Semua tentang alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Tips menggunakan artikel ini

Informasi dalam artikel ini disajikan dalam sepuluh segmen yang dapat diperluas.

Klik di sini untuk beberapa tips tentang mendapatkan manfaat maksimal dari artikel ini.

Jika yang perlu Anda lakukan adalah menyelesaikan tugas alur kerja Kumpulkan Umpan Balik    Cukup gulir turun ke segmen SELESAI dan perluas. Anda mungkin tidak membutuhkan segmen lain untuk sekarang.

Jika Anda ingin menambahkan, memulai, memantau dan memelihara alur kerja    Jika Anda belum terbiasa dengan tugas ini, mungkin akan bermanfaat jika Anda membaca seluruh artikel ini, segmen demi segmen, saat pertama kali Anda mendesain dan menambahkan alur kerja. Setelah Anda terbiasa dengan informasi dan tata letak artikel, Anda akan dapat langsung menuju segmen yang Anda butuhkan pada setiap kunjungan kembali.

Catatan pada grafik    Gambar layar dan diagram konseptual dalam seri artikel alur kerja pada umumnya berdasarkan tipe alur kerja Persetujuan. Jika diperlukan kejelasan konseptual atau instruksional, gambar dan diagram dalam artikel ini telah dikustomisasi untuk alur kerja Kumpulkan Umpan Balik.

Penjelasan tentang mencetak artikel ini    Ini adalah artikel yang panjang. Jika Anda ingin mencetak hanya segmen terpilih, pastikan hanya segmen tersebut yang diperluas ketika Anda mencetak. (Selain itu, Jika Anda ingin menyertakan grafik secara lengkap di salinan cetak Anda, cetak pada orientasi lanskap, bukan pada orientasi potret.)

Dan penjelasan tentang pencarian    Sebelum Anda mencari teks atau istilah apa pun dalam artikel ini, pastikan semua segmen yang ingin Anda telusuri sudah diperluas.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Pelajari selengkapnya tentang alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Alur kerja Kumpulkan Umpan Balik adalah fitur SharePoint yang merutekan dokumen atau item lain yang disimpan dalam daftar Sharepoint atau pustaka untuk satu atau beberapa orang untuk umpan balik mereka. Alur kerja mengotomatisasi, menyederhanakan dan menstandarisasi seluruh proses.

Alur kerja Kumpulkan Umpan Balik dasar yang disertakan dengan fungsi produk SharePoint sebagai templat. Menggunakan templat ini, Anda dapat menambahkan beberapa alur kerja Kumpulkan Umpan Balik ke situs Anda. Setiap alur kerja yang Anda tambahkan adalah versi unik dari alur kerja Kumpulkan Umpan Balik dasar, masing-masing dengan cara kerja khususnya sendiri, berdasarkan pengaturan yang Anda tentukan saat Anda menambahkannya.

Bagian di segmen ini

1. Apa yang dapat dilakukan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik untuk saya?

2. Apa yang tidak bisa dilakukan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik?

3. Siapa yang dapat menggunakan tipe alur kerja ini?

4. Bagaimana Anda merencanakan, menambahkan, menjalankan dan memelihara tipe alur kerja ini?

1. Apa yang dapat dilakukan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik untuk saya?

• Saat Anda pertama menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik pada daftar, pustaka atau kumpulan situs Anda, Anda dapat menentukan seberapa banyak peserta yang disertakan, dan menunjukkan apakah tugas mereka telah ditetapkan satu demi satu (dalam serial) atau sekaligus (secara paralel). Anda bahkan dapat memutuskan apakah akan membagi tugas peserta ke dalam dua atau beberapa tahap terpisah, serta menentukan tanggal akhir jatuh tempo dan/atau waktu yang diperbolehkan untuk penyelesaian setiap tugas. Dan setiap saat Anda memulai alur kerja secara manual pada sebuah item, Anda dapat mengubah setiap pengaturan ini.

• Alur kerja menetapkan tugas ke setiap peserta tertentu. Setiap peserta memilih di antara beberapa kemungkinan respons: untuk mengirim umpan balik tentang item, untuk meminta perubahan di dalam item, untuk menetapkan ulang tugas, atau untuk menghapus tugas.

• Ketika alur kerja sedang berjalan, Anda dapat memantau kemajuan dan membuat penyesuaian (jika dibutuhkan) dari halaman tunggal pusat Status Alur Kerja.

• Selama 60 hari setelah alur kerja selesai, daftar dari seluruh kejadian alur kerja yang terjadi dalam proses (atau contoh) dari alur kerja yang berjalan ini tetap tersedia di halaman Status Alur Kerja, untuk referensi informal.

Bagian atas segmen

2. Apa yang tidak dapat dilakukan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik?

Alur kerja Kumpulkan Umpan Balik tidak dirancang untuk mengumpulkan persetujuan dan penolakan untuk sebuah item, atau untuk mengontrol penerbitan halaman web untuk situs web. Jika Anda ingin menambahkan alur kerja di mana peserta menyetujui atau menolak item yang mereka tinjau, lihat artikel, Semua tentang alur kerja Persetujuan, dalam bagian Lihat Juga.

Juga, alur kerja Kumpulkan Umpan Balik tidak didesain untuk mengumpulkan tanda tangan. Jika Anda ingin menggunakan alur kerja untuk mengumpulkan tanda tangan dalam dukumen Microsoft Word, buku kerja Microsoft Excel, atau formulir Microsoft InfoPath, lihat artikel, Semua tentang alur kerja Kumpulkan Tanda Tangan, dalam bagian Lihat Juga.

Untuk mempelajari tentang bagaimana Anda bisa menggunakan Microsoft SharePoint Designer 2013 untuk mengkustomisasi lebih lanjut setiap alur kerja yang disertakan dengan produk SharePoint, lihat sistem Bantuan Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Bagian atas segmen

3. Siapa yang dapat menggunakan tipe alur kerja ini?

Untuk menambahkan alur kerja    secara default, Anda harus memiliki izin Mengelola Daftar untuk menambahkan alur kerja. (Pemilik grup memiliki izin Mengelola Daftar secara default; Anggota grup dan pengunjung tidak.)

Untuk memulai    alur kerja Juga secara default, Anda harus memiliki izin Edit Item untuk memulai alur kerja yang sudah ditambahkan. (Grup Anggota dan grup Pemilik keduanya mempunyai izin Edit Item secara default; grup Pengunjung tidak.)

Alternatifnya, Pemilik dapat memilih konfigurasi alur kerja khusus jadi mereka bisa dimulai hanya oleh anggota dari grup Pemilik. (Untuk melakukan ini, pilih kotak centang Perlu Izin Kelola Daftar untuk memulai alur kerja ini, pada halaman pertama formulir kaitan.

Bagian atas segmen

4. Bagaimana Anda merencanakan, menambahkan, menjalankan dan memelihara tipe alur kerja ini?

Berikut ini adalah tahapan dasarnya:

• SEBELUM alur kerja berjalan (rencana, tambahkan, mulai)   
  Sebelum Anda menambahkan alur kerja, Anda merencanakan di mana Anda ingin menambahkannya (untuk satu daftar atau pustaka, atau untuk seluruh kumpulan situs) dan detail cara kerjanya. Setelah Anda menambahkan dan mengkonfigurasi alur kerja, siapa pun dengan izin yang diperlukan dapat memulai alur kerja pada item tertentu. Alur kerja dapat juga diatur untuk berjalan secara otomatis. Berjalan otomatis dapat diaktifkan berdasar pada salah satu atau kedua kejadian pemicu: ketika item apa pun ditambahkan atau dibuat dalam daftar atau pustaka, atau ketika item apa pun dalam daftar atau pustaka diubah.

• SAAT alur kerja berjalan (selesai, pantau, sesuaikan)   
  Saat alur kerja berjalan, setiap peserta menyelesaikan tugas yang ditetapkan. Pengingat otomatis dikirim ke peserta yang gagal memenuhi tenggat waktu tugas. Sementara itu, kemajuan alur kerja dapat dipantau dari halaman Status Alur Kerja pusat untuk contoh tertentu alur kerja. Penyesuaian alur kerja ketika berjalan dapat dibuat dari halaman yang sama; dan, jika diperlukan, alur kerja dapat dibatalkan atau diakhiri dari sana.

• SETELAH alur kerja berjalan (tinjau, laporkan, ubah)   
  Ketika alur kerja selesai, seluruh riwayat jalankan itu (atau contoh) bisa ditinjau hingga 60 hari di halaman Status Alur Kerja. Dari halaman yang sama, laporan statistik pada kinerja dari versi alur kerja ini dapat dibuat. Akhirnya, jika ada sesuatu yang ingin Anda ubah tentang fungsi alur kerja, Anda dapat membuka dan mengedit formulir kaitan yang Anda selesaikan ketika Anda pertama kali menambahkan alur kerja.

Diagram alur berikut mengilustrasikan tahapan ini dari perspektif orang yang menambahkan alur kerja baru.

Lalu apa lagi?

Sebelum Anda merencanakan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik baru, pertama tinjau segmen PERBOLEHKAN dari artikel ini, kemudian beralih ke segmen RENCANAKAN.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Memperbolehkan umpan balik hanya dalam formulir tugas, atau juga dalam item

Dua pertanyaan berikut ini dapat membantu Anda mencapai satu keputusan mendasar tentang alur kerja Anda:

• Apakah peserta diperbolehkan untuk menyerahkan alur kerja hanya dalam bidang Komentar pada formulir tugas, atau dapat jugakah mereka menyisipkan perubahan dan komentar yang terlacak dalam item itu sendiri?

• Jika peserta dapat menyisipkan perubahan dan komentar yang terlacak dalam item itu sendiri, apakah mereka melakukan ini dalam lingkungan kolaboratif, di mana beberapa peserta dapat mengedit dokumen dalam waktu bersamaan, atau apakah setiap peserta menyimak dokumen dan memiliki hak tunggal mengedit durasi tinjau mereka sendiri?

Berikut ini adalah diagram yang mungkin membantu menjelaskan alternatif tersebut.

Seiring Anda melanjutkan membaca, ingatlah poin-poin ini:

• Tidak ada alur kerja yang dapat mulai pada item yang sedang di-check out.

• Tipe alur kerja Kumpulkan Umpan Balik mencakup opsi untuk membatalkan alur kerja segera jika ada perubahan yang dilakukan pada item yang sedang ditinjau.

• Anda dapat hanya menyisipkan perubahan dan komentar yang terlacak dalam item ketika dibuka dalam versi terinstal dari program tempat dulu item dibuat, bukan saat dibuka dalam versi aplikasi-web program tersebut.

