Obiettivo della gestione del progetto: aggiungere persone e assegnarle alle attività

Suggerimenti iniziali per la gestione dei progetti

Se non si ha familiarita' con la gestione dei progetti Se l'utente non ha esperienza di gestione di progetti, potrebbe rendersi conto che ci sono più questioni da prendere in considerazione oltre all'aggiunta di attività, ad esempio quante persone assegnare a ogni attività, come considerare le vacanze e come e dove inserire le informazioni personali, quali numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica e informazioni sugli stipendi.

Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per iniziare.

• Verificare i tipi di risorse da assegnare alle attività    Dopo aver raccolto le informazioni necessarie sulle attività di progetto, identificare i tipi di risorse necessarie.

  • Risorse utenti    Queste sono le risorse che lavorano sulle attività. Talvolta i project manager le chiamano risorse lavorative in contrapposizione ai materiali e alle attrezzature.

  • Risorse dell'organizzazione    Queste risorse sono risorse lavorative gestite e condivise dall'organizzazione. Le risorse dell'organizzazione vengono usate con Project Professional.

  • Risorse materiali    Queste risorse includono i computer e i macchinari usati per completare il lavoro sulle attività.

  • Risorse generiche    Queste risorse specificano i requisiti in termini di personale per le attività e persone non specifiche, ad esempio falegnami o sviluppatori.

• Considerare in che modo il numero di risorse cambia la durata Quando si inseriscono più risorse in un'attività, si prevede che la durata di un'attività si abbrevi. In molti casi, tuttavia, l'aggiunta di persone a un'attività può avere l'effetto opposto. Può aggiungere costi aggiuntivi, comunicazioni aggiuntive e altre inefficienze. Ad esempio, la progettazione di un nuovo ponte a pedaggio probabilmente non sarà più veloce se si raddoppia il numero di architetti del progetto. Project consente di controllare cosa accade alla durata delle attività dopo l'aggiunta alle attività.

• Considerare in che modo le capacità di una persona influiscono sulla durata dell'attività L'esperienza di una persona può influire direttamente sulla durata dell'attività. Ci si potrebbe aspettare che una persona con cinque anni di esperienza completi un'attività in meno tempo rispetto a qualcuno con due.

Se sei un project manager esperto Man mano che i progetti si ingrandiono, ci sono più cose a cui pensare. Ora ci si preoccupa di usare risorse in altri reparti, assumere fornitori, tenere traccia del lavoro di centinaia di persone, generare report per dirigenti e numerose altre complessità a cui non si è ancora pensato. Fortunatamente, Microsoft Project offre gli strumenti di cui hai bisogno.

Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per migliorare le competenze.

• Rivedere e ottimizzare la stima della durata    Usare le informazioni raccolte relative al progetto corrente e ai progetti simili per perfezionare la stima di durata. La precisione delle stime per i requisiti delle risorse e, alla fine, dei costi del progetto dipende molto dalla precisione delle previsioni della durata dell'attività.

• Verificare l'avanzamento delle risorse    Verificare che le risorse che lavorano al progetto inviino aggiornamenti regolari sullo stato delle attività. Le visualizzazioni e i report di Microsoft Project consentono di tenere sempre sotto controllo le attività di tutte le risorse.

• Identificare i problemi di sovrassegnazione delle risorse    Project consente di identificare più facilmente quando le persone lavorano a troppe attività contemporaneamente.

• Tenere sotto controllo le previsioni    Le previsioni forniscono un'istantanea del progetto in modo da confrontare l'avanzamento corrente con le previsioni iniziali.

• Distribuire il lavoro livellando le risorse    Se le risorse lavorano su troppe attività contemporaneamente, Project può modificare le assegnazioni in carichi di lavoro più realistici. Il livellamento delle assegnazioni delle risorse è un modo per uniformare il carico di lavoro.

• Esportare i dati del progetto in Excel per ulteriori analisi Excel può risultare utile quando occorre eseguire ulteriori analisi delle informazioni di Project. È ad esempio possibile esportare informazioni sull'attività e sulla risorsa in Excel per creare rapporti avanzati sul costo realizzato e quindi visualizzare le informazioni tramite grafici sparkline per vedere come si comportano i costi relativamente alla quantità di lavoro completato.
  
  
  
  Formare i dipendenti con nuove competenze    Le organizzazioni di grandi dimensioni investono tempo e denaro nella formazione dei propri dipendenti con nuove competenze e per lavorare in ambienti diversi. La formazione dei dipendenti correnti può rappresentare una soluzione economia per migliorare le prestazioni piuttosto che assumere nuove persone.