Berbagi file, folder, dan item daftar

Dalam artikel ini:

Mulai berbagi

Ada dua cara untuk berbagi item dari pustaka SharePoint atau OneDrive Anda:

Dalam tampilan Daftar, arahkan mouse ke atas baris item atau pilih kotak centang di samping item, lalu pilih Bagikan.
Dalam tampilan Daftar atau Ubin, pilih baris atau ubin item. Lalu, pilih Bagikan dari bilah perintah di atas tampilan file.

: Opsi ini tidak tersedia dalam tampilan Beranda OneDrive.

Untuk berbagi file Microsoft 365 dari aplikasi, seperti file PowerPoint, Word, atau Excel:

Di sudut kanan atas, pilih Bagikan.
Pilih Bagikan lagi.

Berbagi file dari aplikasi powerpoint

: Memilih dan berbagi beberapa item pada saat yang sama tidak tersedia di SharePoint atau OneDrive untuk kantor atau sekolah. Sebagai gantinya, tambahkan item ke folder dan bagikan folder.

Setelah memilih Ikon berbagi Fluent 2 kecil Bagikan, Anda dapat menambahkan email orang lain untuk mengirimkan undangan ke item, atau menyalin tautan ke item dan menempelkan tautan di mana pun Anda ingin mengirimkannya (seperti dalam pesan Teams atau email).

Pengalaman berbagi di mana Anda bisa menyalin tautan atau mengirim undangan email yang memberi orang akses ke item

:

Jika Anda belum membagikan item, akan ada ikon kunci di sudut kiri bawah untuk memperlihatkan bahwa item itu adalah file pribadi.
Jika item telah dibagikan, gambar profil atau inisial orang dan grup yang dibagikan akan muncul di sudut kiri bawah. Anda bisa memilih salah satu ikon untuk membuka Kelola akses, di mana Anda bisa meninjau dan mengelola orang-orang dengan akses yang sudah ada.
Jika Anda menyalin tautan ke item yang belum dibagikan, ikon kunci akan diganti dengan gambar profil Anda, bahkan jika tautan belum dibuka oleh siapa pun.
Pelajari selengkapnya tentang Mengelola akses

Memilih izin

Pilih ikon izin di samping area Tambahkan nama, grup, atau email untuk membuka daftar menurun opsi untuk tingkat izin. Izin yang Anda pilih akan berlaku untuk undangan yang dapat Anda kirim dengan memilih Undang dan tautan yang dapat Anda salin dengan memilih Salin tautan.

Menu dengan opsi izin dalam pengalaman berbagi

Dapat mengedit memungkinkan orang-orang membuat perubahan pada item. Mereka juga akan diizinkan untuk berbagi item dengan orang lain.

: Jika Anda berbagi folder, orang-orang dengan izin pengeditan bisa menyalin, memindahkan, mengedit, mengganti nama, berbagi, dan menghapus item apa pun dalam folder yang bisa mereka akses.
Dapat menampilkan memungkinkan orang hanya menampilkan item. Orang tidak akan dapat mengeditnya.
Dapat meninjau memungkinkan orang menampilkan item, meninggalkan komentar, dan membuat saran, tetapi tidak dapat mengedit item.
:
- Opsi ini hanya tersedia untuk dokumen Word.
- Jika seseorang sudah memiliki izin pengeditan untuk dokumen, memilih Dapat ditinjau tidak akan mencegah mereka melakukan pengeditan, dan file masih akan terbuka dalam mode edit. Anda dapat mengubah izin dalam Mengelola Akses.
Tidak dapat mengunduh memungkinkan orang-orang menampilkan item, tetapi mereka tidak dapat mengunduhnya ke perangkat mereka.
:
- Opsi ini hanya tersedia untuk OneDrive untuk kantor atau sekolah.
- Orang masih bisa mengunduh item jika mereka memiliki izin pengeditan yang sudah ada untuk item tersebut. Anda bisa menampilkan dan mengelola izin dan link di Mengelola akses.
- Administrator dapat mengontrol tipe file apa yang dapat memiliki pengaturan "blokir unduhan".

