Postavljanje pravila za cirkularna pisma

Pretpostavimo da šaljete istu pozivnicu za tromjesečni sastanak. Izvor podataka ne pohranjuje datume sastanka, a Datum sastanka pojavljuje se više puta u pozivnici.

Postavljanjem knjižnih oznaka u dokument, uključujući polje Ask, možete pokrenuti isto spajanje za svaki sastanak. Jedina stvar koju ćete morati upisati jest Datum sastanka, a vi ćete ga upisati samo jednom.

1. U dokumentu za spajanje pritisnite CTRL + F9, a zatim upišite naziv da biste stvorili knjižnu oznaku. Ponovite to, pomoću istog naziva, na svakom mjestu na kojem želite da se odgovor na polje Ask pojavi u dokumentu.

2. Postavite kursor negdje u dokumentu prije prve knjižne oznake koju ste upravo stvorili.

3. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> zatražite.

4. Odaberite knjižnu oznaku koju ste upravo stvorili (ili upišite njezin naziv), a zatim u okvir upit unesite upit, kao što je "Datum događaja?".

5. Odaberite u redu, a zatim ponovno u redu .

6. Na kraju postupka kada kliknete dovrši & spajanje, odaberite Uređivanje pojedinačnih dokumenata. Od vas će se zatražiti odgovor za svakog primatelja. Taj će se odgovor umetnuti u knjižne oznake koje ste naveli u dokumentima koji proizlaze iz spajanja.

Dodatne informacije: kodovi polja: polje Ask

Pretpostavimo da šaljete istu pozivnicu za tromjesečni sastanak. Izvor podataka ne pohranjuje datume sastanka, a Datum sastanka prikazat će se samo jednom u pozivnici.

Postavljanjem polja za ispunjavanje u dokumentu možete pokrenuti isto spajanje za svaki sastanak. Jedina stvar koju ćete morati upisati jest Datum sastanka.

1. Postavite kursor na mjesto na kojem želite da se tekst ispunjava.

2. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> ispunjavanje.

3. U okvir upit unesite upit, kao što je "Datum događaja?".

4. Odaberite u redu, a zatim ponovno u redu .

5. Na kraju postupka kada kliknete dovrši & spajanje, odaberite Uređivanje pojedinačnih dokumenata. Od vas će se zatražiti odgovor za svakog primatelja. Taj će se odgovor umetnuti u polje ispunjavanje u dokumentima koji proizlaze iz spajanja.

Dodatne informacije: kodovi polja: polje ispunjavanje-in

Pretpostavimo da šaljete korespondenciju na popis sudionika konferencije koji putuju na domaćem i međunarodnoj razini. Polje Država/regija u izvoru podataka može biti prazno za domaće sudionike. Možete koristiti IF... Zatim... Drugo... pravilo da biste personalizirali poruku za sve primatelje. Primjerice, primatelji čije je polje Država/regija prazno može vidjeti: "bit ćete pozdravljeni na vratima pri dolasku", budući da svi ostali primatelji mogu vidjeti: "bit ćete pozdravljeni na recepciji u blizini carine."

1. Postavite kursor na mjesto na kojem želite da bude uvjetno tekst.

2. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> ako... Zatim... Drugo.

3. Na popisu naziv polja odaberite polje iz izvora podataka koji će odrediti uvjetno tekst.

4. Na popisu Usporedba odaberite način usporedbe podatkovne vrijednosti.

5. U okvir Usporedi s unesite vrijednost usporedbe (preskoči ovo ako ste odabrali prazno ili nije prazno kao usporedba).

6. U okvir Umetanje ovog tekstnog okvira unesite tekst koji se nalazi u dokumentu kada se ispune kriteriji usporedbe.

7. U suprotnom umetnite ovaj tekstni okvir, unesite tekst koji se nalazi u dokumentu kada kriteriji usporedbe nisu ispunjeni.

8. Odaberite U redu.

Dodatne informacije: kodovi polja: polje IF

Pretpostavimo da želite da dopisivanje svakom primatelju pokaže njihov položaj na popisu čekova. Popis primatelja sortirajte kronološkim redoslijedom prijave, a zatim pomoću pravila za spajanje zapisa # pravilo prikazuje broj numeriranja primatelja na popisu.

Broj zapisa odražava bilo koje sortiranje ili filtriranje koje ste primijenili na izvor podataka prije spajanja.

1. Postavite kursor na mjesto na kojem želite da se prikazuje broj zapisa.

2. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> Spoji zapis #.

Dodatne informacije: kodovi polja: polje MergeRec

Pretpostavimo da želite korespondenciju da svakom primatelju pokaže ukupan broj osoba koje su se prijavile za događaj. Pravilo cirkularnih pisama # daje vam broj zapisa u spojenom dokumentu.

