Da biste odabrali izvor podataka za izvješće, otvorite izvješće u prikazu izgleda i pritisnite Alt + Enter da biste otvorili popis svojstava. Kliknite kvadratić neposredno ispod kartice objekta izvješća da biste odabrali cijelo izvješće, a zatim na popisu svojstava na kartici Podaci kliknite Izvor zapisa da biste odabrali svojstvo. Nakon toga postavite izvor zapisa tako da odaberete odgovarajuću stavku s popisa ili tako da klikom na gumb Sastavi 
Izvor zapisa određuje koja se polja iz baze podataka mogu prikazivati u izvješću. U relacijskoj bazi podataka povezani se podaci obično nalaze u više različitih tablica. Podaci o kupcima, primjerice, pohranjuju se u jednu tablicu, a podaci o narudžbama u drugu. Izvješća nude fleksibilan način “ponovnog sastavljanja” podataka i njihova prikaza upravo onako kako želite te se mogu optimizirati za ispis. Dodatne informacije o izvorima zapisa izvješća potražite u nastavku članka. Pregled izvješća potražite u članku Uvod u izvješća u programu Access.
Napomena: Ovaj se članak ne odnosi na web-aplikacije programa Access – vrstu baze podataka koju stvorite pomoću programa Access i objavljujete na internetu. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje aplikacije programa Access.
Sadržaj članka
Različite vrste izvora zapisa
Tablica
Ako se sva potrebna polja nalaze u jednoj tablici, kao izvor zapisa izvješća možete koristiti tu tablicu. Ako se potrebna polja nalaze u dvije ili više tablica, provjerite mogu li se tablice logično povezati na temelju neke zajedničke vrijednosti, a zatim stvorite imenovani upit ili ugrađeni upit koji će se koristiti kao izvor zapisa.
Imenovani upit
Imenovani upit – obično se naziva samo upit – upit je koji je spremljen kao objekt baze podataka. Imenovani upit možete koristiti kao izvor zapisa za više obrazaca ili izvješća. No promjene dizajna upita utjecat će na sve obrasce i izvješća koji ga koriste kao izvor zapisa. Uz to, relativno je jednostavno izbrisati imenovani upit koji remeti obrasce ili izvješća koji ga koriste.
Ugrađeni upit
Ugrađeni upit je upit pohranjen u svojstvo Izvor zapisa drugog objekta. Budući da ugrađeni upit nije zaseban objekt, manja je vjerojatnost da ćete poremetiti izvješće nehotičnim brisanjem ili izmjenom upita. Ako želite da upit bude namijenjen samo izvješću (odnosno ako ne želite dijeliti upit s drugim objektima), preporučuje se stvaranje ugrađenog upita.
Ugrađeni se upiti po zadanom stvaraju prilikom korištenja alata Dizajn izvješća, Prazno izvješće ili Oznake, opisanih u sljedećem odjeljku. Ako za izvješće odaberete podatke iz više tablica, ugrađene upite stvara i čarobnjak za izvješća. Ako odaberete podatke samo iz jedne tablice, čarobnjak za izvješća povezuje izvješće izravno s tom tablicom.
Ugrađeni upit možete stvoriti i tako da kopirate SQL naredbu iz imenovanog upita otvorenog u SQL prikazu, a zatim je zalijepite u svojstvo Izvor zapisa izvješća. Da biste imenovani upit otvorili u SQL prikazu:
-
Desnom tipkom miša kliknite upit u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna.
-
Na kartici Dizajn u grupi Rezultati kliknite Prikaz, a zatim kliknite SQL prikaz.
Način na koji alati za izvješća stvaraju izvore zapisa
Da biste stvorili izvješće u programu Access, kliknite jedan od alata u grupi Izvješća na kartici Stvaranje. Ovisno o načinu korištenja tih alata, svaki stvara jednu od triju vrsta izvora zapisa opisanih u prethodnom odjeljku.