Email undangan ke item

Mengundang orang adalah cara sederhana untuk memberikan akses ke item hanya kepada orang yang Anda pilih.

Seseorang ditambahkan ke area Tambahkan nama, grup, atau email

Tambahkan orang di area Tambahkan nama, grup, atau email .
Tinjau atau perbarui izin yang ingin Anda berikan dengan memilih ikon izin.
Secara opsional, tambahkan catatan dalam kotak pesan.
Pilih Undang.
Orang yang Anda tambahkan akan menerima email otomatis dari Anda yang mengundang mereka untuk mengakses file.

:

Hanya orang yang Anda tambahkan atau orang yang memiliki akses yang sudah ada yang dapat mengakses undangan ini.
Setelah mereka diundang, Anda dapat dengan mudah memperbarui atau menghapus akses individual di Mengelola akses.
Mengundang orang sama seperti pengalaman yang sebelumnya dikenal sebagai akses Grant.

Menyalin tautan ke item

Tautan adalah cara lain untuk berbagi item dengan audiens yang Anda pilih.

Tipe tautan ditampilkan ketika mengarahkan mouse di atas tombol salin tautan

Tinjau atau perbarui izin yang ingin Anda berikan dengan memilih ikon izin.
Tinjau atau perbarui pengaturan tautan dengan memilih ikon pengaturan Tautan di samping Salin tautan. Setelah membuat perubahan, pilih Terapkan.

: Untuk melihat dengan cepat tipe tautan sebelum menyalin tautan, arahkan mouse ke atas Salin tautan.
Pilih Salin tautan.
Tempelkan tautan di mana saja Anda ingin mengirimnya (misalnya dalam pesan Teams atau email).

Pengaturan tautan

Ada opsi tautan yang berbeda untuk dipilih.

: Jika beberapa opsi tidak tersedia, admin untuk organisasi atau situs SharePoint mungkin telah membatasinya. Misalnya, mereka mungkin memilih untuk menghapus opsi Siapa pun untuk mencegah penerusan tautan di luar organisasi Anda.

Siapa pun memberikan akses ke siapa pun yang menerima tautan, baik mereka menerimanya langsung dari Anda atau diteruskan dari orang lain. Hal ini mungkin mencakup orang-orang di luar organisasi.
Orang di organisasi Anda dengan tautan memberikan akses ke siapa pun yang memiliki akun dari organisasi Anda dan tautan, baik mereka menerimanya langsung dari Anda atau diteruskan dari orang lain. Mereka harus masuk ke akun kerja atau sekolah mereka, seperti "someone@contoso.com".
Orang dengan akses yang sudah ada memberikan akses ke orang-orang yang sudah memiliki akses ke dokumen atau folder. Tautan hanya berfungsi untuk mereka. Ini tidak mengubah izin apa pun. Ini berguna saat mengirim tautan lagi ke seseorang yang sudah memiliki akses.

: Jika item telah dibagikan, gambar profil atau inisial orang dan grup yang dibagikan akan muncul di sini. Anda bisa memilih salah satu ikon untuk membuka Kelola Akses, di mana Anda bisa meninjau dan mengelola orang-orang dengan akses yang sudah ada.
Orang Anda memilih untuk memberikan akses hanya kepada orang-orang yang Anda tentukan menurut nama, grup, atau email. Jika seseorang meneruskan tautan, hanya orang-orang yang sudah memiliki akses ke item yang dapat menggunakan tautan.

: Jika Anda memilih opsi ini, pilih Terapkan lalu tambahkan nama ke area Tambahkan nama, grup, atau email. Lalu pilih Salin tautan.

Bergantung pada tipe tautan mana yang dipilih, mungkin tersedia pengaturan opsional.

