Database yang dirancang dengan baik tidak hanya membantu memastikan integritas data, tetapi lebih mudah dipertahankan dan diperbarui. Database Access bukanlah file dalam arti yang sama seperti dokumen Microsoft Word atau dek slide Microsoft PowerPoint. Sebagai gantinya, ini adalah kumpulan objek — tabel, formulir, laporan, kueri, dan seterusnya — yang harus bekerja sama agar berfungsi dengan baik.
Pengguna memasukkan data terutama melalui kontrol. Apa yang Anda lakukan dengan kontrol tertentu bergantung pada kumpulan tipe data untuk bidang tabel yang mendasar, semua properti yang diatur untuk bidang tersebut, dan properti yang diatur untuk kontrol tersebut. Terakhir, pertimbangkan untuk menggunakan teknik database tambahan seperti validasi, nilai default, daftar dan pencarian, serta pembaruan bertingkat.
Untuk informasi selengkapnya tentang memperbarui data dari titik tampilan pengguna, lihat Cara menambahkan, mengedit, dan menghapus catatan.
Di artikel ini
Bagaimana desain database mempengaruhi entri data
Informasi yang Anda simpan dalam database disimpan dalam tabel, yang berisi data tentang subjek tertentu, seperti aset atau kontak. Setiap rekaman dalam tabel berisi informasi tentang satu item, seperti kontak tertentu. Catatan terdiri dari bidang, seperti nama, alamat, dan nomor telepon. Catatan biasanya disebut baris, dan bidang biasanya disebut kolom. Objek ini harus mematuhi sekumpulan prinsip desain atau database akan bekerja dengan buruk atau gagal sama sekali. Pada gilirannya, prinsip-prinsip desain tersebut memengaruhi cara Anda memasukkan data. Pertimbangkan hal berikut ini:
-
Tabel Access menyimpan semua data dalam satu atau beberapa tabel. Jumlah tabel yang Anda gunakan bergantung pada desain dan kerumitan database. Meskipun Anda mungkin menampilkan data dalam formulir, laporan, atau dalam hasil yang dikembalikan oleh kueri, Access hanya menyimpan data dalam tabel dan objek lain dalam database dibuat di atas tabel tersebut. Setiap tabel harus didasarkan pada satu subjek. Misalnya, tabel informasi kontak bisnis tidak boleh berisi informasi penjualan. Jika ya, menemukan dan mengedit informasi yang benar bisa menjadi sulit, jika tidak mustahil.
-
Tipe data Biasanya, setiap bidang dalam tabel hanya menerima satu tipe data. Misalnya, Anda tidak dapat menyimpan catatan dalam kumpulan bidang untuk menerima angka. Jika Anda mencoba memasukkan teks dalam bidang tersebut, Access akan menampilkan pesan kesalahan. Namun, itu bukan aturan yang sulit dan cepat. Misalnya, Anda bisa menyimpan angka (seperti kode pos) dalam kumpulan bidang ke tipe data Teks Pendek, tapi Anda tidak bisa melakukan penghitungan pada data tersebut karena Access menganggapnya sebagai bagian dari teks.
Dengan beberapa pengecualian, bidang dalam catatan seharusnya hanya menerima satu nilai. Misalnya, Anda tidak dapat memasukkan lebih dari satu alamat dalam bidang alamat. Hal ini berbeda dengan Microsoft Excel, yang memungkinkan Anda memasukkan sejumlah nama atau alamat atau gambar dalam satu sel kecuali Anda mengatur sel tersebut untuk menerima tipe data terbatas.
-
Bidang multinilai Access menyediakan fitur yang disebut bidang multinilai untuk melampirkan beberapa bagian data ke satu catatan, dan untuk membuat daftar yang menerima beberapa nilai. Anda selalu bisa mengidentifikasi daftar multinilai karena Access menampilkan kotak centang di samping setiap item daftar. Misalnya, Anda bisa melampirkan dek slide Microsoft PowerPoint dan sejumlah gambar ke catatan di database Anda. Anda juga bisa membuat daftar nama dan memilih sebanyak mungkin nama tersebut sesuai kebutuhan. Penggunaan bidang multinilai mungkin tampak melanggar aturan desain database karena Anda bisa menyimpan lebih dari satu rekaman per bidang tabel. Tapi Access memberlakukan aturan "di balik layar," dengan menyimpan data dalam tabel tersembunyi khusus.
-
Menggunakan formulir Anda biasanya membuat formulir ketika ingin membuat database lebih mudah digunakan, dan untuk membantu memastikan pengguna memasukkan data secara akurat. Cara Anda menggunakan formulir untuk mengedit data bergantung pada desain formulir. Formulir bisa berisi sejumlah kontrol, seperti daftar, kotak teks, tombol, dan bahkan lembar data. Secara bergiliran, setiap kontrol pada formulir membaca data dari bidang atau menulis data ke bidang tabel yang mendasari.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Dasar-dasar desain database dan Membuat tabel dan menambahkan bidang.
Mengatur nilai default untuk bidang atau kontrol
Jika sejumlah besar rekaman memiliki nilai yang sama untuk bidang tertentu, seperti kota atau negara/kawasan, Anda dapat menghemat waktu dengan mengatur nilai default untuk kontrol yang terikat ke bidang tersebut atau bidang itu sendiri. Saat Anda membuka formulir atau tabel untuk membuat catatan baru, nilai default Anda muncul di kontrol atau bidang tersebut.