1. Postavite kursor na mjesto na kojem želite da se prikazuje broj zapisa.

2. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> slijed spajanja #.

Dodatne informacije: kodovi polja: polje MergeSeq

Pretpostavimo da koristite cirkularna pisma da biste ispisali popis kontakata na jednom listu papira. Pomoću sljedećeg pravila zapisa recite programu Word da nastavi na sljedeći zapis, a da ne započnete novu stranicu.

1. Postavite kursor na mjesto na kojem želite da se prikazuju podaci iz sljedećeg zapisa.

2. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> sljedeći zapis.

3. Umetanje spojnog polja za željene
   podatke Primjerice, popis naziva tvrtki može izgledati ovako:

   «Company_Name»
   «Sljedeći zapis» «Company_Name»
   «Sljedeći zapis» «Company_Name»

Dodatne informacije: kodovi polja: polje Next

Pretpostavimo da želite popis sudionika konferencije domaćeg putovanja na jednom listu novina i međunarodnih sudionika koji se nalaze na drugom listu papira. Polje Država/regija u izvoru podataka može biti prazno za domaće putnike. Možete koristiti sljedeći zapis ako je pravilo da Word ne bi počeo započinjati novu stranicu dok ne dosegne primatelje čije polje Država/regija nije prazno. Da biste to postigli, najprije sortirajte izvor podataka po državi/regiji.

1. Postavite kursor na mjesto na kojem želite da se prikazuju podaci iz sljedećeg zapisa.

2. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> sljedeći zapis ako.

3. Na popisu naziv polja odaberite naziv spojnog polja, primjerice grad.

4. Na popisu Usporedba odaberite način usporedbe podatkovne vrijednosti. Primjerice, radi izdvajanja primatelja u određenom gradu kliknite Jednako.

5. U okvir Usporedi s unesite vrijednost koju želite koristiti. Da biste, primjerice, odabrali pojedinačne primatelje u Tokiju, upišite Tokyo (preskoči ovo ako želite da je prazno ili nije prazno kao usporedba).

Dodatne informacije: kodovi polja: polje NextIf

Pretpostavimo da spremate pozivnice na konferenciju u kojoj glavni govornik još nije dovršen. Rezervirana mjesta možete ostaviti za ime govornika u cijelom dokumentu i uvrstiti pravilo za postavljanje knjižnih oznaka, gdje ćete jednom unijeti ime govornika i prikazat će se u svim rezerviranim mjestima.

Rezervirana mjesta su polja REF; pravilo Postavi knjižnu oznaku Umeće polje koje se ne prikazuje u dokumentu (osim ako ne pritisnete ALT + F9 da biste otkrili šifre polja).

1. Postavite kursor bilo gdje u dokumentu.

2. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> postavite knjižnu oznaku, a zatim upišite naziv, a zatim odaberite u redu.

3. Postavite kursor gdje god želite da se prikaže tekst knjižne oznake.

4. Na kartici Umetanje otvorite poljeBrzi dijelovi >, a zatim odaberite ref.

5. Odaberite naziv knjižne oznake koji ste upravo stvorili, a zatim odaberite u redu.

6. Umetnite polje REF svugdje gdje želite da se prikaže tekst knjižne oznake.

7. Prije pokretanja spajanja desnom tipkom miša kliknite polje skupa, odaberite Uređivanje polja, a zatim u tekstni okvir unesite željeni tekst.

8. Odaberite U redu.

Dodatne informacije: kodovi polja: polje set 

Pretpostavimo da posjedujete trgovinu odjećom i pronađete prezalihu određene majice, ali ne i u najpopularnijoj veličini. Kada budete spremni za šalje prodajni letak, isključit ćete kupce koji nose određenu veličinu. Pomoću značajke Preskoči zapis ako je pravilo uspoređivanje sadržaja podataka o veličini korisnika na veličinu koju želite isključiti.

1. Na kartici skupna pisma otvorite pravila> Preskoči zapis ako.

2. Na popisu naziv polja odaberite naziv spojnog polja, primjerice Veličina.

3. Na popisu Usporedba odaberite način usporedbe podatkovne vrijednosti. Da biste, primjerice, pojedinačno odabrali kupce koji nose određenu veličinu, odaberite jednako.

4. U okvir Usporedi s unesite vrijednost koju želite koristiti. Da biste, primjerice, odabrali pojedinačne kupce koji nose ekstra-Sall, odaberite XS (preskoči ovo ako ste odabrali prazno ili nije prazno kao usporedba).

Dodatne informacije: kodovi polja: polje SkipIf