Lekérdezések – Bevezetés

• Az adatok megtalálását és használatát segítő lekérdezések

• Választó lekérdezés létrehozása

• Paraméteres lekérdezés létrehozása

• Összegző lekérdezés létrehozása

• Kereszttáblás lekérdezés létrehozása

• Táblakészítő lekérdezés létrehozása

• Hozzáfűző lekérdezés létrehozása

• Frissítő lekérdezés létrehozása

• Törlő lekérdezés létrehozása

Az adatok megtalálását és használatát segítő lekérdezések

Egy jól megtervezett adatbázisban az űrlapokon vagy jelentésekben látható információk általában több táblából származnak. Az információkat egy lekérdezés gyűjti össze a különböző táblákból, majd összeállítja belőlük az űrlapon vagy jelentésen megjelenítendő adatokat. A lekérdezés olyan kérés, amely vagy adatokat kér az adatbázisból, vagy valamilyen művelet végrehajtását kéri az adatokon, esetleg mindkettőt. A lekérdezésekkel választ kaphat egyszerű kérdésekre, számításokat végezhet, különböző táblákból származó adatokat vonhat össze, valamint bővítheti, módosíthatja és törölheti az adatbázisban tárolt adatokat. Mivel a lekérdezések ennyire sokoldalúak, számos típusuk van, és mindig az elvégzendő feladat határozza meg, hogy melyiket kell alkalmazni közülük.

Választó lekérdezés létrehozása

Ha egy táblának csak bizonyos mezőit szeretné áttekinteni, vagy egyszerre több tábla adatait szeretné ellenőrizni, esetleg bizonyos feltételeknek megfelelő adatokat szeretne látni, akkor a választó lekérdezés a célnak megfelelő választás. További információ: Egyszerű választó lekérdezés létrehozása.

Paraméteres lekérdezés létrehozása

Ha gyakran kell egy adott lekérdezés különböző változatait futtatnia, akkor célszerű paraméteres lekérdezést létrehozni. A paraméteres lekérdezés futtatásakor a lekérdezés kéri a mezőértékeket, majd a megadott érték alapján beállítja a lekérdezés feltételeit.

Folytatva az előző példát, amelyben megtanulta, hogyan hozhatja létre a veszprémi vevők rendeléslistáját visszaadó lekérdezést, most módosítsa a választó lekérdezést úgy, hogy várost mindig a lekérdezés futtatásakor kelljen megadni. A példa megvalósításához nyissa meg az előző példában létrehozott adatbázist:

1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az előző részben létrehozott Rendelések városok szerint lekérdezésre, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet elemére.

2. A lekérdezés tervezőrácsában, a Város oszlop Feltétel sorából törölje a Veszprém szót, majd írja be a [Melyik város?] szöveget.

   A [Melyik város?] karakterlánc a paraméterkérdés. A szögletes zárójel jelzi, hogy azt szeretné, hogy a lekérdezés kérje a bevitelt, a megadott szöveg (ebben az esetben a Melyik város?) pedig maga a paraméterkérdés.

   Megjegyzés: Egyik időszak sem (.) és felkiáltójel (!) sem használható szövegként a paraméter parancssorában.

3. Jelölje be a Város oszlop Megjelenítés sorában lévő jelölőnégyzetet, hogy a lekérdezés eredményei között megjelenjen a város.

4. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra. A program bekéri a Város mező értékét.

5. Írja be a Debrecen szót, majd az ENTER billentyűt lenyomva jelenítse meg a debreceni vevők rendeléseit.

