Izvješća pružaju mogućnost prikaza, oblikovanja i sažimanja podataka iz baze podataka programa Microsoft Access. Da biste, primjerice, prikazali telefonske brojeve svih svojih kontakata, izvješće možete stvoriti u obliku popisa ili možete stvoriti izvješće sažetka da biste prikazali ukupnu vrijednost prodaje svoje tvrtke za različita područja i razdoblja.
Ovaj članak sadrži pregled izvješća u programu Access. Iz njega ćete naučiti i osnove stvaranja izvješća te korištenja mogućnosti kao što su sortiranje, grupiranje i sažimanje podataka, kao i kako izvješće pretpregledati i ispisati.
Sadržaj članka
Pregled izvješća u programu Access
Što se sve može učiniti s izvješćem?
Izvješće je objekt baze podataka koji je koristan kada želite podatke iz svoje baze podataka predstaviti za bilo koju od sljedećih namjena:
-
Prikaz i distribucija sažetka podataka
-
Brzi uvidi u arhivu podataka
-
Prikaz pojedinosti o pojedinačnim zapisima
-
Stvaranje oznaka
Dijelovi izvješća
Iako je moguće je stvarati slobodna izvješća koja ne prikazuju podatke, u svrhu ovog članka pretpostavit ćemo da je izvješće vezano s izvorom podataka kao što je tablica ili upit. Dizajn izvješća podijeljen je u odjeljke koje možete pogledati u prikazu Dizajna. Upoznavanje s načinom na koji funkcioniraju pojedini odjeljci pomoći će vam u stvaranju boljih izvješća. Na primjer, odjeljak u koji stavite izračunatu kontrolu određuje način na koji Access izračunava rezultate. Sljedeći popis sadrži sažetak vrsta odjeljaka i opis načina upotrebe:
|
Odjeljak |
Kako se odjeljak prikazuje pri ispisu |
Gdje se odjeljak može koristiti |
|---|---|---|
|
Zaglavlje izvješća |
Na početku izvješća. |
Zaglavlje izvješća koristite za informacije koje se inače pojavljuju na naslovnici, kao što su logotip, naslov ili datum. Ako u zaglavlje izvješća postavite izračunatu kontrolu koja koristi funkciju zbrajanja Sum, izračunati zbroj odnosi se na cijelo izvješće. Zaglavlje izvješća ispisuje se prije zaglavlja stranice. |
|
Zaglavlje stranice |
Na vrhu svake stranice |
Zaglavlje stranice koristite da biste naslov izvješća ponovili na svakoj stranici. |
|
Zaglavlje grupe |
Na početku svake nove grupe zapisa. |
Zaglavlje grupe koristite da biste ispisali naziv grupe. Na primjer, u izvješću grupiranom prema proizvodima koristite zaglavlje grupe da biste ispisali naziv proizvoda. Ako u zaglavlje grupe postavite izračunatu kontrolu koja koristi funkciju zbrajanja Sum, zbroj se odnosi na trenutnu grupu. Izvješće može sadržavati veći broj odjeljaka zaglavlja grupe, ovisno o broju dodanih razina grupiranja. Dodatne informacije o stvaranju zaglavlja i podnožja grupa potražite u odjeljku Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva. |
|
Detalj |
Pojavljuje se jednom za svaki redak u izvoru zapisa. |
Na tom mjestu postavljate kontrole koje čine glavno tijelo izvješća. |
|
Podnožje grupe |
Na kraju svake grupe zapisa. |
Pomoću podnožja grupe ispišite podatke sažetka grupe. Izvješće može sadržavati više odjeljaka podnožja grupe, ovisno o dodanom broju razina grupiranja. |
|
Podnožje stranice |
Na kraju svake stranice |
Pomoću podnožja stranice ispišite brojeve stranice ili podatke pojedine stranice. |
|
Podnožje izvješća |
Na kraju izvješća Napomena: U prikazu dizajna podnožje izvješća prikazuje se ispod podnožja stranice. No u svim ostalim prikazima, primjerice u prikazu rasporeda ili kada se izvješće ispiše ili pretpregleda, podnožje izvješća prikazuje se iznad podnožja stranice, odmah iza zadnjeg podnožja grupe ili crte detalja na zadnjoj stranici. |
Pomoću podnožja izvješća ispišite ukupne zbrojeve izvješća ili neke druge podatke sažetka za cijelo izvješće. |
Ako baza podataka sadrži dobro dizajniranu strukturu tablica i odnosa, lakše ćete stvarati smislena izvješća. Uvod u osmišljavanje i dizajniranje baza podataka potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.