Bagian di segmen ini

1. Memperbolehkan umpan balik hanya dalam formulir tugas

2. Memperbolehkan umpan balik dalam formulir tugas dan item (versi kolaboratif)

3. Memperbolehkan umpan balik dalam formulir tugas dan item (versi akses terpisah)

1. Memperbolehkan umpan balik hanya dalam formulir tugas

Pengaturan ini unggul karena paling sederhana secara mekanis. Peserta hanya mempunyai dua cara menyarankan perubahan, keduanya melibatkan formulir tugas:

• Mengirim komentar.

• Meminta agar perubahan dilakukan pada item ketika alur kerja masih berjalan.

Kekurangan utama, tentu saja, adalah peserta tidak dapat menunjukkan perubahan khusus langsung di item. Semakin banyak jumlah perubahan yang disarankan, semakin banyak peserta Anda yang kemungkinan ingin dapat bekerja langsung di item.

Catatan tentang memproteksi item dari perubahan    Cara paling sederhana untuk memastikan bahwa peserta tidak membuat perubahan apa pun dalam item itu sendiri adalah dengan memeriksa item selama durasi proses. Tapi seperti yang kami katakan hanya sedikit jalan kembali, alur kerja tidak bisa dimulai pada item apa pun yang saat ini di-check out.

Ada dua cara untuk mengatasinya:

• Anda bisa menunggu hingga alur kerja telah dimulai, lalu check out item selama durasi proses. (Jika alur kerja dimulai secara otomatis, pastikan Anda tercantum dalam bidang CC di halaman kedua formulir kaitan. Lalu, ketika Anda menerima pemberitahuan bahwa alur kerja telah dimulai pada item, periksa item tersebut.) Satu batasan metode ini adalah tidak ada alur kerja lain yang dapat memulai pada item yang sama saat Anda melakukan check out.

• Alternatifnya, Anda dapat membiarkan item di check in, tetapi pastikan peserta mengetahui bahwa penting bagi mereka untuk tidak check out item atau membuat perubahan di dalamnya. Ide bagus, tentu saja, untuk menyertakan tindakan ini di antara catatan yang Anda sertakan dalam pemberitahuan tugas. Jika peserta Anda adalah peserta baru untuk alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, mungkin akan menjadi ide bagus untuk memperjelas — dengan mengirim email terpisah sebelum alur kerja dimulai atau berbicara dengan peserta Anda secara pribadi.

Bagian atas segmen

2. Memperbolehkan umpan balik dalam formulir tugas dan item (versi kolaboratif)

Pengaturan ini mempertahankan item tersedia untuk semua peserta sepanjang waktu. Tidak ada seseorang yang harus menunggu orang lain untuk menyelesaikan tinjauan mereka sebelum mengawali miliknya sendiri. Fleksibilitas ini dimungkinkan dengan adanya kolaborasi fitur-fitur dalam produk SharePoint.

Pastikan saja peserta Anda tahu bahwa mereka harus melakukan hal berikut:

• Membiarkan item dicheck-in sementara mereka membuat perubahan.

• Membuka item dalam versi program terinstal tempat item dibuat, dan bukan dalam versi aplikasi web program tersebut.

• Mengaktifkan pelacakan perubahan sebelum mereka membuat perubahan apapun atau menyisipkan komentar.

• Menyimpan perubahan mereka ke server.

Ingat bahwa tipe alur kerja Kumpulkan Umpan Balik mencakup opsi untuk membatalkan alur kerja segera jika ada perubahan yang dilakukan pada item yang sedang ditinjau. Jika opsi tersebut dipilih, lalu ketika pertama kali seorang peserta menyimpan perubahan pada item — bahkan perubahan terlacak dan/atau komentar  — alur kerja akan segera membatalkannya.

Selain itu, jika Anda berharap untuk memperbolehkan perubahan dalam item itu sendiri, pastikan dalam pengaturan Pembuatan Versi untuk daftar atau pustaka, Perlu dokumen untuk dicheck out sebelum dapat diedit diatur ke Tidak.

Bagian atas segmen

3. Memperbolehkan umpan balik dalam formulir tugas dan item (versi akses terpisah)

Dengan susunan ini, hanya satu peserta yang diperbolehkan untuk check out item dan membuat perubahan pada satu waktu:

• Jika tugas di alur kerja ditetapkan satu persatu (dalam serial) ini mungkin tidak jadi masalah.

• Jika tugas yang ditetapkan semua bersamaan (secara paralel) peserta kadang mungkin harus menunggu untuk mengakses ke item saat peserta lain menyelesaikan pekerjaannya.

Karena alur kerja tidak dapat mulai pada item ketika item sedang dicheck out, Anda harus memastikan item dicheck in sebelum menjalankan alur kerja ini pada item.

Biarkan peserta Anda tahu bahwa mereka harusnya melakukan hal berikut:

• Check out item sebelum mereka membukanya.

• Membuka item dalam versi program terinstal tempat item dibuat, dan bukan dalam versi aplikasi web program tersebut.

• Mengaktifkan pelacakan perubahan sebelum mereka membuat perubahan apapun atau menyisipkan komentar.

• Menyimpan perubahan mereka ke server dan check in kembali item tersebut segera setelah mereka selesai mengerjakannya.

Sekali lagi, ingat bahwa tipe alur kerja Kumpulkan Umpan Balik mencakup opsi untuk membatalkan alur kerja segera jika ada perubahan yang dilakukan pada item yang sedang ditinjau. Jika opsi tersebut dipilih, lalu ketika pertama kali seorang peserta menyimpan perubahan pada item — bahkan perubahan terlacak dan/atau komentar  — alur kerja akan segera membatalkannya.

Lalu apa lagi?

Jika Anda siap untuk merencanakan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik baru, berpindahlah pada segmen RENCANAKAN dari artikel ini.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Merencanakan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik baru

Dalam segmen ini, kita mengidentifikasi keputusan yang perlu Anda buat dan informasi yang perlu Anda kumpulkan sebelum Anda menambahkan versi alur kerja Kumpulkan Umpan Balik.

Jika Anda sudah terbiasa dengan cara menambahkan tipe alur kerja ini dan hanya membutuhkan pengingat tentang langkah khusus, Anda dapat langsung menuju segmen TAMBAHKAN yang sesuai (Daftar/pustaka atau Kumpulan situs) dari artikel ini.

Bagian di segmen ini

1. Templat dan versi

2. Pengantar formulir kaitan

3. Dua belas pertanyaan untuk dijawab

1. Templat dan versi

Alur kerja yang disertakan dengan fungsi produk SharePoint sebagai templat master yang menjadi dasar alur kerja individual spesifik yang Anda tambahkan ke daftar, pustaka, dan koleksi situs.

Contohnya, setiap kali Anda menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, Anda sebenarnya sedang menambahkan sebuah versi templat umum alur kerja Kumpulkan Umpan Balik. Anda memberi nama dan pengaturan sendiri pada setiap versi, yang Anda tentukan dalam formulir kaitan ketika Anda menambahkan versi tertentu. Dengan demikian, Anda dapat menambahkan beberapa alur kerja, semua versi berdasar pada templat master alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, tapi setiap versi dinamakan dan disesuaikan untuk cara khusus yang Anda akan gunakan.

Dalam ilustrasi ini, tiga alur kerja berdasar pada templat alur kerja Persetujuan telah di tambahkan — satu untuk semua tipe konten dalam pustaka tunggal, satu untuk tipe konten tunggal dalam pustaka tunggal, dan satu untuk tipe konten tunggal dalam semua kumpulan situs.

Bagian atas segmen

2. Pengantar formulir kaitan

Kapan pun Anda menambahkan versi alur kerja baru berdasar pada satu templat alur kerja yang disertakan, Anda mengisi formulir kaitan untuk menentukan cara Anda menginginkan versi baru Anda bekerja.

Dalam bagian berikut ini, Anda akan menemukan daftar pertanyaan yang akan menyiapkan Anda untuk menyelesaikan formulir kaitan. Pertama, luangkan waktu untuk melihat formulir dan bidangnya.

Halaman pertama formulir kaitan

Halaman kedua formulir kaitan

Bagian atas segmen

3. Dua belas pertanyaan untuk dijawab

Segera setelah Anda mempunyai jawaban dari semua pertanyaan dalam bagian ini, Anda siap untuk menambahkan alur kerja Anda.

1. Apakah ini tipe alur kerja yang tepat?

2. Satu daftar atau pustaka, atau seluruh kumpulan situs? (dan) Satu tipe konten, atau semua tipe konten?

3. Apa nama yang bagus?

4. Daftar tugas atau daftar riwayat: Sudah ada atau baru?

5. Bagaimana (dan oleh siapa) alur kerja ini dimulai?

6. Apakah tipe konten yang mewarisi juga mendapatkan alur kerja ini?

7. Peserta: Orang yang mana, dengan urutan yang mana?

8. Apa informasi tambahan yang peserta butuhkan?

9. Umpan Balik dalam formulir tugas saja, atau juga di dalam item?

10. Kapan jatuh tempo tugas?

11. Kapan alur kerja ini berakhir?

12. Siapa yang perlu diberi tahu?

01. Apakah ini tipe alur kerja yang tepat?

Artikel ini menyangkut templat alur kerja yang muncul di menu sebagai Kumpulkan Umpan Balik – SharePoint 2010. Jika Anda tidak yakin bahwa tipe alur kerja ini adalah pilihan terbaik untuk Anda, rujuk ulang ke segmen PELAJARI dari artikel ini. Untuk informasi lebih lanjut tentang templat alur kerja lain yang tersedia, lihat artikel, Tentang alur kerja yang disertakan dengan SharePoint, dalam bagian Lihat Juga.

Bagian atas segmen

02. Satu daftar atau pustaka, atau seluruh kumpulan situs? (dan) Satu tipe konten, atau semua tipe konten?

Anda dapat membuat versi baru Anda dari alur kerja Kumpulkan Umpan Balik yang tersedia dalam satu daftar atau pustaka, atau Anda dapat membuatnya tersedia di seluruh kumpulan situs.

• Jika Anda menambahkan alur kerja untuk daftar atau pustaka tunggal, Anda dapat menyetelnya untuk berjalan pada semua tipe konten atau pada tipe konten tunggal saja.

• Meskipun demikian, jika Anda menambahkan alur kerja untuk seluruh kumpulan situs, Anda harus menyetelnya untuk berjalan pada tipe konten situs tunggal saja.

Apa itu tipe konten?

