Selama bertahun-tahun organisasi telah mengandalkan grup distribusi untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan sekelompok orang baik di dalam maupun di luar perusahaan. Namun, sekarang, Microsoft 365 Groups di Outlook menawarkan solusi yang lebih canggih untuk kolaborasi.
Tips: Jika mencari informasi tentang menggunakan grup kontak Outlook untuk mengirim email kepada sederetan orang, seperti grup atau teman, lihat Membuat grup kontak atau daftar distribusi di Outlook untuk PC
Apa itu Grup Microsoft 365 ?
Saat menyiapkan GrupMicrosoft 365 di Outlook, Anda bisa memilih sekumpulan orang yang ingin anda ajak berkolaborasi dan menyiapkan kumpulan sumber daya yang mudah untuk dibagikan orang-orang tersebut. Anda tidak perlu khawatir memberikan izin secara manual untuk semua sumber daya itu sebab menambahkan anggota ke dalam grup otomatis memberi mereka izin yang mereka perlukan ke alat yang tersedia dalam grup.
Sumber daya tambahan tersebut meliputi:
-
Kotak masuk bersama - Tempat percakapan yang Anda miliki secara tradisional dalam daftar distribusi Anda berlangsung. Kotak masuk bersama ini sepenuhnya dapat dicari sehingga membuat arsip hidup pesan grup. Pendatang baru dalam grup dapat mencari atau menggulir kembali menelusuri riwayat untuk mempercepat dengan cepat tentang apa yang telah diposting dalam grup sebelumnya. Lihat: Melakukan percakapan grup di Outlook.
Tips: Jika pengguna Anda masih ingin pesan grup muncul di kotak masuk pribadi mereka, seperti yang mereka lakukan dengan daftar distribusi, yang perlu mereka lakukan adalah berlangganan ke grup dengan mengklik tombol Keanggotaan pada pita di Outlook.
-
Pustaka file bersama - Grup Anda memiliki pustaka file SharePoint tempat pengguna Anda bisa menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, gambar, atau jenis file lain yang perlu mereka kerjakan. Lihat: Berbagi file grup.
-
Kalender bersama - Grup Anda mendapatkan kalender bersama untuk memposting acara yang terkait dengan grup. Setiap anggota yang telah berlangganan ke grup secara otomatis diundang ke acara yang diposting ke kalender sehingga acara tersebut juga bisa muncul di kalender pribadi mereka jika mereka mau. Lihat: Menjadwalkan rapat pada kalender grup di Outlook.
-
Buku catatan OneNote bersama - Grup secara otomatis memiliki buku catatan bersama OneNote di mana anggota grup bisa mengumpulkan dan berkolaborasi pada informasi. Banyak grup menggunakan buku catatan untuk membuat wiki hidup dengan tanya jawab umum dan sumber daya lainnya.
-
Akses tamu - Anda bisa menambahkan kontak eksternal ke grup distribusi sebelumnya, tapi yang mereka dapatkan hanyalah email. Dengan grup, Anda dapat menawarkan akses ke percakapan email, file, dan bahkan buku catatan OneNote bersama kepada tamu. Lihat: Akses tamu di Grup Microsoft 365.
-
Konten dapat ditemukan - Grup di Outlook bersifat publik secara default yang berarti bahwa mereka mudah bagi orang lain di organisasi Anda untuk menemukan dan bergabung atau meninjau materi dalam grup. Jika konten grup lebih sensitif, Anda bisa mengalihkan grup ke privat, yang menyembunyikan konten dari non-anggota dan mengharuskan pemilik grup untuk menyetujui permintaan apa pun untuk bergabung.
-
Pembuatan Layanan Mandiri - TI tidak perlu dibatasi oleh permintaan dari pengguna untuk membuat grup. Pengguna dapat membuat grup mereka sendiri sesuai kebutuhan. Jika Anda ingin mengontrol pengguna mana di organisasi Anda yang bisa membuat grup, lihat: Mengelola siapa yang bisa membuat Grup Microsoft 365.
Itu hanyalah beberapa fitur yang membuat grup menjadi solusi yang lebih hebat daripada grup distribusi.
Administrasi grup Anda
Microsoft 365 menawarkan sejumlah alat dan kapabilitas yang berguna untuk mengelola dan mengelola grup Anda dengan lebih mudah. Untuk informasi selengkapnya tentang setiap manfaat ini, klik judul di bawah ini.
Menjaga direktori Anda tetap terkendali menjadi perhatian setiap administrator. Berikut adalah beberapa alat yang Microsoft 365 tawarkan untuk membantu memudahkan:
-
Kebijakan penamaan - Kebijakan penamaan memungkinkan Anda menentukan apa itu, dan bukan, nama yang dapat diterima untuk grup Anda. Hal tersebut mencegah pengguna memberikan nama yang tidak lazim atau dilarang ke grup. Selain itu, Anda dapat memberlakukan prefiks atau akhiran standar perusahaan ke nama grup.