U sljedećoj se tablici opisuje što čini svaki alat za izvješća i koje se vrste izvora zapisa po zadanom stvaraju.
|
Alat |
Opis |
Zadana vrsta izvora zapisa |
|---|---|---|
|
Izvješće |
Stvara jednostavno tablično izvješće koje sadrži sva polja u izvoru podataka. |
Tablični ili imenovani upit, koji morate odabrati u navigacijskom oknu prije no što kliknete alat. |
|
Dizajn izvješća |
Otvara prazno izvješće u prikazu dizajna u koje možete dodavati samo željena polja i kontrole. |
Ugrađeni upit, ako u izvješće povlačite polja iz okna zadatka Popis polja. Možete i odabrati tablicu ili imenovani upit s padajućeg popisa Izvor zapisa na popisu svojstava. |
|
Prazno izvješće |
Otvara prazno izvješće u prikazu izgleda i prikazuje okno Popis polja. Kako povlačite polja s popisa polja u izvješće, tako Access stvara ugrađeni upit i pohranjuje ga u svojstvo Izvor zapisa izvješća. |
Ugrađeni upit, ako u izvješće povlačite polja iz okna zadatka Popis polja. Možete i odabrati tablicu ili imenovani upit s padajućeg popisa Izvor zapisa na popisu svojstava. |
|
Čarobnjak za izvješća |
Prikazuje čarobnjak s više koraka koji omogućuje određivanje polja, razina grupiranja i sortiranja te sadrži mogućnosti rasporeda. Čarobnjak stvara izvješće na temelju učinjenog odabira. |
Ugrađeni upit, ako odaberete polja iz više tablica. Ako odaberete polja iz samo jedne tablice, Access koristi tu tablicu kao izvor zapisa. |
|
Oznake |
Prikazuje čarobnjak koji omogućuje odabir standardnih ili priagođenih veličina natpisa, baš kai polja koja želite prikazati te načina na koji ih želite sortirati. Čarobnjak na temelju odabranih mogućnosti stvara izvješće s natpisima. |
Tablica ili imenovani upit, koje morate odabrati prije no što kliknete alat. |
Napomena: Alati Dizajn izvješća, Čarobnjak za izvješća i Natpisi stvaraju “klijentska” izvješća, koja nisu kompatibilna s web-bazama podataka. Dodatne informacije o web-bazama podataka potražite u članku Uređivanje i objavljivanje web-baze podataka u sustavu SharePoint 2010.
Rad s izvorima zapisa
Pretvaranje izvora zapisa u ugrađeni upit
Svako izvješće povezano s tablicom ili imenovanim upitom može se izmijeniti tako da umjesto toga bude povezano s ugrađenim upitom. Kao što smo već napomenuli, time se može pojednostavniti održavanje baze podataka jer izvješća postaju samostalnija i manje ovisna o drugim objektima. Ovisno o trenutnoj vrsti izvora podataka, koristite neku od sljedećih metoda da biste ga pretvorili u ugrađeni upit:
Prva metoda: klik na gumb Sastavi
AKo je svojstvo Izvor zapisa naziv tablice, ugrađeni upit možete brzo stvoriti klikom na gumb Sastavi u okviru svojstva Izvor zapisa.
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće koje želite izmijeniti , a zatim kliknite Prikaz izvješća.
-
Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje unutar izvješća, a zatim kliknite Svojstva izvješća.
-
Na kartici Sve kliknite okvir svojstva Izvor zapisa, a zatim kliknite gumb Sastavi
-
Access će vas pitati želite li stvoriti upit na temelju tablice. Kliknite Da da biste nastavili.Access otvara sastavljač upita i dodaje tablicu koja je izvorno bila u svojstvu Izvor kontrole.
-
Dodajte polja u rešetku upita tako da dvokliknete naziv svakog polja koje želite u izvješću. To je potrebno učiniti za sva polja koja želite da se prikazuju u izvješću.