Setiap dokumen atau item lain yang disimpan di daftar atau pustaka SharePoint milik salah satu tipe konten. Tipe konten dapat sesederhana dan seumum Dokumen atau Lembar Bentang Excel, atau sama khususnya seperti Kontrak Hukum atau Spesifikasi Desain Produk. Beberapa tipe konten tersedia dalam produk SharePoint secara default, tetapi Anda dapat mengkostumasi ini dan menambahkan hal lain yang Anda buat sendiri.

Bagian atas segmen

03. Apa nama yang bagus?

Beri versi alur kerja Anda sebuah nama yang:

• Menunjukkan fungsinya secara jelas.

• Membedakan dari alur kerja lain secara jelas.

Contoh

Bayangkan jika Anda adalah anggota dari grup editor. Grup Anda ingin menggunakan dua alur kerja Kumpulkan Umpan Balik yang berbeda:

• Anda akan menjalankan alur kerja pertama pada setiap dokumen yang dikirim oleh anggota dari grup Anda sendiri. Alur kerja ini mengumpulkan umpan balik hanya darimanajer grup Anda.

• Anda akan menjalankan alur kerja kedua pada setiap dokumen yang dikirim oleh orang di luar grup Anda. Alur kerja ini mengumpulkan umpan balik darisetiap anggota grup Anda.

Anda mungkin memberi nama pada alur kerja pertama Umpan Balik Pengiriman Dalam dan yang kedua Umpan Balik Pengiriman Luar.

Bagian atas segmen

04. Daftar tugas atau daftar riwayat: Sudah ada atau baru?

Anda dapat membuat alur kerja Anda menggunakan daftar Tugas dan daftar Riwayat default situs, menggunakan daftar lain yang ada, atau meminta daftar baru hanya untuk alur kerja ini.

• Jika situs Anda akan mempunyai alur kerja yang banyak, atau jika beberapa alur kerja akan melibatkan tugas yang banyak, pertimbangkan meminta daftar baru untuk setiap alur kerja. (Mengelola daftar yang sangat panjang adalah satu hal yang dapat memperlambat kinerja. Akan lebih cepat dan lebih mudah memelihara sistem dengan beberapa dafar yang lebih pendek daripada satu daftar yang sangat panjang.)

• Jika tugas dan riwayat untuk alur kerja ini akan berisi data yang sensitif atau rahasia yang ingin Anda simpan secara terpisah dari daftar yang umum, maka Anda harus menunjukkan bahwa Anda menginginkan daftar baru yang terpisah untuk alur kerja ini. (Setelah Anda menambahkan alur kerja, pastikan izin yang tepat diatur untuk daftar baru.)

Bagian atas segmen

05. Bagaimana (dan oleh siapa) alur kerja ini dimulai?

Alur kerja dapat disetel untuk memulai secara manual saja, otomatis saja, atau keduanya:

• Saat Anda secara manual memulai alur kerja Kumpulkan Umpan Balik pada dokumen atau item khusus, formulir lain, yaitu formulir inisiasi, disajikan. Formulir inisisasi berisi sebagian besar pengaturan dari halaman kedua formulir kaitan. Dengan demikian jika orang yang memulai alur kerja ingin mengubah setiap pengaturannya (untuk contoh saat ini saja), mereka dapat melakukannya sebelum mengklik Mulai.

• Dengan mulai otomatis, tentu saja, tidak ada kesempatan untuk menyajikan formulir inisiasi, jadi pengaturan default yang ditetapkan dalam formulir kaitan digunakan tanpa perubahan apapun.

Ilustrasi berikut ini memperlihatkan perbedaan antara mulai manual dan mulai otomatis.

Any changes that you make in the initiation form are applied only during the current instance of the workflow. To change the permanent, default settings of the workflow, you edit the original association form, as explained in the CHANGE segment of this article.

Mulai manual

Jika Anda memperbolehkan mulai otomatis, setiap orang yang mempunyai izin yang diperlukan dapat memulai alur kerja pada item mana pun yang layak kapan saja.

Keunggulan mulai manual adalah Anda dan kolega dapat menjalankan alur kerja hanya ketika dan jika Anda memilihnya, dan setiap kali Anda menjalankan itu Anda akan mempunyai kesempatan untuk mengubah beberapa pengaturan dengan menggunakan formulir inisiasi.

Contoh sederhana    Jika Anda ingin menjalankan alur kerja Anda saja pada item yang ditulis oleh penulis dari luar tim, lalu memulainya hanya secara manual akan mencegah berjalan otomatis pada item yang ditulis oleh Anda dan rekan tim Anda. (Solusi alternatifnya: Pertahankan satu daftar atau pustaka untuk item dari penulis pada tim Anda, dan pisahkan daftar atau pustaka untuk item dari semua penulis lain. Dengan demikian, Anda dapat menjalankan alur kerja secara otomatis, tetapi hanya di daftar penulis luar.)

Kelemahan utama mulai manual adalah seseorang harus mengingat untuk menjalankan alur kerja kapan pun perlu dilakukan.

Mulai otomatis

Anda dapat menyetel alur kerja untuk mulai secara otomatis dengan salah satu atau setiap kejadian berikut ini:

• Item baru dibuat atau diunggah ke daftar atau pustaka.

• Item yang sudah tersimpan dalam daftar atau pustaka diubah.

Keuntungan mulai otomatis adalah tidak seorang pun harus mengingat untuk memulai alur kerja. Alur kerja berjalan setiap kali kejadian pemicu terjadi.

Contoh sederhana    Bayangkan akuntan organisasi Anda perlu meninjau setiap anggaran yang diunggah atau dibuat di pustaka Anggaran Anda. Anda dapat menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik ke pustaka tersebut, dan menentukan akuntan Anda sebagai peserta satu-satunya. Anda dapat menyetel alur kerja untuk mulai secara otomatis setiap kali item baru ditambahkan ke ("dibuat dalam") daftar. Dengan demikian, akuntan Anda akan selalu mendapatkan informasi terbaru.

Dua kelemahan mulai otomatis:

• Anda tidak dapat menghentikan alur kerja yang berjalan saat terjadi kejadian pemicu.

• Anda tidak dapat mengubah pengaturan apa pun pada permulaan contoh individual.

Bagian atas segmen

06. Apakah tipe konten yang mewarisi juga mendapatkan alur kerja ini?

Ketika Anda menambahkan alur kerja ke tipe konten untuk seluruh kumpulan situs, Anda diberi opsi untuk juga menambahkan alur kerja ke seluruh tipe konten lain di kumpulan situs yang mewarisi dari tipe konten yang Anda tambahkan ke alur kerja. (Jika Anda menambahkan alur kerja untuk daftar atau pustaka tunggal, opsi ini tidak akan terlihat dalam formulir kaitan.)

Catatan

• Operasi yang mencapai semua penambahan lain dapat menghabiskan waktu lama untuk menyelesaikan.

• Jika pewarisan sudah diputus untuk situs atau subsitus tempat Anda ingin alur kerja ini ditambahkan agar tidak mewarisi tipe konten, lalu pastikan Anda menjadi anggota grup Pemilik dalam setiap situs atau subsitus sebelum Anda menjalankan operasi ini.

Bagian atas segmen

07. Peserta: Orang yang mana, dengan urutan yang mana?

Anda akan perlu memasukkan nama atau alamat email untuk setiap orang yang akan diberi tugas tinjauan.

Satu tahap atau beberapa tahap? Anda dapat memilih untuk memiliki hanya satu tahap tugas tinjauan, atau memiliki beberapa tahap. Jika Anda mempunyai lebih dari satu tahap, tahapan tersebut akan dijalankan satu demi satu.

Tinjauan paralel atau tinjauan serial? Untuk peserta di tahapan manapun, Anda dapat memilih untuk menetapkan tugas tinjauan semua pada waktu yang sama (secara paralel) atau menetapkan tugas tinjauan satu demi satu (dalam serial) dalam urutan yang Anda tunjukkan. Opsi serial dapat berguna jika, sebagai contoh, Anda menyetel alur kerja untuk berakhir setelah penolakan pertama  — atau jika Anda ingin peserta lebih jauh bisa melihat komentar dari peserta lama sebagai bagian dari konteks tinjauan mereka.

Contoh

Skenario sederhana ini mengilustrasikan beberapa manfaat beberapa tahapan dan tinjauan serial:

Bayangkan Frank sedang menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik. Dia ingin rekan kerjanya Anna dan Sean meninjau setiap item terlebih dulu, sebelum ia sendiri meninjaunya. Dengan demikian ia dapat melihat komentar mereka sebelum ia mulai meninjau. Frank dapat menyetel ini dalam dua cara:

• Dengan menggunakan tinjauan serial    Frank menyetel tahapan-tunggal tinjauan seial di mana Anna dan Sean adalah dua peserta pertama dan ia sebagai peserta ketiga.
  Dalam pengaturan ini, Anna harus mengirimkan umpan baliknya sebelum tugas Sean ditetapkan; dan kemudian Sean harus mengirimkan umpan baliknya sebelum tugas Frank ditetapkan.
  Berikut cara Frank menyiapkan tinjauan serial tahap tunggalnya.
  

• Dengan menggunakan dua tahapan    Jika Frank ingin Anna dan Sean diberi tugas tinjauan di waktu yang sama, jadi Sean tidak harus menunggu Anna selesai sebelum Sean dapat memulai, Frank dapat menyetel dua tahapan dalam alur kerja: yang pertama tahap paralel untuk tinjauan Anna dan Sean, dan yang kedua berupa tahap terpisah untuk tinjauannya sendiri. Jika tahap pertama tidak selesai, tahapan kedua tidak akan dimulai.
  Berikut cara Frank menyiapkan tinjauan paralel dua tahapnya.
  

Berikut diagram dari kedua solusi.

Peserta luar    Ada proses khusus untuk menyertakan peserta yang bukan anggota dari organisasi SharePoint Anda. Dalam proses ini, anggota situs bertindak sebagai proksi untuk peserta luar.

Berikut ini diagram proses tersebut:

Assign one task to each whole group, or one to each group member?    If you include a group address or distribution list among your workflow participants, you can have the workflow assign one task to each member of the group, or assign only one task to the entire group (but still send a notification of that single task to each member). When only one task is assigned to the whole group, then any member of the group can claim and complete that single task. (You’ll find instructions for claiming a group task in the COMPLETE segment of this article.)

Bagian atas segmen

08. Apa informasi tambahan yang peserta butuhkan?

Ada bidang teks dalam formulir kaitan di mana Anda dapat menyediakan petunjuk, detail tentang persyaratan, sumber daya dan sebagainya.