   Mi történik, ha nem tudja, milyen értékeket lehet megadni? Lehetővé kell tennie, hogy a beírt értékben helyettesítő karaktereket is meg lehessen adni:

6. A Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet gombra, majd kattintson a Tervező nézet gombra.

7. A lekérdezés tervezőrácsában a Város oszlop Feltétel sorába írja be a következőt: Like [Melyik város?]&"*".

   Ebben a paraméterkérdésben a Like kulcsszóval és a zárójelek között lévő és (&), valamint a csillag jellel (*) engedélyezi a felhasználó részére, hogy karakterkombinációkat is megadhasson, és azok tartalmazhassanak helyettesítő karaktereket – ily módon a lekérdezések nagyon sokféle eredményt adhatnak. Ha például a felhasználó a * karaktert írja be, akkor a lekérdezés eredményei között az összes város szerepelni fog; ha az L betűt írja be, akkor az összes „L” betűvel kezdődő város fog szerepelni, és ha az *s* karaktert írja be, akkor a lekérdezés eredményei között minden olyan város megtalálható lesz, amelynek a neve tartalmazza az „s” betűt.

8. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra, majd a lekérdezési parancssorba írja be az Új kifejezést, és nyomja le az ENTER billentyűt.

   A kérdezés lefut, majd megjeleníti a debreceni vevők rendeléseit.

Összegző lekérdezés létrehozása

Az adatlap Összeg sora nagyon hasznos, de összetettebb kérdések esetén összegző lekérdezést kell létrehozni. Az összegző lekérdezés olyan választó lekérdezés, amellyel csoportosíthatók és összegezhetők az adatok, például ha meg szeretné nézni a termékenkénti összes eladást. Összegző lekérdezésben a Sum függvény (egy összesítő függvény) segítségével jelenítheti meg a termékenkénti összes eladást.

Az alábbi műveletekkel módosítsa az előző példában létrehozott lekérdezést, hogy termékenként is összegezze az eladásokat.

1. A Kezdőlap lapon kattintson a Nézet > Tervező nézet elemre.

   Ekkor megnyílik a Termékek részösszegei lekérdezés Tervező nézetben.

2. A Lekérdezéstervező lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson az Összegek elemre.

   Az Összesítés sor megjelenik a lekérdezés tervezőrácsában.

• Mezőértékek szerint a tervezőrács Összesítés sorával lehet csoportosítani.

• Az adatlap Összeg sorát pedig az összegző lekérdezések eredményeihez lehet adni.

• Ha a tervezőrács Összesítés sorát használja, akkor minden mezőhöz ki kell választania egy összesítő függvényt. Ha egy mezőre vonatkozóan nem szeretne számítást végrehajtani, a mező alapján csoportosítást végezhet.

• A tervezőrács második oszlopának Összesítés sorában válassza az Összeg függvényt a legördülő listában.

• A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra. A program futtatja a lekérdezést, és megjeleníti a termékek listáját a részösszegekkel.

• A lekérdezést a CTRL+S billentyűkombináció lenyomásával mentheti. Hagyja nyitva a lekérdezést.

További információ: Oszlopösszesítők megjelenítése adatlapon Összeg sorral.

Vissza a lap tetejére

Az adatok összegzésének és összesítésének megjelenítése

Ha a táblákban tranzakciókat rögzít, vagy rendszeresen előforduló számadatokat tárol, akkor hasznos lehet az adatokat összesítve, egy összegként vagy átlagként megjeleníteni. Az Access alkalmazásban ehhez egy Összeg sorral bővítheti az adatlap. Az Összeg sor az adatlap alján található, göngyölített összeget vagy más összesített értéket megjelenítő sor.

1. Futtassa a korábban létrehozott Termék részösszegek lekérdezést, és hagyja megnyitva az eredményeket a Adatlap nézet.

2. Kattintson a Kezdőlap lapon az Összesítés gombra. Ezzel megjelenít egy új sort az adatlap alján, amelynek első oszlopában az Összeg szó szerepel.

3. Kattintson az adatlap utolsó, Összeg nevű sorában lévő cellára.

4. A nyílra kattintva megjelenítheti az elérhető összesítő függvényeket. Mivel az oszlopban szöveges adatok is szerepelnek, csak két választási lehetőség áll rendelkezésre: a Nincs és a Szám.

