Anda dapat memeriksa atau memvalidasi data di database desktop Access ketika memasukkannya menggunakan aturan validasi. Anda dapat menggunakan penyusun ekspresi untuk membantu memformat aturan dengan benar. Aturan validasi dapat diatur di desain tabel atau tampilan lembar data tabel. Terdapat tiga tipe aturan validasi di Access:
1. Aturan Validasi Bidang Anda bisa menggunakan aturan validasi bidang untuk menentukan kriteria yang harus dipenuhi semua nilai bidang yang valid. Anda tidak diperbolehkan menentukan bidang saat ini sebagai bagian dari aturan kecuali jika menggunakan bidang dalam fungsi. Pembatasan terkait tipe karakter yang akan dimasukkan dalam bidang akan lebih mudah dilakukan dengan Masker Input. Misalnya, bidang tanggal mungkin memiliki aturan validasi yang melarang nilai di masa lalu.
Contoh cepat:
Tidak memperbolehkan nilai tanggal di masa lalu: >=Date()
Format email yang diterima secara umum: Is Null OR ((Like "*?@?*.? *") AND (Not Like "*[ ,;] *"))
Angka kurang dari atau kual ke lima: <=5
Bidang mata uang tidak bisa negatif: >=0
Membatasi panjang karakter dalam string: Len([StringFieldName])<100
2. Aturan Validasi Rekaman Anda bisa menggunakan aturan validasi rekaman untuk menentukan kondisi yang harus dipenuhi oleh semua rekaman yang valid. Anda dapat membandingkan nilai di seluruh bidang yang berbeda menggunakan aturan validasi data. Misalnya, data dengan dua bidang tanggal mungkin mengharuskan nilai pada satu bidang selalu mendahului nilai pada bidang lain (misalnya, TanggalMulai sebelum TanggalSelesai).
Contoh cepat:
Pastikan tanggal akhir tidak muncul sebelum tanggal mulai: [Tanggal Selesai]>=[Tanggal Mulai]
Masukkan tanggal yang diperlukan yang terjadi tidak lebih dari 30 hari setelah tanggal pesanan: [RequiredDate]<=[OrderDate]+30
3. Validasi pada formulir Anda bisa menggunakan properti Aturan Validasi kontrol pada formulir untuk menentukan kriteria yang harus dipenuhi semua input nilai ke kontrol tersebut. Properti kontrol Aturan Validasi berfungsi seperti aturan validasi bidang. Biasanya, Anda menggunakan aturan validasi formulir dan bukan aturan validasi bidang jika aturan tersebut hanya untuk formulir tersebut, bukan untuk tabel di mana pun aturan digunakan.
Dalam artikel ini
Gambaran umum
Artikel ini menjelaskan cara menggunakan aturan validasi dan teks validasi dalam bidang tabel dan kontrol formulir. Aturan validasi adalah satu cara untuk membatasi input dalam bidang tabel atau kontrol (seperti kotak teks) pada formulir. Teks validasi memungkinkan Anda menyediakan pesan untuk membantu pengguna yang memasukkan data yang tidak valid.
Ketika data dimasukkan, Access memeriksa untuk melihat apakah input melanggar aturan validasi- jika ya, input tidak diterima dan Access menampilkan sebuah pesan.
Access menyediakan sejumlah cara untuk membatasi input:
-
Tipe data Setiap bidang tabel memiliki tipe data yang membatasi input pengguna. Misalnya, bidang Tanggal/Waktu hanya menerima tanggal dan waktu, bidang Mata Uang hanya menerima data keuangan, dan seterusnya.
-
Properti bidang Beberapa properti bidang membatasi input data. Misalnya, properti Ukuran Bidang dari sebuah bidang membatasi input dengan membatasi jumlah data.