Pertanyaan yang mungkin Anda ajukan di bidang teks ini:

• Jika peserta mempunyai kesulitan atau pertanyaan, siapa yang harus mereka hubungi?

• Dapatkah peninjau mengirimkan umpan balik hanya dalam formulir tugas, atau dapat juga menyisipkan perubahan terlacak dan komentar dalam item di dalamnya?

• Jika peninjau dapat menyisipkan perubahan dan komentar terlacak dalam item itu sendiri, haruskah mereka check out item tersebut sebelum membuat perubahan, atau haruskah mereka membiarkannya dicheck in agar beberapa peninjau dapat bekerja secara bersamaan?

• Jika alur kerja Anda akan menetapkan hanya tugas tunggal ke setiap grup atau daftar distribusi, sebutkan di sini bahwa anggota tunggal dari setiap grup harus mengklaim tugas sebelum menyelesaikannya. Dengan demikian, anggota lain dari grup tidak akan membuang waktu dengan memulai tugas yang sama. (Anda akan menemukan petunjuk untuk mengklaim tugas grup dalam segmen SELESAIKAN di artikel ini.)

Bagian atas segmen

09. Umpan Balik dalam formulir tugas saja, atau juga di dalam item?

Ada beberapa pertimbangan terkait pertanyaan penting ini. Jika Anda belum melakukannya, buka dan baca segmen PERBOLEHKAN di artikel ini untuk informasi selengkapnya.

Bagian atas segmen

10. Kapan jatuh tempo tugas?

Anda dapat menunjukkan kapan tugas alur kerja tersebut jatuh tempo melalui dua cara:

Menurut tanggal kalender    Anda dapat menentukan tanggal kalender tunggal di mana semua tugas jatuh tempo.

• If you set up your workflow to start automatically, you usually shouldn’t use this option. This is because the date value that you specify won’t automatically adjust itself in relation to the current date each time the workflow starts automatically.

Menurut durasi tugas    Anda dapat menentukan berapa hari, minggu atau bulan yang Anda perbolehkan untuk menyelesaikan setiap tugas, dimulai ketika tugas tersebut ditetapkan.

• Tanggal jatuh tempo kalender menimpa durasi tugas yang ditentukan. Yaitu: Jika hari ini adalah tanggal 10 Juni, dan hari ini saya menetapkan tugas yang mempunyai durasi tiga-hari, tetapi yang juga mempunyai tanggal jatuh tempo 11 Juni, maka tugas akan jatuh tempo pada tanggal 11 Juni (tanggal jatuh tempo kalender) dan bukan pada tanggal 13 Juni (hari terakhir dari durasi tiga hari).

Bagian atas segmen

11. Kapan alur kerja ini berakhir?

Untuk menghindari membuang waktu pada tinjauan yang tidak diperlukan, Anda dapat memilih untuk segera membatalkan alur kerja jika perubahan dilakukan pada item.

Jika Anda memilih opsi ini, maka peserta dapat memberikan umpan balik hanya di formulir tugas mereka. Artinya, mereka tidak dapat menyisipkan perubahan dan komentar terlacak dalam item itu sendiri, karena akan mengubah item, yang pada gilirannya akan membatalkan alur kerja. Jika Anda memilih opsi ini, pastikan untuk menyertakan catatan dalam bidang Permintaan, yang meminta peserta tidakmembuat perubahan apa pun secara langsung dalam item untuk ditinjau.

Bagian atas segmen

12. Siapa yang perlu diberi tahu?

Di bidang CC, pada halaman kedua dari formulir terkait, Anda dapat memasukkan nama atau alamat untuk siapa saja yang harus diberitahu setiap kali alur kerja ini mulai atau berakhir.

• Memasukkan nama di sini tidak mengakibatkan penetapan tugas dari tugas alur kerja ke orang tersebut.

• Ketika alur kerja mulai secara manual, orang yang memulai menerima peringatan mulai dan berakhir tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

• Ketika alur kerja mulai secara otomatis, orang yang pertama menambahkannya menerima pemberitahuan mulai dan berakhir tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

Lalu apa lagi?

Jika Anda siap menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik baru ke daftar, pustaka atau kumpulan situs Anda, masuk ke segmen TAMBAHKAN yang sesuai (Daftar/Pustaka atau Kumpulan Situs) di artikel ini.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Menambahkan alur
kerja Kumpulkan Umpan Balik (hanya untuk satu daftar atau pustaka)

Jika Anda belum akrab dengan menambahkan alur kerja, Anda mungkin akan berguna untuk meninjau segmen PELAJARI, PERBOLEHKAN, dan RENCANAKAN sebelumnya di artikel ini sebelum melanjutkan dengan langkah-langkah di segmen ini.

Bagian di segmen ini

1. Sebelum Anda mulai

2. Menambahkan alur kerja

1. Sebelum Anda mulai

Dua hal perlu dipastikan sebelum Anda menambahkan alur kerja:

Email    Agar alur kerja dapat mengirim email pemberitahuan dan pengingat, email harus diaktifkan untuk situs SharePoint Anda. Jika Anda tidak yakin apakah ini sudah dilakukan, tanyakan pada administrator SharePoint Anda.

Izin    Pengaturan default mengharuskan Anda memiliki izin Kelola Daftar agar dapat menambahkan alur kerja untuk daftar, pustaka, atau kumpulan situs. (Grup Pemilik memiliki izin Kelola Daftar secara default; Grup Anggota dan grup Pengunjung tidak. Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat segmen PELAJARI di artikel ini.)

Bagian atas segmen

2. Menambahkan alur kerja

Ikuti langkah-langkah ini:

1. Buka daftar atau pustaka yang ingin Anda tambahi alur kerja.

2. Pada pita, klik tab Daftar atau Pustaka.

   Catatan: Nama tab dapat bervariasi dengan tipe daftar atau pustaka. Sebagai contoh, dalam daftar kalender, tab ini dinamai Kalender.

3. Di grup Pengaturan, klik Pengaturan Alur Kerja.

4. Pada halaman Pengaturan Alur Kerja, tentukan tipe konten tunggal untuk menjalankan alur kerjaatau Semua (untuk semua tipe konten), lalu klik Tambahkan alur kerja.
   

5. Selesaikan halaman pertama formulir kaitan.
   (Instruksi mengikuti ilustrasi.)

1. Jika semua pengaturan dalam formulir ini sesuai keinginan Anda, klik Berikutnya.

2. Selesaikan halaman kedua formulir kaitan.
   (Instruksi mengikuti ilustrasi.)

   Catatan: Produk SharePoint memberi Anda beberapa opsi pertama di halaman kedua formulir kaitan ini — nomor satu hingga tujuh dalam ilustrasi berikut, dari Tetapkan ke hingga CC — setiap kali Anda memulai alur kerja secara manual, sehingga Anda dapat membuat perubahan pada opsi ini untuk satu contoh saja.

1. Jika semua pengaturan di halaman ini sesuai keinginan Anda, klik Simpan untuk membuat alur kerja.

Produk SharePoint membuat versi alur kerja baru Anda sendiri.

Lalu apa lagi?

Jika sudah siap, buka segmen MULAI di artikel ini dan mulai contoh pertama untuk menguji alur kerja baru Anda.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Menambahkan alur
kerja Kumpulkan Umpan Balik (untuk seluruh kumpulan situs)

Jika Anda belum akrab dengan menambahkan alur kerja, Anda mungkin akan berguna untuk meninjau segmen PELAJARI, PERBOLEHKAN, dan RENCANAKAN sebelumnya di artikel ini sebelum melanjutkan dengan langkah-langkah di segmen ini.

Bagian di segmen ini

1. Sebelum Anda mulai

2. Menambahkan alur kerja

1. Sebelum Anda mulai

Dua hal perlu dipastikan sebelum Anda menambahkan alur kerja:

Email Agar alur kerja dapat mengirim email pemberitahuan dan pengingat, email harus diaktifkan untuk situs Anda. Jika Anda tidak yakin apakah ini sudah dilakukan, tanyakan pada administrator SharePoint Anda.

Izin    Pengaturan default SharePoint mengharuskan Anda memiliki izin Kelola Daftar agar dapat menambahkan alur kerja untuk daftar, pustaka, atau kumpulan situs. (Grup Pemilik memiliki izin Kelola Daftar secara default; Grup Anggota dan grup Pengunjung tidak. Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat segmen PELAJARI di artikel ini.)

Bagian atas segmen

2. Menambahkan alur kerja

Ikuti langkah-langkah ini:

1. Buka halaman beranda untuk kumpulan situs (bukan halaman beranda untuk situs atau subsitus dalam kumpulan).

2. Klik ikon Pengaturan lalu klik Pengaturan Situs.

3. Pada halaman Pengaturan Situs, di bawah Galeri Desainer Web, klik Tipe konten situs.

4. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik nama tipe konten situs yang ingin Anda tambahi alur kerja.

   Catatan:  Alur kerja yang ditambahkan ke keseluruhan kumpulan situs harus ditambahkan untuk item dari tipe konten tunggal saja.

   

   1. On the page for the selected content type, under Settings, click Workflow Settings.
      

   2. Pada halaman Pengaturan Alur Kerja, klik link Tambahkan alur kerja.
      

   3. Selesaikan halaman pertama formulir kaitan.
      (Instruksi mengikuti ilustrasi.)

1. Jika semua pengaturan dalam halaman ini sesuai keinginan Anda, klik Berikutnya.

2. Selesaikan halaman kedua formulir kaitan.
   (Instruksi mengikuti ilustrasi.)

   Catatan: Produk SharePoint memberi Anda beberapa opsi pertama di halaman kedua formulir kaitan ini — nomor satu hingga tujuh dalam ilustrasi berikut, dari Peninjau hingga CC — setiap kali Anda memulai alur kerja secara manual agar Anda dapat membuat perubahan pada opsi ini untuk satu contoh saja.

1. Jika semua pengaturan di halaman ini sesuai keinginan Anda, klik Simpan untuk membuat alur kerja.

Produk SharePoint membuat versi alur kerja baru Anda sendiri.

Lalu apa lagi?

Jika sudah siap, buka segmen MULAI di artikel ini dan mulai contoh pertama untuk menguji alur kerja baru Anda.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Mulai alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Alur kerja dapat disetel untuk memulai secara manual saja, otomatis saja, atau keduanya:

• Secara manual setiap saat, oleh siapa pun yang memiliki izin yang diperlukan.

• Secara otomatis saat kejadian pemicu tertentu terjadi — yaitu, saat item ditambahkan ke daftar atau pustaka dan/atau saat item yang sudah ada dalam daftar diubah bagaimanapun caranya.
  (Kejadian pemicu atau kejadian ditentukan di halaman pertama formulir kaitan, selama penamaan dan konfigurasi asli alur kerja. Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen RENCANAKAN di artikel ini.)

