Condivisione di calendari in Microsoft 365

Quando un utente condivide il calendario oggi, le persone che accettano l'invito vedranno l'esperienza migliorata del calendario condiviso. Se invece il calendario è stato condiviso prima dell'introduzione di queste modifiche, i miglioramenti non saranno disponibili automaticamente.

Per aggiornare i calendari condivisi esistenti alla nuova esperienza del calendario condiviso, chiedere agli utenti di seguire le istruzioni in Aggiornare un calendario condiviso esistente al nuovo modello più avanti in questo articolo. Dopo che gli utenti avranno eseguito l'aggiornamento al nuovo modello, i calendari condivisi verranno sincronizzati con i loro telefoni cellulari. In futuro, i calendari condivisi esistenti verranno aggiornati automaticamente, ma il processo di aggiornamento automatico non è ancora stato pianificato.

Con la sincronizzazione immediata abilitata, le modifiche apportate da altre persone sono immediatamente visibili nel calendario condiviso. Attualmente, la sincronizzazione immediata non è supportata da tutti i tipi di calendari condivisi. Le sezioni seguenti illustrano i tipi di calendari condivisi e le applicazioni di calendario che supportano la sincronizzazione immediata.

La sincronizzazione immediata è abilitata solo se entrambi gli utenti si trovano nello stesso tenant di Microsoft 365 oppure se il calendario viene condiviso da un utente di Outlook.com.

La tabella seguente include altri dettagli sui tipi di configurazione che supportano la sincronizzazione immediata. In futuro, la sincronizzazione immediata verrà abilitata per tutti i calendari condivisi tra utenti di Microsoft 365 e Outlook.com.

Proprietario del calendario	Destinatario del calendario condiviso	Sincronizzazione immediata abilitata	Note
Microsoft 365	Microsoft 365 (stesso tenant)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (tenant diversi)	–	La sincronizzazione viene eseguita all'incirca ogni tre ore. Se la condivisione esterna non è consentita per il tenant del proprietario del calendario, viene considerata come una condivisione del calendario con un utente di terze parti.
Microsoft 365	Outlook.com o servizio di terze parti come Gmail.com	–	Questa configurazione attualmente genera un URL di sottoscrizione di calendari Internet (ICS). Il destinatario del calendario condiviso aggiunge il calendario condiviso usando l'URL ICS e l'intervallo di sincronizzazione è determinato dal servizio di calendario del destinatario. Ad esempio, se il destinatario usa Outlook.com, il calendario verrà aggiornato ogni tre ore circa. Se il destinatario usa Gmail.com, il calendario potrebbe essere aggiornato ogni 24-48 ore.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Servizio di terze parti come Gmail.com	–	Questa configurazione genera attualmente un URL ICS. Il destinatario aggiunge il calendario condiviso usando l'URL ICS e l'intervallo di sincronizzazione è determinato dal servizio di calendario del destinatario. Ad esempio, se il destinatario usa Outlook.com, il calendario verrà aggiornato ogni tre ore circa. Se il destinatario usa Gmail.com, il calendario potrebbe essere aggiornato ogni 24-48 ore.

Applicazioni che supportano la sincronizzazione immediata:

• Outlook per Windows

• Outlook per Mac

• Outlook sul Web (OWA)

• Outlook per iOS

• Outlook per Android

• Applicazioni REST ed Exchange ActiveSync

Outlook per Windows: gli utenti possono verificare se i miglioramenti del calendario condiviso sono abilitati o disabilitati seguendo le istruzioni fornite in questo articolo. 

Outlook per Mac: Se l'utente visualizza il calendario condiviso in Outlook per Mac, vedrà la nuova esperienza di sincronizzazione se il calendario è stato aggiunto accettando un invito alla condivisione, oppure se l'utente ha aggiunto il calendario condiviso tramite File > Apri cartella di un altro utente. Tuttavia, se l'utente ha aggiunto l'account come un account delegato, accederà all'esperienza di sincronizzazione precedente. Le modifiche potrebbero comparire più velocemente in Outlook sul web, Outlook per iOS e Outlook per Android.

