Si è sentito parlare di Microsoft 365 Gruppi e di come usarli in Outlook, ma forse non si sa come iniziare. Questo articolo illustra alcuni passaggi di base per imparare a usare Microsoft 365 Gruppi in Outlook insieme al team. Ti forniremo anche alcuni collegamenti a contenuti più approfonditi per quando sei pronto per fare di più.
Se non si sa quali sono i gruppi, è consigliabile visitare prima informazioni sui gruppi di Microsoft 365 .
Per ottenere il massimo da Microsoft 365 Gruppi in Outlook, è necessario un piano Microsoft 365 che supporti Exchange Online e SharePoint Online, ad esempio Business Premium, E3 o E5.
Nota: Per usare Microsoft 365 Gruppi in Outlook in Windows, è necessario usare Outlook in modalità cache. Per altre informazioni, vedere Attivare la modalità cache.
Selezionare una scheda di seguito per altre informazioni introduttive su questa caratteristica.
La prima cosa da fare è creare il gruppo. La creazione di un gruppo in Outlook è un processo molto semplice. In breve:
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Fare clic su Nuovo gruppo nella sezione Gruppi della barra multifunzione. Se si usa Outlook sul Web invece della versione desktop, è possibile iniziare il processo facendo clic sulla freccia a discesa accanto a Nuovo e selezionando Gruppo. In alternativa, passare alla barra di spostamento sul margine sinistro e selezionare l'icona Gruppi sotto l'icona Persone. Selezionare quindi "Nuovo gruppo" nell'angolo in alto a sinistra.
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Assegnare un nome al gruppo.
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Selezionare un'impostazione di privacy. Gruppi sono private per impostazione predefinita. Questo significa che possono essere visualizzati solo dai membri del gruppo e richiedere l'autorizzazione di un proprietario del gruppo per partecipare. I gruppi pubblici possono essere visualizzati da chiunque all'interno dell'organizzazione e chiunque può parteciparvi. Nessuna delle due impostazioni espone i gruppi a persone esterne all'organizzazione, a meno che non le si inviti come guest.
Suggerimento: Gruppi sono private per impostazione predefinita quando creano usando Outlook sul web. Nei prossimi mesi, saranno privati per impostazione predefinita quando vengono creati con una qualsiasi delle app Outlook.
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Decidere se si vuole che i nuovi membri seguano il gruppo (Opzioni avanzate). I membri che seguono il gruppo riceveranno copie di ogni messaggio del gruppo nella posta in arrivo personale. I membri che partecipano solamente dovranno accedere alla posta in arrivo condivisa del gruppo per partecipare alle conversazioni del gruppo.
Ulteriori operazioni:
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Per altre informazioni sulla creazione di un gruppo, vedere Creare un gruppo in Outlook.
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Per altre informazioni su come partecipare a un gruppo creato da un altro utente, vedere Partecipare, uscire o seguire Gruppi in Outlook.
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Per altre informazioni su come interrompere la ricezione di messaggi di gruppo nella Posta in arrivo o uscire completamente da un gruppo, vedere Partecipare, uscire o seguire Gruppi in Outlook.
Una volta creato il gruppo è possibile aggiungervi membri. Per aggiungere nuovi membri:
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Passare al gruppo in Outlook individuandolo nel riquadro di spostamento a sinistra. Dovrebbe essere sotto la cassetta postale nella sezione Gruppi. Se usiOutlook sul Web,
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All'interno del gruppo fare clic su Aggiungi membri sulla barra multifunzione. Se si usa Outlook sul Web, fare clic nel punto in cui viene chiesto quanti membri ha il gruppo, nell'angolo superiore destro della finestra, quindi fare clic su Aggiungi membri. In alternativa, passare alla barra di spostamento sul margine sinistro e selezionare l'icona Gruppi sotto l'icona Persone. Nel riquadro sinistro, in Gruppi, selezionare il gruppo a cui invitare le persone a partecipare. Selezionare l'icona "Aggiungi membri" accanto al pulsante Invia messaggio di posta elettronica e all'icona delle impostazioni.
