Condividere documenti o cartelle in SharePoint Server

Condividere un documento o una cartella

1. Passare a OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione o alla raccolta siti che contiene il documento o la cartella da condividere.

2. Selezionare i puntini di sospensione (...) accanto al documento o alla cartella per aprire il callout del documento e quindi selezionare Condividi.

   

3. Nella finestra di dialogo Condividi digitare i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole condividere il documento o la cartella.

4. Selezionare un'impostazione di autorizzazione per tutte le persone con cui viene condiviso il documento o la cartella.

   

5. Se si vuole, digitare un testo da includere in un messaggio di posta elettronica da inviare a tutti gli invitati. Il messaggio include un collegamento al documento condiviso.

6. Al termine, selezionare Invia. Verrà inviata una notifica a tutti i destinatari che li informano del documento o della cartella condivisa, insieme a qualsiasi messaggio incluso. 

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Domande frequenti

• Ricerca per categorie creare un collegamento condivisibile a un documento o a una cartella?

• Ricerca per categorie condividere un documento o una cartella con tutti gli utenti dell'organizzazione?

• Come si trovano i documenti o le cartelle condivisi con tutti?

• Ricerca per categorie vedere con chi si condivide un documento o una cartella?

• Ricerca per categorie interrompere la condivisione di un documento o di una cartella?

Ricerca per categorie creare un collegamento condivisibile a un documento o a una cartella?

 In OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione è possibile creare un collegamento condivisibile che è possibile fornire ad altri utenti:

• Dopo aver aperto la finestra di dialogo Condividi e aver impostato le autorizzazioni (vedere condividere un documento o una cartella), selezionare Copia collegamento. L'impostazione predefinita consentirà a chiunque all'interno dell'organizzazione di accedere al documento o alla cartella con le autorizzazioni impostate. 
  
  

• Per accedere alle impostazioni del collegamento, selezionare l'icona delle impostazioni a destra di Copia collegamento. 
  
  

• Nelle impostazioni collegamento è possibile selezionare l'utente per cui funzionerà il collegamento, modificare il livello di autorizzazioni e impostare una data di scadenza per il collegamento. 
  
  

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Ricerca per categorie condividere un documento con tutti gli utenti dell'organizzazione?

In OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione esistono due modi per condividere un documento con tutti:

• Usare la finestra di dialogo Condividi. Seguire gli stessi passaggi descritti in precedenza per condividere un documento o una cartella, ma digitare Tutti nel campo del nome.

  

• Creare una cartella "Condivisi con tutti" (o con un nome simile) e inserire i documenti nella cartella man mano che vengono creati. Per creare una cartella, fare clic su + Nuovo > Nuova cartella. È possibile condividere la cartella con altre persone dopo averla creata.

  

La finestra di dialogo Condividi consente di selezionare "Tutti tranne gli utenti esterni". Se l'organizzazione consente la condivisione esterna, la condivisione con "Tutti" include gli utenti esterni all'organizzazione che in precedenza sono stati invitati a condividere documenti come guest, sia dall'utente che da altri utenti dell'organizzazione.

Se è stato eseguito il provisioning di una cartella Condivisi con tutti, tutti gli utenti ottengono l'autorizzazione per modificare i documenti inseriti nella cartella Condivisi con tutti, a meno che non si modifi chi l'impostazione dell'autorizzazione o a meno che il OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione non sia stato creato prima di giugno 2014. Se il OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione è stato creato prima di tale data, la cartella Condivisi con tutti è stata avviata con autorizzazioni di sola visualizzazione. È possibile cambiare l'impostazione delle autorizzazioni in qualsiasi momento seguendo le istruzioni per la condivisione di cartelle riportate in precedenza in questo articolo.

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In che modo le persone trovano i documenti condivisi con tutti?