-
Da biste dodali polja iz povezanih tablica ili upita:
-
Na kartici Dizajn u grupi Postavljanje upita klikniteDodaj tablice (Prikaži tablicu u programu Access).
-
Odaberite tablicu ili upit koji želite dodati.
-
Provjerite jesu li tablice i upiti povezani na logičan način. Polje ID tablice Kupci, primjerice, vjerojatno ima crtu spajanja koja ga povezuje s poljem IDkupca tablice Narudžbe. Crte spajanja možete stvarati povlačenjem naziva polja iz jedne tablice ili upita na naziv polja u drugoj tablici ili upitu.Dodatne informacije o stvaranju upita potražite u članku Uvod u upite.
-
Dodajte polja u rešetku upita tako da dvokliknete naziv svakog polja koje želite u izvješću. To je potrebno učiniti za sva polja koja želite da se prikazuju u izvješću.
-
-
Da biste testirali upit:
-
Na kartici Dizajn u grupi Rezultati kliknite Prikaz, a zatim Prikaz podatkovne tablice.
-
Da biste se vratili u prikaz dizajna, na kartici Dizajn u grupi Rezultati kliknite Prikaz, a zatim kliknite Prikaz dizajna.
-
-
Kada se uvjerite da su podaci koje je vratio upit podaci koje želite u izvješću, na kartici Dizajn u grupi Zatvaranje kliknite Zatvori.
-
Kliknite Da da biste spremili promjene SQL naredbe i ažurirali svojstvo.
Napomena: Ako novi upit ne sadrži sva polja koja su se koristila u izvješću, Access će vas zatražiti vrijednost parametra za svako nedostajuće polje. Izbrišite referencu na polje u izvješću ili koristite postupak opisan u odjeljku Uređivanje ugrađenog upita da biste u upit dodali nedostajuća polja.
Druga metoda: dodavanje polja iz povezane tablice pomoću popisa polja
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće koje želite izmijeniti , a zatim kliknite Prikaz izvješća.
-
Ako okno Popis polja nije još prikazano, na kartici Dizajn u grupi Alati kliknite Dodaj postojeća polja.
-
Ako se pri vrhu popisa polja prikazuje stavka Prikaži sve tablice, kliknite je da bi se prikazala polja u povezanim tablicama i ostalim tablicama.
-
U odjeljku Polja dostupna u povezanim tablicama proširite tablicu i povucite jedno od njezinih polja u izvješće.Access mijenja izvor zapisa u ugrađeni upit koji sadrži polje koje ste dodali. Nastavite dodavati polja na taj način ili uredite ugrađeni upit slijedeći postupak opisan u odjeljku Uređivanje ugrađenog upita.
Treća metoda: kopiranje i lijepljenje SQL koda iz imenovanog upita
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite upit koji sadrži SQL naredbu koju želite kopirati, a zatim kliknite Prikaz dizajna.
-
Na kartici Polazno u grupi Prikazi kliknite Prikaz, a zatim SQL prikaz.
-
Kopirajte tekst u SQL okno, a zatim zatvorite upit bez spremanja.
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće u koje želite dodati ugrađeni upit, a zatim kliknite Prikaz izgleda.
-
Ako popis svojstava još nije prikazan, pritisnite F4 da bi se prikazao.
-
Na kartici Sve odaberite tekst koji se nalazi u svojstvu Izvor zapisa, a zatim pritisnite CTRL+P da biste u okvir svojstva zalijepili SQL kod.
Napomena: Ako novi upit ne sadrži sva polja koja su se koristila u izvješću, Access će vas zatražiti vrijednost parametra za svako nedostajuće polje. Izbrišite referencu na polje u izvješću ili koristite postupak opisan u odjeljku Uređivanje ugrađenog upita da biste u upit dodali nedostajuća polja.
