תחילת העבודה ביצירה, ניהול ושיתוף של קבצים ב- OneDrive וב- SharePoint

צפה: מתי להשתמש ב- OneDrive לעומת SharePoint

OneDrive הוא פלטפורמת אחסון בענן שבה באפשרותך לאחסן קבצים בודדים או אישיים. OneDrive משולב באופן הדוק עם יישומים כגון Word, Excel ו- PowerPoint, מה שהופך אותו למקום נוח לאחסון וגישה למסמכים הרגישים שלך באופן מאובטח.

השתמש ב- OneDrive כאשר ברצונך ליצור מסמך רק שלך, לדוגמה, בעת עבודה על מידע רגיש או פרטי במיוחד.

כדי להתחיל בעבודה עם One Drive, היכנס לחשבון Microsoft שלך או הירשם לקבלת חשבון, הורד והתקן את יישום שולחן העבודה של OneDrive ולאחר מכן פעל לפי ההנחיות כדי להיכנס ולבחור את התיקיות שברצונך לסנכרן עם הענן. 

• כדי ליצור קובץ חדש ב- OneDrive, פשוט לחץ על לחצן חדש ובחר את סוג הקובץ שברצונך ליצור, כגון Word אלקטרוני של Excel.

• כדי לנהל קבצים ב- OneDrive, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ובחר שנה שם כדי להעניק לו שם תיאורי יותר או גרור ושחרר קבצים בתיקיות שונות עבור ארגון טוב יותר.

• כדי לשתף קבצים עם OneDrive - לחץ על לחצן שתף והזן את כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שאיתם ברצונך לשתף את הקובץ. קבל מידע נוסף על אופן ניהול קבצים ב- OneDrive.

SharePoint הוא כלי שיתוף פעולה המשמש לניהול ולשיתוף של קבצים ומידע ברחבי הארגון. SharePoint מאפשר למשתמשים מרובים לשתף פעולה במיקום מרכזי אחד.

השתמש ב- SharePoint כאשר עליך ליצור מסמך שנכתב ומנוהל על-ידי צוות של אנשים או כאשר יש לשתף אותו באופן נרחב. לדוגמה, השתמש בה כמיקום מרכזי עבור חברי צוות כדי להציג צירי זמן, פעילויות ואבני דרך של פרוייקט. הדבר מאפשר לצוותים לעקוב אחר ההתקדמות, להתעדכן בלוח הזמנים ולשתף פעולה בצורה יעילה יותר.

• כדי ליצור קובץ חדש ב- SharePoint, נווט אל ספריית המסמכים שבה ברצונך ליצור את הקובץ ולחץ על לחצן חדש.

• כדי לנהל קבצים, הוצא קובץ כדי לבצע בו שינויים ולאחר מכן הכנס את הקובץ בחזרה לאחר שתסיים.

• כדי לשתף קבצים, לחץ על הקובץ ובחר שתף. באפשרותך גם לשתף פעולה בזמן אמת על-ידי פתיחת הקובץ ביישום המתאים, כגון Word או Excel, והפעלת עריכה משותפת. כדי להציג גירסאות קודמות של קובץ, לחץ על הקובץ ובחר היסטוריית גירסאות. קבל מידע נוסף על ניהול קבצים ב- SharePoint.

להסדיר את הגישה של גורמים פנימיים, ספקים, קבלנים וצדדים חיצוניים  

כדי להבטיח שרק למשתמשים מורשים יש גישה לקבצים רגישים ולנתונים רגישים ב- OneDrive וב - SharePoint:

• הגדר פריטי מדיניות גישה עבור סוגים שונים של משתמשים, כגון פנימיים, ספקים, קבלנים וספקים חיצוניים. לדוגמה, באפשרותך ליצור מדיניות גישה המאפשרת רק לעובדים מסוימים לגשת למידע סודי, כגון נתונים פיננסיים או פרטי לקוחות. באפשרותך גם לציין את סוג הנתונים שהם יכולים לגשת אליהם, כיצד הם יכולים לגשת אליהם וכמה זמן. פעולה זו מבטיחה שרק למשתמשים מורשים יש גישה לקבצים רגישים ולנתונים רגישים.