Bagian di segmen ini

1. Memulai alur kerja secara otomatis

2. Memulai alur kerja secara manual

3. Memulai secara manual dari daftar atau pustaka

4. Memulai secara manual dari dalam program Microsoft Office

1. Memulai alur kerja secara otomatis

Jika alur kerja dikonfigurasi untuk mulai otomatis, maka setiap kali kejadian pemicu terjadi, alur kerja berjalan pada item yang memicunya.

Saat dimulai, alur kerja menetapkan tugas pertama dan mengirim pemberitahuan tugas ke setiap penerima tugas. Sementara itu, alur kerja juga mengirim pemberitahuan mulai (berbeda dari pemberitahuan tugas) ke orang yang pertama menambahkan alur kerja dan ke semua orang yang dicantumkan dalam bidang CC pada halaman kedua formulir kaitan.

Bagian atas segmen

2. Memulai alur kerja secara manual

Catatan tentang izin    Sebenarnya, Anda harus memiliki izin Edit Item untuk memulai alur kerja. (Secara default, grup Anggota dan grup Pemilik memiliki izin ini, tetapi grup Pengunjung tidak. Meskipun demikian, Pemilik dapat menentukan per alur kerja untuk memerlukan izin Kelola Daftar bagi orang yang memulai alur kerja. Dengan memilih opsi ini, Pemilik dapat menentukan bahwa hanya mereka dan Pemilik lain yang dapat memulai alur kerja tertentu. Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen PELAJARI di artikel ini.)

Dua tempat untuk memulai

Anda dapat memulai alur kerja secara manual dari dua tempat:

• Dari daftar atau pustaka tempat item disimpan

• Dari dalam item itu sendiri, dibuka di program Microsoft Office tempat item dibuat. (Perhatikan bahwa program ini harus terinstal penuh, bukan versi aplikasi web.)

Dua bagian lain dalam segmen ini menyediakan instruksi untuk kedua metode.

Bagian atas segmen

3. Memulai secara manual dari daftar atau pustaka

1. Buka daftar atau pustaka di mana item tempat menjalankan alur kerja disimpan.

2. Klik ikon di depan nama item untuk memilih item lalu, pada tab File di pita, dalam grup Alur Kerja, klik Alur Kerja.

3. Pada Alur Kerja: halaman Nama Item, di bawah Mulai Alur Kerja Baru, masukkan alur kerja yang ingin Anda jalankan.
   

4. Dalam formulir inisiasi, buat perubahan yang ingin Anda terapkan ke contoh spesifik alur kerja ini.

   Catatan: Perubahan yang dibuat di sini, dalam formulir inisiasi, digunakan hanya selama contoh alur kerja saat ini. If you want to make any changes that will apply each time the workflow runs, or if you want to change workflow settings that don’t appear in this form, see the CHANGE segment of this article.

1. Saat semua pengaturan dalam formulir inisiasi sesuai keinginan Anda, klik Mulai untuk memulai alur kerja.

Alur kerja menetapkan tugas pertama, dan sementara itu mengirim pemberitahuan mulai kepada Anda dan setiap orang yang tercantum dalam bidang CC formulir inisiasi.

Bagian atas segmen

4. Memulai secara manual dari dalam program Microsoft Office

1. Buka item dalam program Office yang diinstal pada komputer Anda.

2. Di item yang dibuka, klik tab File, klik Simpan & Kirim, lalu klik alur kerja yang ingin Anda jalankan pada item.

3. Jika Anda melihat pesan berikut, yang memberitahu Anda bahwa alur kerja memerlukan file dicheck in, klik tombol Check In.

4. Klik tombol besar Mulai Alur Kerja.

5. Pada halaman Ubah Alur Kerja, di formulir inisiasi, buat perubahan yang ingin Anda terapkan ke contoh spesifik alur kerja.

   Catatan: Changes made here, in the initiation form, are used only during the current instance of the workflow. If you want to make any changes that will apply each time the workflow runs, or if you want to change workflow settings that don’t appear in this form, see the CHANGE segment of this article.

   

1. Saat semua pengaturan dalam formulir inisiasi sesuai keinginan Anda, klik Mulai untuk memulai alur kerja.

Alur kerja menetapkan tugas pertama, dan sementara itu mengirim pemberitahuan mulai kepada Anda dan setiap orang yang tercantum dalam bidang CC formulir inisiasi.

Lalu apa lagi?

• Jika ini pertama kalinya alur kerja ini dijalankan, akanlah peserta lain memerlukan informasi dan bantuan guna menyelesaikan tugas yang ditetapkan? (Segmen SELESAIKAN di artikel ini mungkin berguna bagi mereka.)

• Ide yang bagus juga untuk memeriksa apakah peserta menerima pemberitahuan email, dan terutama bahwa pemberitahuan tidak salah ditangani oleh filter email sampah mereka.

• Dan tentu saja, Anda mungkin memiliki satu atau beberapa tugas alur kerja untuk diselesaikan sendiri. Buka segmen SELESAIKAN di artikel ini untuk detailnya.

• Sementara itu, untuk mencari tahu cara melacak kemajuan contoh saat ini dari alur kerja, buka segmen PANTAU di artikel ini.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Selesaikan tugas alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Jika ini pertama kalinya Anda diberi tugas di alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, ada baiknya Anda meninjau segmen artikel ini secara lengkap sebelum Anda menyelesaikan tugas Anda. Dengan demikian, Anda akan mengenali semua opsi yang tersedia bagi Anda.

Pertama, pastikan Anda mendapatkan artikel yang benar

Tipe alur kerja yang berbeda memerlukan tindakan tugas yang berbeda.

Jadi sebelum Anda mulai, pastikan tugas yang telah ditetapkan untuk Anda adalah tugas alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, dan bukan tugas untuk tipe alur kerja lain.

Cari teks Silakan tinjau di salah satu lokasi berikut ini:

• Di baris Subjek pemberitahuan
  tugas

• Pada bilah pesan dalam item yang akan ditinjau
  

• Dalam judul tugas di halaman
  Status Alur Kerja

Jika Anda tidak melihat teks Silakan tinjau di lokasi-lokasi tersebut, periksa dengan orang yang memulai atau pertama menambahkan alur kerja untuk mencari tahu templat alur kerja yang menjadi basisnya — atau apakah itu alur kerja kustom. Anda akan menemukan link tentang artikel tentang cara menggunakan tipe alur kerja lain yang disertakan dengan produk SharePoint dalam bagian Lihat Juga di artikel ini.

Jika tugas Anda adalah tugas Kumpulkan Umpan Balik, lanjutkan membaca!

Bagian di segmen ini

1. Gambaran umum proses

2. Masuk ke item dan formulir tugas dari pesan pemberitahuan tugas

3. Masuk ke item dan formulir tugas dari daftar atau pustaka

4. Meninjau item

5. Menyelesaikan dan mengirimkan formulir tugas

6. Pemberitahuan jatuh tempo

7. Mengklaim tugas grup sebelum Anda menyelesaikannya (opsional)

8. Meminta perubahan pada item (opsional)

9. Menetapkan ulang tugas Anda ke orang lain (opsional)

10. Menyelesaikan tugas atas nama peserta dari luar (opsional)

1. Gambaran umum proses

Saat Anda diberi tugas dalam alur kerja, Anda biasanya mengetahui tentang tugas melalui salah satu dari tiga cara:

• Anda menerima pemberitahuan tugas email.

• Anda membuka dokumen Microsoft Office dan melihat bilah pesan yang memberi tahu Anda bahwa Anda telah diberi tugas terkait.

• Anda memeriksa situs SharePoint dan mendapati bahwa satu atau beberapa tugas saat ini ditetapkan untuk Anda.

Saat Anda mengetahui bahwa ada tugas Kumpulkan Umpan Balik yang ditetapkan untuk Anda, Anda biasanya melakukan dua hal:

• Meninjau item    Anda membuka dan meninjau item.

• Menyelesaikan tugas    Anda menggunakan formulir tugas untuk mengirimkan hasil tinjauan Anda.

Oleh karena itu, ketiga item berikut ini sering dilibatkan dalam penyelesaian tugas:

• Pesan pemberitahuan (yang Anda terima sebagai email)

• Item yang dikirim untuk tinjauan Anda (yang Anda buka dan tinjau)

• Formulir tugas (yang Anda buka, selesaikan, dan kirimkan)

Seperti inilah tampilan ketiga item tersebut.

Bagian atas segmen

2. Masuk ke item dan formulir tugas dari pesan pemberitahuan tugas

Ikuti langkah-langkah ini:

1. Di pesan pemberitahuan tugas, di instruksi Untuk menyelesaikan tugas ini, klik link ke item.

2. Di item yang terbuka, klik tombol Buka tugas ini di bilah pesan.

Bagian atas segmen

3. Masuk ke item dan formulir tugas dari daftar atau pustaka

Ikuti langkah-langkah ini:

1. Dalam daftar atau pustaka di mana item yang akan ditinjau disimpan, klik link Sedang Berlangsung yang terkait dengan item dan alur kerja.

2. Pada halaman Status Alur Kerja, klik judul tugas Anda.

3. Dalam formulir tugas, di bilah pesan Tugas alur kerja ini berlaku ke, klik link ke item.

Bagian atas segmen

4. Meninjau item

Dalam contoh ini, itemnya adalah dokumen Microsoft Word.

Perhatikan dua bilah pesan kuning di bagian atas dokumen:

Server Baca--   Hanya Dokumen ini yang terbuka dalam mode baca-saja — yaitu, Anda bisa membaca dokumen, tapi Anda tidak bisa membuat perubahan apa pun di dalamnya.

Orang yang menjalankan alur kerja memiliki pilihan untuk memperbolehkan umpan balik hanya di formulir tugas, atau juga memperbolehkan perubahan terlacak dan komentar dalam item itu sendiri. Jika Anda tidak yakin apakah Anda harus bekerja dalam item itu sendiri, tanyakan pada orang yang memulai alur kerja, atau orang yang pertama kali menambahkannya. Jika Anda diminta menyisipkan perubahan terlacak dan komentar, klik tombol Edit Dokumen.

Beberapa hal yang perlu dipastikan:

• Pastikan bahwa Anda mengetahui apakah Anda diminta check out dokumen sebelum menyisipkan perubahan terlacak dan dokumen, atau apakah Anda diminta membiarkan check in agar beberapa peninjau dapat mengerjakannya bersamaan.

