A jelentés adatforrásának kiválasztásához nyissa meg a jelentést Elrendezési nézetben, majd nyissa meg a tulajdonságlapot is az Alt + Enter billentyűkombináció lenyomásával. Közvetlenül a jelentésobjektum füle alatti négyzetre kattintva jelölje ki az egész jelentést, majd a tulajdonságlap Adat lapján kattintással jelölje ki a Rekordforrás tulajdonságot. Ezután a listából egy elemet kiválasztva beállíthatja a rekordforrást, vagy az Összeállítás gombra 
A jelentés adatforrása meghatározza, hogy az adatbázis mely mezői jeleníthetők meg a jelentésben. Relációs adatbázisokban az egymáshoz kapcsolódó adatok általában több tábla között oszlanak meg. Az egyik tábla például a vevők adatait tárolja, míg egy másik a rendelésekét. A jelentésekkel rugalmasan „újra egybevonhatók” és pontosan a kívánt módon, nyomtatásra optimalizálva jeleníthetők meg az adatok. A jelentések rekordforrásával kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a cikk hátralévő részét. A jelentések áttekintését Az Access jelentése – Bevezetés című cikkben találja.
Megjegyzés: Ez a témakör nem vonatkozik az Access-webappokra, vagyis az Access használatával tervezett és online közzétett új típusú adatbázisokra. Ezekről az Access-alkalmazás létrehozása című témakörben olvashat bővebben.
A témakör tartalma
A rekordforrások különféle típusai
Tábla
Ha a jelentéshez szükséges minden mező egyetlen táblában van, akkor a tábla a jelentés rekordforrásaként használható. Ha a szükséges mezőket két vagy több tábla tartalmazza, akkor meg kell győződnie arról, hogy a táblák valamilyen közös érték alapján logikailag egymáshoz vannak illesztve, majd létre kell hoznia egy elnevezett vagy beágyazott lekérdezést, amelyet rekordforrásként használhat.
Elnevezett lekérdezés
Az elnevezett lekérdezés – amit általában egyszerűen csak lekérdezésnek neveznek – olyan lekérdezés, amelyet adatbázis-objektumként mentettek. Egy elnevezett lekérdezés több űrlapnak és jelentésnek is rekordforrása lehet. A lekérdezésterv módosítása ebben az esetben minden olyan űrlapot és jelentést érint, amely a lekérdezést használja rekordforrásként. Ráadásul az elnevezett lekérdezéseket meglehetősen könnyű törölni, és ilyenkor használhatatlanná válnak a lekérdezésre épülő űrlapok és jelentések.
Beágyazott lekérdezés
A beágyazott lekérdezés olyan lekérdezés, amelyet egy másik objektum Rekordforrás tulajdonsága tárol. Mivel a beágyazott lekérdezés nem külön objektum, ezért kisebb a valószínűsége, hogy a jelentés a lekérdezés véletlen törlése vagy módosítása miatt „elromlik”. Ha a lekérdezést csak a jelentéshez hozza létre (tehát nem szeretné, hogy más objektumok is használják), akkor célszerű beágyazott lekérdezést létrehozni.
A további szakaszokban bemutatott Jelentéstervező, Üres jelentés és Címkék eszköz alapértelmezés szerint egyaránt beágyazott lekérdezéseket hoz létre. Beágyazott jelentéseket hoz létre a Jelentés varázsló is, ha a jelentéshez több táblából választ adatokat. Ha csak egy táblából választ adatokat, akkor a Jelentéstervező közvetlenül az adott táblához köti a jelentést.
Beágyazott lekérdezést úgy is létrehozhat, hogy egy SQL nézetben megnyitott elnevezett lekérdezés SQL-utasítását a vágólapra másolja, majd beilleszti egy jelentés Rekordforrás tulajdonságába. Az elnevezett lekérdezést a következőképpen nyithatja meg SQL nézetben:
-
Kattintson a jobb gombbal a lekérdezésre a navigációs ablakban, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.
-
Kattintson a Tervezés lap Eredmények csoportjának Nézet gombjára, majd az SQL nézet parancsra.
A rekordforrások létrehozásának menete a jelentési eszközökben
Az Access alkalmazásban általában úgy hozza létre a jelentést, hogy a Létrehozás lap Jelentések csoportjának valamelyik eszközére kattint. Az eszközök a használat módjától függően egyaránt az előző szakaszban leírt rekordforrástípusok valamelyikét hozzák létre.