Anda juga dapat menggunakan properti Aturan Validasi untuk meminta nilai tertentu, dan properti Teks Validasi untuk memperingatkan pengguna tentang adanya kesalahan apa pun. Misalnya, memasukkan aturan seperti >100 And <1000 dalam properti Aturan Validasi mengharuskan pengguna untuk memasukkan nilai antara 100 dan 1.000. Aturan seperti [TanggalBerakhir]>=[TanggalMulai] mengharuskan pengguna untuk memasukkan tanggal berakhir yang terjadi pada waktu yang sama dengan atau setelah tanggal mulai. Memasukkan teks seperti "Masukkan nilai antara 100 dan 1.000" atau "Masukkan tanggal berakhir yang sama dengan atau setelah tanggal mulai" dalam properti Teks Validasi akan memberi tahu pengguna ketika mereka melakukan kesalahan dan cara memperbaikinya.
-
Masker input Anda dapat menggunakan masker input untuk memvalidasi data dengan mengharuskan pengguna untuk memasukkan nilai dengan cara khusus. Misalnya, masker input dapat mengharuskan pengguna untuk memasukkan tanggal dalam format Eropa, seperti 2007.04.14.
Anda bisa menggunakan metode validasi data ini sendiri atau dikombinasikan satu sama lain. Tipe data tidak opsional, dan menyediakan sebagian besar tipe dasar dari validasi data.
Untuk informasi selengkapnya tentang tipe data, ukuran bidang, dan masker input, lihat artikel Pengantar tipe data dan properti bidang.
Tipe aturan validasi
Anda bisa membuat dua tipe dasar dari aturan validasi:
-
Aturan validasi bidang Gunakan aturan validasi bidang untuk memeriksa nilai yang dimasukkan dalam bidang ketika meninggalkan bidang. Misalnya, Anda memiliki bidang Tanggal, lalu memasukkan >=#01/01/2010# dalam properti Aturan Validasi bidang tersebut. Aturan kini akan mengharuskan pengguna untuk memasukkan tanggal yang sama dengan atau setelah 1 Januari 2010. Jika yang dimasukkan adalah tanggal sebelum 2010 dan fokus ditempatkan pada bidang lain, Access akan mencegah Anda meninggalkan bidang saat ini hingga masalah tersebut diperbaiki.
-
Aturan validasi data Gunakan aturan validasi data untuk mengontrol kapan Anda dapat menyimpan data (satu baris dalam tabel). Tidak seperti aturan validasi bidang, aturan validasi data merujuk pada bidang lain dalam tabel yang sama. Buat aturan validasi data ketika perlu memeriksa nilai dalam satu bidang terhadap nilai dalam bidang lainnya. Misalnya, bisnis Anda harus mengirimkan produk dalam waktu 30 hari dan, jika produk tidak dikirimkan dalam jangka waktu tersebut, sebagian dari harga pembelian harus dikembalikan kepada pelanggan. Anda dapat menentukan aturan validasi data seperti [TanggalDiwajibkan]<=[TanggalPemesanan]+30 untuk memastikan bahwa seseorang tidak memasukkan tanggal pengiriman (nilai dalam bidang TanggalDiwajibkan) melebihi tanggal yang ditentukan.
Jika sintaks untuk aturan validasi terlihat tidak jelas, lihat bagian Apa yang bisa Anda letakkan dalam aturan validasi untuk penjelasan dari sintaks dan beberapa contoh aturan validasi.
Di mana Anda bisa menggunakan aturan validasi
Anda bisa menentukan aturan validasi untuk bidang tabel dan untuk kontrol terhadap formulir. Ketika Anda menentukan aturan untuk tabel, aturan tersebut diterapkan ketika Anda mengimpor data. Untuk menambahkan aturan validasi ke tabel, buka tabel dan gunakan perintah pada tab Bidang Tabel di pita. Untuk menambahkan aturan validasi ke formulir, bukalah formulir di tampilan Tata Letak dan menambahkan aturan ke properti kontrol individual.
