Egyszerű választó lekérdezés létrehozása

A lekérdezések előnyei

A lekérdezések az alábbi előnyökkel járnak:

• Lehetővé teszik, hogy csak a kívánt mezők adatait jelenítse meg. Ha megnyit egy táblát, akkor az összes mező megjelenik. A lekérdezéssel egyszerűen menthetők a kijelölt mezők.

  Megjegyzés: A lekérdezés nem tárolja az adatokat, csupán hivatkozik rájuk. A lekérdezés mentésével ezért nem magát az adatot menti.

• Egyszerre több adatforrásból származó adatokat is megjeleníthet. A táblákban alapvetően csak azok az adatok jeleníthetőek meg, amelyek az adott táblában vannak tárolva. A lekérdezés azonban lehetővé teszi, hogy különféle forrásokból származó adatokat válogasson össze, és azt is meghatározhatja, hogy a megjelenítésnél hogyan legyenek összeállítva ezek az adatok.

• Kifejezéseket használhat mezőként. Mezőként használhatja például a Date függvényt is, vagy ha azt szeretné meghatározni, hogy milyen formátumban jelenjen meg a lekérdezés eredményében a dátum, akkor az illető mezővel együtt használhatja a Format függvényt.

• Megjeleníthet csak olyan rekordokat, amelyek megfelelnek az Ön által megadott feltételeknek. Ha megnyit egy táblát, akkor az összes rekord megjelenik. A lekérdezéssel egyszerűen menthetők a kijelölt rekordok.

A választó lekérdezés létrehozásának alapvető lépései

Választó lekérdezést létrehozhat a Lekérdezés varázslóval vagy Tervező nézetben is. A varázsló használatánál egyes tervezési elemek nem érhetőek el, de ezeket később is hozzáadhatja a lekérdezéshez Tervező nézetben. Noha a két módszer kissé eltér egymástól, az alapvető lépések gyakorlatilag ugyanazok lesznek:

1. Válassza ki az adatforrásként használni kívánt táblákat vagy lekérdezéseket.

2. Válassza ki az adatforrások használni kívánt mezőit.

3. Ha szükségesnek tartja, határozzon meg olyan feltételeket, amelyekkel korlátozhatja a lekérdezés eredményeként visszakapott rekordok körét.

Miután létrehozta a választó lekérdezést, azt futtatnia kell, hogy eredményeket kapjon. A választó lekérdezést a futtatáshoz Adatlap nézetben kell megnyitnia. Ha menti a lekérdezést, akkor azt később bármikor felhasználhatja például űrlapok, jelentések vagy újabb lekérdezések adatforrásaként.

Előzetes tennivalók

Ha egymáshoz nem kapcsolódó adatforrásokból származó mezőket használ, a Lekérdezés varázsló rákérdez, hogy szeretne-e kapcsolatokat is létrehozni. A varázsló ilyenkor megnyitja a Kapcsolatok ablakot, de ha módosítja a kapcsolatokat, akkor újra kell indítania a varázslót. Ezért még a varázsló futtatása előtt célszerű létrehozni a lekérdezéshez szükséges kapcsolatokat.

A táblakapcsolatok létrehozásáról további információt az Útmutató a táblakapcsolatokhoz című témakörben talál.

A Lekérdezésvarázsló használata

1. A Létrehozás lap Lekérdezések csoportjában kattintson a Lekérdezés varázsló menügombra. 

   

2. Az Új lekérdezés párbeszédpanelen válassza az Egyszerű lekérdezés varázsló elemet, majd kattintson az OK gombra.

3. Ezután mezőket kell hozzáadnia. Legfeljebb 255 mezőt adhat hozzá, forrásként pedig akár 32 táblát vagy lekérdezést is használhat.

   Végezze el az alábbi lépéseket minden egyes hozzáadni kívánt mező esetén:

   1. A Táblák/lekérdezések területen kattintson arra a táblára vagy lekérdezésre, amely a mezőt tartalmazza.

   2. Az Elérhető mezők alatt kattintson duplán a kívánt mezőre, ezzel hozzáadja azt a Kijelölt mezők listához. Ha az összes mezőt hozzá szeretné adni a listához, kattintson a jobbra mutató dupla nyílra (>>).

   3. Ha az összes szükséges mezőt hozzáadta, kattintson a Tovább gombra.

      

4. Ha nem adott hozzá számmezőket (numerikus adatokat tartalmazó mezőket), ugorjon előre a 9. lépésre. Ha hozzáadott számmezőket, a varázsló megkérdezi, hogy szeretné-e, hogy a lekérdezés adatokat vagy összegző adatokat ad vissza.