Dalam Tabel
-
Buka tabel di Tampilan Desain.
-
Di bagian atas tampilan, pilih bidang.
-
Di bagian bawah tampilan, pilih tab Umum .
-
Atur properti Nilai Default ke nilai yang Anda inginkan.
Dalam Formulir
-
Buka formulir dalam Tata Letak atau Tampilan Desain.
-
Klik kanan kontrol yang ingin Anda kerjakan, lalu klik Properti.
-
Pada tab Data , atur properti Nilai Default ke nilai yang Anda inginkan.
Menggunakan aturan validasi untuk membatasi data
Anda dapat memvalidasi data dalam database desktop Access saat memasukkannya menggunakan aturan validasi. Aturan validasi dapat diatur di desain tabel atau tampilan lembar data tabel. Terdapat tiga tipe aturan validasi di Access:
-
Aturan Validasi Bidang Anda dapat menggunakan aturan validasi bidang untuk menentukan kriteria yang harus dipenuhi semua nilai bidang yang valid. Anda tidak diperbolehkan menentukan bidang saat ini sebagai bagian dari aturan kecuali jika menggunakan bidang dalam fungsi. Pembatasan terkait tipe karakter yang akan dimasukkan dalam bidang akan lebih mudah dilakukan dengan Masker Input. Misalnya, bidang tanggal mungkin memiliki aturan validasi yang melarang nilai di masa lalu.
-
Aturan Validasi Rekaman Anda bisa menggunakan aturan validasi rekaman untuk menentukan kondisi yang harus dipenuhi semua rekaman yang valid. Anda dapat membandingkan nilai di seluruh bidang yang berbeda menggunakan aturan validasi data. Misalnya, catatan dengan dua bidang tanggal mungkin mengharuskan nilai dari satu bidang selalu mendahului nilai bidang lain (misalnya, TanggalMulai adalah sebelum TanggalBerakhir).
-
Validasi pada formulir Anda dapat menggunakan properti Aturan Validasi kontrol pada formulir untuk menentukan kriteria yang harus dipenuhi semua input nilai ke kontrol tersebut. Properti kontrol Aturan Validasi berfungsi seperti aturan validasi bidang. Biasanya, Anda menggunakan aturan validasi formulir dan bukan aturan validasi bidang jika aturan tersebut hanya untuk formulir tersebut, bukan untuk tabel di mana pun aturan digunakan.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Membatasi input data menggunakan aturan validasi.
Bekerja dengan daftar nilai dan bidang Pencarian
Ada dua tipe data daftar di Access:
-
Daftar nilai Ini berisi sekumpulan nilai berkode keras yang Anda masukkan secara manual. Nilai berada di properti Sumber Baris bidang.
-
Bidang pencarian Ini menggunakan kueri untuk mengambil nilai dari tabel lain. Properti Sumber Baris dari bidang berisi kueri dan bukan daftar nilai berkode keras. Kueri mengambil nilai dari satu atau beberapa tabel dalam database. Secara default, bidang pencarian menyajikan nilai tersebut kepada Anda dalam bentuk daftar. Bergantung pada cara Anda mengatur bidang pencarian, Anda bisa memilih satu atau beberapa item dari daftar itu.
Catatan Bidang pencarian bisa membingungkan pengguna Access baru karena daftar item muncul di satu lokasi (daftar yang dibuat Access dari data di bidang pencarian), tapi data bisa berada di lokasi lain (tabel yang berisi data).
Secara default, Access menampilkan data daftar dalam kontrol kotak kombo, meskipun Anda bisa menentukan kontrol kotak daftar. Kotak kombo terbuka untuk menyajikan daftar, lalu menutup setelah Anda membuat pilihan. Kotak daftar, sebaliknya, tetap terbuka sepanjang waktu.
Untuk mengedit daftar, Anda juga bisa menjalankan perintah Edit Item Daftar atau Anda bisa mengedit data secara langsung di properti Sumber Baris dari tabel sumber. Saat memperbarui data dalam bidang pencarian, Anda memperbarui tabel sumber.
Jika properti Tipe Sumber Baris dari kotak daftar atau kotak kombo diatur ke Daftar Nilai, Anda bisa mengedit daftar nilai saat formulir terbuka dalam tampilan Formulir — menghindari perlunya beralih ke tampilan Desain atau tampilan Tata Letak, membuka lembar properti, dan mengedit properti Sumber Baris untuk kontrol setiap kali Anda perlu membuat perubahan pada daftar. Untuk mengedit daftar nilai, properti Perbolehkan Pengeditan Daftar Nilai untuk kotak daftar atau kotak kombo harus diatur ke Ya.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat daftar pilihan dengan menggunakan kotak daftar atau kotak kombo.
Mencegah pengeditan daftar nilai dalam tampilan Formulir
-
Klik kanan formulir di Panel Navigasi dan klik Tampilan Desain atau tampilan Tata Letak.
-
Klik kontrol untuk memilihnya, lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti.
-
Pada tab Data dari lembar properti, atur properti Izinkan Pengeditan Daftar Nilai ke Tidak.
-
Klik File lalu klik Simpan, atau tekan Ctrl+S
Menentukan formulir lain untuk mengedit daftar nilai
Secara default, Access menyediakan formulir bawaan untuk tujuan mengedit daftar nilai. Jika Anda memiliki formulir lain yang ingin digunakan untuk tujuan ini, Anda bisa memasukkan nama formulir dalam properti Formulir Edit Item Daftar , sebagai berikut:
-
Klik kanan formulir di Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Desain atau tampilan Tata Letak pada menu pintasan.