• Pastikan bahwa Anda mengaktifkan pelacakan perubahan sebelum Anda menyisipkan perubahan atau komentar. Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen PERBOLEHKAN di artikel ini.

• Pastikan Anda menyimpan perubahan ke server saat Anda selesai mengerjakannya dalam item. Jika Anda check out item, maka check in item kembali.

Alur kerja    Tugas Bila Anda sudah siap untuk menyelesaikan dan mengirimkan formulir tugas, klik tombol Buka tugas ini .

Bagian atas segmen

5. Menyelesaikan dan mengirimkan formulir tugas

Formulir tugas untuk alur kerja Kumpulkan Umpan Balik terlihat seperti ini.

Perhatikan bahwa dua kontrol pertama (Hapus Item dan Tugas alur kerja ini berlaku untuk Judul Item) tidak muncul dalam formulir tugas ketika dibuka dari dalam item untuk ditinjau.

Bagian atas segmen

6. Pemberitahuan jatuh tempo

Jika tugas atau keseluruhan contoh alur kerja telah jatuh tempo penyelesaian, pemberitahuan dikirim secara otomatis ke:

• Orang yang diberi tugas.

• Orang yang memulai alur kerja (atau, jika dimulai otomatis, ke orang yang pertama kali menambahkan alur kerja).

Bagian atas segmen

7. Mengklaim tugas grup sebelum Anda menyelesaikannya (opsional)

Jika hanya tugas tunggal ditetapkan ke keseluruhan gurp yang Anda ikuti, maka setiap anggota grup dapat mengklain dan menyelesaikan tugas tunggal atas nama keseluruhan grup.

Klaim tugas sebelum Anda meninjau item. Setelah Anda mengklaim tugas, maka tugas ditetapkan untuk Anda, dan tidak ada anggota lain di grup yang dapat menyelesaikannya. (Dengan cara ini, hanya satu orang yang melakukan pekerjaan yang diperlukan.)

1. Pada halaman Status Alur Kerja, arahkan ke nama tugas yang ditetapkan ke grup Anda hingga muncul panah.

2. Klik panah, klik Edit Item lalu, di formulir tugas, klik tombol Klaim Tugas.
   

Saat halaman Status Alur Kerja direfresh, Anda dapat melihat bahwa tugas tidak lagi ditetapkan ke grup, tetapi kini khusus untuk Anda.

Nantinya, jika Anda ingin melepaskan tugas ke grup kembali tanpa menyelesaikannya, gunakan langkah yang sama untuk mengembalikan formulir tugas, tetapi kini klik tombol Lepaskan Tugas.

Kembali untuk Tinjau item

8. Meminta perubahan pada item (opsional)

Sebelum Anda memulai proses ini, perhatikan bahwa alur kerja mungkin disetel ke langsung berakhir jika perubahan apa pun dibuat pada item. Sebaiknya Anda tanyakan terlebih dulu pada orang yang memulai atau pertama menambahkan alur kerja untuk memastikan bahwa perubahan dapat dilakukan dan alur kerja berhenti pada titik ini.

Kami akan menunjukkan opsi permintaan perubahan dengan memberi contoh dalam skenario:

Pertama, bayangkan nama Anda adalah Frank.

Lalu, bayangkan rekan kerja Anda yang bernama Anna telah memulai alur kerja Kumpulkan Umpan Balik pada dokumen yang ia buat.

Saat Anda meninjau dokumen baru Anda, Anda merasa bahwa Pengenalan terlalu panjang.

Anda mengklik tombol Minta Perubahan di bagian bawah formulir tugas alur kerja, lalu menyelesaikan formulir ini.

Saat Anda memiliki semua entri formulir seperti yang Anda inginkan, Klik Kirim, dan tugas Anda saat ini ditandaiSelesai. (Tapi Anda belum selesai. Anda akan diberi tugas peninjauan lagi setelah Anna menyelesaikan tugas perubahan.)

Sementara itu, Anna menerima pemberitahuan email berikut:

Anna dapat mengetahui setelah melihat sekilas pada baris Subjek (nomor 1 dalam ilustrasi) bahwa ini bukan pemberitahuan Kumpulkan Umpan Balik biasa, tetapi permintaan untuk mengubah sesuatu tentang item. Anna menemukan informasi tentang perubahan spesifik yang telah Anda minta di teks Perubahan Diminta (nomor 2).

Anna melakukan check out item, melakukan perubahan yang diminta (atau tidak melakukan perubahan), lalu menyimpan perubahan (jika ada) dan check in item kembali. (Ingat bahwa jika alur kerja disetel untuk berakhir segera setelah perubahan dilakukan pada item, tindakan ini akan menyebabkan alur kerja berakhir.)

Lalu Anna masuk ke halaman Status Alur Kerja dan membuka tugas permintaan perubahan dari area Tugas di sana.

Anna menambahkan informasi yang ia inginkan di bidang Komentar, lalu klik Kirim Respons. Alur kerja menjalankan dua tindakan:

• Alur kerja menandai tugas permintaan perubahan Anna sebagai Selesai.

• Alur kerja menetapkan tugas tinjauan baru kepada Anda (dengan komentar Anna ditambahkan ke di area Komentar Konsolidasi) dan mengirimi Anda pemberitahuan tentang tugas tersebut.

Kini Anda dapat melanjutkan dan menyelesaikan tinjauan Anda pada item yang diubah tersebut.

Sementara itu, semua tindakan ini dilacak dan terlihat dalam bagian Riwayat Alur Kerja pada halaman Status Alur Kerja, seperti yang diperlihatkan dalam ilustrasi berikut.

Ini adalah diagram dari seluruh proses.

Bagian atas segmen

9. Menetapkan ulang tugas Anda ke orang lain (opsional)

Jika Anda ingin orang lain menyelesaikan tugas alur kerja yang telah ditetapkan bagi Anda, klik tombol Tetapkan Ulang Tugas di formulir tugas alur kerja.

Formulir ini ditampilkan.

Saat formulir selesai, klik Kirim. Tugas Anda ditandai Selesai, tugas baru ditetapkan ke orang yang kini bertanggung jawab atas tugas, dan pemberitahuan tugas dikirim.

Informasi baru yang Anda sediakan disertakan dalam teks Didelegasikan oleh di pemberitahuan tugas baru (nomor 1 di ilustrasi berikut).

Sementara itu, semua perubahan ini dilacak dan terlihat dalam bagian Tugas dan Riwayat pada halaman Status Alur Kerja, seperti diperlihatkan di sini.

Bagian atas segmen

10. Menyelesaikan tugas atas nama peserta dari luar (opsional)

Ada proses khusus untuk menyertakan peserta yang bukan anggota dari organisasi SharePoint Anda. Dalam proses ini, anggota situs bertindak sebagai proksi untuk peserta luar:

1. Sertakan alamat email peserta dari luar dalam tahap Tetapkan Ke yang sesuai pada halaman kedua formulir kaitan.

2. Alur kerja sebenarnya menetapkan tugas peserta dari luar kepada anggota situs yang memulai alur kerja — atau jika alur kerja dimulai secara otomatis, kepada anggota yang pertama menambahkan alur kerja. Orang yang sebenarnya menerima penetapan tugas ini bertindak sebagai proksi untuk peserta dari luar.

3. Anggota situs ini menerima pemberitahuan tugas, dengan instruksi untuk mengirim salinan item untuk tinjauan ke peserta dari luar. (Sementara itu, peserta dari luar menerima salinan pemberitahuan tugas, yang dapat berfungsi sebagai peringatan atau pendahuluan yang bermanfaat.)

4. Anggota situs yang menerima penetapan tugas tersebut mengirim salinan item ke peserta dari luar.

5. Peserta dari luar meninjau item dan mengirim kembali responsnya ke anggota situs.

6. Saat respons dari peserta luar tiba, anggota situs menyelesaikan tugas di produk SharePoint atas nama peserta dari luar.

Berikut ini diagram proses tersebut.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Pantau, sesuaikan, atau hentikan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik yang sedang berjalan

Lokasi pusat dari mana Anda dapat memantau, menyesuaikan, atau menghentikan alur kerja yang sedang berjalan adalah halaman Status Alur Kerja untuk contoh alur kerja tersebut.

Pertama kami akan menunjukkan cara masuk ke halaman tersebut, lalu kami akan menunjukkan cara menggunakan opsi dan informasi yang Anda temukan di sana. Terakhir, kami akan menunjukkan dua halaman lain di mana Anda dapat memperoleh informasi pemantauan tambahan.

Bagian di segmen ini

1. Masuk ke halaman Status Alur Kerja

2. Menggunakan halaman Status Alur Kerja untuk memantau kemajuan alur kerja

3. Mengubah tugas aktif (tugas telah ditetapkan)

4. Mengubah tugas yang akan datang (tugas belum ditetapkan)

5. Membatalkan atau mengakhiri proses alur kerja ini

6. Mencari tahu alur kerja mana yang berjalan pada item

7. Memantau alur kerja untuk keseluruhan kumpulan situs

1. Masuk ke halaman Status Alur Kerja

Dalam daftar atau pustaka tempat item berada, klik link Sedang Berlangsung untuk item dan alur kerja yang Anda inginkan.

Dalam contoh ini, item berupa dokumen yang dinamai Draf Keynote dan alur kerjanya adalah Persetujuan 3.

Halaman Status Alur Kerja terbuka.

Bagian atas segmen

2. Menggunakan halaman Status Alur Kerja untuk memantau kemajuan alur kerja

Di sini, di bawah ilustrasi setiap bagian halaman Status Alur Kerja, Anda akan menemukan pertanyaan pemantauan yang dijawab oleh bagian.

Bagian Informasi Alur Kerja

Pertanyaan untuk dijawab:

• Siapa yang memulai contoh alur kerja ini?

• Kapan contoh ini dimulai?

• Kapan tindakan terakhir dalam contoh ini terjadi?

• Item mana dalam contoh ini yang sedang berjalan?

• Apa status contoh ini saat ini?

Bagian Tugas

Pertanyaan untuk dijawab:

• Tugas mana yang telah dibuat dan ditetapkan, dan apa statusnya saat ini?

• Tugas mana yang telah diselesaikan, dan apa hasil untuk setiap tugas tersebut?

• Kapan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas yang telah dibuat dan ditetapkan?

Tugas yang telah dihapus dan tugas yang belum ditetapkan tidak muncul di bagian ini.

Bagian Riwayat Alur Kerja

Pertanyaan untuk dijawab:

• Apa kejadian yang sudah terjadi dalam contoh alur kerja ini?

• Perhatikan bahwa tugas yang jatuh tempo dan pemberitahuan tugas yang jatuh tempo tidak muncul di area ini.

