Berbagi file atau folder SharePoint

Berbagi dengan orang tertentu

Pilih opsi ini jika ingin mengirimkan undangan email ke orang-orang atau grup serta melacak siapa yang telah Anda undang. Ini juga memungkinkan Anda menghapus izin untuk individu atau grup tertentu nanti jika perlu.

1. Di situs SharePoint Anda, masuk ke pustaka tempat Anda ingin berbagi file.

2. Pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan dengan memilih ikon lingkarannya.

   : Berbagi beberapa item pada saat yang sama tidak tersedia. Sebagai gantinya, Anda bisa menambahkan hal-hal yang ingin Anda bagikan ke folder lalu berbagi folder.

   1. Jika Anda menggunakan tampilan Daftar, pilih lingkaran di sisi kiri item.

   2. Jika Anda menggunakan tampilan Ubin, pilih lingkaran di sudut kanan atas item.

3. Pilih Bagikan di bagian atas halaman.

   : 

   • Jika file atau folder yang dipilih sudah dibagikan dengan seseorang, ada daftar Dibagikan dengan di bagian bawah. Setiap gambar adalah foto profil individu atau inisial grup yang telah dibagikan file. Jika Anda ingin mengedit tingkat akses untuk individu atau grup, pilih inisial foto atau grup untuk membuka Kelola Akses.

   • Jika file atau folder yang dipilih saat ini tidak dibagikan dengan seseorang, tidak akan ada daftar Dibagikan dengan. 

   

4. Pilih Siapa pun dengan tautan dapat mengedit untuk membuka pengaturan tautan. 

   : Bergantung pada pengaturan yang diatur oleh administrator, Anda mungkin memiliki pengaturan default yang berbeda. Misalnya, tombol ini dapat mengatakan Orang di <organisasi Anda> bisa mengedit.

   

5. Pilih opsi untuk orang yang ingin Anda beri akses dengan tautan: 

   : Jika opsi berbagi telah berwarna abu-abu, admin organisasi Anda mungkin telah membatasinya. Misalnya, mereka mungkin memilih untuk menghapus opsi Siapa pun untuk mencegah akses anonim oleh orang di luar organisasi Anda.

   1. Siapa pun memberikan akses ke siapa pun yang menerima tautan ini, baik mereka menerimanya langsung dari Anda atau diteruskan dari orang lain. Hal ini mungkin mencakup orang-orang di luar organisasi.

   2. Orang di <Organisasi Anda> dengan tautan tersebut memberi siapa pun di organisasi Anda yang memiliki akses tautan ke file, baik mereka menerimanya langsung dari Anda atau diteruskan dari orang lain.

   3. Orang dengan akses yang sudah ada dapat digunakan oleh orang-orang yang sudah memiliki akses ke dokumen atau folder. Tidak mengubah izin apa pun dan tidak membagikan tautan. Gunakan ini jika Anda hanya ingin mengirimkan tautan ke seseorang yang sudah memiliki akses. 

   4. Orang tertentu hanya memberikan akses ke orang yang Anda tentukan, meskipun orang lain mungkin sudah memiliki akses. Hal ini mungkin mencakup orang-orang di luar organisasi. Jika mereka meneruskan tautan berbagi tersebut, hanya orang yang sudah memiliki akses ke item tersebut yang dapat menggunakan tautan. 

6. Di bawah Pengaturan lainnya, Anda bisa mengatur salah satu opsi berikut ini:

   • Dapat mengedit memungkinkan orang-orang yang masuk dengan Akun Microsoft mengedit file atau folder yang mereka miliki aksesnya. Jika Anda berbagi folder, orang-orang dengan izin Edit bisa menyalin, memindahkan, mengedit, mengganti nama, berbagi, dan menghapus apa pun dalam folder yang mereka miliki aksesnya. Mengkosongkan kotak ini berarti orang-orang bisa menampilkan, menyalin, atau mengunduh item Anda tanpa masuk. Mereka juga dapat meneruskan tautan ke orang lain. Namun, mereka tidak dapat membuat perubahan pada versi di SharePointAnda . Beberapa tautan memiliki opsi terbatas dan hanya ada di tautan anonim.

     : 

     • Dapat mengedit diaktifkan secara default.

     • Anda juga dapat mengatur izin pengeditan di layar sebelumnya. Di bawah Kirim tautan, di samping bidang Nama, grup, atau email, pilih ikon pensil untuk mengubah izin pengeditan untuk orang atau grup yang telah Anda masukkan. 

   • Blokir unduhan mencegah orang lain mengunduh file atau folder yang mereka miliki aksesnya. Mengkosongkan kotak ini berarti orang-orang bisa mengunduh file ke perangkat mereka. 

     : Opsi ini mungkin tidak tersedia untuk tipe file yang Anda pilih. Opsi ini hanya tersedia jika Anda tidak memperbolehkan pengeditan.