Az alábbi táblázat összefoglalja, hogy mit tesznek az egyes jelentéskészítő eszközök, és alapértelmezés szerint milyen típusú rekordforrást hoznak létre.
|
Eszköz |
Leírás |
Alapértelmezett rekordforrástípus |
|---|---|---|
|
Jelentés |
Egyszerű táblázatos jelentést hoz létre, amely az adatforrás minden mezőjét tartalmazza. |
Tábla vagy elnevezett lekérdezés, amelyet az eszközre kattintás előtt ki kell választania a navigációs ablakban. |
|
Jelentéstervező |
Egy üres jelentést nyit meg Tervező nézetben. A jelentésen a felhasználónak kell elhelyeznie a szükséges mezőket és vezérlőelemeket. |
Beágyazott lekérdezés, ha a mezőket a jelentés Mezőlista munkaablakából húzza át. A Tulajdonságlap Rekordforrás legördülő listájából táblát vagy elnevezett lekérdezést is kiválaszthat. |
|
Üres jelentés |
Egy üres jelentést nyit meg Elrendezési nézetben, és megjeleníti a Mezőlista munkaablakot. Ahogy mezőket húz a mezőlistáról a jelentésre, az Access beágyazott lekérdezésként létrehozza a megfelelő lekérdezést, amit a jelentés Rekordforrás tulajdonságában tárol. |
Beágyazott lekérdezés, ha a mezőket a jelentés Mezőlista munkaablakából húzza át. A Tulajdonságlap Rekordforrás legördülő listájából táblát vagy elnevezett lekérdezést is kiválaszthat. |
|
Jelentés varázsló |
Egy többlépéses varázslót jelenít meg, amelynek lapjain megadhatók a jelentésbe foglalandó mezők, a csoportosítási és rendezési szintek és szempontok, valamint az elrendezési beállítások. A varázsló a beállítások alapján létrehozza a kívánt jelentést. |
Beágyazott lekérdezés, ha több táblából választ mezőket. Ha csak egy táblából választ mezőket, akkor az Access a táblát használja rekordforrásként. |
|
Címkék |
Egy varázslót jelenít meg, amelyen szabványos és egyéni címkeméretek közül választhat, továbbá megadhatja a címkéken megjelenítendő mezőket és a rekordok rendezési módját. A varázsló ezt követően létrehozza a beállításoknak megfelelő címkejelentést. |
Tábla vagy elnevezett lekérdezés, amelyet az eszközre kattintás előtt ki kell választania. |
Megjegyzés: A Jelentéstervező, Jelentés varázsló és a Címkék eszköz is „ügyfél” típusú jelentéseket hoz létre, amely nem kompatibilis a webes adatbázisokkal. A webes adatbázisokkal kapcsolatos további információk a Webhelyadatbázis szerkesztése és közzététele a SharePoint rendszerben című cikkben olvashatók.
A rekordforrásokkal végezhető műveletek
Rekordforrás átalakítása beágyazott lekérdezéssé
Minden jelentés, amely táblához vagy elnevezett lekérdezéshez van kötve, módosítható úgy, hogy helyette beágyazott lekérdezésre épüljön. A korábban említett okok miatt az adatbázis ezáltal könnyebben karbantartható, a jelentések önálló egységként kezelhetők, és kevésbé függnek más objektumoktól. A rekordforrást a típusától függően az alábbi módszerek valamelyikével alakíthatja beágyazott lekérdezéssé:
1. módszer: Az Összeállítás gomb használata
Ha a Rekordforrás tulajdonság egy tábla nevét tárolja, akkor gyorsan beágyazott lekérdezéssé alakíthatja úgy, hogy a Rekordforrás tulajdonságmezőben az Összeállítás gombra kattint.
-
Kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre a navigációs ablakban, majd válassza a helyi menü Elrendezési nézet menüpontját.
-
Kattintson a jobb gombbal a jelentés tetszőleges pontjára, és válassza a Jelentéstulajdonságok menüpontot.
-
Az Összes lapon kattintson a Rekordforrás tulajdonságmezőbe, majd kattintson a Build (Létrehozás) gombra
-
Az Access megkérdezi, hogy szeretne-e lekérdezést létrehozni a tábla alapján. A folytatáshoz kattintson az Igen gombra.Az Access megnyitja a Lekérdezésszerkesztőt, és hozzáadja azt a táblát, amely eredetileg a Control Source tulajdonságban volt.
-
Ha mezőket szeretne hozzáadni a lekérdezési rácshoz, kattintson duplán a jelentésen használni kívánt mezőnevekre. Ezt minden olyan mező esetében el kell végezni, amelyet meg szeretne jeleníteni a jelentésben.
-
Ha csatolt táblákból vagy lekérdezésekből szeretne mezőket felvenni:
-
A Tervezés lap Lekérdezés beállítása csoportjában kattintson a Táblák hozzáadása (Tábla megjelenítése az Accessben) elemre.