Langkah-langkah di bagian Menambahkan aturan validasi ke tabel menjelaskan bagaimana cara menambah aturan validasi ke bidang tabel. Langkah-langkah di bagian Menambahkan aturan validasi ke kontrol pada formulir, selanjutnya di artikel ini, menjelaskan bagaimana cara menambah aturan ke properti dalam kontrol individual.
Yang dapat Anda masukkan dalam aturan validasi
Aturan validasi dapat berisi ekspresi, yaitu fungsi yang mengembalikan nilai tunggal. Anda dapat menggunakan ekspresi untuk melakukan penghitungan, bekerja dengan karakter, atau menguji data. Ekspresi aturan validasi akan menguji data. Misalnya, ekspresi dapat memeriksa serangkaian nilai, seperti "Tokyo" Or "Moskwa" Or "Paris" Or "Helsinki". Ekspresi juga dapat menjalankan operasi matematika. Misalnya, ekspresi <100 mengharuskan pengguna untuk memasukkan nilai yang kurang dari 100. Ekspresi ([TanggalPemesanan] - [TanggalPengiriman]) akan menghitung jumlah hari yang berlalu antara waktu pemesanan dan waktu pengiriman.
Untuk informasi selengkapnya tentang ekspresi, lihat artikel Menyusun ekspresi.
Menambahkan aturan validasi ke tabel
Anda bisa menambahkan aturan validasi bidang dan/atau aturan validasi rekaman. Aturan validasi bidang memeriksa input untuk bidang, dan diterapkan ketika fokus meninggalkan bidang. Aturan validasi rekaman memeriksa input untuk satu bidang atau lebih yang diterapkan ketika fokus meninggalkan rekaman. Biasanya, aturan validasi membandingkan nilai dari dua bidang atau lebih.
Catatan: Tipe bidang berikut tidak mendukung aturan validasi:
-
AutoNumber
-
Objek OLE
-
Lampiran
-
ReplicationID
Membuat aturan validasi bidang
-
Pilih bidang yang ingin Anda validasi.
-
Pada tab Bidang Tabel , dalam grup Validasi Bidang , klik Validasi, lalu klik Aturan Validasi Bidang.
-
Menggunakan Penyusun Ekspresi untuk membuat aturan. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan Penyusun Ekspresi, lihat artikel Menggunakan Penyusun Ekspresi.
Membuat pesan untuk menampilkan input bidang yang tidak valid
-
Pilih bidang yang memerlukan pesan untuk input yang tidak valid. Bidang tersebut semestinya sudah mempunyai aturan validasi.
-
Pada tab Bidang Tabel , dalam grup Validasi Bidang , klik Validasi, lalu klik Pesan Validasi Bidang.
-
Masukkan pesan yang tepat. Sebagai contoh, jika aturan validasi adalah >10, pesan tersebut mungkin berupa “Masukkan nilai kurang dari 10.”
Untuk mendapatkan beberapa contoh aturan dan pesan validasi bidang, lihat bagian Referensi aturan validasi.
Membuat aturan validasi rekaman
-
Buka tabel yang Anda inginkan untuk memvalidasi rekaman.
-
Pada tab Bidang Tabel , dalam grup Validasi Bidang , klik Validasi, lalu klik Aturan Validasi.
-
Menggunakan Penyusun Ekspresi untuk membuat aturan. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan Penyusun Ekspresi, lihat artikel Menggunakan Penyusun Ekspresi.
Membuat pesan untuk menampilkan input rekaman yang tidak valid
-
Membuka tabel yang memerlukan pesan untuk input yang tidak valid. Tabel harus sudah mempunyai aturan validasi rekaman.
-
Pada tab Bidang Tabel , dalam grup Validasi Bidang , klik Validasi, lalu klik Pesan Validasi.
-
Masukkan pesan yang sesuai. Misalnya, jika aturan validasi adalah [TanggalMulai]<[TanggalBerakhir], pesan mungkin adalah "TanggalMulai harus mendahului TanggalBerakhir."