   • Atur tanggal kedaluwarsa memungkinkan Anda mengatur tanggal agar tautan kedaluwarsa. Setelah tanggal yang Anda tetapkan, tautan tidak akan berfungsi dan Anda perlu membuat tautan baru untuk pengguna yang memerlukan akses ke file atau folder Anda. 

     : Atur tanggal kedaluwarsa hanya tersedia jika merupakan tautan siapa pun.

   • Atur kata sandi memungkinkan Anda mengatur kata sandi untuk mengakses file. Saat pengguna membuka tautan, mereka akan diminta untuk memasukkan kata sandi sebelum dapat mengakses file. Anda harus menyediakan kata sandi ini secara terpisah kepada siapa pun yang ingin Anda bagikan file. 

     : Atur kata sandi hanya tersedia jika merupakan tautan siapa pun.

   • Buka dalam mode peninjauan hanya membatasi orang untuk meninggalkan komentar dan membuat saran pada file. 

     : 

     • Hanya dokumen Word yang memiliki opsi izin ini.

     • Jika seseorang sudah memiliki izin pengeditan untuk dokumen, memilih Buka dalam mode tinjauan saja tidak akan mencegah mereka melakukan pengeditan. Bagi mereka, dokumen akan terbuka dalam mode edit.

7. Setelah mengatur semua pengaturan dan izin tautan, pilih Terapkan. 

8. Dalam bidang Nama, grup, atau email, mulailah mengetik alamat email atau nama kontak orang-orang yang ingin Anda ajak berbagi. Ketika mulai memasukkan info ke dalam kotak, Anda juga dapat memilih kontak dari daftar yang muncul.

   : Untuk berbagi dengan cepat dengan orang tertentu, Anda bisa mengetikkan nama atau email mereka lalu menggunakan ikon pensil di sebelah kanan nama, grup atau bidang email untuk memilih Bisa mengedit atau Bisa menampilkan. Lalu ikuti langkah-langkah yang sama di bawah ini untuk berbagi dengan orang tertentu yang Anda cantumkan. Untuk dokumen Word, Anda bisa menggunakan opsi Bisa meninjau untuk memungkinkan seseorang menambahkan komentar dan saran tetapi mencegah mereka melakukan pengeditan.
   
   

9. Sertakan pesan di bawah bidang Nama, grup, atau email , jika Anda mau.

   : Jika Anda ingin menulis pesan Anda di Outlook, pilih tombol Outlook dan tautan akan disisipkan ke dalam email draf dan semua orang yang Anda masukkan untuk berbagi akan berada dalam daftar Kepada / Penerima. Bergantung pada versi SharePoint, Anda mungkin atau mungkin tidak melihat tombol Outlook .

10. Pilih Kirim. 

Bagikan dengan menggunakan "Salin tautan"

Pilih opsi untuk berbagi item dengan banyak orang yang bahkan Anda tidak kenal secara pribadi. Misalnya, Anda dapat menggunakan tautan ini untuk memposting ke Facebook, Twitter, atau LinkedIn, atau berbagi dalam email atau pesan. Siapa saja yang mendapatkan tautan dapat menampilkan atau mengedit item tersebut, tergantung pada izin yang Anda tetapkan. Pengguna dengan tautan tidak dapat mengunggah item baru. Ingat bahwa tautan tersebut juga dapat diteruskan dan masuk tidak diperlukan.

1. Di situs SharePoint Anda, masuk ke pustaka tempat Anda ingin berbagi file.

2. Pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan dengan memilih ikon lingkarannya.

   : Berbagi beberapa item pada saat yang sama tidak tersedia. Sebagai gantinya, Anda bisa menambahkan hal-hal yang ingin Anda bagikan ke folder lalu berbagi folder.

   1. Jika Anda menggunakan tampilan Daftar, pilih lingkaran di sisi kiri item.

   2. Jika Anda menggunakan tampilan Ubin, pilih lingkaran di sudut kanan atas item.

3. Pilih Bagikan di bagian atas halaman.

   : 

   • Jika file atau folder yang dipilih sudah dibagikan dengan seseorang, ada daftar Dibagikan dengan di bagian bawah. Setiap gambar adalah foto profil individu atau inisial grup yang telah dibagikan file. Jika Anda ingin mengedit tingkat akses untuk individu atau grup, pilih inisial foto atau grup untuk membuka Kelola Akses.

   • Jika file atau folder yang dipilih saat ini tidak dibagikan dengan seseorang, tidak akan ada daftar Dibagikan dengan. 

   • Jika Anda membuat tautan yang hanya berfungsi untuk organisasi Anda dan mengirimkannya ke grup Microsoft 365, grup tersebut akan ditukarkan pada tautan. Jika pengguna eksternal, lalu ditambahkan ke grup tersebut, pengguna tersebut akan memberi mereka akses ke item.

4. Di bawah Salin Tautan, pilih Siapa pun yang memiliki tautan dapat mengedit untuk membuka pengaturan tautan.

   : Bergantung pada pengaturan yang diatur oleh administrator, Anda mungkin memiliki pengaturan default yang berbeda. Misalnya, tombol ini dapat mengatakan Orang di <organisasi Anda> bisa mengedit.

