Lavorare offline in Outlook

Accesso offline nel nuovo Outlook per Windows

È possibile usare il nuovo Outlook per Windows anche quando non si è connessi a Internet abilitando l'accesso offline. Quando è attivato, il nuovo Outlook per Windows salva una copia dei messaggi di posta elettronica, degli eventi del calendario e delle persone (contatti in precedenza) nel dispositivo, fornendo l'accesso a questi elementi quando si è offline e migliorando le prestazioni quando si è online.

Le impostazioni offline determinano gli elementi salvati nel dispositivo e per quanto tempo. Per impostare queste impostazioni, vedere la sezione Aggiornare le impostazioni offline in basso. Quando si torna online, il nuovo Outlook per Windows aggiorna automaticamente gli elementi salvati nel dispositivo.

Cosa si può fare quando si è offline nella nuova versione di Outlook?

La maggior parte delle azioni eseguite online è disponibile anche quando si è offline. Di seguito sono inclusi, a titolo esempli emplimo, i seguenti elementi:

Se si tenta di eseguire un'operazione che non è disponibile offline, viene visualizzato un messaggio di errore oppure le modifiche apportate verranno ripristinate a quanto salvato in precedenza.

Aggiornare le impostazioni offline nel nuovo Outlook

Aggiorna queste impostazioni per scegliere quali cartelle salvare e quanti giorni di elementi salvare. Se si hanno più account, selezionare l'account a cui applicare le impostazioni:

Selezionare le cartelle da salvare in locale:

1. Selezionare Impostazioni > Generale > Cartelle> offline da salvare.

2. Nell'elenco a discesa selezionare Predefinito (Posta in arrivo, inviato, bozze, archivio, eliminato e posponibile), Predefinito e Preferiti (impostato per impostazione predefinita) oppure Predefinito, Preferiti e usato di recente.

Selezionare il numero di giorni per salvare i messaggi di posta elettronica in locale:

1. Selezionare Impostazioni > Generale > Offline > Giorni di posta elettronica per salvare.

2. Nell'elenco a discesa selezionare 7 (valore predefinito), 30, 90 o 180 giorni di messaggi di posta elettronica da salvare.

Attivare o disattivare l'accesso offline nel nuovo Outlook

La modalità offline è attivata per impostazione predefinita nel nuovo Outlook per Windows. Per attivarla o disattivarla, eseguire le operazioni seguenti:

1. Selezionare Impostazioni > Generale > Offline.

2. Selezionare l'interruttore Abilita la posta elettronica, il calendario e le persone offline per attivare o disattivare l'accesso offline.

3. Selezionare Salva.

Altre informazioni utili sulla modalità offline nel nuovo Outlook

I seguenti non sono attualmente disponibili offline, ma prevediamo di includere negli aggiornamenti futuri:

• Creare, eliminare e spostare cartelle (distribuzione)

• Conferma di partecipazione agli inviti alle riunioni (distribuzione)

• Cercare messaggi di posta elettronica (in sviluppo)

• Visualizzare e aggiungere allegati e immagini (in sviluppo)

• Visualizzare le cassette postali condivise e delegate (in sviluppo)

• Creare, aggiornare ed eliminare eventi del calendario (in sviluppo) 

• Cambiare l'ordinamento per i messaggi di posta elettronica 

• Visualizzare e aggiornare le impostazioni per notifiche, firme e calendari

Altre funzionalità non disponibili offline:

• Visualizzare posta elettronica e gruppi di calendari

• Visualizzare persone, categorie e cartelle ricerche preferiti

• Creare, aggiornare ed eliminare persone del calendario (contatti in precedenza)

• Visualizzare l'intero elenco indirizzi globale

Passare dalla modalità offline alla modalità online e dall'altra nella versione classica di Outlook

• Fare clic su Invia/Ricevi > Offline.

  

Quando Outlook passa dalla modalità online alla modalità offline nella versione classica di Outlook, tutti gli account di posta elettronica vengono modificati.

Si sa che si sta lavorando offline quando l'opzione Offline è evidenziata sulla barra multifunzione o Offline viene visualizzata sulla barra di stato nella parte inferiore della finestra di Outlook classica.

Quando si è pronti a tornare online, fare clic su Invia/Ricevi > Offline. Il testo del pulsante non cambia, ma viene evidenziato solo quando si lavora offline. La modalità Offline sulla barra di stato scompare anche quando si lavora online.

Modificare la quantità di posta da mantenere offline nella versione classica di Outlook

1. Fare clic su File > Impostazioni account > Impostazioni account.

   

2. Selezionare un account di Exchange o di Microsoft 365 e quindi fare clic su Cambia.

   

3. In Impostazioni offline spostare il dispositivo di scorrimento sulla quantità di tempo desiderata, ad esempio Tutti, 12 mesi, 6 mesi, 3 mesi o 1 mese. Nota: se usi Outlook 2016, puoi anche selezionare un periodo di tempo di 3 giorni.

   

   Ad esempio, se si sposta il dispositivo di scorrimento su 3 mesi, solo la posta degli ultimi tre mesi verrà sincronizzata con il file di dati di Outlook offline (con estensione ost) dal server Exchange. I messaggi più vecchi di 3 mesi sono archiviati esclusivamente nella cassetta postale sul server. È possibile cambiare questa impostazione in qualsiasi momento.

   È necessario che la modalità cache, che scarica una copia dei messaggi, sia attivata.
   
   Se si usa Outlook con un account di Microsoft 365, è consigliabile usare la modalità cache.

Per impostazione predefinita, Outlook configura gli account di Exchange e Microsoft 365 in modo che sincronizzino solo 12 mesi della posta elettronica.

La modifica della quantità di dati da sincronizzare può influire sul tempo necessario per l'apertura di Outlook e sulla quantità di spazio di archiviazione usata da Outlook nel computer. Se si esegue in un ambiente desktop virtuale, è consigliabile sincronizzare solo un mese di dati.

Messaggi di stato nella versione classica di Outlook

Come si stabilisce se si sta lavorando in modalità online oppure offline in Outlook? Esistono alcuni segnali visivi, a partire dalla barra di stato nella parte inferiore della finestra di Outlook. Se viene visualizzato uno degli indicatori di stato seguenti, significa che Outlook non è connesso al server della posta.

o

Non è possibile inviare o ricevere posta elettronica finché non ci si riconnette.

Suggerimenti per riconnettersi ai Outlook classici

Ecco alcuni modi suggeriti per riconnettersi alla Outlook classica.

Reimpostare lo stato Offline

• Nella scheda Invia/RIcevi scegliere Offline e verificare la barra di stato. Se lo stato indica Offline, ripetere l'operazione fino a quando diventa Connesso.

Controllare gli aggiornamenti

• Leggi l'argomento Verificare la disponibilità di aggiornamenti e installa gli aggiornamenti necessari.

Creare un nuovo profilo

Per eliminare la possibilità che ci sia un errore nel profilo di Outlook corrente, creare un nuovo profilo. Se apri la versione classica Outlook con il nuovo profilo e la disconnessione è ancora eseguita, prova a rimuovere l'account e quindi ad aggiungerlo di nuovo.

1. Per rimuovere un account di posta elettronica, seguire rimuovere o eliminare un account di posta elettronica dalla versione classica di Outlook per Windows

2. Per procedere, eseguire le operazioni per aggiungere di nuovo l'account.

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