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Nella casella digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica di ogni persona da aggiungere. Al termine, fare clic su OK per aggiungere i membri. Ogni membro aggiunto riceverà un messaggio di posta elettronica di benvenuto con comodi collegamenti per accedere al contenuto del gruppo.
Suggerimento: Per aggiungere tutti i membri di una lista di distribuzione esistente, basta digitare il nome della lista di distribuzione per aggiungerli tutti in una volta sola.
Ulteriori operazioni:
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Per altre informazioni su come invitare guest esterni all'azienda al gruppo, vedere Accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.
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Per altre informazioni sull'aggiunta o la rimozione di membri dal gruppo, vedere Aggiungere, modificare e rimuovere membri di Gruppi in Outlook
Le conversazioni in Microsoft 365 Gruppi in Outlook avvengono nella posta in arrivo condivisa del gruppo. Gli utenti possono leggere e rispondere ai messaggi e i membri possono facilmente cercare o scorrere indietro la cronologia dei messaggi per restare aggiornati su ciò di cui si è parlato in precedenza. La posta in arrivo condivisa è molto simile alla posta in arrivo personale con cui Outlook utenti hanno familiarità. Ogni conversazione viene visualizzata separatamente nell'elenco dei messaggi a sinistra e per aprirla nel riquadro di lettura basta fare clic su di essa. Se un utente contrassegna un messaggio o una conversazione, la lettura non influisce sul modo in cui i messaggi vengono visualizzati per gli altri membri del gruppo, quindi non c'è da preoccuparsi che altri membri potrebbero perdere un messaggio importante.
Suggerimento: Una modifica recente apportata alla visualizzazione e al conteggio dei messaggi inOutlook potrebbe aver reimpostato il numero visualizzato accanto al nome del gruppo nel riquadro di spostamento Outlook. Se si vuole reimpostare il numero su zero, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul gruppo e scegliere Segna tutti come letti.
Ora che il gruppo è stato creato, è possibile avviare una nuova conversazione. È possibile pubblicare un nuovo messaggio aprendo la posta in arrivo condivisa del gruppo e facendo clic su Nuova conversazione sulla barra multifunzione. Oppure si può semplicemente inviare un messaggio di posta elettronica all'alias del gruppo. Tutti i membri del gruppo potranno leggere il nuovo messaggio pubblicato e tutti i membri che seguono il gruppo riceveranno una copia del messaggio nella posta in arrivo personale.
Ulteriori operazioni:
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Se si vuole usare Outlook sul Web vedere Inviare un messaggio di posta elettronica a un gruppo in Outlook
Ogni gruppo di Microsoft 365 ottiene una raccolta di file condivisi in cui è possibile archiviare, condividere e collaborare su documenti, cartelle di lavoro, presentazioni o qualsiasi tipo di file.
Per accedere alla raccolta file, passare al gruppo in Outlook (nel riquadro di spostamento sinistro) e fare clic su File sulla barra multifunzione. La raccolta file verrà aperta in un browser e da qui è possibile creare nuovi file, caricare file dal computer e fare qualsiasi altra operazione che una raccolta documenti di SharePoint può eseguire. Pensare a quali tipi di file sarebbero utili per la condivisione con il gruppo e non si sentono limitati ai file di Microsoft Office. È anche possibile condividere file PDF, foto o qualsiasi altro tipo di file utile per il gruppo.
Per scaricare o eliminare un file, selezionarlo per visualizzare le opzioni appropriate sulla barra degli strumenti in alto.
Ulteriori operazioni:
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Per altre informazioni sull'uso dei file nel gruppo, vedere Condividere file con un gruppo in Outlook.