I documenti condivisi con tutti gli utenti non verranno visualizzati nella visualizzazione Condivisi con me in OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione. Perché? Tenere presente che, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, potrebbero essere presenti centinaia, se non migliaia di documenti, condivisi con tutti. Inoltre, potrebbe non essere necessario inviare un messaggio di invito alla condivisione a tutti gli utenti dell'organizzazione.

Gli utenti possono invece trovare questi documenti:

• Seguire un collegamento inviato loro direttamente in un messaggio di posta elettronica.

  È possibile generare o recuperare l'URL Web di qualsiasi documento selezionando i puntini di sospensione (...) a destra del documento, quindi selezionare Copia collegamento.
  
  Copiare e incollare l'URL in un messaggio di posta elettronica indirizzato a specifiche persone a cui inviare la notifica.

• Usare la casella di ricerca nella parte superiore della pagina.

  In questo esempio, Adele Vance cerca la parola chiave "Marketing internazionale" per trovare tutti i documenti pertinenti condivisi con lei nella sua organizzazione.
  
  

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Ricerca per categorie vedere con chi si condivide un documento?

1. Selezionare i puntini di sospensione (...) accanto al documento a cui si è interessati, quindi selezionare Gestisci accesso.

   Verranno elencati i nomi delle persone con cui si condivide il documento, il numero di persone con accesso e le relative autorizzazioni. È possibile scorrere l'elenco per visualizzare tutti i nomi o usare il campo di ricerca per trovare una persona specifica. 

   
    

   Suggerimento: Se la raccolta in uso ha una colonna Condivisione, è possibile selezionare il testo per aprire la finestra di dialogo Gestisci accesso.
   
   

2. I gruppi con cui si sta condividendo il file verranno visualizzati nella scheda Gruppi. Selezionare la scheda Gruppi  nella parte superiore dell'elenco per visualizzare tutti i gruppi dell'organizzazione che hanno accesso alla documentazione e alle relative autorizzazioni.

   

3. Se sono stati generati collegamenti condivisibili per il documento, verranno visualizzati sotto la scheda collegamenti. Selezionare la scheda Collegamenti nella parte superiore dell'elenco per visualizzare tutti i collegamenti generati per il documento, chi ha accesso e il livello di autorizzazioni. 
   
   

Ricerca per categorie interrompere la condivisione di un documento o di una cartella?

Per rendere di nuovo privato un documento o una cartella, è possibile interromperne la condivisione.

Per interrompere la condivisione con un singolo utente o un gruppo:

1. Accedere alla finestra di dialogo Gestisci accesso. Fare riferimento a Ricerca per categorie vedere con chi si condivide un documento per informazioni su come accedervi.

2. Nella finestra di dialogo Gestisci accesso selezionare le autorizzazioni per la persona con cui si vuole interrompere la condivisione.

3. Selezionare Rimuovi accesso diretto dall'elenco di autorizzazioni. 
   
   

Per disattivare un collegamento di condivisione:

1. Accedere alla finestra di dialogo Gestisci accesso. Fare riferimento a Ricerca per categorie vedere con chi si condivide un documento per informazioni su come accedervi.

2. Nella finestra di dialogo Gestisci accesso selezionare la scheda collegamenti .

3. Selezionare l'icona Rimuovi collegamento per eliminare il collegamento. 
   
   

4. Seleziona Rimuovi quando ti viene richiesto di confermare.

Per interrompere la condivisione di tutti insieme:

1. Accedere alla finestra di dialogo Gestisci accesso. Fare riferimento a Ricerca per categorie vedere con chi si condivide un documento per informazioni su come accedervi.

2. Nella finestra di dialogo Gestisci accesso selezionare Interrompi condivisione.
   
   

3. Selezionare Interrompi condivisione quando viene richiesto di confermare.

   Nota: Se si seleziona Interrompi condivisione, verranno rimosse TUTTE le condivisioni nel documento o nel file selezionato, inclusi i singoli utenti, i gruppi e gli eventuali collegamenti di condivisione generati. ​​​​​​​

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