Outlook sul web, iOS e Android: Se l'utente lo sta visualizzando in Outlook sul Web, Outlook per iOS, o Outlook per Android, la nuova esperienza di sincronizzare è disponibile.

I miglioramenti sono applicabili solo per i calendari condivisi tra gli utenti in Exchange Online. Non ci sono variazioni riguardanti i calendari condivisi quando uno degli utenti è ospitato in Exchange locale.

Attributo	Modello precedente	Nuovo modello
Modalità di archiviazione del calendario condiviso	Nella cassetta postale del destinatario viene archiviata una voce, simile a un collegamento ipertestuale. La voce punta alla cassetta postale del proprietario, ma non archivia dati del calendario nella cassetta postale del destinatario.	Nella cassetta postale del destinatario viene creato un nuovo calendario che contiene una copia del calendario del proprietario (a partire da un anno prima della data di accettazione).
Modalità di accesso del destinatario al calendario condiviso	Legge e scrive direttamente dalla cassetta postale del proprietario.	Legge dalla copia locale del calendario condiviso archiviato nella cassetta postale del destinatario. Ma scrive direttamente nella cassetta postale del proprietario e si sincronizza di nuovo con la copia locale del calendario condiviso nella cassetta postale del destinatario.
Modalità di sincronizzazione delle modifiche al calendario condiviso	L'applicazione esamina periodicamente la cassetta postale del proprietario per rilevare eventuali modifiche e sincronizzarle.	Il servizio sincronizza immediatamente le modifiche nella copia locale del destinatario. Questo attiva una notifica push all'applicazione che sincronizza immediatamente le modifiche.
Applicazioni che il destinatario può usare per accedere al calendario condiviso	Outlook per Windows Outlook per Mac Outlook sul Web	Outlook per Windows Outlook per Mac Outlook sul Web Outlook per iOS Outlook per Android Tutte le applicazioni REST ed EAS

Per altri dettagli, vedere Differenze di funzionalità nei calendari condivisi nel nuovo modello più avanti in questo articolo.

Gli utenti che accettano un nuovo invito per un calendario condiviso usando la versione più recente di un client Outlook inizieranno automaticamente a usare il nuovo modello di condivisione del calendario.

Il modo più semplice per gli utenti di verificare se hanno i miglioramenti, ovvero il nuovo modello di condivisione del calendario, consiste nel verificare se il calendario viene visualizzato sul cellulare. In caso affermativo, il calendario condiviso è già aggiornato al nuovo modello. Gli utenti di Outlook per Windows possono verificare se sono abilitati per i miglioramenti del calendario condiviso seguendo le istruzioni fornite in questo articolo.

Quando si usa l'ultima versione di un client Outlook, un calendario condiviso con un utente passerà automaticamente all'uso dei nuovi miglioramenti per la condivisione del calendario. In caso contrario, tuttavia, un utente può ricreare il calendario condiviso usando una delle due opzioni seguenti:

• Il proprietario del calendario condivide nuovamente il calendario. Il proprietario del calendario può farlo da qualsiasi applicazione Outlook, inclusi Outlook per iOS o Outlook per Android. L'utente deve quindi accettare l'invito al calendario condiviso usando una versione più recente di un client Outlook (se l'utente accetta l'invito con una versione precedente di Outlook, il calendario condiviso non sarà abilitato con i miglioramenti aggiornati). Non è necessario rimuovere i calendari condivisi esistenti prima di accettare nuovamente.

• L'utente elimina e riapre il calendario. Questa opzione non richiede al proprietario di condividere di nuovo il calendario. L'utente deve semplicemente usare una versione successiva di un client Outlook per eliminare e riaprire il calendario condiviso. In questo modo il calendario viene aggiornato automaticamente se all'utente è stato concesso esplicitamente l'accesso al calendario del proprietario. Se l'utente ha ottenuto l'accesso tramite il gruppo predefinito dell'organizzazione o tramite un gruppo di sicurezza, la copia del calendario non verrà aggiornata. Se l'utente esegue questa azione in Outlook per Windows, il client Outlook deve essere abilitato per i miglioramenti come descritto in questo articolo.