Stvaranje izvješća u programu Access
Izvješća za bazu podataka programa Access za stolna računala stvaraju se na sljedeći način:
Prvi korak: odabir izvora zapisa
Izvor zapisa izvješća može biti tablica te imenovani ili ugrađeni upit. Izvor zapisa mora sadržavati sve retke i stupce podatka koje želite prikazati u izvješću.
-
Ako se željeni podaci nalaze u postojećoj tablici ili upitu, odaberite tablicu ili upit u navigacijskom oknu, a zatim idite na sljedeći korak: Drugi korak.
-
Ako izvor zapisa još ne postoji, učinite nešto od sljedećeg:
-
Nastavite s drugim korakom i upotrijebite alat za prazna izvješća
ili
-
Stvorite tablice ili upite koji sadrže potrebne podatke. Odaberite upit ili tablicu u navigacijskom oknu, a zatim prijeđite na drugi korak.
-
Drugi korak: odabir alata za izvješća
Alati za izvješća nalaze se na vrpci na kartici Stvaranje u grupi Izvješća. U sljedećoj su tablici opisane mogućnosti:
|
Alat |
Opis |
|---|---|
|
Izvješće |
Stvara jednostavno tabularno izvješće koje sadrži sva polja izvora zapisa koji ste odabrali u navigacijskom oknu. |
|
Dizajn izvješća |
Otvara prazno izvješće u prikazu dizajna u koje možete dodavati potrebna polja i kontrole. |
|
Prazno izvješće |
Otvara prazno izvješće u prikazu rasporeda i prikazuje Popis polja s kojega možete dodavati polja u izvješće. |
|
Čarobnjak za izvješća |
Prikazuje čarobnjak s više koraka koji omogućuje određivanje polja, razina grupiranja i sortiranja te sadrži mogućnosti rasporeda. |
|
Natpisi |
Prikazuje čarobnjak koji omogućuje odabir standardnih ili priagođenih veličina natpisa, baš kai polja koja želite prikazati te načina na koji ih želite sortirati. |
Treći korak: stvaranje izvješća
-
Kliknite gumb alata koji želite koristiti. Ako se čarobnjak otvori, slijedite njegove korake, a zatim na zadnjoj stranici kliknite Završi.Access izvješće prikazuje u prikazu rasporeda.
-
Oblikujte izvješće tako da izgleda onako kako želite:
-
Promijenite veličinu polja i oznaka tako da ih odaberete, a zatim povucite rubove do željene veličine.
-
Polje premjestite tako da odaberete njega i njegovu oznaku, ako ona postoji, a zatim ih povucite na novo mjesto.
-
Desnom tipkom miša kliknite polje pa pomoću naredbi na izborničkom prečacu spojite ili razdvojite ćelije, izbrišite ili odaberite polja ili pak izvedite druge zadatke oblikovanja.
Uz to, pomoću značajki opisanih u sljedećim odjeljcima izvješće učinite dojmljivijim i čitkijim.
-
Dodavanje grupiranja, sortiranja i ukupnih zbrojeva
Grupiranje, sortiranje i ukupne zbrojeve najbrže možete dodati u bazu podataka za stolna računala tako da desnom tipkom miša kliknete polje na koje želite primijeniti grupiranje, sortiranje ili ukupni zbroj, a zatim da kliknete željenu naredbu na izborničkom prečacu.
Grupiranje, sortiranje i ukupne zbrojeve možete dodati i pomoću okna Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj dok je izvješće otvoreno u prikazu rasporeda ili dizajna:
-
Ako okno Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj još nisu otvoreni, na kartici Dizajn izvješća u grupi Grupiranje i ukupni zbroj kliknite Grupiraj & Sortiraj.
-
Kliknite Dodaj grupu ili Dodaj sortiranje, a zatim odaberite polje na kojem želite izvršiti grupiranje ili sortiranje.
-
U retku za grupiranje ili sortiranje kliknite Dodatno da biste postavili dodatne mogućnosti i dodali ukupne zbrojeve.