• השתמש בהרשאות ותפקידים כדי לשלוט בגישה לקבצים או לתיקיות ספציפיים. לדוגמה, הענק גישת קריאה בלבד לחבר צוות שצריך להציג קבצים אך לא לבצע שינויים, כגון אדם שאינו מעורב ישירות בפרוייקט, אך צריך להישאר מעודכן. על-ידי הגדרת הרשאות ותפקידים אלה, באפשרותך להבטיח שרק למשתמשים מורשים יש גישה למידע רגיש ושאפשר להם רק להציג ולערוך קבצים שלהם הוענקה להם גישה.

• השתמש באימות רב-גורמי כדי להבטיח שרק משתמשים מורשים יוכלו לגשת לנתונים רגישים. הדבר יכול לכלול דרישה ממשתמשים לספק סיסמה וקוד שנשלח למכשיר הנייד או לדואר האלקטרוני שלהם.

• נטר את הגישה והשימוש של סביבת OneDrive ו- SharePoint שלך כדי לזהות ולמנוע גישה או שימוש בלתי מורשים. לדוגמה, על-ידי סקירת יומני פעילויות של משתמשים, באפשרותך לזהות כל פעילות חריגה, כגון ניסיונות גישה לא מורשים, ולבצע פעולה כלשהי כדי למנוע הפרות נתונים.

• יישם הצפנה עבור נתונים רגישים כדי להבטיח כי גם אם מישהו מקבל גישה לא מורשית לנתונים, הוא לא יוכל לקרוא אותו ללא מפתח הפענוח. הדבר יכול לסייע במניעת הפרות נתונים, להגן על נתוני הלקוחות ולהבטיח תאימות לתקנות פרטיות נתונים.

• הגדר תאריכי תפוגה עבור קישורים משותפים כדי להבטיח שהגישה תבוטל באופן אוטומטי לאחר פרק זמן מסוים. לדוגמה, אם אתה משתף חוזה עם ספק או קבלן וברצונך להבטיח שלספק או הקבלן תהיה גישה למסמך רק לזמן מוגבל, באפשרותך להגדיר תאריך תפוגה וגישה למסמך תבוטל באופן אוטומטי לאחר פרק הזמן שהוגדר. פעולה זו מפחיתה את הסיכון של גישה למסמך על-ידי גורמים לא מורשים.

על-ידי יישום אמצעים אלה, באפשרותך להסדיר את הגישה של ספקים פנימיים, קבלנים וצדדים חיצוניים ב- OneDrive וב- SharePoint ולשמור על אבטחת הנתונים שלך. קבל מידע נוסף על האופן שבו תוכל להגן על הנתונים שלך.

הקטנת פגיעויות ב- OneDrive וב- SharePoint  

למרות ש- OneDrive ו- SharePoint מציעים תכונות אבטחה רבות כדי להגן מפני הפרות נתונים, יש עדיין כמה פגיעויות עיקריות שיכולות להשפיע על האבטחה של ישויות אלה:

• תקיפות דיוג יכולות לגרום למשתמשים לתת את אישורי הכניסה שלהם, ולאחר מכן להשתמש בהם כדי לגשת ל- OneDrive או ל- SharePoint.

• ניתן גם לנחש סיסמאות חלשות או להיסדק בקלות, מה שמוביל לגישה בלתי מורשית.

• ניתן להשתמש בתוכנות זדוניות כדי לגנוב אישורי כניסה, ללכוד נתונים רגישים או לקבל שליטה על מכשיר של משתמש, שיכול לסכן את OneDrive או את SharePoint.

• איומים של משתתפי Insider, כגון עובדים במכוון או בטעות, שיתוף נתונים רגישים עם גורמים לא מורשים, יכולים גם הם להוות סיכון ל- OneDrive או ל- SharePoint. קבל מידע נוסף על ניהול סיכונים פנימיים.

כדי לצמצם פגיעויות אלה, חשוב ליישם שיטות עבודה מומלצות לאבטחה, לחנך משתמשים ולסיים באופן קבוע הרשאות משתמשים וביקורת. חשוב גם להגדיר תוכנית תגובה מקיפה לתקריות כדי להגיב במהירות לתקריות אבטחה שעשויות להתרחש.