La sincronizzazione immediata per la condivisione all'esterno del tenant non è ancora supportata. La condivisione è comunque possibile in queste configurazioni, ma la sincronizzazione verrà eseguita periodicamente. Esistono due tipi di condivisione tra tenant:

• Tra un utente di Microsoft 365 e un altro utente di Microsoft 365 (se la condivisione esterna è abilitata).

  Viene creato un calendario condiviso completo ma la sincronizzazione avviene ogni tre ore circa. In futuro la sincronizzazione immediata verrà abilitata per questa configurazione.

• Tra un utente di Microsoft 365 e un utente di Outlook.com. Se la condivisione esterna è disabilitata, in questo gruppo rientra anche la condivisione con un altro utente di Microsoft 365.

  Al momento della condivisione viene generato un URL ICS, che il destinatario può usare per aggiungere il calendario a qualsiasi servizio di calendario. Con una sottoscrizione ICS, il servizio di calendario del destinatario decide quando sincronizzare la sottoscrizione ICS per la ricezione di nuovi aggiornamenti. Se il destinatario è un utente di Outlook.com o Microsoft 365, la sincronizzazione verrà eseguita ogni tre ore circa.

La condivisione con un utente in un servizio esterno, ad esempio Gmail, è un tipo diverso di condivisione del calendario. In questi scenari, viene generato un URL di sottoscrizione di calendari Internet (ICS) che rimanda al calendario del proprietario. I destinatari possono usare questo URL per visualizzare il calendario in un Web browser oppure aggiungerlo al proprio servizio di calendario aggiungendo un calendario Internet con l'URL ICS. Con le sottoscrizioni ICS, il servizio di calendario del destinatario decide quando sincronizzare la sottoscrizione ICS per la ricezione di nuovi aggiornamenti. Se il destinatario è un utente di Outlook.com, la sincronizzazione verrà eseguita ogni tre ore circa. Se il destinatario usa un altro servizio di calendario, ad esempio Gmail.com, la sincronizzazione potrebbe non avvenire con la stessa frequenza.

In passato non esistevano set coerenti di opzioni a livello di autorizzazione tra i client di Outlook. Come parte di questi miglioramenti, i client Outlook aggiornati visualizzeranno un set di livelli di autorizzazione di condivisione semplificato e coerente.

Nell'ambito dei miglioramenti del calendario condiviso, i client di Outlook aggiornati ora mostrano un set semplificato di livelli di autorizzazione di condivisione, come descritto nella tabella seguente. I livelli di autorizzazione tra 'sola lettura' e 'modifica' sono ancora configurabili, ma solo da un amministratore che usa i cmdlet Add-MailboxFolderPermission o Set-MailboxFolderPermission . Tutte le autorizzazioni intermedie vengono descritte come "Personalizzate" quando il proprietario del calendario visualizza le autorizzazioni di condivisione.
 
Anche la logica lato client complessa e soggetta a errori per valutare queste autorizzazioni intermedie è stata rimossa dai miglioramenti del calendario condiviso. I client vengono informati solo se l'utente può visualizzare o modificare il calendario condiviso. Le autorizzazioni intermedie non vengono applicate dai client. Ad esempio, agli autori non viene impedito di modificare gli eventi nel calendario condiviso. Il servizio valuta tutti i livelli di autorizzazione e impedisce all'autore di modificare gli eventi nel calendario. Quando vengono concesse le autorizzazioni avanzate, è consigliabile informare gli utenti sulle operazioni che possono o non possono eseguire per gli eventi del calendario.

Livelli di autorizzazione legacy	Livelli di autorizzazione semplificati
Non condiviso	Non condiviso
Nessuno	Nessuno
Periodo di disponibilità Solo disponibilità	Può visualizzare l'indisponibilità
Disponibilità, ora, oggetto, luogo Dettagli limitati	Può visualizzare titoli e luoghi
Revisore Dettagli completi	Può visualizzare tutti i dettagli
Supervisore	Può modificare
Proprietario Supervisore pubblicazione Autore pubblicazione Autore Autore (2) Collaboratore Personalizzato	Personalizzato
Delegato	Delegato

Se il proprietario usa Outlook sul Web, Outlook per iOS, Outlook per Android o Outlook per Mac per modificare le autorizzazioni, la copia del calendario del destinatario viene immediatamente risincronizzata con il nuovo livello di autorizzazione.

Se il proprietario usa un'altra applicazione per modificare le autorizzazioni, il calendario verrà risincronizzato entro qualche ora, ma non immediatamente.

Se il proprietario rimuove le autorizzazioni di qualcuno dal calendario, l'azione viene rilevata entro qualche ora e possono verificarsi tre situazioni:

• Se il destinatario è nella stessa organizzazione e il proprietario del calendario ha impostato l'utente La mia organizzazione (impostazione predefinita) su un'autorizzazione diversa da Nessuno, il calendario del destinatario verrà aggiornato per riflettere il livello di autorizzazione predefinito dell'utente. Il calendario condiviso userà ancora il modello precedente, ma potrebbe avere un livello di autorizzazione diverso.

• Se il destinatario è nella stessa organizzazione e il proprietario del calendario non condivide il proprio calendario per l'utente La mia organizzazione (impostazione predefinita), il calendario condiviso verrà rimosso dalla cassetta postale del destinatario. Il calendario condiviso non sarà più presente nell'elenco dei calendari del destinatario.

• Se il destinatario si trova in un'altra organizzazione, il calendario condiviso non viene più sincronizzato ma non viene rimosso.

I delegati sono sempre stati in grado di visualizzare i messaggi di riunione delegato dal proprio cellulare perché gli inviti vengono recapitati nella posta in arrivo. In precedenza, però, i delegati non potevano in alcun modo sapere se l'invito era destinato a loro o al delegante.

Per ottimizzare questo scenario, in Outlook per iOS e Outlook per Android sono stati aggiunti elementi dell'interfaccia utente per chiarire chi sia il destinatario dell'invito a una riunione. Ad esempio "Ricevuto per Pio Milanesi" nello screenshot seguente indica che l'invito e il messaggio sono per Pio, non per il delegato.

Il nuovo modello di condivisione del calendario è diverso nei client di posta di terze parti in alcuni scenari, descritti di seguito.

• Nei client EAS, i destinatari con autorizzazioni di sola lettura vedranno l'opzione per creare una riunione o rispondere a una riunione in quel calendario di sola lettura. In questo modo il salvataggio verrà eseguito in locale nella cache del client, ma le modifiche vengono rifiutate dal server. Le modifiche del destinatario non verranno applicate nel calendario del proprietario perché non ha le autorizzazioni di modifica. Questo problema si verifica perché i client EAS non distinguono le autorizzazioni di sola lettura da quelle di lettura-scrittura nei calendari condivisi e considerano tutti i calendari come modificabili.

• La logica sul lato client di alcuni client di terze parti prevede che l'utente corrente venga sempre aggiunto come partecipante alle riunioni. Di conseguenza, se l'utente usa le app calendario native del proprio telefono e visualizza una riunione nel calendario di un'altra persona, potrebbe vedere il proprio nome nell'elenco dei partecipanti. Questo accade solo se il calendario viene visualizzato in applicazioni di calendario di terze parti. Quando l'utente visualizza la stessa riunione in Outlook per iOS o Outlook per Android, non sarà incluso nell'elenco dei partecipanti.

• I miglioramenti apportati ai calendari condivisi non sono supportati per i client basati su EWS, quindi non sono disponibili nelle applicazioni di calendario che usano EWS, ad esempio Mac OS X.

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  • Le versioni precedenti di Outlook per Mac usano EWS e mostrano i calendari condivisi legacy che non hanno questi miglioramenti.

  • L'app Calendario in Mac OS X usa EWS e mostra i calendari condivisi legacy che non hanno questi miglioramenti.