5. Válassza a Szám lehetőséget. A cella tartalma az Összeg feliratról az oszlopértékek számára változik.

6. Kattintson a kapcsolódó cellára (a második oszlopra). A cellában megjelenik egy nyíl.

7. Kattintson a nyílra, és válassza az Összeg elemet. A mezőben megjelenik az oszlop értékeinek összege.

8. Hagyja megnyitva a lekérdezést Adatlap nézetben.

Vissza a lap tetejére

Kereszttáblás lekérdezés létrehozása

Tegyük fel, hogy meg szeretné nézni a termékek részösszegeit, ugyanakkor szeretne hónapok szerinti összesítést is készíteni, hogy a sorokban a termékek részösszegei, az oszlopokban pedig a hónap részösszegei legyenek láthatók. Ha egy termék részösszegeit és egy hónap termékek szerinti részösszegeit szeretné megjeleníteni, akkor kereszttáblás lekérdezés kell létrehozni.

A Termékek részösszegei lekérdezés újbóli futtatásával a lekérdezés megjeleníti a termékek részösszegeinek a sorát és a havi részösszegek oszlopát.

1. A Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet gombra, majd kattintson a Tervező nézet gombra.

2. A Lekérdezés beállítása csoportban kattintson a Táblák hozzáadása elemre.

3. Kattintson duplán a Rendelések, majd a Bezárás gombra.

4. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Kereszttáblára. A tervezőrácsról eltűnik a Megjelenítés sor, és megjelenik a Kereszttábla sor.

5. A rács második oszlopában kattintson a jobb gombbal a Mező sorra, majd válassza a helyi menü Nagyítás parancsát. Megjelenik a Nagyítás ablak.

6. A Nagyítás mezőbe írja be vagy illessze be a következőt: Hónap: DatePart("m",[Rendelve]) & ". hónap".

7. Kattintson az OK gombra.

8. A Kereszttábla sorban jelölje ki a következő értékeket a legördülő listában: Sorfejléc az első oszlophoz Érték a második oszlophoz és Oszlopfejléc a harmadik oszlophoz.

9. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra. A program futtatja a lekérdezést, és megjeleníti a termékek havi összesítésű részösszegeit.

10. A CTRL+S billentyűkombináció lenyomásával mentheti a lekérdezést.

    További információ a kereszttáblás lekérdezésekről: Összegző adatok könnyebb olvashatóbbá tétele kereszttáblás lekérdezéssel.

Vissza a lap tetejére

Táblakészítő lekérdezés létrehozása

Táblakészítő lekérdezés segítségével új táblát hozhat létre a más táblákban tárolt adatok alapján.

Tegyük fel például, hogy el szeretné küldeni a békéscsabai rendelések adatait egy olyan békéscsabai üzleti partnernek, aki az Access programmal készít jelentéseket. Nem kell elküldeni az összes rendelési adatot: a küldött adatok a békéscsabai rendelésekre vonatkozó adatokra korlátozhatók.

Készíthet egy olyan választó lekérdezést, amely a békéscsabai rendelések adatait tartalmazza, majd az alábbi lépésekkel létrehozhat egy új táblát a választó lekérdezés alapján:

1. Nyissa meg az előző példában használt példaadatbázist.

   Előfordulhat, hogy a táblakészítő lekérdezések futtatásához engedélyeznie kell az adatbázis tartalmát.

   Megjegyzés: Ha a menüszalag alatt megjelenik egy üzenet az adatbázis engedélyezéséről, kattintson a Tartalom engedélyezése elemre.Ha az adatbázis már eleve egy megbízható helyen van, akkor nem jelenik meg az üzenetsáv.

2. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezés csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

3. Kattintson duplán a Rendelés részletei és a Rendelések elemre.

4. A Rendelések táblában kattintson duplán a Vevőkód és a Város elemre a mezők elhelyezéséhez a tervezőrácson.

5. A Rendelés részletei táblában kattintson duplán a Rendelésazonosító, a Termékazonosító, a Mennyiség, az Egységár és az Engedmény elemre a mezők elhelyezéséhez a tervezőrácson.

