Adatok küldése az Accessből a Wordbe a Körlevél funkcióval

A videobemutató tartalma

A Word körlevélkészítésének általános eljárása az Access belülről:

1. Nyissa meg a Worddel egyesíteni kívánt címeket tartalmazó Access adatbázist.

2. Ha a navigációs ablak nincs megnyitva, az F11 billentyű lenyomásával nyissa meg.

3. Jelölje ki a címeket tartalmazó táblát vagy lekérdezést. Ha a címmezők több táblában vannak elosztva, hozzon létre egy egyszerű választó lekérdezést , amely tartalmazza a szükséges mezőket, majd válassza ki a lekérdezést az egyesítési művelethez.

4. A Külső adatok lap Exportálás csoportjában kattintson a Word egyesítés parancsára.

5. Megnyílik a Microsoft Word Körlevél varázsló párbeszédpanelje.

   

6. Adja meg, hogy a varázsló meglévő Word-dokumentumhoz csatolja-e a címadatokat, vagy új, üres dokumentumot szeretne létrehozni.

7. Kattintson az OK gombra.

A Word ekkor elindul, és megjeleníti a Levelezés lapot és a Körlevél ablaktáblát.

1. A varázsló lépéseit a Körlevél ablaktábla alján található Következő és Előző hivatkozásra kattintva hajtja végre.

2. A varázsló 3. lépésében nem kell kiválasztania a címzettlistát. Ez akkor volt meghatározva, amikor kiválasztotta a Access- ben. A címzettlista szerkesztése gombra kattintva azonban érdemes lehet finomhangolni a listát. A megnyíló mezőben eltávolíthatja az egyes címzetteket az egyesítésből, szűrőket alkalmazhat, rendezheti a listát stb.

3. A varázsló 4. lépésében írja meg a levelet (kivéve, ha egy meglévő dokumentummal dolgozik).

4. Vigye a kurzort arra a dokumentumra, ahol meg szeretné jeleníteni a címadatokat, majd a Körlevél munkaablak Címterület, Megszólítás vagy További elemek elemére kattintva szúrja be a Access adatokat a dokumentumba. A megjelenő mezőkben válassza ki a kívánt formátumot, majd kattintson a Mezők egyeztetése gombra a mezők megfelelő egyeztetéséhez.

5. A varázsló 5. lépésében kattintson a Tovább (>>) és az Előző (<<) gombra az egyesített adatok megjelenésének megtekintéséhez a dokumentum nyomtatásakor.

6. A varázsló 6. lépésében kattintson a Nyomtatás gombra, és adja meg a kívánt nyomtatási beállításokat.

7. Mentse és zárja be a Word-dokumentumot.

   Megjegyzések: 

   • Ha a varázsló befejezése után vissza kell térnie, és módosítania kell bármelyik egyesítési beállítást, az összes művelet elérhető a Word Levelezés lapján.

   • Ha a Access adatbázis tervét módosítja, előfordulhat, hogy módosítania kell néhány egyesítési beállítást a Wordben, hogy az egyesítés ismét megfelelően működjön.

   • A körlevél varázsló célja a levelezési címadatok kezelése. A körlevélfunkcióval azonban bármilyen adatot egyesíthet a Worddel, például leltárrekordokat, feladatokat vagy bármi mást, amit a Access tárol.

A Word körlevélkészítési funkcióiról az alábbi cikkekben talál részletesebb információt:

• Dokumentumok személyre szabása körlevéllel

• Címkék létrehozása körlevéllel

• Körlevélkészítés a Wordben