Dodatne informacije o grupiranju, sortiranju i ukupnim zbrojevima potražite u članku Stvaranje grupiranog izvješća ili izvješća sažetka.
Isticanje podataka uvjetnim oblikovanjem
Access sadrži alate za isticanje podataka na izvješću. Možete dodati pravila uvjetnog oblikovanja za svaku kontrolu ili grupu kontrola, a u klijentskim izvješćima možete dodati i trake podataka radi usporedbe podataka.
Dodavanje uvjetnog oblikovanja kontrolama:
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće pa kliknite Prikaz rasporeda.
-
Odaberite željene kontrole i na kartici Oblikovanje u grupi Oblikovanje kontrole kliknite Uvjetno oblikovanje.
Savjet: Da biste odabrali više kontrola, držite tipku CTRL i kliknite svaku kontrolu dok je držite.
-
U dijaloškom okviru Upravitelj pravila uvjetnog oblikovanja kliknite Novo pravilo.
-
U dijaloškom okviru Novo pravilo oblikovanja odaberite vrijednost u odjeljku Odaberite vrstu pravila:
-
Da biste stvorili pravilo koje zasebno procjenjuje pojedini zapis, odaberite Provjeri vrijednosti u trenutnom zapisu ili koristi izraz.
-
Da biste stvorili pravilo koje međusobno uspoređuje zapise pomoću podatkovnih traka, kliknite Usporedi s drugim zapisima.
-
-
U rubrici Uredite opis pravila navedite pravilo koje će odrediti kada se primjenjuje oblikovanje, kao i koje se oblikovanje treba primijeniti pa kliknite U redu.
-
Da biste stvorili dodatna pravila za tu kontrolu ili skup kontrola, ponovite taj postupak od četvrtog koraka
Prilagodba boje i fontova
Iskušajte mogućnosti Teme aplikacije da biste prilagodili boje i fontove.
-
Otvorite izvješće u prikazu Izgled tako da ga kliknete desnom tipkom miša u navigacijskom oknu pa zatim kliknete Izgled Prikaz.
-
Na kartici Dizajn izgleda izvješćakliknite Teme i postavite pokazivač iznad raznih tema u galeriji da biste pretpregledali efekte. Kliknite temu koju želite odabrati i potom spremite izvješće.
-
Putem galerija Boje ili Fontovi zasebno postavite boje ili fontove.
Dodavanje logotipa i pozadinske slike
U izvješće možete dodati i logotip ili pozadinsku sliku i ako ažurirate sliku, ona će se ažurirati svugdje gdje se koristi u bazi podataka.
Da biste dodali ili uklonili sliku:
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.
-
U izvješću kliknite mjesto na koje želite dodati sliku, a zatim na kartici Dizajn izgleda izvješća u grupi Zaglavlje/podnožje kliknite Logotip.
-
Pomaknite se do slike i kliknite Otvori. Access odabranu sliku dodaje u izvješće.
-
Da biste uklonili sliku, desnom tipkom miša kliknite sliku i potom kliknite Izbriši na izborniku prečaca.
Dodavanje pozadinske slike:
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.
-
Na kartici Oblikovanje u grupi Pozadina kliknite Pozadinska slika.
-
Odaberite sliku s popisa Galerija slika ili kliknite pregledaj, odaberite sliku i kliknite U redu.
Pretpregled i ispis izvješća
Pretpregled izvješća
-
Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu i potom kliknite Pretpregled ispisa. Naredbe s kartice Pretpregled ispisa možete upotrijebiti za bilo što od sljedećeg:
-
ispis izvješća
-
prilagođavanje veličine ili rasporeda stranice
-
povećavanje ili smanjivanje većeg broja stranica odjedanput
-
osvježavanje podataka u izvješću
-
izvoz izvješća u drugi datotečni oblik
-
-
Kliknite Zatvori pretpregled ispisa.
Ispis izvješća
Za ispis bez pretpregleda:
-
Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu i kliknite Ispis. Izvješće se šalje na zadani pisač.
Napomena: Ako ste odabrali izvješće u navigacijskom oknu i odabrali Ispis na kartici Datoteka možete odabrati i dodatne mogućnosti ispisa kao što je broj stranica i primjeraka, kao i navođenje određenog pisača.
-
Da biste otvorili dijaloški okvir u kojem možete odabrati pisač, navesti broj primjeraka itd., kliknite Ispis.
-