6. A tervezőrács Város oszlopában törölje a jelet a Megjelenítés sorból. A Feltétel sorba írja be: 'Békéscsaba' (a szimpla idézőjelekkel együtt). Ellenőrizze a lekérdezés eredményeit, mielőtt táblát hozna létre az eredmények alapján.

7. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

8. Mentse a lekérdezést a CTRL+S billentyűkombináció lenyomásával.

9. A Lekérdezésnév mezőbe írja be a Lekérdezés: Békéscsabai rendelések szöveget, és kattintson az OK gombra.

10. A Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet elemre, és válassza a Tervező nézet lehetőséget.

11. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Tábla készítése gombra.

12. A Táblakészítő párbeszédpanel Táblanév mezőjébe írja be a Békéscsabai rendelések nevet, és kattintson az OK gombra.

13. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

14. Kattintson a megerősítő párbeszédpanel Igen gombjára, és tekintse meg a navigációs ablakban megjelenő új táblát.

    Megjegyzés: Ha van már tábla a megadott névvel, akkor az Access a lekérdezés futtatása előtt törli a táblát.

További információ a táblakészítési lekérdezések használatáról: Táblakészítési lekérdezés létrehozása.

Vissza a lap tetejére

Hozzáfűző lekérdezés létrehozása

Hozzáfűző lekérdezésekkel lekérhetők egy vagy több tábla adatai, majd az adatok hozzáadhatók egy másik táblához.

Tegyük fel, hogy létrehozott egy táblát, amelyet megosztott egy békéscsabai üzleti partnerével, de rájött, hogy a partner Békéscsaba környékén lévő ügyfelekkel is dolgozik. Ezért szeretné hozzáadni a Békéscsaba környékére vonatkozó adatokat a táblához, mielőtt megosztaná azt a partnerrel. A Békéscsaba környékére vonatkozó adatokat az alábbi lépésekkel adhatja hozzá a Békéscsabai rendelések táblához:

1. Nyissa meg a Korábban létrehozott "Békéscsabai rendelések lekérdezése" nevű lekérdezést Tervező nézetben.

2. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Hozzáfűzés gombra. Ekkor megnyílik a Hozzáfűzés párbeszédpanel.

3. A Hozzáfűzés párbeszédpanelen kattintson a Táblanév mezőre, és válassza ki a Békéscsabai rendelések táblát a legördülő listáról, majd kattintson az OK gombra.

4. A tervezőrácson a Város oszlop Feltétel sorában törölje a „Békéscsaba”, majd írja be a „Békéscsaba környéke” kifejezést.

5. A Hozzáfűzés sorban válassza ki a megfelelő mezőket az egyes oszlopokhoz.

   Példánkban a Hozzáfűzés sor értékeinek meg kell egyezniük a Mező sor értékeivel, de ez nem működési feltétele a hozzáfűző lekérdezéseknek.

6. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

A hozzáfűző lekérdezésekről a Rekordok felvétele a táblába a hozzáfűző lekérdezés segítségével című témakörben talál további tájékoztatást.

Vissza a lap tetejére

Frissítő lekérdezés létrehozása

Frissítő lekérdezésekkel módosíthatja a táblákban szereplő adatokat, és a frissítő lekérdezésekben feltételek megadásával szabályozhatja, hogy mely sorok frissüljenek. A frissítő lekérdezésekben a frissítés végrehajtása előtt ellenőrizheti a frissítendő adatokat.

Az előző példában sorokat fűzött hozzá a Békéscsabai rendelések táblához. A Békéscsabai rendelések tábla Termékszám mezőjében egy numerikus termékazonosító látható. Az alábbi eljárással érdemes a termékazonosítók helyett a termékneveket megjeleníteni, hogy az adatok jobban felhasználhatók legyenek a jelentésekben.