-
Jelölje ki a hozzáadni kívánt táblát vagy lekérdezést.
-
Győződjön meg róla, hogy a hozzáadott táblák és lekérdezések logikusan egymáshoz vannak illesztve. A Vevők tábla Azonosító mezőjét például egy illesztési vonal valószínűleg a Rendelések tábla Vevőkód mezőjéhez kapcsolja. Ha illesztési vonalakat szeretne létrehozni, akkor húzza a megfelelő mezőnevet az egyik táblából a másik tábla vagy lekérdezés megfelelő mezőnevére.A lekérdezések létrehozásáról további információt a Lekérdezések – bevezetés című cikkben talál.
-
Ha mezőket szeretne hozzáadni a lekérdezési rácshoz, kattintson duplán a jelentésen használni kívánt mezőnevekre. Ezt minden olyan mező esetében el kell végezni, amelyet meg szeretne jeleníteni a jelentésben.
-
-
A lekérdezés ellenőrzése:
-
A Tervezés lap Eredmények csoportjában kattintson a Nézet gombra, majd válassza az Adatlap nézet lehetőséget.
-
A Tervező nézethez történő visszatéréshez kattintson a Tervezés lap Eredmények csoportjának Nézet gombjára, majd a Tervező nézet parancsra.
-
-
Ha a lekérdezés által visszaadott adatok azok, amelyeket látni szeretne a jelentésben, akkor kattintson elégedetten a Tervezés lap Bezárás csoportjának Bezárás gombjára.
-
Kattintson az Igen gombra az SQL-utasításon végrehajtott módosítások mentéséhez és a tulajdonság frissítéséhez.
Megjegyzés: Ha az új lekérdezés nem tartalmaz minden mezőt, amely szükséges a jelentéshez, akkor az Access egy paraméterértéket kér a hiányzó mezők helyére. Ilyenkor törölheti a mezőre mutató hivatkozást a jelentésből, vagy hozzáadhatja a hiányzó mezőt a lekérdezéshez a Beágyazott lekérdezés szerkesztése szakaszban leírt lépésekkel.
2. módszer: Mező hozzáadása csatolt tábla mezőlistájából
-
Kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre a navigációs ablakban, majd válassza a helyi menü Elrendezési nézet menüpontját.
-
Ha a Mezőlista munkaablak még nem látható, akkor a Tervezés lap Eszközök csoportjában kattintson a Mezők felvétele gombra.
-
Ha a mezőlista tetején Az összes tábla megjelenítése felirat látható, akkor kattintson rá a csatolt táblák és egyéb táblák mezőinek megjelenítéséhez.
-
Bontson ki egy táblát a Kapcsolódó táblákban rendelkezésre álló mezők csoportból, és a mezői közül húzza az egyiket a jelentésre.Az Access egy beágyazott lekérdezésre módosítja a rekordforrást, amely a hozzáadott mezőt tartalmazza. Ugyanilyen módon további mezőket is felvehet, és a Beágyazott lekérdezés szerkesztése szakaszban leírt eljárással szerkesztheti a beágyazott lekérdezést.
3. módszer: Elnevezett lekérdezés SQL-kódjának másolása és beillesztése
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal arra a lekérdezésre, amely a másolni kívánt SQL-utasítást tartalmazza, majd kattintson a Tervező nézet parancsra.
-
A Kezdőlap lap Nézetek csoportjában kattintson a Nézet gombra, majd az SQL nézet parancsra.
-
Másolja az SQL ablaktáblában látható szöveget a vágólapra, majd mentés nélkül zárja be a lekérdezést.
-
Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyhez beágyazott lekérdezést szeretne hozzáadni, és kattintson az Elrendezési nézet parancsra.
-
"Ha a tulajdonságlap nem látható, jelenítse meg az F4 billentyű lenyomásával."
-
Az Összes lapon jelölje ki a Rekordforrás tulajdonságban lévő szöveget, majd a CTRL+V billentyűkombinációval illessze be az SQL-kódot a tulajdonságmezőbe.
Megjegyzés: Ha az új lekérdezés nem tartalmaz minden mezőt, amely szükséges a jelentéshez, akkor az Access egy paraméterértéket kér a hiányzó mezők helyére. Ilyenkor törölheti a mezőre mutató hivatkozást a jelentésből, vagy hozzáadhatja a hiányzó mezőt a lekérdezéshez a Beágyazott lekérdezés szerkesztése szakaszban leírt lépésekkel.
4. módszer: Másik űrlap vagy jelentés SQL-kódjának másolása és beillesztése
A beágyazott lekérdezéseket az egyik objektum Rekordforrás tulajdonságából közvetlenül egy másik objektuméba másolhatja. Ha tehát egy másik űrlap vagy jelentés már tartalmazza a beágyazott lekérdezést, amely a kívánt adatokat adja vissza, akkor könnyen felhasználhatja az éppen létrehozott jelentésben.