Keanggotaan dinamis - Keanggotaan dinamis memungkinkan Anda mengatur keanggotaan grup menurut aturan, yang menambahkan (atau menghapus) anggota grup berdasarkan metadata (seperti departemen atau peran) di direktori aktif Anda. Lihat Menggunakan atribut untuk membuat aturan tingkat lanjut untuk informasi selengkapnya tentang membuat keanggotaan dinamis.
-
Keanggotaan tersembunyi - Jika Anda memiliki alasan untuk ingin keanggotaan grup Anda bersifat rahasia, misalnya jika anggotanya adalah siswa, Anda bisa menyembunyikan keanggotaan dari pihak luar.
-
Izin pembuatan - Mungkin ada beberapa orang di organisasi Anda yang tidak ingin Anda dapat membuat grup baru. Ada beberapa teknik untuk mengelola izin pembuatan di direktori Anda. Lihat Mengelola Pembuatan Grup Microsoft 365.
-
Log audit - Anda bisa lebih percaya diri yang memungkinkan pengguna Anda untuk membuat grup dan mengelola keanggotaan grup karena log audit grup Microsoft 365 memungkinkan Anda melacak siapa yang membuat atau menghapus grup tertentu atau membuat perubahan pada keanggotaan grup. Lihat: Mencari log audit di Pusat Kepatuhan & Keamanan Microsoft 365.
Manajemen pengiriman memberi Anda beberapa metode untuk menangani cara pesan dikirim atau diterima oleh grup. Selain itu, ada alat untuk memantau alur pesan tersebut.
-
Kirim sebagai atau Kirim atas Nama - Pengaturan ini memungkinkan pengguna tertentu untuk mengirim email seolah-olah mereka berasal, atau atas nama, grup.
-
Pembatasan pengirim - Pengaturan ini memungkinkan Anda mengontrol siapa yang diizinkan untuk mengirim pesan ke grup. Grup dapat dikonfigurasi untuk memperbolehkan email dari pihak luar, tetapi Anda mungkin ingin membatasinya hanya kepada pihak luar tertentu.
-
Dukungan pengguna eksternal - Dengan mengundang tamu ke grup, Anda dapat memilih untuk menyertakan mereka dalam percakapan email dalam grup. Lihat: Akses tamu di Grup Microsoft 365.
-
Aturan transportasi - Aturan transportasi berfungsi untuk grup seperti halnya untuk server Exchange Anda. Aturan bisa mencari pesan yang memenuhi kondisi tertentu lalu bisa mengambil tindakan pada pesan tersebut.
-
TipsSurat - TipsSurat adalah pesan informatif yang ditampilkan kepada pengguna saat mereka menulis pesan. Mereka dapat membantu mengurangi NDR dengan memperingatkan pengguna jika pesan mereka cenderung masuk ke pihak luar, atau melebihi kuota pesan.
-
Beberapa alamat proksi - Grup bisa memiliki alias sama seperti kotak surat pengguna. Alamat proksi tambahan bisa berguna untuk menerima pesan yang dikirim ke alias lain atau untuk memudahkan menjangkau grup yang memiliki nama ejaan yang panjang atau sulit. Lihat: Dukungan multi-domain untuk Grup Microsoft 365 - bantuan Admin
-
Ukuran Maksimal Kirim/Terima - Kuota ini dapat membantu mengurangi masalah dengan penerima grup (atau mengirim) pesan yang sangat besar untuk mengelola persyaratan penyimpanan dan bandwidth dengan lebih baik.
Microsoft 365 juga memberi Anda beberapa alat untuk mengelola jenis konten yang dibagikan dalam grup Anda.
-
Panduan penggunaan - Anda akan dapat menentukan panduan penggunaan untuk Microsoft 365 Grup—untuk mendidik pengguna tentang praktik terbaik yang membantu menjaga grup mereka tetap efektif dan mendidik mereka tentang kebijakan konten internal.
-
Klasifikasi data - Anda akan dapat membuat sistem klasifikasi data yang dapat dikustomisasi untuk Grup Microsoft 365 yang memungkinkan pemisahan grup menurut tipe kebijakan (misalnya, "tidak diklasifikasikan," "rahasia perusahaan" atau "rahasia teratas"). Dengan cara ini, grup Anda bisa menunjukkan kebijakan konten lain di organisasi Anda. Kebijakan ekstensif memungkinkan organisasi Anda untuk mengonfigurasi titik akhir yang disebut setiap kali grup dibuat atau diubah—lalu Anda bisa menerapkan kebijakan Anda sendiri untuk pembuatan atau perubahan grup.
Mengelola Perubahan
Pengguna terkadang tidak nyaman dengan perubahan sehingga penting untuk berkomunikasi dengan anggota daftar distribusi Anda yang sudah ada untuk memberi tahu mereka apa yang diharapkan. Berikut adalah beberapa informasi yang harus Anda sertakan dalam pesan ini, bersama dengan beberapa jawaban yang mungkin berguna bagi Anda:
Apa itu grup di Outlook?