-
Klik kontrol untuk memilihnya, lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti.
-
Pada tab Data dari lembar properti, klik panah menurun dalam kotak properti Edit Formulir Item Daftar .
-
Klik formulir yang ingin Anda gunakan untuk mengedit daftar nilai.
-
Klik File lalu klik Simpan, atau tekan Ctrl+S
Memeriksa bidang pencarian dalam formulir
-
Buka formulir dalam Tata Letak atau Tampilan Desain.
-
Klik kanan kotak daftar atau kontrol kotak kombo dan klik Properti.
-
Dalam lembar properti, klik tab Semua dan temukan properti Tipe Sumber Baris dan Sumber Baris . Properti Tipe Sumber Baris harus berisi Daftar Nilai atau Tabel/Kueri, dan properti Sumber Baris harus berisi daftar item yang dipisahkan oleh titik koma atau kueri. Untuk lebih banyak ruang, klik kanan properti, lalu pilih Zoom atau tekan Shift+F2.
Biasanya, daftar nilai menggunakan sintaks dasar ini: "item";"item";"item"
Dalam hal ini, daftar adalah sekumpulan item yang diapit tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma.
Pilih kueri gunakan sintaks dasar ini: SELECT [table_or_query_name].[field_name] DARI [table_or_query_name].
Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausul pertama merujuk ke tabel atau kueri dan bidang dalam tabel atau kueri tersebut. Klausul kedua hanya merujuk ke tabel atau kueri. Berikut adalah poin penting untuk diingat: Klausul SELECT tidak harus berisi nama tabel atau kueri, meskipun disarankan, dan harus berisi nama setidaknya satu bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri. Jadi, Anda selalu bisa menemukan tabel sumber atau kueri sumber untuk bidang pencarian dengan membaca klausul FROM.
-
Lakukan salah satu hal berikut ini.
-
Jika Anda menggunakan daftar nilai, edit item dalam daftar. Pastikan Anda mengapit setiap item dengan tanda kutip ganda, dan pisahkan setiap item dengan titik koma.
-
Jika kueri dalam daftar pencarian mereferensikan kueri lain, buka kueri kedua tersebut dalam Tampilan Desain (klik kanan kueri di Panel Navigasi dan klik Tampilan Desain). Perhatikan nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, lalu masuk ke langkah berikutnya.
Jika tidak, jika kueri dalam bidang Pencarian mereferensikan tabel, perhatikan nama tabel, dan masuk ke langkah berikutnya.
-
-
Buka tabel dalam Tampilan Lembar Data, lalu edit item daftar sesuai kebutuhan.
Memeriksa bidang pencarian dalam tabel
-
Buka tabel di Tampilan Desain.
-
Di bagian atas kisi desain kueri, di kolom Tipe Data , klik atau letakkan fokus pada bidang Teks, Angka, atau Ya/Tidak.
-
Di bagian bawah kisi desain tabel, klik tab Pencarian , lalu lihat properti Tipe Sumber Baris dan Sumber Baris .
Properti Tipe Sumber Baris harus membaca Daftar Nilai atau Tabel/Kueri. Properti Sumber Baris harus berisi daftar nilai atau kueri.
Daftar nilai menggunakan sintaks dasar ini: "item";"item";"item"
Dalam hal ini, daftar adalah sekumpulan item yang diapit tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma.
Biasanya, kueri pemilih menggunakan sintaks dasar ini: SELECT [table_or_query_name].[field_name] DARI [table_or_query_name].
Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausul pertama merujuk ke tabel atau kueri dan bidang dalam tabel atau kueri tersebut. Klausul kedua hanya merujuk ke tabel atau kueri. Berikut adalah poin penting untuk diingat: Klausul SELECT tidak harus berisi nama tabel atau kueri, meskipun disarankan, dan harus berisi nama setidaknya satu bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri. Jadi, Anda selalu bisa menemukan tabel sumber atau kueri sumber untuk bidang pencarian dengan membaca klausul FROM.
-
Lakukan salah satu hal berikut ini.
-
Jika Anda menggunakan daftar nilai, edit item dalam daftar. Pastikan Anda mengapit setiap item dengan tanda kutip ganda, dan pisahkan setiap item dengan titik koma.
-
Jika kueri dalam bidang Pencarian mereferensikan kueri lain, di Panel Navigasi, buka kueri kedua tersebut dalam tampilan Desain (klik kanan kueri dan klik Tampilan Desain). Perhatikan nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, lalu masuk ke langkah berikutnya.
Jika tidak, jika kueri dalam bidang Pencarian mereferensikan tabel, perhatikan nama tabel, dan masuk ke langkah berikutnya.
-
-
Buka tabel dalam Tampilan Lembar Data, lalu edit item daftar sesuai kebutuhan.
Menghapus data dari daftar nilai atau bidang Pencarian
Item dalam daftar nilai berada di tabel yang sama dengan nilai lain dalam catatan. Sebaliknya, data dalam bidang pencarian berada di satu atau beberapa tabel lainnya. Untuk menghapus data dari daftar nilai, buka tabel dan edit item.
Menghapus data dari daftar pencarian memerlukan beberapa langkah tambahan, dan langkah tersebut bervariasi tergantung pada apakah kueri untuk daftar pencarian tersebut mengambil data dari tabel atau dari kueri lain. Jika kueri untuk daftar pencarian didasarkan pada suatu tabel, identifikasi tabel tersebut dan bidang yang berisi data yang muncul dalam daftar. Buka tabel sumber dan edit data dalam bidang tersebut. Jika kueri untuk daftar pencarian didasarkan pada kueri lain, Anda harus membuka kueri kedua tersebut, temukan bidang dan tabel sumber tempat kueri kedua mengambil data, lalu ubah nilai dalam tabel tersebut.
Menghapus data dari daftar nilai
-
Buka tabel di Tampilan Desain.
-
Di bagian atas kisi desain, pilih bidang tabel yang berisi daftar nilai.
-
Di bagian bawah kisi, klik tab Pencarian, lalu temukan properti Sumber Baris.
Secara default, tanda kutip ganda mengapit item dalam daftar nilai, dan titik koma memisahkan setiap item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
-
Jika diperlukan, hapus item dari daftar. Ingat untuk menghapus tanda kutip yang mengapit setiap item yang dihapus. Selain itu, jangan biarkan ada titik koma di depan, jangan letakkan titik koma bersama-sama (;;), dan jika Anda menghapus item terakhir dalam daftar, hapus titik koma terakhir.
Penting Jika menghapus item dari daftar nilai, dan rekaman dalam tabel sudah menggunakan item yang dihapus tersebut, item tersebut masih akan menjadi bagian rekaman hingga Anda mengubahnya. Misalnya, katakanlah perusahaan Anda memiliki gudang di Kota A, namun bangunan tersebut kemudian dijual. Jika menghapus "Kota A" dari daftar gudang, Anda masih akan melihat "Kota A" dalam tabel hingga nilai-nilai tersebut diubah.
Menghapus data dari bidang pencarian
-
Buka tabel di Tampilan Desain.
-
Di bagian atas kisi desain, pilih bidang pencarian.
-
Di bagian bawah kisi desain, klik tab Pencarian, lalu temukan Tipe Sumber Baris, kemudian properti Sumber Baris.
Properti Tipe Sumber Baris harus menampilkan Tabel/Kueri, dan properti Sumber Baris harus berisi kueri yang merujuk tabel atau kueri lain. Kueri untuk bidang pencarian selalu dimulai dengan kata SELECT.
Biasanya (namun tidak selalu), kueri pemilihan menggunakan sintaks dasar ini: SELECT [nama_kueri_atau_tabel].[nama_bidang] FROM [nama_kueri_atau_tabel].
Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausul pertama merujuk ke tabel dan bidang dalam tabel tersebut; sebaliknya, klausul kedua hanya merujuk ke tabel. Satu hal untuk diingat: Klausul FROM akan selalu memberi tahu nama tabel atau kueri sumber. Klausul SELECT mungkin tidak selalu berisi nama tabel atau kueri, meskipun setidaknya selalu berisi nama sebuah bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri.
-
Lakukan salah satu hal berikut ini:
-
Jika kueri dalam bidang Pencarian mereferensikan kueri lain, klik tombol Susun (Pada tab Data lembar properti, klik
-
Jika kueri dalam bidang Pencarian merujuk ke sebuah tabel, catat nama tabel, lalu lanjutkan ke langkah 5.
-
-
Buka tabel sumber dalam Tampilan Lembar Data.
-
Temukan bidang berisi data yang digunakan dalam daftar pencarian, lalu edit data tersebut sesuai kebutuhan.
Bagaimana tipe data mempengaruhi cara Anda memasukkan data
Ketika mendesain tabel database, Anda memilih tipe data untuk setiap bidang dalam tabel tersebut, sebuah proses yang membantu memastikan entri data yang lebih akurat.
Menampilkan tipe data
Lakukan salah satu dari langkah berikut ini:
Menggunakan Tampilan Lembar Data
-
Buka tabel di Tampilan Lembar data.
-
Pada tab Bidang , dalam grup Pemformatan , lihat nilai dalam daftar Tipe Data. Nilai berubah saat Anda menempatkan kursor di berbagai bidang dalam tabel Anda:
Menggunakan Tampilan Desain
-
Buka tabel di Tampilan Desain.
-
Lihat kisi desain. Bagian atas kisi memperlihatkan nama dan tipe data setiap bidang tabel.
Bagaimana tipe data mempengaruhi entri data
Tipe data yang Anda atur untuk setiap bidang tabel menyediakan kontrol tingkat pertama atas tipe data apa yang diizinkan ke dalam bidang. Dalam beberapa kasus, seperti bidang Teks Panjang, Anda bisa memasukkan data apa pun yang Anda inginkan. Dalam kasus lain, seperti bidang AutoNumber, pengaturan tipe data untuk bidang mencegah Anda memasukkan informasi apa pun sama sekali. Tabel berikut ini mencantumkan tipe data yang Access sediakan, dan menjelaskan pengaruhnya terhadap entri data.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Tipe data untuk database desktop Access dan Mengubah atau mengubah pengaturan tipe data untuk bidang.
|
Tipe data |
Efek pada entri data |
|---|---|
|
Teks Pendek |
Bidang Teks Pendek menerima teks atau karakter numerik, termasuk daftar item yang dipisahkan. Bidang teks menerima jumlah karakter yang lebih kecil daripada bidang Teks Panjang — dari 0 hingga 255 karakter. Dalam beberapa kasus, Anda dapat menggunakan fungsi konversi untuk melakukan penghitungan pada data dalam bidang Teks Pendek. |
|
Teks Panjang |
Anda bisa memasukkan data teks dan numerik dalam tipe bidang ini hingga 64.000 karakter. Selain itu, atur bidang untuk mendukung pemformatan teks kaya, Anda bisa menerapkan tipe pemformatan yang biasanya Anda temukan dalam program pemrosesan kata, seperti Word. Misalnya, Anda bisa menerapkan font dan ukuran font yang berbeda ke karakter tertentu dalam teks Anda, dan membuatnya tebal atau miring, dan seterusnya. Anda juga bisa menambahkan tag Hypertext Markup Language (HTML) ke data. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyisipkan atau menambahkan bidang teks kaya. Selain itu, bidang Teks Panjang memiliki properti yang disebut Tambahkan Saja. Saat mengaktifkan properti tersebut, Anda dapat menambahkan data baru ke bidang Teks Panjang, tetapi tidak dapat mengubah data yang sudah ada. Fitur ini ditujukan untuk penggunaan dalam aplikasi seperti database pelacakan masalah, di mana Anda mungkin perlu menyimpan catatan permanen yang tetap tidak dapat diubah. Saat Anda meletakkan kursor di bidang Teks Panjang dengan properti Tambahkan Saja diaktifkan, secara default, teks di bidang menghilang. Anda tidak bisa menerapkan pemformatan apa pun atau perubahan lain pada teks. Seperti bidang Teks Pendek, Anda juga dapat menjalankan fungsi konversi terhadap data dalam bidang Teks Panjang. |
|
Angka |
Anda hanya bisa memasukkan angka dalam tipe bidang ini, dan Anda bisa melakukan penghitungan pada nilai dalam bidang Angka. |
|
Angka Besar Catatan, tipe data Angka Besar hanya tersedia di Access versi langganan Microsoft 365 . |
Anda hanya bisa memasukkan angka dalam tipe bidang ini, dan Anda bisa melakukan penghitungan pada nilai dalam bidang Angka Besar. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan tipe data Angka Besar. |
|
Tanggal dan Waktu |
Anda hanya dapat memasukkan tanggal dan waktu dalam tipe bidang ini. Anda bisa mengatur masker input untuk bidang (serangkaian karakter literal dan placeholder yang muncul saat Anda memilih bidang), Anda harus memasukkan data dalam spasi dan format yang disediakan masker. Misalnya, jika melihat masker seperti MMM_DD_YYYY, Anda harus mengetikkan 11 Okt 2017 dalam spasi yang disediakan. Anda tidak dapat memasukkan nama bulan penuh, atau nilai tahun dua digit. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengontrol format entri data dengan masker input. Jika tidak membuat masker input, Anda dapat memasukkan nilai menggunakan format tanggal atau waktu yang valid. Misalnya, Anda bisa mengetikkan 11 Okt. 2017, 11/10/17, 11 Oktober 2017, dan seterunya. Anda juga bisa menerapkan format tampilan ke bidang. Dalam hal ini, jika tidak ada masker input yang ada, Anda bisa memasukkan nilai dalam hampir semua format, tapi Access menampilkan tanggal sesuai dengan format tampilan. Misalnya, Anda bisa memasukkan 11/10/2017, tapi format tampilan mungkin diatur sehingga menampilkan nilai sebagai 11-Okt-2017. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyisipkan tanggal hari ini. |
|
Mata Uang |
Anda hanya dapat memasukkan nilai mata uang dalam tipe bidang ini. Selain itu, Anda tidak perlu memasukkan simbol mata uang secara manual. Secara default, Access menerapkan simbol mata uang ( ¥, £, $, dan seterunya) yang ditentukan dalam pengaturan kawasan Windows Anda. Anda dapat mengubah simbol mata uang ini untuk mencerminkan mata uang yang berbeda, jika diperlukan. |
|
AutoNumber |
Anda tidak dapat memasukkan atau mengubah data dalam tipe bidang ini kapan saja. Access menambah nilai dalam bidang AutoNumber setiap kali Anda menambahkan rekaman baru ke tabel. |
|
Terhitung |
Anda tidak dapat memasukkan atau mengubah data dalam tipe bidang ini kapan saja. Hasil bidang ini ditentukan oleh ekspresi yang Anda tentukan. Access memperbarui nilai dalam bidang Terhitung setiap kali Anda menambahkan atau mengedit catatan baru ke tabel. |
|
Ya/Tidak |
Saat Anda mengklik bidang yang diatur ke tipe data ini, Access menampilkan kotak centang atau daftar turun bawah, bergantung pada cara Anda memformat bidang. Jika Anda memformat bidang untuk memperlihatkan daftar, Anda bisa memilih Ya atau Tidak, True atau False, atau Aktif atau Nonaktif dari daftar, bergantung pada format yang diterapkan ke bidang. Anda tidak dapat memasukkan nilai dalam daftar atau mengubah nilai dalam daftar langsung dari formulir atau tabel. |
|
Objek OLE |
Anda menggunakan tipe bidang ini saat Anda ingin menampilkan data dari file yang dibuat dengan program lain. Misalnya, Anda bisa menampilkan file teks, bagan Excel, atau dek slide PowerPoint di bidang Objek OLE. Lampiran menyediakan cara yang lebih cepat, lebih mudah, dan lebih fleksibel untuk menampilkan data dari program lain. |
|
Hyperlink |
Anda bisa memasukkan data apa pun dalam tipe bidang ini, dan Access membungkusnya dalam alamat Web. Misalnya, jika Anda mengetikkan nilai dalam bidang, Access akan mengapit teks anda dengan http://www.your_text.com. Jika Anda memasukkan alamat Web yang valid, tautan Anda akan berfungsi. Jika tidak, tautan Anda akan menghasilkan pesan kesalahan. Selain itu, mengedit hyperlink yang sudah ada akan sulit karena mengklik bidang hyperlink dengan mouse akan memulai browser dan membawa Anda ke situs yang ditentukan dalam tautan. Untuk mengedit bidang hyperlink, pilih bidang yang berdekatan, gunakan tombol TAB atau panah untuk memindahkan fokus ke bidang hyperlink, lalu tekan F2 untuk mengaktifkan pengeditan. |
|
Lampiran |
Anda bisa melampirkan data dari program lain ke tipe bidang ini, tapi Anda tidak bisa mengetik atau memasukkan teks atau data numerik. Untuk informasi selengkapnya, lihat Melampirkan file dan grafik ke catatan dalam database Anda. |
|
Panduan Pencarian |
Panduan Pencarian bukan tipe data. Sebagai gantinya, gunakan panduan untuk membuat dua tipe daftar menurun: daftar nilai dan bidang pencarian. Daftar nilai menggunakan daftar item yang dipisahkan yang Anda masukkan secara manual saat Anda menggunakan Panduan Pencarian. Nilai tersebut bisa terpisah dari data atau objek lain dalam database Anda. Sebaliknya, bidang pencarian menggunakan kueri untuk mengambil data dari satu atau beberapa tabel lain dalam database. Bidang pencarian kemudian menampilkan data dalam daftar menurun. Secara default, Panduan Pencarian mengatur bidang tabel ke tipe data Angka. Anda bisa bekerja dengan bidang pencarian secara langsung dalam tabel, dan juga dalam formulir dan laporan. Secara default, nilai dalam bidang pencarian muncul dalam tipe kontrol daftar yang disebut kotak kombo — daftar yang memiliki panah turun bawah:
Anda juga bisa menggunakan kotak daftar yang menampilkan beberapa item dengan bilah gulir untuk melihat item lainnya:
Bergantung pada cara Anda mengatur bidang pencarian dan kotak kombo, Anda bisa mengedit item dalam daftar dan menambahkan item ke daftar dengan menonaktifkan properti Batasi Daftar Ke dari bidang pencarian. Jika tidak dapat mengedit nilai dalam daftar secara langsung, Anda harus menambahkan atau mengubah data dalam daftar nilai yang sudah ditentukan sebelumnya, atau dalam tabel yang berfungsi sebagai sumber untuk bidang pencarian. Terakhir, ketika membuat bidang pencarian, Anda dapat mengaturnya secara opsional untuk mendukung beberapa nilai. Saat Anda melakukannya, daftar hasil menampilkan kotak centang di samping setiap item daftar, dan Anda bisa memilih atau mengosongkan sebanyak mungkin item yang diperlukan. Gambar ini mengilustrasikan daftar multinilai umum:
Untuk informasi tentang membuat bidang pencarian multinilai dan menggunakan daftar hasil, lihat Membuat atau menghapus bidang multinilai. |
Bagaimana properti bidang tabel mempengaruhi cara Anda memasukkan data
Selain prinsip desain yang mengontrol struktur database dan tipe data yang mengontrol apa yang bisa Anda masukkan dalam bidang tertentu, beberapa properti bidang juga bisa mempengaruhi cara Anda memasukkan data ke database Access.
Menampilkan properti untuk bidang tabel
Access menyediakan dua cara untuk menampilkan properti untuk bidang tabel.
Dalam tampilan Lembar Data
-
Buka tabel di Tampilan Lembar data.
-
Klik tab Bidang dan gunakan kontrol dalam grup Pemformatan untuk menampilkan properti untuk setiap bidang tabel.
Dalam Tampilan Desain
-
Buka tabel di Tampilan Desain.
-
Di bagian bawah kisi, klik tab Umum , jika belum dipilih.
-
Untuk melihat properti untuk bidang pencarian, klik tab Pencarian .
Bagaimana properti memengaruhi entri data
Tabel berikut ini mencantumkan properti yang memiliki dampak terbesar pada entri data dan menjelaskan pengaruhnya terhadap entri data.
|
Properti |
Lokasi di kisi desain tabel |
Nilai yang mungkin |
Perilaku saat Anda mencoba memasukkan data |
|---|---|---|---|
|
Ukuran Bidang |
Tab Umum |
0-255 |
Batas karakter hanya berlaku untuk bidang yang diatur ke tipe data Teks. Jika Anda mencoba memasukkan lebih dari jumlah karakter yang ditentukan, bidang akan memotongnya. |
|
Diperlukan |
Tab Umum |
Ya/Tidak |
Saat diaktifkan, properti ini memaksa Anda memasukkan nilai dalam bidang, dan Access tidak akan mengizinkan Anda menyimpan data baru apa pun hingga Anda menyelesaikan bidang yang diperlukan. Saat dinonaktifkan, bidang akan menerima nilai null, yang berarti bidang bisa tetap kosong. Nilai null tidak sama dengan nilai nol. Nol adalah digit, dan "null" adalah nilai yang hilang, tidak terdefinis, atau tidak diketahui. |
|
Perbolehkan string panjang nol |
Tab Umum |
Ya/Tidak |
Saat diaktifkan, Anda dapat memasukkan string panjang-nol — string yang tidak berisi karakter. Untuk membuat string panjang-nol, masukkan sepasang tanda kutip ganda dalam bidang (""). |
|
Terindeks |
Tab Umum |
Ya/Tidak |
Saat Anda mengindeks bidang tabel, Access mencegah Anda menambahkan nilai duplikat. Anda juga bisa membuat indeks dari lebih dari satu bidang. Jika Anda melakukan ini, Anda bisa menduplikasi nilai dalam satu bidang, tetapi tidak di kedua bidang. |
|
Masker Input |
Tab Umum |
Kumpulan karakter literal dan placeholder yang sudah ditentukan sebelumnya atau kustom |
Masker input memaksa Anda memasukkan data dalam format yang sudah ditentukan sebelumnya. Masker muncul saat Anda memilih bidang dalam tabel atau kontrol pada formulir. Misalnya, Anda mengklik bidang Tanggal dan melihat kumpulan karakter ini: MMM-DD-YYYY. Itu masker input. Ini memaksa Anda untuk memasukkan nilai bulan sebagai singkatan tiga huruf, seperti OCT, dan nilai tahun sebagai empat digit — misalnya, OCT-15-2017. Masker input hanya mengontrol cara Anda memasukkan data, bukan bagaimana Access menyimpan atau menampilkan data tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengontrol format entri data dengan masker input dan Memformat bidang tanggal dan waktu. |
|
Batasi ke Daftar |
Tab Pencarian |
Ya/Tidak |
Mengaktifkan atau menonaktifkan perubahan pada item dalam bidang pencarian. Pengguna terkadang mencoba mengubah item dalam bidang pencarian secara manual. Saat Access mencegah Anda mengubah item dalam bidang, properti ini diatur ke Ya. Jika properti ini diaktifkan dan Anda perlu mengubah item dalam daftar, Anda harus membuka daftar (jika Anda ingin mengedit daftar nilai) atau tabel yang berisi data sumber untuk daftar (jika Anda ingin mengedit bidang pencarian) dan mengubah nilai di sana. |
|
Perbolehkan Pengeditan Daftar Nilai |
Tab Pencarian |
Ya/Tidak |
Mengaktifkan atau menonaktifkan perintah Edit Item Daftar untuk daftar nilai, tetapi tidak untuk bidang pencarian. Untuk mengaktifkan perintah tersebut untuk bidang pencarian, masukkan nama formulir yang valid dalam properti Formulir Edit Item Daftar . Perintah Perbolehkan Pengeditan Daftar Nilai muncul di menu pintasan yang Anda buka dengan mengklik kanan kotak daftar atau kontrol kotak kombo. Saat Anda menjalankan perintah, kotak dialog Edit Item Daftar akan muncul. Alternatifnya, jika Anda menentukan nama formulir dalam properti Edit Item Daftar Formulir , Access memulai formulir tersebut dan bukan menampilkan kotak dialog. Anda bisa menjalankan perintah Edit Item Daftar dari kotak daftar dan kontrol kotak kombo yang terletak di formulir, dan dari kontrol kotak kombo yang terletak di tabel dan kumpulan hasil kueri. Formulir harus terbuka dalam tampilan Desain atau tampilan Telusuri; tabel dan kumpulan hasil kueri harus terbuka dalam tampilan Lembar Data. |
|
Daftar Formulir Edit Item |
Tab Pencarian |
Nama formulir entri data |
Jika Anda memasukkan nama formulir entri data sebagai nilai dalam properti tabel ini, formulir tersebut akan terbuka saat pengguna menjalankan perintah Edit Item Daftar . Jika tidak, kotak dialog Edit Item Daftar muncul saat pengguna menjalankan perintah. |
Menggunakan pembaruan bertingkat untuk mengubah nilai kunci utama dan asing
Terkadang, Anda mungkin perlu memperbarui nilai kunci utama. Jika Anda menggunakan kunci utama tersebut sebagai kunci asing, Anda dapat memperbarui perubahan secara otomatis melalui semua contoh turunan kunci asing.
Sebagai pengingat, kunci utama adalah nilai yang mengidentifikasi setiap baris (rekaman) secara unik dalam tabel database. Kunci asing adalah kolom yang cocok dengan kunci utama. Biasanya, kunci asing berada di tabel lain, dan kunci tersebut memungkinkan Anda untuk membuat hubungan (tautan) antara data dalam tabel.
Misalnya, Anda menggunakan nomor ID produk sebagai kunci utama. Satu nomor ID mengidentifikasi satu produk secara unik. Anda juga menggunakan nomor ID tersebut sebagai kunci asing dalam tabel data pesanan. Dengan demikian, Anda dapat menemukan semua pesanan yang melibatkan setiap produk, karena setiap kali seseorang memesan produk tersebut, ID tersebut menjadi bagian dari pesanan.
Terkadang, nomor ID tersebut (atau tipe kunci utama lainnya) berubah. Ketika melakukannya, Anda dapat mengubah nilai kunci utama dan mengubahnya secara otomatis melalui semua rekaman turunan terkait. Aktifkan perilaku ini dengan mengaktifkan pembaruan berjenjang dan integritas referensial di antara kedua tabel.
Ingat aturan penting ini:
-
Anda dapat mengaktifkan pembaruan bertingkat hanya untuk bidang kunci utama yang diatur ke tipe data Teks atau Angka. Anda tidak dapat menggunakan pembaruan bertingkat untuk bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber.
-
Anda dapat mengaktifkan pembaruan bertingkat hanya di antara tabel dengan hubungan satu ke banyak.