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal arra az űrlapra vagy jelentésre, amely a másolni kívánt beágyazott SQL-utasítást tartalmazza, majd kattintson az Elrendezési nézet parancsra.
-
Kattintson a jobb gombbal az űrlap vagy jelentés tetszőleges pontjára, és válassza az Űrlaptulajdonságok, illetve a Jelentéstulajdonságok menüpontot.
-
Jelölje ki az Összes lap Rekordforrás tulajdonságmezőjében az egész SQL-utasítást, majd másolja a vágólapra a CTRL+C billentyűkombináció lenyomásával.
-
Zárja be mentés nélkül az űrlapot vagy jelentést.
-
Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amelyhez beágyazott lekérdezést szeretne hozzáadni, és kattintson az Elrendezési nézet parancsra.
-
Kattintson a jobb gombbal a jelentés tetszőleges pontjára, és válassza a Jelentéstulajdonságok menüpontot.
-
Az Összes lapon jelölje ki a Rekordforrás tulajdonságban lévő szöveget, majd a CTRL+V billentyűkombinációval illessze be az SQL-kódot a tulajdonságba.
Megjegyzés: Ha az új lekérdezés nem tartalmaz minden mezőt, amely szükséges a jelentéshez, akkor az Access egy paraméterértéket kér a hiányzó mezők helyére. Ilyenkor törölheti a mezőre mutató hivatkozást a jelentésből, vagy hozzáadhatja a hiányzó mezőt a lekérdezéshez a következő szakaszban (Beágyazott lekérdezés szerkesztése) leírt lépésekkel.
Beágyazott lekérdezés szerkesztése
Ahogy az adatbázis növekszik, lehet, hogy új mezőket kell megjeleníteni a jelentésben, emiatt szükségessé válhat a jelentés rekordforrásának módosítása. A következő eljárással megnyithatja a rekordforrást a Lekérdezésszerkesztőben:
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal arra a jelentésre, amely a szerkeszteni kívánt beágyazott lekérdezést tartalmazza, majd kattintson az Elrendezési nézet parancsra.
-
Kattintson a jobb gombbal a jelentés tetszőleges pontjára, és válassza a Jelentéstulajdonságok menüpontot.
-
Az Összes lapon kattintson a Rekordforrás tulajdonságmezőbe, majd kattintson a Build (Létrehozás ) gombra
-
Végezze el a szükséges módosításokat a lekérdezésen, és kattintson a Tervezés lap Bezárás csoportjának Bezárás gombjára.
-
Kattintson az Igen gombra a módosítások mentéséhez és a tulajdonság frissítéséhez.Az Access bezárja a Lekérdezésszerkesztőt. A Rekordforrás tulajdonságban megjelenik a Lekérdezésszerkesztőben módosított SQL-utasítás.
A lekérdezések létrehozásával kapcsolatos további információk a Lekérdezések – Bevezetés című cikkben olvashatók.
Beágyazott lekérdezés mentése elnevezett lekérdezésként
Előfordulhat, hogy egy jelentés rekordforrásaként használt beágyazott lekérdezésre valamilyen egyéb célból külön lekérdezésként is szüksége lesz. Ebben az esetben mentheti elnevezett lekérdezésként, és azt azután felhasználhatja más objektumokban.
-
Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban arra a jelentésre, amely a beágyazott lekérdezést tartalmazza, és kattintson az Elrendezési nézet parancsra.
-
Kattintson a jobb gombbal a jelentés tetszőleges pontjára, és válassza a Jelentéstulajdonságok menüpontot.
-
Az Összes lapon kattintson a Rekordforrás tulajdonságmezőbe, majd kattintson a Build (Létrehozás ) gombra
-
Kattintson a Tervezés lap Bezárás csoportjában a Mentés másként gombra.
-
Írja be a Mentés másként párbeszédpanel legfelső mezőjébe a lekérdezés nevét, és kattintson az OK gombra.Az Access névvel ellátott lekérdezésként menti a lekérdezést a navigációs ablakban.
-
Kattintson a Tervezés lap Bezárás csoportjának Bezárás gombjára.Az Access megkérdezi, hogy szeretné-e menteni a beágyazott lekérdezés módosításait, még akkor is, ha nem hajtott végre módosításokat. A legtöbb esetben a Nem gombra kattintva bezárhatja a Lekérdezésszerkesztőt. Ha viszont olyan módosításokat végzett, amelyeket meg szeretne őrizni a jelentés beágyazott lekérdezésében, akkor az Igen gombra kattintson.