1. Nyissa meg a Békéscsabai rendelések táblát Tervező nézetben.

2. A Termékszám sor adattípusát módosítsa Szám típusról Szöveg típusra.

3. Mentse, majd zárja be a Békéscsabai rendelések táblát.

4. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezés csoportjának Lekérdezéstervező gombjára.

5. Kattintson duplán a Chicago Orders and Products ( Békéscsabai rendelések és termékek) elemre.

6. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Frissítés gombra.

7. A tervezőrácsról eltűnik a Rendezés és a Megjelenítés sor, és megjelenik a Módosítás sor.

8. A Békéscsabai rendelések táblán kattintson duplán a Termékszám elemre a mező elhelyezéséhez a tervezőrácson.

9. A tervezőrácson a Termékszám oszlop Módosítás sorába írja be vagy illessze be a következő kifejezést: [Termékek].[Terméknév].

   Tipp: A frissítő lekérdezésekkel a mezőértékek törölhetők is: ehhez egy üres karakterláncot ("") vagy a NULL értéket kell megadni a Módosítás sorban.

10. A Feltétel sorba írja be vagy illessze be a következőt: [Termékszám] Like ([Termékek].[Azonosító]).

11. A lekérdezést Adatlap nézetben megjelenítve ellenőrizheti, hogy mely értékek módosítása történik meg a frissítő lekérdezés hatására.

12. Kattintson a Tervezés lapon a Nézet > Adatlap nézet elemre. A lekérdezés visszaadja a frissítendő termékazonosítók listáját.

13. A Lekérdezéstervező lapon kattintson a Futtatás gombra.

    Ha megnyitja a Békéscsabai rendelések táblát, láthatja, hogy a Termékazonosító mező numerikus értékei helyén a Termékek tábla terméknevei jelennek meg.

A frissítő lekérdezésekről A frissítő lekérdezés létrehozása és futtatása című cikk nyújt részletesebb tájékoztatást.

Vissza a lap tetejére

Törlő lekérdezés létrehozása

Törlő lekérdezésekkel törölhetők a táblák adatai, és a törlő lekérdezésekben feltételek megadásával szabályozható, hogy mely sorok törlődjenek. A törlő lekérdezésekben még a törlés végrehajtása előtt ellenőrizheti, hogy mely adatok fognak törlődni.

Tegyük fel, hogy az előző példában szereplő Békéscsabai rendelések táblát el szeretné küldeni a békéscsabai üzleti partnernek, de észreveszi, hogy a sorok egy részében számos üres mező van. Úgy dönt, hogy a tábla elküldése előtt eltávolítja ezeket a sorokat. Megnyithatja a táblát, és kézzel is törölheti a sorokat, de ha nem csak néhány sort kell törölni, és ha egyértelműen meg tudja fogalmazni a törlési feltételt, akkor érdemes inkább törlő lekérdezést használni.

Az alábbi műveletek végrehajtása esetén lekérdezéssel törölheti a Békéscsabai rendelések tábla azon sorait, amelyeknél nincs megadva a Rendeléskód értéke:

1. Kattintson a Létrehozás lap Lekérdezéstervező gombjára.

2. Kattintson duplán a Békéscsabai rendelések elemre.

3. A Lekérdezéstervező lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Törlés gombra. A tervezőrácsról eltűnik a Rendezés és a Megjelenítés sor, és megjelenik a Törlés sor.

4. A Békéscsabai rendelések táblán kattintson duplán a Rendeléskód elemre a mező elhelyezéséhez a tervezőrácson.

5. A tervezőrácson a Rendeléskód oszlop Feltétel sorába írja be a következőt: Null.

6. A Lekérdezéstervező lap Eredmények csoportjában kattintson a Futtatás gombra.

A törlő lekérdezésekről további információt a Törlő lekérdezés létrehozása és futtatása című témakörben talál.

Vissza a lap tetejére