שיטות עבודה מומלצות עבור כתיבה משותפת- Excel

עדכון ההתקנה של Excel לעתים קרובות 

אנו עובדים תמיד כדי לשפר את חוויית העריכה המשותפת שלך. על-ידי כך שאתה מוודא שיש לך את העדכונים האחרונים, תקבל גישה לתכונות החדשות ביותר ופחות תיתקל בשגיאות. כתיבה משותפת פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר כולם יכולים לראות שינויים שבוצעו בזמן אמת.

כיצד להתקין עדכונים עבור Microsoft Office ב- Windows

כיצד להתקין עדכונים עבור Microsoft Office ב- macOS 

השתמש בשמירה אוטומטית 

תכונות העריכה המשותפת פועלות בצורה הטובה ביותר כאשר התכונה 'שמירה אוטומטית' מופעלת. עבור חוברות עבודה שנשמרו ב- OneDrive או ב- SharePoint, היא זמינה כברירת מחדל. אם ברצונך לבצע שינויים מבלי לשמור אותם או להפוך אותם לגלויים לאנשים אחרים, נסה לפתוח את חוברת העבודה במצב קריאה בלבד. אם אתה או העורכים המשותפים שלך עורכים באופן קבוע פעולות עריכה זמניות בחוברת עבודה, מומלץ גם להגדיר את האפשרות פתח תמיד לקריאה בלבד כדי למנוע את השמרת השינויים בחוברת העבודה המקורית. 

כיצד להפעיל את 'שמירה אוטומטית'

פתח מחדש כאשר תתבקש לעשות זאת

כדי לשמור על העדכניות של הקובץ עם השינויים האחרונים של העריכה המשותפת, לחץ על 'פתח מחדש' בכל פעם שתתבקש לעשות זאת.

אפשר ל- OneDrive או ל- SharePoint לנהל את הקבצים שלך 

אם תעביר או תמחק קבצים ב- OneDrive או ב- SharePoint, תוכל להפוך אותם ללא זמינים עבור העורכים המשותפים. 

השתמש בהערות במקום בהערות, כאשר הדבר אפשרי 

הערות הן דרך נהדרת לנהל שיחה משורשרת לגבי התוכן שלך. היכולת לתייג אנשים הופכת אותם ליעילים אף יותר.

אפשר ל- Excel ליצור את הטבלאות שלך עבורך 

טבלאות הן דרך שימושית לארגן נתונים בתבנית קלה לקריאה. כלי יצירת הטבלה המוכללים של Excel יכולים לעזור לך ליצור אותם במהירות.  לקבלת מידע נוסף אודות טבלאות ב- Excel, ראה מבט כולל על טבלאות Excel.

ערוך פקודות מאקרו או קוד VBA בלבד בעת עבודה בלבד

ביצוע שינויים בפקודות מאקרו או בקוד VBA של חוברת עבודה בזמן עריכה משותפת עלול להוביל להפרעות לאנשים אחרים שחוברת העבודה פתוחה בו-זמנית. ביצוע פונקציות או פקודות מאקרו של VBA במהלך עריכה משותפת בסדר גמור, אך מומלץ לכתוב או לערוך אותן כאשר אינך מבצע עריכה משותפת באופן פעיל עם אחרים. אתה יודע אם אנשים אחרים נמצאים בקובץ אם אתה רואה תמונות של אנשים בפינה השמאלית העליונה של חלון Excel. ייתכן גם שתראה את ראשי התיבות שלהם, או את ה- "G" שמציין את שם האורח.

השתמש בתווית רגישות כדי להגן על המידע 

תוויות רגישות הן דרך טובה לאבטח מידע כגון פרטי לקוח או עובד. קבל מידע נוסף על החלת תוויות רגישות באופן אוטומטי. עריכה משותפת אינה זמינה עבור מסמכים המוגנים באמצעות זכויות מידע (IRM) או שירות ניהול זכויות (RMS).