Microsoft 365 grup di Outlook adalah solusi kolaborasi tunggal untuk tim/grup yang menginginkan tempat untuk berbagi diskusi, file, kalender, dan catatan dengan cara terpadu yang mudah ditemukan. Mungkin fitur terbaik tunggal adalah Kotak Masuk untuk grup mempertahankan riwayat diskusi, memudahkan untuk mencari diskusi sebelumnya.
Mengapa kami melakukan perubahan ini?
Orang telah sering meminta kemampuan untuk mencari pesan yang diposting ke daftar distribusi kami untuk menemukan informasi yang telah dibahas di masa lalu. Memutakhirkan daftar distribusi ke grup berarti orang-orang tidak perlu menanyakan atau menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.
Grup baru juga akan menyertakan kalender untuk acara grup kami, pustaka file bersama, dan Buku Catatan OneNote tempat kami dapat berkolaborasi dan mengumpulkan informasi untuk referensi mendatang.
Apakah saya perlu melakukan apa pun untuk bergabung dalam grup ini jika saya sudah menjadi anggota daftar distribusi?
Tidak, jika Anda sudah menjadi anggota daftar distribusi, Anda akan secara otomatis menjadi anggota grup baru.
Bagaimana cara mengakses grup baru di Outlook? Bagaimana dengan Outlook di Web?
Untuk mengakses grup baru di Outlook, cukup masuk ke kategori Grup ke bagian bawah panel navigasi di sebelah kiri. Jika Anda sering menggunakan grup ini mempertimbangkan untuk menyematkannya sebagai favorit dengan mengklik kanan grup dan memilih Perlihatkan sebagai favorit.
Selain itu ada klien seluler gratis untuk grup Microsoft 365 yang tersedia di setiap platform seluler (iOS, Android, dll.) sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses grup di mana saja.
Tidak bisa saya masih hanya email
Ya tentu saja. Alias email yang sama dengan yang Anda gunakan untuk daftar distribusi akan tetap berfungsi dengan baik untuk grup di Outlook.
Juga...
Ingatlah untuk memberi tahu mereka kapan perubahan ini terjadi dan siapa yang harus mereka hubungi jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.
Melakukan migrasi daftar distribusi Anda
Siap untuk memutakhirkan daftar distribusi Anda ke grup? Lihat Melakukan migrasi daftar distribusi ke Grup Microsoft 365 - Admin bantuan.
Daftar distribusi mana yang tidak dapat dimutakhirkan ke grup Microsoft 365?
Anda hanya dapat memutakhirkan daftar distribusi yang dikelola cloud, sederhana, dan tidak bertumpuk ke grup Microsoft 365. Lihat Tidak dapat memutakhirkan daftar distribusi ke grup Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
Apa Berikutnya?
Setelah memutakhirkan grup distribusi ke grupMicrosoft 365 ada beberapa tugas tindak lanjut yang mungkin ingin Anda lakukan untuk memastikannya berjalan lancar.
-
Tindak lanjuti dengan pengguna Anda - Periksa dengan mereka segera setelah pemutakhiran selesai, lalu lagi beberapa hari kemudian. Menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan merespons pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki akan berjalan jauh untuk membuatnya bahagia dan nyaman dengan perubahan tersebut.
-
Pantau laporan keterlibatan - Portal Microsoft 365 Admin memiliki beberapa laporan bagus yang dapat menunjukkan jumlah pengguna yang menggunakan grup, seberapa sering dan fitur apa yang mereka gunakan. Laporan tersebut bisa membantu Anda mendesain tindak lanjut dan pelatihan pengguna Serta menyoroti di mana pengguna Anda mendapatkan nilai paling banyak dari grup baru. Lihat: Laporan Aktivitas di pusat admin Microsoft 365.
-
Bagikan pengalaman Anda - Beri tahu tim lain di perusahaan Anda bahwa Anda telah memutakhirkan grup distribusi dan langkah-langkah apa yang Anda lakukan untuk membuatnya berhasil! Berbagi informasi tersebut bisa membantu tim lain mengikuti contoh Anda dan memiliki peningkatan sendiri yang berhasil.
Lihat juga
Memiliki pertanyaan tentang Grup Microsoft 365 ?
Kunjungi Komunitas Teknologi Grup Microsoft 365.
Kami mendengarkan
Artikel ini terakhir diperbarui pada 16 Oktober 2020 sebagai hasil dari umpan balik Anda. Jika Anda menemukan bahwa itu memandu Anda untuk informasi yang bermanfaat, dan terutama jika Anda tidak melakukannya, silakan klik kontrol umpan balik di bawah ini dan tinggalkan kami beberapa komentar yang membangun sehingga kami bisa terus menyempurnakannya. Terima kasih!