Untuk informasi selengkapnya tentang membuat hubungan. lihat Panduan untuk hubungan tabel dan Membuat, mengedit atau menghapus hubungan.
Prosedur berikut berjalan secara langsung dan menjelaskan cara membuat hubungan terlebih dahulu lalu mengaktifkan pembaruan bertingkat untuk hubungan tersebut.
Membuat hubungan
-
Pada tab Alat Database, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Hubungan.
-
Pada tab Desain , dalam grup Hubungan , klik Tambahkan Tabel (Perlihatkan Tabel di Access).
-
Pilih tab Tabel , pilih tabel yang ingin Anda ubah, klik Tambahkan, lalu klik Tutup.
Anda bisa menekan SHIFT untuk memilih beberapa tabel, atau Anda bisa menambahkan setiap tabel satu per satu. Pilih hanya tabel di sisi "satu" dan "banyak" hubungan.
-
Di jendela Hubungan , seret kunci utama dari tabel di sisi "satu" hubungan dan letakkan di bidang Kunci asing tabel di sisi "banyak" hubungan.
Kotak dialog Edit Hubungan muncul. Gambar berikut ini memperlihatkan kotak dialog:
-
Pilih kotak centang Terapkan Integritas Referensial dan klik Buat.
Aktifkan pembaruan bertingkat di kunci utama
-
Pada tab Alat Database, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Hubungan.
-
Jendela Hubungan muncul, dan menampilkan gabungan (diperlihatkan sebagai garis penghubung) di antara tabel dalam database. Gambar berikut ini memperlihatkan hubungan umum:
-
Klik kanan garis gabungan antara tabel induk dan turunan, dan klik Edit Hubungan.
Kotak dialog Edit Hubungan muncul. Gambar berikut ini memperlihatkan kotak dialog:
-
Pilih Pembaruan Bertingkat Bidang Terkait, pastikan bahwa kotak centang Terapkan Integritas Referensial dipilih, lalu klik OK.
Mengapa nomor ID terkadang tampak melewatkan angka
Saat Anda membuat bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber, Access secara otomatis menghasilkan nilai untuk bidang tersebut di setiap catatan baru. Nilai akan bertambah secara default, sehingga setiap catatan baru mendapatkan nomor berurutan berikutnya yang tersedia. Tujuan dari tipe data AutoNumber adalah untuk memasukkan nilai yang cocok untuk digunakan sebagai kunci utama. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan, mengatur, mengubah, atau menghapus kunci utama.
Saat Anda menghapus baris dari tabel yang berisi bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber, nilai dalam bidang AutoNumber untuk baris tersebut tidak selalu digunakan kembali secara otomatis. Untuk alasan itu, angka yang dihasilkan Access mungkin bukan angka yang anda harapkan untuk dilihat, dan kesenjangan mungkin muncul dalam urutan nomor ID — ini sudah sesuai desain. Anda harus hanya mengandalkan keunikan nilai dalam bidang AutoNumber, dan bukan urutannya.
Memperbarui data secara massal dengan menggunakan kueri
Kueri Tambahkan, Perbarui, dan Hapus adalah cara yang ampuh untuk menambahkan, mengubah, atau menghapus rekaman secara massal. Selain itu, pembaruan massal lebih mudah dan lebih efisien untuk dilakukan saat Anda menggunakan prinsip desain database yang baik. Menggunakan kueri penambahan, pembaruan, atau penghapusan bisa menjadi penghemat waktu karena Anda juga bisa menggunakan kembali kueri.
Penting Cadangkan data Anda sebelum Anda menggunakan kueri ini. Memiliki cadangan di tangan dapat membantu Anda memperbaiki kesalahan apa pun dengan cepat yang mungkin anda buat secara tidak sengaja.
Menambahkan kueri Gunakan untuk menambahkan banyak rekaman ke satu atau beberapa tabel. Salah satu penggunaan kueri penambahan yang paling sering adalah menambahkan sekelompok rekaman dari satu atau beberapa tabel dalam database sumber ke satu atau beberapa tabel dalam database tujuan. Misalnya, anggaplah Anda memperoleh beberapa pelanggan baru dan database yang berisi tabel informasi tentang pelanggan tersebut. Untuk menghindari memasukkan data baru tersebut secara manual, Anda dapat menambahkannya ke tabel atau tabel yang sesuai dalam database. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan rekaman ke tabel menggunakan kueri penambahan.
Memperbarui kueri Gunakan untuk menambahkan, mengubah, atau menghapus bagian (tapi tidak semua) dari banyak catatan yang sudah ada. Anda dapat menganggap kueri pembaruan sebagai bentuk yang canggih dari kotak dialog Temukan dan Ganti. Anda memasukkan kriteria pemilihan (setara kasar dari string pencarian) dan kriteria pembaruan (setara kasar dari string pengganti). Tidak seperti kotak dialog, kueri pembaruan bisa menerima beberapa kriteria, memungkinkan Anda memperbarui sejumlah besar rekaman dalam sekali proses, dan memungkinkan Anda mengubah rekaman dalam lebih dari satu tabel. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat dan menjalankan kueri pembaruan.
Menghapus kueri Saat Anda ingin dengan cepat menghapus banyak data atau menghapus sekumpulan data secara berkala, penghapusan berguna karena kueri memungkinkan untuk menentukan kriteria untuk menemukan dan menghapus data dengan cepat. Untuk informasi selengkapnya, lihat Cara menambahkan, mengedit, dan menghapus catatan.
