Excel vam omogućuje da zaštitite ono na čemu radite, bilo tako da drugima onemogućite otvaranje radne knjige bez lozinke, da dodijelite pristup samo za čitanje radne knjige ili čak da zaštitite samo jedan radni list da ne biste slučajno izbrisali neke formule. U ovoj ćemo temi govoriti o raznim načinima na koje možete iskoristiti primarne mogućnosti zaštite i raspodjele datoteka programa Excel.
Upozorenje:
-
Ako zaboravite ili izgubite lozinku, Microsoft vam je ne može vratiti.
-
Nemojte pretpostavljati da je radna knjiga odnosno radni list siguran samo zato što ste ga zaštitili lozinkom – uvijek dobro razmislite prije nego što drugima pošaljete radne knjige programa Excel koje bi mogle sadržavati povjerljive osobne podatke kao što su brojevi kreditnih kartica, OIB, identifikacijski broj zaposlenika i sl.
-
Zaštita na razini radnog lista nije sigurnosna značajka. Njome se jednostavno korisnicima onemogućuje da mijenjaju zaključane ćelije na radnom listu.
U nastavku su navedene razne mogućnosti koje su vam dostupne za zaštitu podataka u programu Excel:
-
Na razini datoteke: to se odnosi na mogućnost zaključavanja datoteke programa Excel navođenjem lozinke da je korisnici ne bi mogli otvarati ni mijenjati. Dostupne su vam dvije mogućnosti:
-
Šifriranje datoteka: kad odaberete tu mogućnost, navodite lozinku i zaključavate datoteku programa Excel. To drugima onemogućuje otvaranje datoteke. Dodatne informacije potražite u članku Zaštita datoteka programa Excel.
-
Postavljanje lozinke za otvaranje i izmjenu datoteke: određujete lozinku za otvaranje i izmjenu datoteke. Tu mogućnost koristite kada različitim korisnicima trebate omogućiti pristup samo za čitanje ili pristup za uređivanje. Dodatne informacije potražite u članku Zaštita datoteka programa Excel.
-
Označavanje kao konačne verzije: tu mogućnost koristite ako želite datoteku programa Excel označiti kao konačnu verziju te želite drugim korisnicima onemogućiti da unose daljnje promjene. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje ili uklanjanje zaštite dokumenta, radne knjige ili prezentacije.
-
Ograničavanje pristupa: ako je vaša tvrtke ili ustanova postavila dozvole pomoću upravljanja pravima na informacije (IRM-a), na dokument možete primijeniti bilo koju od dostupnih dozvola IRM-a. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje ili uklanjanje zaštite dokumenta, radne knjige ili prezentacije.
-
Digitalni potpis: u datoteku programa Excel možete dodati digitalne potpise. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje i uklanjanje digitalnog potpisa u datotekama sustava Office.
Napomena: Da biste dodali digitalni potpis, morate imati valjani certifikat ustanove za izdavanje certifikata (CA).
-
-
Na razini radne knjige: strukturu radne knjige možete zaključati tako da odredite lozinku. Zaključavanjem strukture radne knjige drugim korisnicima onemogućujete da dodaju, uklone, izbrišu, sakriju i preimenuju radne listove. Dodatne informacije o zaštiti radnih knjiga potražite u članku Zaštita radne knjige.
-
Na razini radnog lista: pomoću zaštite lista možete kontrolirati što korisnik može raditi s radnim listovima. Možete točno odrediti što korisnik može raditi na radnom listu i tako zaštititi važne podatke na njemu. Nekom korisniku, primjerice, želite omogućiti samo dodavanje redaka i stupaca ili pak samo sortiranje i korištenje automatskog filtra. Kad omogućite zaštitu lista, možete zaštititi i druge elemente, kao što su ćelije, rasponi, formule te ActiveX kontrole i kontrole obrazaca. Dodatne informacije o zaštiti radnih listova potražite u članku Zaštita radnog lista.
Koju razinu zaštite koristiti?
-
Ako želite odrediti razinu pristupa koju bi korisnici trebali imati za neku datoteku programa Excel, koristite zaštitu na razini datoteke. Pretpostavimo da u datoteci programa Excel imate tjedno izvješće o radu članova tima. Ne želite da itko izvan tima može otvoriti tu datoteku. Dostupne su dvije mogućnosti:
-
Ako ne želite da drugi otvaraju datoteku: Datoteku programa Excel, koja se najčešće koristi, možete šifrirati. To u načelu znači da ga zaključavate lozinkom i da je nitko osim vas ne može otvoriti.
-
Ako želite omogućiti pristup samo za čitanje ili uređivanje različitim korisnicima: Možda želite da upravitelji u vašem timu mogu uređivati tjedno izvješće o statusu, ali članovi tima trebali bi imati pristup samo za čitanje. Datoteku programa Excel možete zaštititi tako da navedete dvije lozinke: jednu za otvaranje, a drugu za izmjenu. Odgovarajuće lozinke kasnije možete zajednički koristiti s timom, ovisno o pristupu koji im je potrebno dodijeliti.
-
-
Da biste odredili kako korisnici mogu raditi s radnim listovima unutar strukture radne knjige, koristite zaštitu na razini radne knjige. Pretpostavimo da radna knjiga s izvješćem o radu sadrži veći broj radnih listova i svaki je radni list naziv dobio po jednom članu tima. Želite svakom članu tima omogućiti da dodaje podatke na vlastiti radni list, ali da ne može mijenjati nijedan drugi radni list u radnoj knjizi, bilo dodavanjem novog radnog lista ili premještanjem radnih listova unutar radne knjige.
-
Da biste odredili kako korisnici trebaju raditi unutar pojedinačnog radnog lista, koristite zaštitu na razini radnog lista. Pretpostavimo da svaki radni list u radnoj knjizi izvješća o stanju sadrži podatke koji su zajednički svim radnim listovima, kao što su reci zaglavlja ili određeni izgled izvješća, a ne želite da ih itko mijenja. Ako zaštitite radni list, možete odrediti da korisnici mogu izvoditi samo određene funkcije na listu. Možete, primjerice, korisnicima omogućiti unos podataka, ali ih zadržati od brisanja redaka ili stupaca ili samo umetati hiperveze ili sortirati podatke.
Za podatke u programu Excel možete koristiti jednu razinu zaštite ili više njih, ovisno o vlastitim potrebama odnosno potrebama tvrtke ili ustanove. Možete odabrati da želite koristiti sve dostupne mogućnosti ili kombinaciju mogućnosti – to u potpunosti ovisi o željenoj razini sigurnosti podataka u programu Excel. Zajedničku datoteku programa Excel, primjerice, možda odlučite šifrirati, a ujedno i za nju omogućiti zaštitu radne knjige i zaštitu radnog lista, dok u osobnoj radnoj knjizi primijenite samo zaštitu radnog lista da ne biste slučajno izbrisali neku formulu.
Je li vam potrebna dodatna pomoć?
Uvijek možete postaviti pitanje stručnjaku u tehničkoj zajednici za Excel ili zatražiti podršku u zajednicama.