Bagian atas segmen

3. Mengubah tugas aktif (tugas telah ditetapkan)

Ada dua cara untuk mengubah tugas yang sudah ditetapkan tetapi belum selesai:

• Mengubah tugas aktif tunggal

• Mengubah semua tugas aktif

Mengubah tugas aktif tunggal

Izin Untuk membuat perubahan ke tugas tunggal yang ditetapkan ke seseorang selain diri Anda sendiri, Anda harus memiliki Izin Kelola Daftar. (Grup Pemilik memiliki izin Kelola Daftar secara default; Grup Anggota dan grup Pengunjung tidak. Jadi dimungkinkan, sebagai contoh, untuk memiliki izin yang memperbolehkan Anda memulai alur kerja tetapi tidak untuk membuat perubahan ke tugas peserta lain.)

Jika Anda mempunyai izin yang diperlukan:

1. Pada halaman Status Alur Kerja, klik judul tugas dalam daftar Tugas.
   

2. Gunakan formulir tugas untuk menyelesaikan, menghapus, atau menetapkan ulang tugas tersebut, atau untuk meminta perubahan ke item.

Untuk petunjuk yang lebih detail tentang cara menggunakan formulir tugas, lihat segmen SELESAIKAN di artikel ini.

Mengubah semua tugas aktif

Izin Keempat link perintah dalam ilustrasi berikut ini muncul di halaman Status Alur Kerja dari siapa pun yang memiliki izin Kelola Lists. Tiga link pertama muncul di halaman orang yang memulai contoh alur kerja, tapi linkAkhiri alur kerja initidak muncul kecuali orang itu juga memiliki izin Kelola Lists. (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

1. Pada halaman Status Alur Kerja, di area tepat di bawah Visualisasi Alur Kerja, klik link Perbarui tugas aktif Kumpulkan Umpan Balik.

2. Buat perubahan dalam formulir yang dibuka, lalu klik OK.

   • Pesan yang memperlihatkan perubahan dikirim ke orang yang saat ini diberi tugas dalam proses ini.

   • Tugas yang sudah selesai atau dihapus, dan tugas belum ditetapkan, tidak terpengaruh oleh perubahan yang Anda buat dalam formulir ini.

   • Jika Anda ingin membuat perubahan pada tugas yang belum ditetapkan, lihat bagian berikutnya dalam segmen ini, Mengubah tugas yang akan datang.

     

1. Jika semua bidang dalam formulir telah sesuai dengan keinginan Anda, klik OK.

Semua tugas aktif di contoh saat ini telah diperbarui.

Bagian atas segmen

4. Mengubah tugas yang akan datang (tugas belum ditetapkan)

Izin Keempat link perintah dalam ilustrasi berikut ini muncul di halaman Status Alur Kerja dari siapa pun yang memiliki izin Kelola Lists. Tiga link pertama muncul di halaman orang yang memulai contoh alur kerja, tapi linkAkhiri alur kerja initidak muncul kecuali orang itu juga memiliki izin Kelola Lists. (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

1. Pada halaman Status Alur Kerja, di area tepat di bawah Visualisasi Alur Kerja, klik link Tambahkan atau perbarui peninjau Kumpulkan Umpan Balik.

2. Buat perubahan dalam formulir yang dibuka, lalu klik PERBARUI.

   Catatan:  Tugas yang sudah dibuat dan ditetapkan tidak terpengaruh oleh perubahan yang Anda buat dalam formulir ini.

1. Jika semua bidang dalam formulir telah sesuai dengan keinginan Anda, klik OK.

Semua tugas yang akan datang dalam contoh saat ini akan memperlihatkan perubahan Anda.

Bagian atas segmen

5. Membatalkan atau mengakhiri proses alur kerja ini

Terdapat dua cara untuk menghentikan contoh alur kerja yang berjalan sebelum penyelesaian normalnya:

• Batalkan alur kerja    Semua tugas dibatalkan, tetapi dipertahankan di area Tugas halaman Status Alur Kerja.

• Akhiri alur kerja ini    Semua tugas dibatalkan dan dihapus dari area Tugas halaman Status Alur Kerja. (Meskipun demikian, masih terlihat di area Riwayat Alur Kerja.)

Berikut ini instruksi untuk kedua metode.

Batalkan (semua tugas dibatalkan tetapi dipertahankan di daftar Tugas dan Riwayat)

Izin Keempat link perintah dalam ilustrasi berikut ini muncul di halaman Status Alur Kerja dari siapa pun yang memiliki izin Kelola Lists. Tiga link pertama muncul di halaman orang yang memulai contoh alur kerja, tapi linkAkhiri alur kerja initidak muncul kecuali orang itu juga memiliki izin Kelola Lists. (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

Jika contoh saat ini dari alur kerja tidak lagi dibutuhkan atau diinginkan, maka dapat dihentikan.

• Pada halaman Status Alur Kerja, di area tepat di bawah Visualisasi Alur Kerja, klik link Batalkan semua tugas Kumpulkan Umpan Balik.

Semua tugas saat ini dibatalkan, dan alur kerja berakhir dengan status Dibatalkan. Tugas yang dibatalkan masih tercantum di area Tugas dan di area Riwayat Alur Kerja.

Hentikan (semua tugas dihapus dari daftar Tugas tetai dipertahankan dalam Riwayat)

Izin Keempat link perintah dalam ilustrasi berikut ini muncul di halaman Status Alur Kerja dari siapa pun yang memiliki izin Kelola Lists. Tiga link pertama muncul di halaman orang yang memulai contoh alur kerja, tapi linkAkhiri alur kerja initidak muncul kecuali orang itu juga memiliki izin Kelola Lists. (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

Jika terjadi kesalahan, atau jika alur kerja berhenti dan gagal merespons, maka dapat diakhiri.

• Pada halaman Status Alur Kerja, di area tepat di bawah Visualisasi Alur Kerja, klik link Akhiri alur kerja ini.

Semua tugas yang dibuat oleh alur kerja dibatalkan dan dihapus dari area Tugas pada halaman Status Alur Kerja, tetapi masih tetap terlihat di area Riwayat Alur Kerja. Alur kerja berakhir dengan status Dibatalkan.

Bagian atas segmen

6. Mencari tahu alur kerja mana yang berjalan pada item

Pada halaman Alur Kerja untuk item apa pun, Anda akan menemukan daftar alur kerja yang saat ini berjalan pada item tersebut.

1. Buka daftar atau pustaka tempat item disimpan.

2. Klik ikon di depan nama item untuk memilih item lalu, pada tab File di pita, dalam grup Alur Kerja, klik Alur Kerja.

3. Pada Alur Kerja: halaman Nama Item, di bawah Alur Kerja yang Berjalan, Anda akan menemukan contoh daftar alur kerja yang saat ini berjalan pada item.

Bagian atas segmen

7. Memantau alur kerja untuk keseluruhan kumpulan situs

Administrator kumpulan situs dapat melihat sekilas:

• Berapa banyak alur kerja berdasarkan setiap templat alur kerja yang saat ini ada di kumpulan situs.

• Apakah setiap templat alur kerja itu sendiri saat ini aktif atau tidak aktif dalam kumpulan situs.

• Berapa banyak contoh versi alur kerja berdasarkan setiap templat alur kerja yang saat ini berjalan di kumpulan situs.

Berikut caranya:

1. Buka halaman beranda untuk kumpulan situs (bukan halaman beranda untuk situs atau subsitus dalam kumpulan).

2. Klik ikon Pengaturan lalu klik Pengaturan Situs.

3. Pada halaman Pengaturan Situs, di bawah Administrasi Situs, klik Alur Kerja.

Halaman Alur Kerja dibuka, menampilkan informasi.

Lalu apa lagi?

Jika ini pertama kalinya versi alur kerja ini berjalan, Anda mungkin ingin menggunakan instruksi di segmen TINJAU di artikel ini untuk menampilkan kejadian dalam contoh dan mencari tahu apakah fungsi alur kerja sesuai keinginan Anda.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Tinjau hasil alur kerja Kumpulkan Umpan Balik dan buat laporan

Setelah contoh alur kerja Anda selesai, Anda dapat meninjau kejadian yang direkam dalam riwayat. (Anda dapat mengakses rekaman untuk contoh apa pun hingga 60 hari setelah contoh selesai.)

Anda juga dapat menjalankan laporan tentang keseluruhan kinerja alur kerja di seluruh contoh.

Bagian di segmen ini

1. Meninjau kejadian di contoh paling baru

2. Mengakses riwayat contoh hingga 60 hari

3. Membuat laporan kinerja alur kerja

1. Meninjau kejadian di contoh paling baru

Selama item tetap di daftar atau pustaka yang sama, dan hingga alur kerja yang sama berjalan lagi pada item yang sama, riwayat contoh yang paling baru dapat diakses dari daftar atau pustaka.

Untuk menampilkan halaman Status Alur Kerja untuk contoh paling baru dari alur kerja yang berjalan pada item apa pun:

• Dalam daftar atau pustaka tempat item berada, klik link status untuk item dan alur kerja yang Anda inginkan.

Dalam contoh ini, item berupa dokumen yang berjudul Draf Keynote dan alur kerjanya adalah Persetujuan Dokumen Baru.

Pada halaman Status Alur Kerja, bagian Riwayat Alur Kerja terletak di bagian bawah.

Bagian atas segmen

2. Mengakses riwayat contoh hingga 60 hari

Bagaimana jika Anda ingin meninjau riwayat contoh setelah Anda menjalankan alur kerja yang sama lagi pada item yang sama?

Bahkan Anda dapat melakukannya hingga selama 60 hari, dari salah satu poin entri: daftar atau pustaka, atau pemberitahuan penyelesaian alur kerja. (Enam puluh hari adalah jangka waktu produk SharePoint mempertahankan riwayat tugas untuk alur kerja.)

Dari daftar atau pustaka

1. Buka daftar atau pustaka tempat item disimpan.

2. Klik ikon di depan nama item untuk memilih item lalu, pada tab File di pita, dalam grup Alur Kerja, klik Alur Kerja.

3. Pada Alur Kerja: halaman Nama Item, di bawah Alur Kerja yang Diselesaikan, klik nama atau status contoh alur kerja yang ingin Anda tinjau.
   
   Halaman Status Alur Kerja untuk contoh tersebut akan terbuka.

Dari pemberitahuan penyelesaian alur kerja

• Buka pemberitahuan penyelesaian alur kerja untuk contoh yang ingin Anda tinjau, lalu klik link Tampilkan riwayat alur kerja.

