La gestione di un progetto è raramente un'operazione semplice. Questa guida aiuta tuttavia a comprendere la gestione dei progetti durante l'uso di Project. Ognuno dei collegamenti sottostanti porta a una pagina in cui viene trattato un aspetto della gestione del progetto con articoli e brevi esercitazioni.
Avviare un piano di progetto
Più un progetto diventa complicato, più è necessario pianificare prima di iniziare a usare Project. Durante la fase di avvio di un progetto, usare applicazioni come Word, Excel e SharePoint per facilitare la raccolta di idee.
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DESCRIZIONE |
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Spesso i progetti hanno un esito negativo a causa di scarse riflessioni iniziali sul progetto durante la fase di avvio. In questa fase è necessario pensare chi sono gli stakeholder e gli sponsor e stendere le istruzioni dello statuto, le prime specifiche e il preventivo. Per progetti di piccole dimensioni, è possibile eseguire la maggior parte di queste operazioni in Microsoft Project. Per progetti di grandi dimensioni, usare Word, Excel, SharePoint o persino il proprio telefono per raccogliere le idee. |
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Mantenere i canali di comunicazione con gli stakeholder non è sempre facile. Ma è fondamentale per il successo di un progetto. |
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Per facilitare la comunicazione, ovvero l'aspetto più dispendioso in termini di tempo, Project dispone di numerosi report a portata di clic. È possibile organizzare i piani preliminari, le principali attività cardine del progetto, i requisiti per il preventivo, le esigenze del personale e così via. |
Creare una programmazione di progetto
La creazione di una programmazione di progetto può richiedere tempo. È possibile semplificare la creazione di progetti se si dividono i passaggi in quattro categorie:
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Aggiunta di attività
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Organizzazione delle attività
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Aggiunta di persone
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Comunicazioni con il team
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Obiettivo del progetto |
DESCRIZIONE |
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Dopo aver completato la riflessione iniziale, è il momento di avviare Project e creare una nuova programmazione. È possibile iniziare con un progetto vuoto oppure usare i modelli creati da altri project manager, tra cui esperti nella gestione dei progetti o in attività simili a quelle dell'utente. |
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Le attività sono le operazioni svolte durante un progetto. È possibile aggiungere le attività, modificarne le proprietà e stimare la relativa durata. |
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Quando si aggiungono le attività per la prima volta, potrebbero non essere nell'ordine ottimale per gestirle. Questo articolo contiene informazioni su come organizzare le attività tramite attività di riepilogo e sottoattività e mediante il loro collegamento. |
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Dopo aver aggiunto attività al progetto, è necessario prendere in esame le persone a cui assegnarle. Tenere presente che aggiungere e assegnare persone alle attività sono due attività diverse in Project. |
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Condividere le risorse usando pool di risorse e progetti principali |
Per gestire più persone in più progetti, inserire tutte le persone nei progetti in un unico file di progetto. Questo file funziona come pool di risorse. Dal file del pool di risorse è possibile condividere le risorse tra più progetti (senza Project Server). |
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La gestione dei costi del progetto può sembrare complessa per un project manager. Con Project, tuttavia, questo processo risulterà molto più semplice. In questo articolo sono disponibili suggerimenti utili per rispettare il preventivo. |
Gestire il progetto
Dopo aver creato la programmazione resta ancora molto lavoro da fare. La gestione del progetto infatti richiede più tempo della creazione. Ad esempio, le attività cambiano, vengono aggiunte persone, la data di fine deve essere anticipata e così via. Con Project si hanno a disposizione tutti gli strumenti per monitorare l'avanzamento e apportare modifiche per assicurare la riuscita del progetto.
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OBIETTIVO |
DESCRIZIONE |
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Scegliere la visualizzazione più appropriata per la programmazione |
Per semplificare la programmazione, individuare la visualizzazione appropriata. I diagrammi di Gantt offrono una visualizzazione dello stato del progetto. È possibile usare anche una visualizzazione Calendario, un diagramma di rete o una sequenza temporale per visualizzare diversi livelli di dettaglio. |
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Dopo aver creato la pianificazione iniziale, è il momento di iniziare a vedere come vanno le cose. La creazione di una previsione e l'uso delle visualizzazioni corrette consentono di tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto. |
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Tenere traccia dello stato può sembrare complicato, ma ecco un modo rapido per visualizzare la percentuale di completamento usando l'indicatore di stato in un diagramma di Gantt. |
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Per ottenere prestazioni e risultati ottimali da risorse, è necessario gestire i carichi di lavoro delle risorse per evitare sovrassegnazioni e sottoassegnazioni. |
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Il problema più grande che potrebbe verificarsi per un project manager è che la data di fine slitti dopo aver apportato delle modifiche alla programmazione. Questo articolo fornisce informazioni sulle strategie per assumere il controllo della data di fine del progetto. |
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La comunicazione si rivela spesso difficile, soprattutto quando si devono dare cattive notizie. Per agevolare la comunicazione con gli stakeholder e i dirigenti, Project dispone di report professionali e accattivanti che è possibile creare e inviare in pochi semplici passaggi. |
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Si sta superando il preventivo? È necessario modificare i costi? Questo articolo aiuta a risolvere i problemi legati ai costi nella programmazione. |
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Il costo realizzato è un metodo di verifica avanzato. Ma non è solo per gli esperti. È possibile usarlo anche per monitorare il progetto. |
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Un progetto presenta molti rischi. È importante identificare i potenziali problemi tempestivamente e risolverli prima che si aggravino. |
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In Project sono disponibili strumenti che consentono di gestire le dipendenze tra progetti, anche le attività di un progetto che dipendono dal completamento di un altro progetto. |