Menguji data yang sudah ada terhadap aturan validasi baru
Jika Anda menambahkan aturan validasi ke tabel yang sudah ada, Anda mungkin ingin menguji aturan untuk melihat apakah data yang sudah ada tidak valid.
-
Membuka tabel yang ingin Anda uji di Tampilan Desain.
Pada tab Desain Tabel , dalam grup Alat , klik Uji Aturan Validasi.
-
Klik Ya untuk menutup pesan peringatan dan memulai pengujian.
-
Jika diperintahkan untuk menyimpan tabel Anda, klik Ya.
-
Anda mungkin melihat berbagai pesan peringatan lain ketika Anda melanjutkan. Bacalah instruksi dalam setiap pesan, lalu klik Ya atau Tidak, secara benar, untuk menyelesaikan atau menghentikan pengujian.
Menambahkan aturan validasi pada kontrol di formulir
Anda dapat menggunakan properti Aturan Validasi dan properti Teks Validasi dari kontrol formulir untuk memvalidasi data yang diinput ke kontrol tersebut serta untuk membantu pengguna yang menginput data tidak valid.
Tips: Jika Anda membuat sebuah formulir secara otomatis dari tabel dengan menggunakan salah satu perintah Formulir dari pita, setiap validasi untuk bidang dalam tabel yang mendasarinya diwariskan oleh kontrol yang terkait pada formulir.
Kontrol bisa mempunyai aturan validasi berbeda dari bidang tabel tempat kontrol terikat. Ini berguna jika Anda ingin formulir menjadi lebih terbatas daripada tabel. Aturan formulir diterapkan, kemudian aturan tabel diterapkan. Jika tabel menjadi lebih terbatas daripada formulir, aturan yang ditentukan untuk bidang tabel diutamakan. Jika aturan sama eksklusifnya, aturan tersebut mencegah Anda memasukkan data apa pun.
Sebagai contoh, anggaplah Anda menerapkan aturan berikut pada bidang tanggal dalam tabel
<#01/01/2010#
Namun ketika Anda menerapkan aturan ini pada kontrol formulir yang terikat ke bidang tanggal:
>=#01/01/2010#
Bidang tanggal sekarang meminta nilai yang lebih awal dari tahun 2010, namun kontrol formulir mengharuskan data tahun itu atau setelahnya, dengan demikian mencegah Anda memasukkan data apa pun.
Membuat aturan validasi untuk kontrol
-
Klik kanan formulir yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Klik kanan kontrol yang ingin Anda ubah, lalu klik Properti untuk membuka lembar properti untuk kontrol.
-
Klik tab Semua, lalu masukkan aturan validasi Anda dalam kotak properti Aturan Validasi.
Tips: Klik tombol Susun untuk memulai Penyusun Ekspresi.
Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan Penyusun Ekspresi, lihat artikel Menggunakan Penyusun Ekspresi.
-
Masukkan pesan dalam kotak properti Teks Validasi.
Referensi aturan validasi
Aturan validasi menggunakan sintaks ekspresi Access. Untuk informasi selengkapnya tentang ekspresi, lihat artikel Pengantar ekspresi.