Ogni gruppo di Microsoft 365 ottiene un proprio blocco appunti condiviso OneNote in cui raccogliere idee, collaborare e archiviare ricerche.
Passare al gruppo in Outlook individuandolo nel riquadro di spostamento sinistro o inOutlook sul Web passando al riquadro Persone. Una volta visualizzato, fare clic su Blocco appunti sulla barra multifunzione per aprire il blocco appunti condiviso del gruppo.
La prima volta che si apre il blocco appunti condiviso del gruppo, questo verrà aperto nel browser in OneNote per il Web. È possibile apportare modifiche in quella posizione oppure, se si ha e si preferisce usare OneNote 2016, fare clic su Modifica in OneNote sulla barra multifunzione. Dopo averlo aperto in OneNote, il blocco appunti verrà sincronizzato con l'elenco di blocchi appunti aperti ed è possibile accedervi direttamente da OneNote senza passare prima al gruppo.
Provare ad aprire il blocco appunti di OneNote del gruppo e pensare a un argomento sul quale potrebbe essere utile raccogliere idee e collaborare. Ad esempio, si potrebbe usare una sezione per raccogliere e commentare contenuti Web rilevanti per il team.
Nota: Il blocco appunti del gruppo è disponibile anche su smartphone o tablet con OneNote per iOS o Android.
Ulteriori operazioni:
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Per informazioni introduttive su OneNote, vedere Attività di base in OneNote in Windows.
È molto probabile che a un gruppo siano associati eventi, riunioni, attività cardine o altri elementi che trarrebbero vantaggio da un calendario condiviso. Ogni gruppo di Microsoft 365 ha un calendario condiviso che tutti i membri possono visualizzare e a cui possono contribuire.
Non c'è alcuna differenza tra usare il calendario del gruppo e quello personale. Se si seleziona il pulsante del calendario nel riquadro di spostamento, verranno visualizzati il calendario personale e i calendari condivisi dei gruppi di cui si fa parte. È possibile selezionare le caselle accanto a ogni calendario che si vuole visualizzare e visualizzarli affiancati o sovrapposti.
L'aggiunta di un elemento al calendario condiviso funziona come nel calendario personale. Qualsiasi riunione aggiunta al calendario condiviso inviterà anche gli altri membri del gruppo all'evento, in modo che possano parteciparvi nei propri calendari. Gli appuntamenti aggiunti al calendario di gruppo condiviso non vengono visualizzati nei calendari personali di altri membri.
Ora che si ha un calendario condiviso, provare ad aggiungere riunioni o eventi futuri a cui il gruppo potrebbe partecipare.
Ulteriori operazioni:
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Per altre informazioni sull'uso del calendario condiviso del gruppo, vedere Usare un calendario di gruppo in Outlook per pianificare e modificare gli eventi.
Ecco cosa si può fare una volta che il gruppo è configurato.
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Usare Microsoft Planner per assegnare e gestire le attività per i membri del gruppo. Per altre informazioni, vedere la Guida di Planner.
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Invitare utenti guest esterni all'organizzazione a partecipare al gruppo e collaborare. Vedere Accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.
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Eseguire la migrazione delle liste di distribuzione esistenti ai gruppi di Microsoft 365. Vedere Perché è consigliabile eseguire l'aggiornamento delle liste di distribuzione ai gruppi di Outlook.
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Aggiungere un team Microsoft al gruppo per abilitare la chat persistente. Vedere Guida introduttiva di Microsoft Teams.
Vedere anche
Domande?
Visita il Microsoft Tech Community per pubblicare domande e partecipare a conversazioni su Gruppi di Microsoft 365.
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Ben ha aggiornato questo articolo il 25 giugno 2021 in seguito al feedback degli utenti. Se le informazioni presentate sono risultate utili, e a tal fine, fare clic sui controlli relativi al feedback riportati sotto e lasciare un commento costruttivo per aiutarci a migliorare continuamente. Grazie!