Atur tanggal kedaluwarsa memungkinkan Anda mengatur tanggal agar tautan kedaluwarsa. Setelah tanggal yang Anda tetapkan, tautan tidak akan berfungsi dan Anda harus membuat tautan baru atau berbagi ulang dengan orang lain sehingga mereka bisa terus mengakses file.
Atur kata sandi memungkinkan Anda mengatur kata sandi untuk mengakses file. Ketika pengguna mengklik tautan, mereka akan diminta untuk memasukkan kata sandi sebelum mereka bisa mengakses file. Anda harus menyediakan kata sandi ini secara terpisah kepada siapa pun yang ingin Anda bagikan file.

Setelah memilih pengaturan, pilih Terapkan untuk memperbarui tautan.

Menyalin tautan dengan cepat

Terdapat dua pintasan untuk menyalin tautan ke item dari pustaka SharePoint atau OneDrive Anda:

Dalam tampilan daftar atau ubin:

Pilih baris atau ubin item.
Pilih Salin tautan dari bilah perintah di atas tampilan file.

Salin tautan dari bilah perintah

Dalam tampilan daftar:

Arahkan mouse atau pilih baris item.
Pilih ikon tindakan lainnya .
Pilih Salin tautan dari menu tindakan.

Salin tautan dari menu tindakan lainnya

Jika di dalam file Microsoft 365 yang terbuka (seperti dokumen PowerPoint, Word, atau Excel):

Pilih Bagikan di sudut kanan atas.
Lalu pilih Salin tautan.

Salin tautan dari PPT

Memilih Salin tautan akan secara otomatis menyalin tautan ke clipboard Anda dengan pengaturan berbagi default dipilih. Jika Anda ingin membuat perubahan pada link, masuk ke Pengaturan Ikon pengaturan Fluent 2 kecil .

Cuplikan layar pemberitahuan yang diperlihatkan di layar saat tautan berhasil disalin.

: Jika memilih Orang yang dipilih, Anda harus memilih orang-orang yang anda inginkan agar tautan berfungsi secara langsung di pengaturan Tautan.

Pengaturan tautan dengan opsi Orang Anda pilih dipilih.

Label sensitivitas

Setelah Anda memilih Ikon berbagi Fluent 2 kecil Bagikan, label sensitivitas muncul di bawah nama item untuk memberi tahu Anda tingkat keamanan item. Arahkan mouse ke label sensitivitas untuk mempelajari selengkapnya, atau pelajari selengkapnya tentang label sensitivitas dan cara mengubahnya.

Label sensitivitas file muncul dalam pengalaman berbagi

Berbagi di luar organisasi Anda

Jika organisasi memungkinkan Anda berbagi item dengan orang di luar organisasi, ada dua cara untuk melakukannya setelah memilih Ikon berbagi Fluent 2 kecil Bagikan. Tinjau opsi di bawah ini atau pelajari selengkapnya tentang berbagi eksternal.

Pesan konfirmasi muncul saat Anda menambahkan seseorang di luar organisasi Untuk berbagi item dengan Anda

Mengundang

Tambahkan email ke area Tambahkan nama, grup, atau email , lalu pilih Lanjutkan.

Salin tautan

Buka pengaturan Tautan .
Pilih Orang yang Anda pilih atau Siapa pun.
Pilih Salin tautan.
Tempelkan tautan di suatu tempat untuk orang di luar organisasi Anda untuk menggunakannya, seperti dalam pesan atau email Teams.

Jika Anda memilih Orang Anda pilih, tambahkan email ke area Tambahkan nama, grup, atau email sebelum Anda menyalin tautan.

: Anda tidak bisa berbagi ke luar organisasi Jika Orang di organisasi Anda dipilih di pengaturan berbagi.

–––––––––––––––––––––––

Topik Terkait

Berbagi file dan folder OneDriveBerbagi file atau folder SharePoint