Halaman Status Alur Kerja untuk contoh tersebut akan terbuka.

Untuk mempertahankan semua pemberitahuan penyelesaian Anda, Anda dapat membuat aturan Outlook. Siapkan aturan untuk menyalin semua pesan masuk yang teksnya telah selesai di baris Subjek ke dalam folder terpisah mereka sendiri. (Pastikan aturan Outlook Anda menyalin pesan masuk dan tidak sekadar memindahkannya, jika tidak maka tidak akan muncul juga di Kotak Masuk.) Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara membuat aturan Outlook, lihat artikel Mengelola pesan email dengan aturan.

Bagian atas segmen

3. Membuat laporan kinerja alur kerja

Untuk mempelajari kinerja salah satu versi alur kerja Anda — selama beberapa waktu dan pada beberapa contoh — Anda dapat membuat salah satu dari dua laporan yang sudah ditentukan sebelumnya:

• Laporan Durasi Aktivitas    Gunakan laporan ini untuk melihat waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap aktivitas di dalam sebuah alur kerja, sekaligus berapa lama yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap proses atau contoh alur kerja.

• Pembatalan dan Laporan Kesalahan    Gunakan laporan ini untuk melihat apakah alur kerja sering dibatalkan atau menemui kesalahan sebelum penyelesaian.

Membuat laporan yang tersedia untuk alur kerja

1. Dalam daftar atau pustaka, di kolom Status untuk alur kerja tersebut, klik link informasi status apa pun.
   

2. Pada halaman Status Alur Kerja, di bawah Riwayat Alur Kerja, klik Tampilkan laporan alur kerja.
   

3. Temukan alur kerja yang ingin Anda tampilkan laporannya, lalu klik nama laporan yang ingin Anda tampilkan.
   

4. Pada halaman Kustomisasi, Anda dapat mempertahankan atau mengubah lokasi tempat file laporan dibuat, lalu klik OK.
   
   Laporan dibuat dan disimpan ke lokasi yang ditentukan.

5. Saat laporan selesai, Anda dapat mengklik link yang diperlihatkan di ilustrasi berikut untuk menampilkannya. Jika tidak, klik OK untuk menyelesaikan dan menutup kotak dialog. (Nanti, saat Anda siap menampilkan laporan, Anda akan menemukannya di lokasi yang ditentukan dalam langkah sebelumnya.)
   

Lalu apa lagi?

Jika alur kerja berfungsi sesuai dengan keinginan Anda, Anda sudah siap untuk mulai menggunakannnya.

Jika ada sesuatu tentang cara kerjanya yang ingin Anda ubah, lihat segmen UBAH di artikel ini.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Ubah, nonaktifkan, atau hapus alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Setelah Anda menjalankan contoh pertama .alur kerja Kumpulkan Umpan Balik baru dan tinjau hasilnya, Anda mungkin ingin membuat satu atau beberapa perubahan pada cara alur kerja dikonfigurasi.

Anda mungkin juga terkadang ingin membuat perubahan lebih lanjut pada konfigurasi nantinya.

Akhirnya, Anda pada titik ini mungkin ingin menonaktifkan alur kerja untuk periode yang lebih singkat atau lebih lama — atau Anda mungkin memilih untuk menghapus keseluruhan.

Bagian di segmen ini

1. Mengubah pengaturan permanen alur kerja

2. Menonaktifkan atau menghapus alur kerja

1. Mengubah pengaturan permanen alur kerja

Untuk membuat perubahan permanen pada pengaturan untuk alur kerja yang ada, Anda membuka dan mengedit formulir kaitan yang sebenarnya digunakan untuk menambahkannya.

Jika alur kerja berjalan dalam satu daftar atau pustaka saja

1. Buka daftar atau pustaka tempat alur kerja dijalankan.

2. Pada Pita, klik tab Daftar atau Pustaka.

   Catatan: Nama tab dapat bervariasi dengan tipe daftar atau pustaka. Sebagai contoh, dalam daftar kalender, tab ini dinamai Kalender.

3. Di grup Pengaturan, klik Pengaturan Alur Kerja.

4. Pada halaman Pengaturan Alur Kerja, di bawah Nama Alur Kerja (klik untuk mengubah pengaturan), klik nama alur kerja yang ingin Anda ubah pengaturannya.

   Catatan: Jika alur kerja Kumpulkan Umpan Balik yang Anda inginkan tidak muncul dalam daftar, alur kerja mungkin hanya dikaitkan dengan satu tipe konten. Alur kerja mana yang muncul dalam daftar ini dikontrol oleh Perlihatkan asosiasi alur kerja kontrol tipe ini , terletak tepat di atas daftar. (Lihat ilustrasinya.) Klik opsi tipe konten di menu menurun untuk menemukan mana yang menampilkan alur kerja yang Anda inginkan. Saat alur kerja yang Anda inginkan muncul dalam daftar, klik nama alur kerja.

5. Dalam formulir kaitan dua halaman yang sama yang sebenarnya digunakan untuk menambahkan alur kerja, membuat dan menyimpan perubahan yang Anda inginkan.

   Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen RENCANAKAN dan segmen TAMBAHKAN yang sesuai (Daftar/pustaka atau Kumpulan situs)di artikel ini.

Jika alur kerja berjalan di semua daftar dan pustaka di kumpulan situs

1. Buka halaman beranda untuk kumpulan situs (bukan halaman beranda untuk situs atau subsitus dalam kumpulan).

2. Klik ikon Pengaturan lalu klik Pengaturan Situs.

3. Pada halaman Pengaturan Situs, di bawah Galeri, klik Tipe Konten Situs.

4. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik nama tipe konten situs tempat alur kerja berjalan.

5. Pada halaman untuk tipe konten yang dipilih, di bawahPengaturan, klikPengaturan Alur Kerja.

6. Pada halaman Pengaturan Alur Kerja, di bawah Nama Alur Kerja (klik untuk mengubah pengaturan), klik nama alur kerja yang ingin Anda ubah pengaturannya.

7. Di formulir kaitan dua halaman yang sama yang aslinya digunakan untuk menambahkan alur kerja, buat dan simpan perubahan yang Anda inginkan.

   Untuk informasi selengkapnya tentang bidang dan kontrol dalam formulir kaitan, lihat segmen RENCANAKAN dan segmen TAMBAHKAN yang sesuai (Daftar/pustaka atau Kumpulan situs) di artikel ini.

Bagian atas segmen

2. Menonaktifkan atau menghapus alur kerja

Jika alur kerja berjalan dalam satu daftar atau pustaka saja

1. Buka daftar atau pustaka tempat alur kerja dijalankan.

2. Pada Pita, klik tab Daftar atau Pustaka.

   Catatan: Nama tab dapat bervariasi dengan tipe daftar atau pustaka. Sebagai contoh, dalam daftar kalender, tab ini dinamai Kalender.

3. Di grup Pengaturan, klik Pengaturan Alur Kerja.

4. Pada halaman Pengaturan Alur Kerja, klik link Hapus alur kerja.
   

5. Gunakan formulir pada halaman Hapus Alur Kerja untuk menonaktifkan, mengaktifkan kembali, atau menghapus alur kerja.
   

Terdapat lima kolom dalam formulir:

• Alur Kerja    Nama alur kerja.

• Contoh    Jumlah contoh alur kerja yang saat ini berjalan pada item.

• Perbolehkan    Opsi yang memungkinkan alur kerja untuk terus berjalan secara normal.

• Tidak Ada Contoh Baru    Opsi yang memperbolehkan penyelesaian contoh alur kerja yang saat ini sedang berjalan, tetapi menonaktifkan alur kerja dengan membuatnya tidak tersedia untuk menjalankan contoh baru. (Tindakan ini dapat dibalikkan. Untuk mengaktifkan kembali alur kerja nanti, kembali ke halaman ini dan pilih Perbolehkan.)

• Hapus    Opsi yang menghapus alur kerja dari daftar atau pustaka bersamaan. Semua contoh yang berjalan segera dihentikan, dan kolom untuk alur kerja tersebut tidak lagi muncul pada halaman untuk daftar atau pustaka. (Tindakan ini tidak dapat dibalikkan.)

Bagian atas segmen

Jika alur kerja berjalan di semua daftar dan pustaka di kumpulan situs

1. Buka halaman beranda untuk kumpulan situs (bukan halaman beranda untuk situs atau subsitus dalam kumpulan).

2. Klik ikon Pengaturan lalu klik Pengaturan Situs.

3. Pada halaman Pengaturan Situs, di bawah Galeri, klik Tipe Konten Situs.

4. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik nama tipe konten situs tempat alur kerja berjalan.

5. Pada halaman untuk tipe konten yang dipilih, di bawahPengaturan, klik Pengaturan Alur Kerja.

6. Pada halaman Pengaturan Alur Kerja, klik link Hapus alur kerja.

7. Gunakan formulir pada halaman Hapus Alur Kerja untuk menonaktifkan, mengaktifkan kembali, atau menghapus alur kerja.
   

Terdapat lima kolom dalam formulir:

• Alur Kerja    Nama alur kerja.

• Contoh    Jumlah contoh alur kerja yang saat ini berjalan pada item.

• Perbolehkan    Opsi yang memungkinkan alur kerja untuk terus berjalan secara normal.

• Tidak Ada Contoh Baru    Opsi yang memperbolehkan penyelesaian contoh alur kerja yang saat ini sedang berjalan, tetapi menonaktifkan alur kerja dengan membuatnya tidak tersedia untuk menjalankan contoh baru. (Tindakan ini dapat dibalikkan. Untuk mengaktifkan kembali alur kerja nanti, kembali ke halaman ini dan pilih Perbolehkan.)

• Hapus    Opsi yang menghapus alur kerja dari kumpulan situs secara bersamaan. Semua contoh yang berjalan segera dihentikan, dan kolom untuk alur kerja tersebut tidak lagi muncul pada halaman untuk daftar atau pustaka. (Tindakan initidak dapat dibalik.)

Lalu apa lagi?

Jika Anda membuat perubahan, jalankan contoh tes alur kerja untuk memeriksa kembali efek perubahan.

Bagian atas segmen

Kustomisasi lebih lanjut

Terdapat berbagai cara mengkustomisasi lebih lanjut alur kerja yang disertakan dengan produk SharePoint.

Anda bahkan bisa membuat alur kerja kustom dari awal.

Anda bisa menggunakan satu atau semua program berikut:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Kustomisasi formulir, tindakan, dan perilaku alur kerja.

• Microsoft Visual Studio    Susun tindakan alur kerja kustom Anda.

Untuk informasi selengkapnya, lihat sistem Bantuan Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel