Zajedničko korištenje datoteka s grupom u programu Outlook

AGrupa sustava Microsoft 365 olakšava zajedničko korištenje datoteka uključivanjem namjenske biblioteke, koja je glavno mjesto za pohranu svih datoteka grupe.

Kada stvorite datoteku ili mapu u biblioteci grupe, svi članovi grupe moći će joj pristupiti. Kada u grupu dodate nove članove, uključujući goste (vanjske korisnike), i oni će moći pristupiti datotekama. Članovi grupe po zadanom imaju pristup za prikaz/uređivanje datoteka, a svi ostali u tvrtki ili ustanovi imaju pristup za prikaz.

Nedavno korištenim datotekama može se pristupiti iz odjeljka Datoteke u prikazu grupe

Uz grupe u programu Outlook jednostavno je surađivati na dokumentima i drugim datotekama te ih zajednički koristiti s članovima grupe.

Nedavno korišteni prikaz prikazuje sve vaše grupne dokumente – nedavni prikaz datoteka omogućuje pristup svim datotekama koje se zajednički koriste s grupom, uključujući datoteke koje se zajednički koriste kao privitke e-pošte, datoteke pohranjene u biblioteci dokumenata sustava SharePoint grupe i datoteke koje se zajednički koriste sa servisa OneDrive ili drugih biblioteka dokumenata sustava SharePoint.  
Brzo suautorstvo i brza komunikacija o ažuriranjima – uređivanje dokumenta i odgovaranje putem e-pošte usporedno u programu Outlook. Ne morate mijenjati kontekste da biste ažurirali dokument i komunicirali o promjenama s kolegama.
Brzo pristupite poruci e-pošte povezanoj s datotekom – pristupite datoteci koja se zajednički koristi s vama putem e-pošte, a ne se pomičite po ulaznoj pošti grupe.

Napomena: Te su značajke dostupne samo pojedincima koji koriste račun tvrtke ili obrazovne ustanove s kvalificiranom pretplatom na Microsoft 365.

Novi Outlook Klasični Outlook Web

Zajedničko korištenje datoteka u grupi unovi Outlook

Otvorite novi Outlook.
Grupe možete pronaći na dva načina:
1. Odaberite grupe na traci aplikacije koja se nalazi s lijeve strane prozora.
2. Na popisu mapa poštanskog sandučića odaberite Idi na grupe
U lijevom oknu u odjeljku grupe odaberite grupu u koju želite zajednički koristiti datoteke.

Prilaganje zajedničke datoteke poruci e-pošte

Otvorite klasični Outlook. Grupu možete pronaći na dva načina.
1. Na navigacijskoj traci odaberite Više aplikacija >grupe. (Da biste prikvačili, desnom tipkom miša kliknite grupe pa odaberite Prikvači.)
  
  Na grupe Home možete vidjeti sve grupe odjednom.
2. Na popisu mapa poštanskog sandučića u grupe odaberite grupu.
Iz grupe započnite razgovor.
Odaberite Priloži datoteku.
Odaberite izvor datoteke. Odabiri obuhvaćaju nedavne datoteke, web-mjesta i ovaj PC. Web-mjesta obuhvaćaju one pogone, web-mjesta sustava SharePoint, datoteke grupe i druge izvore.
- Ako odaberete web-mjesto, odaberite Priloži kao kopiju ili Zajednički koristi kao vezu na OneDrive. Prilaganje u obliku kopije svakom primatelju daje vlastitu kopiju datoteke za pregled. Zajedničko korištenje veze na OneDrive članovima grupe omogućuje da vide najnovije promjene i suautorstvo u stvarnom vremenu
- Ako odaberete datoteku s PC-ja, ona će biti priložena kao kopija.

Pristup datotekama

Da biste pristupili datotekama u klijentskom programu Outlook na webu, u zaglavlju grupa kliknite Datoteke.

U ovom ćete prikazu vidjeti dva odjeljka: Nedavno i Dokumenti. Odjeljak Nedavno prikazuje pet najnovijih datoteka koje se zajednički koriste u grupi. Te datoteke obuhvaćaju i datoteke koje se zajednički koriste kao privici u porukama objavljenima u zajedničkoj ulaznoj pošti i datoteke koje se zajednički koriste u grupi sa servisa OneDrive ili sustava SharePoint. Datoteke se sortiraju kronološkim redoslijedom na temelju zadnjeg zajedničkog korištenja putem e-pošte, zadnje izmjene ili prijenosa u biblioteku. U odjeljku Dokumenti prikazane su sve datoteke i mape koje postoje na web-mjestu sustava SharePoint grupe u sličnoj strukturi datoteka mape.

Prijenos ili stvaranje datoteka

Da biste novu datoteku prenijeli u biblioteku, kliknite gumb Prenesi na alatnoj traci iznad zaglavlja grupe. Da biste stvorili novu datoteku ili mapu, koristite gumb Novo u zaglavlju grupe i odaberite neku od padajućih izbornika.

Brisanje ili preimenovanje datoteka

Datoteku možete jednostavno izbrisati ili preimenovati iz prikaza Dokumenti. Odaberite datoteku koju želite izbrisati ili preimenovati na popisu Dokumenti, a zatim na alatnoj traci iznad zaglavlja grupe odaberite Izbriši ili Preimenuj. Ako je datoteka bila u prikazu Nedavno korištene datoteke prije brisanja, nakon brisanja ažurirat će se nedavne datoteke da bi odražavala promjenu.

Prikaz mogućnosti brisanja i preimenovanja datoteke

Zajedničko korištenje datoteka

Jednostavno je zajednički koristiti datoteke iz prikaza datoteka u programu Outlook na webu. Ako želite poslati jednu od datoteka iz nedavno korištenih datoteka kao privitak e-pošte, jednostavno kliknite da biste otvorili datoteku i na vrpci možete odabrati zajedničko korištenje putem e-pošte.

Ako želite omogućiti zajedničko korištenje jedne od datoteka iz odjeljka Dokumenti, jednostavno odaberite datoteku i kliknite Zajednički koristi alatnu traku iznad zaglavlja grupe da biste je zajednički koristili. Pojavit će se poznati dijaloški okvir za zajedničko korištenje i možete odabrati osobe s kojima ćete ga zajednički koristiti.

Prikazuje mogućnost Omogući zajedničko korištenje datoteke

Rad s privicima e-pošte

Novo okruženje datoteke sadrži snažan način rada s datotekama priloženim poruci e-pošte. Kada se poruka e-pošte pošalje u zajedničku ulaznu poštu grupe koja sadrži privitak programa Word, Excel ili PowerPoint koji želite urediti i poslati izvornom autoru:

Idite na Datoteke, otvorite datoteku i na vrpci odaberite Uređivanje i odgovaranje.Datoteka će se pohraniti u biblioteku dokumenata sustava SharePoint grupe i otvoriti u internetskoj verziji relevantne aplikacije sustava Office.
E-pošta za odgovor može se poslati izvornom pošiljatelju s vezom na pohranjenu kopiju datoteke.
Kada završite s uređivanjem, dodajte komentare u poruku e-pošte i kliknite Pošalji.

Navigacija do biblioteke dokumenata sustava SharePoint

Prikaz Datoteke omogućuje prikaz svih datoteka koje postoje na web-mjestu sustava SharePoint, ali ako želite otići na web-mjesto sustava SharePoint, možete se kretati pomoću kartice grupe ili iz zaglavlja grupe. Odaberite ... u zaglavlju grupe odaberite Web-mjesto. Na web-mjestu odaberite Dokumenti da biste otvorili biblioteku dokumenata.

Vidi također

Prilaganje zajedničke datoteke poruci e-pošte

Iz grupe započnite razgovor.
Pri dnu okna razgovora odaberite .
Odaberite izvor datoteke. Odabiri obuhvaćaju i OneDrive, datoteke grupe, računalo i druge izvore.
- Ako odaberete OneDrive, odaberite Priloži kao kopiju ili Zajednički koristi kao vezu na OneDrive. Prilaganje u obliku kopije svakom primatelju daje vlastitu kopiju datoteke za pregled. Zajedničko korištenje veze na OneDrive članovima grupe omogućuje da vide najnovije promjene i suautorstvo u stvarnom vremenu
- Ako kao izvor odaberete grupu, odaberite datoteku koju želite priložiti.
- Ako kao izvor odaberete Računalo, odaberite Priloži kao kopiju iliPrenesi u grupne datoteke. Prijenos u datoteke grupe članovima grupe omogućuje da vide najnovije promjene i suautorstvo u stvarnom vremenu. Prilaganje u obliku kopije svakom primatelju daje vlastitu kopiju datoteke za pregled.
- Ako odaberete neki drugi izvor, prijavite se u taj izvor i slijedite upute.

Pristup datotekama

Da biste pristupili datotekama u klijentskom programu Outlook na webu, u zaglavlju grupa kliknite Datoteke.

Kliknite Datoteke u Office 365 da biste vidjeli popis datoteka i mapa pohranjenih u grupi

U ovom ćete prikazu vidjeti datoteke prenesene u biblioteku dokumenata grupe, vidjet ćete datoteke koje se zajednički koriste kao privici u porukama objavljenima u zajedničkoj ulaznoj pošti i datotekama koje se zajednički koriste u grupi sa servisa OneDrive ili sustava SharePoint. Datoteke se sortiraju kronološkim redoslijedom na temelju zadnjeg zajedničkog korištenja putem e-pošte, zadnje izmjene ili prijenosa u biblioteku. Ovo sortiranje ne možete promijeniti, ali ako datoteke želite vidjeti drugim kronološkim redoslijedom, otvorite biblioteku dokumenata sustava SharePoint klikom na Pregled biblioteke u gornjem desnom kutu.

Napomena: . URL. MSG i . ASPX datoteke neće se prikazati u prikazu biblioteke grupnih dokumenata. Da biste vidjeli te datoteke, otvorite prikaz biblioteke dokumenata sustava SharePoint klikom na Pregledaj biblioteku u gornjem desnom kutu.

Da biste novu datoteku prenijeli u biblioteku, samo kliknite vezu Prenesi na alatnoj traci iznad popisa datoteka. Ako želite pretražiti biblioteku datoteka, jednostavno upišite ključne riječi u okvir za pretraživanje u gornjem lijevom kutu prozora i pritisnite enter.

Pretraživanje datoteka po ključnim riječima pomoću okvira za pretraživanje u gornjem lijevom kutu prozora

Brisanje ili preimenovanje datoteka

Da biste izbrisali ili preimenovali datoteku, najprije se pomaknite do biblioteke dokumenata sustava SharePoint klikom na Pregledaj biblioteku u gornjem desnom kutu. Desnom tipkom miša kliknite datoteku koju želite izbrisati ili preimenovati, a zatim odaberite Izbriši iliPreimenuj prema potrebi.

Rad s privicima e-pošte

Novo okruženje za datoteke sadrži snažan novi način rada s datotekama priloženim e-pošti. Kada se poruka e-pošte pošalje u zajedničku ulaznu poštu grupe koja sadrži privitak programa Word, Excel ili PowerPoint koji želite urediti i poslati natrag izvornom autoru, idite u odjeljak Datoteke, dvokliknite da biste otvorili datoteku i na vrpci odaberite "Uređivanje i odgovor". Datoteka će se pohraniti u biblioteku dokumenata sustava SharePoint grupe i otvoriti u internetskoj verziji relevantne aplikacije sustava Office. Poruka e-pošte za odgovor poslat će se i izvornom pošiljatelju s vezom na pohranjenu kopiju datoteke. Kada završite s uređivanjem, dodajte komentare u poruku e-pošte i kliknite Pošalji.

Snimka zaslona s privicima e-pošte

Navigacija do biblioteke sustava SharePoint

Osim poboljšanja o kojima smo već razgovarali, pojednostavnili smo i izravno pristup biblioteci dokumenata sustava SharePoint. Kada se u grupi nalazite u odjeljku Datoteke, u gornjem desnom kutu vidjet ćete mogućnost Pregledaj biblioteku. Kliknite je i biblioteka dokumenata sustava SharePoint za ovu grupu otvorit će se u pregledniku.

Zajedničko korištenje datoteka grupe s gostima

Datoteke grupe možete zajednički koristiti s gostima tako da priložite bilo koju datoteku pohranjenu u biblioteci grupa. Informacije potražite u članku Pristup grupe sustava Microsoft 365 za goste.

Ako vam se prilikom zajedničkog korištenja datoteka grupe s gostima prikaže poruka koja vas obavještava da su privici gostima blokirani, gost neće moći otvarati zajedničke datoteke dok administrator klijenta ne omogući zajedničko korištenje datoteka za goste.

Objavljivanje datoteka u biblioteci grupa

Svaki put kada objavite datoteku u biblioteci dokumenata grupe, ona će biti dostupna svim članovima grupe. Jednostavno ga povucite s računala u biblioteku grupe. Dodatne informacije potražite u članku Prijenos datoteka u biblioteku.

Ako se datoteka koju želite zajednički koristiti već nalazi u biblioteci dokumenata, možete je zadržati na mjestu na kojem se nalazi i pozvati grupu u tu biblioteku.