   Tegye a következők valamelyikét:

   1. Ha egyes rekordokat szeretne látni, kattintson a Részletek, majd a Tovább gombra. Ugorjon előre a 9. lépésre.

   2. Ha összesített számadatokat, például átlagot szeretne megjeleníteni, kattintson az Összesítés lehetőségre, majd az Összesítési beállítások lehetőségre.

      

5. Az Összesítési beállítások párbeszédpanelen adja meg, hogy mely mezőket szeretné összesíteni, és milyen módon szeretné az értékeket kiszámítani. A kiválasztható lehetőségek között csak a számmezők jelennek meg.

   Minden számmezőnél az alábbi függvények közül választhat:

   1. Össz    A lekérdezés a mező összes értékének összegét adja vissza.

   2. Átl    A lekérdezés a mező értékeinek átlagát adja vissza.

   3. Min    A lekérdezés a mező értékei közül a legkisebbet adja vissza.

   4. Max    A lekérdezés a mező értékei közül a legnagyobbat adja vissza.

   

6. Ha azt szeretné, hogy a lekérdezés eredménye az adatforrás rekordjainak számát is tartalmazza, jelölje be a Rekordszámlálás: adatforrás neve jelölőnégyzetet.

7. Az Összesítési beállítások párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK gombra.

8. Ha nem adott hozzá dátum/idő mezőt a lekérdezéshez, ugorjon a 9. lépésre. Ha dátum-idő mezőt adott hozzá a lekérdezéshez, a Lekérdezés varázsló megkérdezi, hogyan szeretné csoportosítani a dátumértékeket. Tegyük fel például, hogy hozzáadott egy számmezőt ("Ár") és egy dátum/idő mezőt ("Transaction_Time") a lekérdezéshez, majd megadta az Összegzési beállítások párbeszédpanelen, hogy meg szeretné tekinteni az "Ár" számmező átlagértékét. Mivel tartalmazott egy dátum/idő mezőt, kiszámíthat összegző értékeket minden egyedi dátum/idő értékhez, minden naphoz, minden hónaphoz, negyedévhez vagy minden évhez.

   

   Válassza ki, hogy milyen időszak alapján szeretné csoportosítani a Dátum/idő értékeket, majd kattintson a Tovább gombra.

   Megjegyzés: Tervező nézetben kifejezés használatával bármilyen időszakot megadhat a csoportosításhoz, a varázsló azonban csak ezeket a lehetőségeket ajánlja fel.

9. A varázsló utolsó oldalán adja meg a lekérdezés címét, válassza ki, hogy megnyitni vagy módosítani szeretné-e a lekérdezést, majd kattintson a Befejezés gombra.

   Ha a lekérdezés megnyitását választotta, akkor a kiválasztott adatok Adatlap nézetben jelennek meg. Ha azt választotta, hogy módosítani szeretné a lekérdezést, akkor a lekérdezés Tervező nézetben nyílik meg.

Vissza a lap tetejére

Automatikus illesztés

Ha az adatforrások hozzáadásánál a források között már léteznek kapcsolatok, akkor ezek a kapcsolatok automatikusan illesztésként lesznek hozzáadva a lekérdezéshez. Az illesztések azt határozzák meg, hogy a kapcsolódó forrásokból származó adatok hogyan legyenek egyesítve. Az Access automatikusan létrehozza a két tábla közötti illesztést, ha a táblákban szereplő mezők adattípusai egymással kompatibilisek, és ha az egyik mező elsődleges kulcs.

Az Access által létrehozott illesztéseket célszerű lehet ellenőrizni, és szükség szerint módosítani. Az Access az illesztés kapcsolatának típusa alapján határozza meg, hogy milyen típusú illesztést hozzon létre. Ha az Access létrehoz egy illesztést, de nincs meghatározott kapcsolat, akkor az Access által létrehozott illesztés belső illesztés lesz.

Ha az adatforrások hozzáadásánál az Access automatikusan létrehozta a helyes illesztéseket, lépjen a 3. pontra: Kimeneti mezők megadása.

