示されたら、ワークフローの名前をクリックします。

5. ワークフローの追加に最初に使用されたのと同じ 2 ページ関連付けフォームで、必要な変更を行って保存します。

   関連付けフォームのフィールドとコントロールの詳細については、この記事の PLAN セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリ または サイト コレクション) を参照してください。

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

2. [ 設定 ] アイコン クリックし、[ サイトの設定] をクリックします。

3. [サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

5. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。

6. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

7. ワークフローの追加に最初に使用されたのと同じ 2 ページ関連付けフォームで、必要な変更を行って保存します。

   関連付けフォームのフィールドとコントロールの詳細については、この記事の PLAN セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリ または サイト コレクション) を参照してください。

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2. ワークフローを無効化または削除する

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

   注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表の一覧では、このタブの名前は Calendar です。

3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

4. [ワークフローの設定] ページで、[ ワークフローの削除 ] リンクをクリックします。
   

5. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
   

このフォームには次の 5 つの列があります。

• ワークフロー    ワークフローの名前。

• Instances    アイテムで現在実行されているワークフローのインスタンスの数。

• <c0>許可</c0> ワークフローを有効にするオプション。    ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

• 新しいインスタンスなし    ワークフローの現在実行中のインスタンスを完了できるが、新しいインスタンスを実行できないようにすることでワークフローを無効にするオプション。 (このアクション は元に 戻すことができます。 後でワークフローを再度有効にするには、このページに戻り、[ 許可] を選択します)。

• 削除    リストまたはライブラリからワークフローを完全に削除するオプション。 実行中のすべてのインスタンスが直ちに終了し、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなります。 (このアクションは元に戻すことはできません)。

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サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

2. [ 設定 ] アイコン クリックし、[ サイトの設定] をクリックします。

3. [サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

5. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定]の [ワークフロー設定] をクリックします。

6. [ワークフローの設定] ページで、[ ワークフローの削除 ] リンクをクリックします。

7. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
   

このフォームには次の 5 つの列があります。

• ワークフロー    ワークフローの名前。

• Instances    アイテムで現在実行されているワークフローのインスタンスの数。

• <c0>許可</c0> ワークフローを有効にするオプション。    ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

• 新しいインスタンスなし    ワークフローの現在実行中のインスタンスを完了できるが、新しいインスタンスを実行できないようにすることでワークフローを無効にするオプション。 (このアクション は元に 戻すことができます。 後でワークフローを再度有効にするには、このページに戻り、[ 許可] を選択します)。

• 削除    サイト コレクションからワークフローを完全に削除するオプション。 実行中のすべてのインスタンスが直ちに終了し、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなります。 (このアクションは元に戻すことはできません)。

関連情報

変更を加えた場合は、ワークフローのテスト インスタンスを実行して、変更内容が反映されているかどうかを確認します。

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さらなるカスタマイズ

SharePoint 製品に含まれているワークフローは、この他にもさまざまな方法でカスタマイズできます。

カスタム ワークフローを一から作成することもできます。

次のいずれかまたはすべてのプログラムを使用できます。

• Microsoft SharePoint Designer 2013    ワークフロー フォーム、アクション、および動作をカスタマイズします。

• Microsoft Visual Studio    独自のカスタム ワークフロー アクションを構築します。

詳しくは、Microsoft Software Developer Network (MSDN) のヘルプをご覧ください。

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