Contoh aturan validasi dan teks validasi
|
Aturan validasi |
Teks validasi |
|---|---|
|
<>0 |
Masukkan nilai selain nol. |
|
>=0 |
Nilai harus nol atau lebih besar. -atau- Anda harus memasukkan nomor positif. |
|
0 atau >100 |
Nilai harus 0 atau lebih besar dari 100. |
|
BETWEEN 0 AND 1 |
Masukkan nilai dengan tanda persen. (Untuk digunakan dengan bidang yang menyimpan nilai nomor sebagai persentase). |
|
<#01/01/2007# |
Masukkan tanggal sebelum tahun 2007. |
|
>=#01/01/2007# AND <#01/01/2008# |
Tanggal harus terjadi pada tahun 2007. |
|
<Date() |
Tanggal lahir tidak bisa dalam masa yang akan datang. |
|
StrComp(UCase([LastName]), [LastName],0) = 0 |
Data dalam nama bidang NamaBelakang harus dalam huruf besar. |
|
>=Int(Now()) |
Masukkan tanggal hari ini. |
|
M Or F |
Masukkan M untuk laki-laki atau F untuk perempuan. |
|
LIKE "[A-Z]*@[A-Z].com" OR "[A-Z]*@[A-Z].net" OR "[A-Z]*@[A-Z].org" |
Masukkan alamat email .com, .net, or .org yang valid. |
|
[RequiredDate]<=[OrderDate]+30 |
Masukkan tanggal yang diminta yang terjadi tidak lebih dari 30 hari setelah tanggal pesanan. |
|
[EndDate]>=[StartDate] |
Masukkan tanggal berakhir pada atau setelah tanggal mulai. |
Contoh sintaks untuk operator aturan validasi yang umum
|
Operator |
Fungsi |
Contoh |
|---|---|---|
|
NOT |
Menguji nilai kebalikan. Gunakan sebelum setiap operator perbandingan kecuali IS NOT NULL. |
NOT > 10 (sama seperti <=10). |
|
IN |
Menguji nilai yang sama dengan anggota yang ada dalam daftar. Nilai perbandingan harus berupa daftar yang dipisahkan koma, yang dimasukkan dalam kurung. |
IN ("Tokyo","Paris","Moscow") |
|
BETWEEN |
Menguji rentang nilai. Anda harus menggunakan dua nilai perbandingan — rendah dan tinggi — dan Anda harus memisahkan nilai tersebut dengan pemisah AND. |
BETWEEN 100 AND 1000 (sama dengan >=100 AND <=1000) |
|
LIKE |
Mencocokkan string pola dalam bidang Teks dan Memo. |
LIKE "Geo*" |
|
IS NOT NULL |
Memaksa pengguna untuk memasukkan nilai dalam bidang. Ini sama seperti mengatur properti bidang Diperlukan ke Ya. Namun, ketika Anda mengaktifkan properti Diperlukan dan pengguna gagal memasukkan nilai, Access menampilkan pesan kesalahan yang kurang ramah. Biasanya, database Anda lebih mudah untuk digunakan jika Anda menggunakan IS NOT NULL dan memasukkan pesan yang ramah dalam properti Teks Validasi. |
IS NOT NULL |
|
AND |
Menentukan bahwa semua bagian dari aturan validasi harus benar. |
>= #01/01/2007# AND <=#03/06/2008# Catatan: Anda juga bisa menggunakan AND untuk mengombinasikan aturan validasi. Sebagai contoh: NOT "UK" AND LIKE "U*". |
|
OR |
Menentukan bahwa beberapa dan tidak semua komponen dari aturan validasi harus benar. |
Januari OR Februari |
|
< |
Lebih kecil daripada. |
|
|
<= |
Lebih kecil atau sama dengan. |
|
|
> |
Lebih besar daripada. |
|
|
>= |
Lebih besar atau sama dengan. |
|
|
= |
Sama dengan. |
|
|
<> |
Tidak sama dengan. |
Menggunakan karakter wildcard dalam aturan validasi
Anda juga bisa menggunakan karakter wildcard dalam aturan validasi Anda. Ingatlah bahwa Access mendukung dua rangkaian karakter wildcard: ANSI-89 dan ANSI-92. Setiap standar tersebut menggunakan sekumpulan karakter wildcard yang berbeda.
Secara default, semua file .accdb dan .mdb menggunakan standar ANSI-89.
Anda bisa mengubah standar ANSI untuk database ke ANSI-92 dengan menggunakan prosedur berikut:
-
Pada tab File, klik Opsi.
-
Dalam kotak dialog Opsi Access, klik Desainer Objek.
-
DI bagian Desain kueri, di bawah SQL Server Compatible Syntax (ANSI-92), pilih Database ini.
Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan karakter wildcard dan standar ANSI untuk SQL, baca artikel Referensi karakter wildcard Access.