Četvrta metoda: kopiranje i lijepljenje SQL koda iz drugog obrasca ili izvješća
Ugrađeni upit možete kopirati izravno iz svojstva Izvor zapisa jednog objekta u to svojstvo drugog objekta. Ako drugi obrazac ili izvješće sadrže ugrađeni upit koji vraća željene podatke, tako ćete ga moći jednostavno ponovno upotrijebiti u izvješću na kojemu radite.
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite obrazac ili izvješće koji sadrže ugrađenu SQL naredbu koju želite kopirati, a zatim kliknite Prikaz izgleda.
-
Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje unutar obrasca ili izvješća, a zatim kliknite Svojstva obrasca ili Svojstva izvješća.
-
Na kartici Sve odaberite sav tekst SQL naredbe u okviru svojstva Izvor zapisa, a zatim pritisnite CTRL+C da biste ga kopirali.
-
Zatvorite obrazac ili izvješće bez spremanja.
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće u koje želite dodati ugrađeni upit, a zatim kliknite Prikaz izgleda.
-
Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje unutar izvješća, a zatim kliknite Svojstva izvješća.
-
Na kartici Sve odaberite tekst koji se nalazi u svojstvu Izvor zapisa, a zatim pritisnite CTRL+P da biste u svojstvo zalijepili SQL kod.
Napomena: Ako novi upit ne sadrži sva polja koja su se koristila u izvješću, Access će vas zatražiti vrijednost parametra za svako nedostajuće polje. Izbrišite referencu na polje u izvješću ili koristite sljedeći postupak (uređivanje ugrađenog upita) da biste u upit dodali nedostajuća polja.
Uređivanje ugrađenog upita
Kako se baza podataka bude povećavala, možda ćete morati izmijeniti, primjerice, izvor zapisa izvješća da biste u izvješće dodali još polja. Koristite ovaj postupak da biste otvorili izvor zapisa u sastavljaču upita:
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće koje sadrži ugrađeni upit koji želite urediti, a zatim kliknite Prikaz izgleda.
-
Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje unutar izvješća, a zatim kliknite Svojstva izvješća.
-
Na kartici Sve kliknite okvir svojstva Izvor zapisa, a zatim kliknite gumb Sastavi
-
Uredite upit prema potrebi, a zatim na kartici Dizajn u grupi Zatvaranje kliknite Zatvori.
-
Kliknite Da da biste spremili promjene i ažurirali svojstvo.Access zatvara sastavljač upita. Sve promjene učinjene u sastavljaču upita odrazit će se na SQL naredbu u svojstvu Izvor zapisa.
Dodatne informacije o stvaranju upita potražite u članku Uvod u upite.
Spremanje ugrađenog upita kao imenovanog upita
Možda odlučite da bi ugrađeni upit koji služi kao izvor zapisa za izvješće mogao biti koristan i za nešto drugo. U tom ga slučaju možete spremiti kao imenovani upit koji će biti dostupan za korištenje drugim objektima.
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće koje sadrži ugrađeni upit, a zatim kliknite Prikaz izvješća.
-
Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje unutar izvješća, a zatim kliknite Svojstva izvješća.
-
Na kartici Sve kliknite okvir svojstva Izvor zapisa, a zatim kliknite gumb Sastavi
-
Na kartici Dizajn u grupi Zatvori kliknite Spremanje u obliku.
-
U dijaloškom okviru Spremi kao upišite naziv upite u gornji okvir, a zatim kliknite U redu.Access upit sprema kao imenovani upit u navigacijskom oknu.
-
Na kartici Dizajn u grupi Zatvaranje kliknite Zatvori.Access će vas pitati želite li spremiti promjene unesene u ugrađeni upit, čak i ako niste unijeli nikakve promjene. U većini slučajeva možete jednostavno kliknuti Ne da biste zatvorili sastavljač upita. No ako ste napravili promjene koje želite da se odražavaju u ugrađenom upitu izvješća, kliknite Da.