5. Untuk mengubah izin tautan, pilih opsi yang ingin Anda beri akses ke tautan:

   : Jika opsi berbagi berwarna abu-abu, admin organisasi mungkin membatasinya. Misalnya, mereka mungkin memilih untuk menghapus opsi Siapa pun untuk mencegah tautan yang dapat digunakan diteruskan ke orang lain di luar organisasi Anda.

   • Siapa pun memberikan akses ke siapa pun yang menerima tautan ini, baik mereka menerimanya langsung dari Anda atau diteruskan dari orang lain. Hal ini mungkin mencakup orang-orang di luar organisasi.

   • Orang di <Organisasi Anda> dengan tautan tersebut memberi siapa pun di organisasi Anda yang memiliki akses tautan ke file, baik mereka menerimanya langsung dari Anda atau diteruskan dari orang lain.

   • Orang dengan akses yang sudah ada dapat digunakan oleh orang-orang yang sudah memiliki akses ke dokumen atau folder. Ini tidak mengubah izin apa pun dan tidak berbagi link. Gunakan ini jika Anda hanya ingin mengirimkan tautan ke seseorang yang sudah memiliki akses. 

   • Orang tertentu hanya memberikan akses ke orang yang Anda tentukan, meskipun orang lain mungkin sudah memiliki akses. Jika mereka meneruskan tautan berbagi tersebut, hanya orang yang sudah memiliki akses ke item tersebut yang dapat menggunakan tautan.

     : Untuk melacak akses dan memastikan keamanan, Anda hanya bisa berbagi dengan seseorang yang ada di organisasi Anda atau memiliki Akun Microsoft.

6. Di bawah Pengaturan lain, Anda bisa mengatur salah satu opsi berikut ini:

   • Izinkan pengeditan memungkinkan orang-orang yang masuk dengan Akun Microsoft mengedit file atau folder yang mereka miliki aksesnya. Jika Anda berbagi folder, orang-orang dengan izin Edit bisa menyalin, memindahkan, mengedit, mengganti nama, berbagi, dan menghapus apa pun dalam folder yang mereka miliki aksesnya. Mengkosongkan kotak ini berarti orang-orang bisa menampilkan, menyalin, atau mengunduh item Anda tanpa masuk. Mereka juga dapat meneruskan tautan ke orang lain. Namun, mereka tidak dapat membuat perubahan pada versi di SharePointAnda . Beberapa tautan memiliki opsi terbatas dan hanya tautan anonim.

     : 

     • Izinkan pengeditan diaktifkan secara default.

     • Anda juga bisa mengatur izin pengeditan di layar sebelumnya dengan memilih ikon pensil di sebelah kanan nama yang Anda ajak berbagi file. 

   • Blokir unduhan mencegah orang lain mengunduh file atau folder yang mereka miliki aksesnya. Mengkosongkan kotak ini berarti orang-orang bisa mengunduh file ke perangkat mereka. 

     : Opsi ini mungkin tidak tersedia untuk tipe file yang Anda pilih. Opsi ini hanya tersedia jika Anda tidak memperbolehkan pengeditan.

   • Atur tanggal kedaluwarsa memungkinkan Anda mengatur tanggal agar tautan kedaluwarsa. Setelah tanggal yang Anda tetapkan, tautan tidak akan berfungsi lagi dan Anda perlu membuat tautan baru untuk pengguna yang memerlukan akses ke file atau folder Anda. Atur tanggal kedaluwarsa hanya ada di tautan anonim.

     : Atur tanggal kedaluwarsa hanya tersedia jika merupakan tautan siapa pun.

   • Atur kata sandi memungkinkan Anda mengatur kata sandi untuk mengakses file. Ketika pengguna mengklik tautan, mereka akan diminta untuk memasukkan kata sandi sebelum mereka bisa mengakses file. Anda harus menyediakan kata sandi ini secara terpisah kepada siapa pun yang ingin Anda bagikan file. Atur tanggal kata sandi hanya ada di tautan anonim.

     :  Atur tanggal kata sandi hanya tersedia jika merupakan tautan siapa pun.

   • Buka dalam mode peninjauan hanya membatasi orang untuk meninggalkan komentar dan membuat saran pada file. 

     : 

     • Hanya dokumen Word yang memiliki opsi izin ini.

     • Jika seseorang sudah memiliki izin pengeditan untuk dokumen, memilih Buka dalam mode tinjauan saja tidak akan mencegah mereka melakukan pengeditan. Bagi mereka, dokumen akan terbuka dalam mode edit.

7. Setelah mengatur semua pengaturan dan izin tautan, pilih Terapkan. 

8. Di bawah Salin tautan, pilih Salin.

9. Tempelkan tautan dan kirimkan dalam email, pesan, atau postingan.

Saya memiliki pertanyaan lain

Tidak menemukan jawaban Anda di sini? Coba posting pertanyaan Anda di komunitas Microsoft.