Microsoft Teams והודעות דואר אלקטרוני, חיים בהרמוניה
מדריך פרודוקטיביות מלא בעצות ובטריקים לשימוש ב- Microsoft Teams, מבין האנשים שבונות את Teams ומשתמשים בו בעבודה מדי יום.
Teams משנה את הקשר שלך עם הדואר האלקטרוני. כאשר כל הקבוצה עובדת ב- Teams, כולם מקבלים פחות הודעות דואר אלקטרוני. ומעכשיו תקדיש פחות זמן לתיבת הדואר הנכנס שלך כי תשתמש הרבה יותר ב- Teams לניהול השיחות שלך.
אבל עדיין תקבל (ואפילו תצטרך) דואר אלקטרוני לדברים מסוימים. האיזון ביניהם תלוי בתדירות שבה אתה יוצר קשר עם אנשים שאינם משתמשים ב- Teams ובהעדפות שלך. (יש אנשים שבודקים דואר אלקטרוני רק פעם ביום, ואחרים שמשאירים אותו פתוח ליד Teams כל היום.) רוב האנשים זקוקים ל- Teams ולדואר אלקטרוני לביצוע העבודה שלהם.
הנה כמה דברים שאנחנו אוהבים לעשות:
1. להשתמש בצ'אטים ובערוצים ב- Teams לעבודה יומיומית עם העמיתים הקרובים ביותר.
התכתובת היומיומית מתנהלת הכי טוב ב- Teams. צ'אט וערוצים מיועדים לדיון בלוגיסטיקה של אירועים, לבחינת היתרונות והחסרונות של תכונות חדשות ולשליחת עדכונים לגבי התקדמות.
כאשר הודעות שכאלה נפרדות מתיבות הדואר הנכנס, חל שינוי בנפח ובסוגים של פעילויות הדואר האלקטרוני שכן מתבצעות (עיין בסעיפים הבאים לקבלת מידע נוסף).
כדי לעקוב אחר שיחות מתמשכות, תן שם לצ'אטים קבוצתיים והצמד אותם.
2. להחליט היכן כדאי להגיב להזמנות לפגישות.
חלק מאתנו אוהבים לעיין בבקשות לפגישות בסגנון תור ב- Outlook. אחרים מעדיפים לעשות זאת מהאזור לוח שנה ב- Teams. שתי האפשרויות נהדרות – עשה מה שמתאים לך.
עדיין תקבל (ואפילו תצטרך) דואר אלקטרוני לדברים מסוימים. האיזון ביניהם תלוי בתדירות שבה אתה יוצר קשר עם אנשים שאינם משתמשים ב- Teams ובהעדפות שלך.
3. לשים לב לדואר האלקטרוני לקבלת הודעות בתפוצה רחבה וידיעונים.
הודעות רשמיות לכלל החברה נוטות להגיע בדואר אלקטרוני – דברים כגון שינוי בחטיבה, פתיחת קמפיין התרומות השנתי שלנו, הודעה מסאטיה, ידיעון ממחלקת שירות לקוחות וכדומה. בדרך כלל, תוכן זה מעוצב באופן מדוקדק ומיועד להגיע לאנשים רבים. אנחנו שמים לב לדואר האלקטרוני כדי לאתר תוכן שכזה. לפעמים אנשים מעבירים הודעות דואר אלקטרוני שכאלה לאחד מהערוצים שלנו, כדי לוודא שאפילו אנשים שבקושי בודקים את הדואר האלקטרוני רואים אותן.
צפה בסרטון זה כדי ללמוד כיצד להעביר הודעות דואר אלקטרוני חשובות לערוצים.
4. לבחור אנשים חיצוניים להוספה כאורחים ב- Teams.
אם יש לנו פרוייקט שאנחנו עובדים עליו עם אנשים מחוץ ל- Microsoft, נוכל ליצור צוות Teams ספציפי לפרוייקט, ולאחר מכן להזמין אנשים חיצוניים אלה כאורחים. פעולה זו מאפשרת לנו לנהל את התכתובת בפרוייקט בדרך המועדפת עלינו ב- Teams, ומוודאת שההודעות לגבי הפרוייקט יישארו ב- Teams. הואיל וזה המקום שבו אנחנו עוקבים אחרי כל הפרוייקטים האחרים שלנו, סביר יותר להניח שנראה שיחות וקבצים חשובים בזמן.
לעומת זאת, עדיף להשתמש בדואר אלקטרוני עם אנשים חיצוניים שאנחנו עובדים איתם רק מדי פעם.
סקרן לגבי הוספת אורחים? עיין בנושא הוספת אורחים לצוות.
הבא: תיעוד ההודעות שלך
זקוק לעזרה נוספת?
מעוניין באפשרויות נוספות?
גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.
קהילות עוזרות לך לשאול שאלות ולהשיב עליהן, לתת משוב ולשמוע ממומחים בעלי ידע עשיר.