Ugyanazon adatforrás többszöri használata

Bizonyos esetekben ugyanabból a táblából vagy lekérdezésből két példányt szeretne összekapcsolni, úgynevezett önillesztés, amely egyesíti az ugyanabból a táblából származó rekordokat, ha az illesztett mezőkben egyező értékek találhatók. Tegyük fel például, hogy van egy Employees (Alkalmazottak) táblája, amelyben az egyes alkalmazottak rekordjainak JelentésekTo mezője a neve helyett a felettese azonosítóját jeleníti meg. Önillesztés használatával megjelenítheti a felettes nevét az egyes alkalmazottak rekordjában.

Ha egy adatforrást második alkalommal ad hozzá, az Access a második példány nevéhez az „_1” karaktereket fűzi. Ha például az Alkalmazottak táblát kétszer adta hozzá, a második példány neve Alkalmazottak_1 lesz.

Illesztés hozzáadása

• Illesztés hozzáadásához húzza a kívánt mezőt az egyik adatforrásból a másik adatforrás megfelelő mezőjére.

  Az Access a két mezőt összekapcsoló vonallal jelzi, hogy az illesztés létrejött.

  

Illesztés módosítása

1. Kattintson duplán a módosítani kívánt illesztésre.

   Megjelenik az Illesztési tulajdonságok párbeszédpanel.

   

2. Tanulmányozza az Illesztési tulajdonságok párbeszédpanel három beállítását.

3. Kattintson a használni kívánt beállításra, majd az OK gombra.

Ha az illesztések elkészültek, kimeneti mezőket kell hozzáadnia. Ezek olyan mezők, amelyek a lekérdezés eredményeként megjelenítendő adatokat tartalmazzák.

Kifejezés használata kimeneti mezőként

Ha számításokat szeretne végezni, vagy egy függvényt szeretne használni a lekérdezés kimenetének előállításához, használhat egy kifejezés kimeneti mezőként. A kifejezések bármely lekérdezési adatforrásból, valamint függvényekből( például Format vagy InStr) származó adatokat használhatnak, valamint állandókat és számtani operátorokat is tartalmazhatnak.

1. A lekérdezéstervező rács egy üres oszlopában kattintson jobb gombbal a Mező sorra, majd a megjelenő menüben kattintson a Nagyítás lehetőségre.

2. A Nagyítás párbeszédpanelen írja be vagy illessze be a kívánt kifejezést. A kifejezés elején adja meg a kifejezés kimeneteként használni kívánt nevet, a név végére pedig kettőspontot írjon. Például ha a kifejezés neveként az „Utolsó frissítés” nevet szeretné adni, akkor a kifejezést az Utolsó frissítés: szöveggel kell kezdenie.

   Megjegyzés: A kifejezéseket nagyon sokrétűen használhatja. A kifejezések részletes ismertetése azonban túlmutat ennek a témakörnek a keretein. A kifejezések létrehozásáról a Kifejezés készítése című témakörben talál további információt.

Kimeneti mező feltételeinek meghatározása

1. A lekérdezéstervező rácsban keresse meg azt a mezőt, amelynek az értékét korlátozni szeretné, és a mező Feltétel sorában adja meg azt a kifejezést, amelynek teljesülnie kell ahhoz, hogy a mező értéke a lekérdezés eredményében megjelenjen. Ha például azt szeretné, hogy a lekérdezés csak azokat a rekordokat jelenítse meg, amelyeknél a Város mező értéke Veszprém, akkor az adott mező Feltétel sorába írja be a Veszprém szöveget.

   A különféle típusú adatokra megadható feltételekre a Példák lekérdezésfeltételekre című témakörben további példákat talál.

2. A Feltétel sor alatt található vagy sorban alternatív feltételeket adhat meg.

   Ha alternatív feltételt ad meg, akkor a mező értéke bármely megadott feltétel teljesülése esetén megjelenik a lekérdezés eredményében.

Több mezőfeltétel

Feltételeket több mezővel is használhat. Ebben az esetben az adott Feltétel vagy vagy sor minden feltételének teljesülnie kell ahhoz, hogy a rekord megjelenjen az eredményekben.

Feltételek megadása nem megjelenítendő mezővel

A lekérdezéstervezőben olyan mezőket is hozzáadhat, melyek adatait nem szeretné megjeleníteni a lekérdezés eredményében. Ezt olyan esetben érdemes használni, ha egy mező értékét csupán a lekérdezés eredményének korlátozásához szeretné felhasználni, de magát az értéket nem szeretné megjeleníteni.

1. Adja hozzá a mezőt a tervezőrácsban.

2. A mező sorában törölje a jelet a Megjelenítés jelölőnégyzetből.

3. A kimeneti mezőhöz a szokásos módon adja meg a feltételeket.