קבוצות ב Microsoft 365 לאפשר לך לעבוד עם חברים ובני משפחה על מטרה משותפת. באפשרותך לשלוח הודעות לקבוצה עם כתובת דואר אלקטרוני ייעודית, לשתף קבצים, לתזמן אירועים בלוח שנה של קבוצה ועוד. הוסף חברים כאשר תיצור קבוצה לראשונה או תוסיף אותם במועד מאוחר יותר.
יצירת קבוצה יוצרת באופן אוטומטי כתובת דואר Outlook דואר נכנס וכתובת דואר אלקטרוני של קבוצה (לדוגמה, sales@contoso.com), לוח שנה משותף וספריית מסמכים לשיתוף פעולה בקבצים.
עם חוויית קבוצות ב- Outlook, חברים יכולים לגשת לכל פעילות הקבוצה שלך במקום אחד.
ללא קשר למקום שבו תיצור את הקבוצה, חברי הקבוצה יוכלו לקיים איתם אינטראקציה בפלטפורמות שונות - ב- Outlook עבור Windows או ב- macOS. קבוצות שנוצרו באמצעות חשבונות בעבודה או בבית ספר יכולים גם לקיים אינטראקציה עם קבוצות באפליקציית Outlook למכשירים ניידים.
רשימתקבוצה של Microsoft 365 היא יותר מרשימת תפוצה
קבוצות Microsoft 365 אינן רשימות תפוצה או קבוצות אנשי קשר. קבוצת אנשי קשר היא פשוט קבוצה של כתובות דואר אלקטרוני שניתן להשתמש בהן כדי לשלוח הודעת דואר אלקטרוני או הזמנה לפגישה לכולם בבת אחת. אם ברצונך ליצור קבוצת אנשי קשר, ראה יצירת קבוצת אנשי קשר.
סוגים שונים שלקבוצות Microsoft 365
לוחקבוצה של Microsoft 365 מגדיר בקלות תיבת דואר נכנס משותפת ולוח שנה משותף לכולם. קבוצות עם מנויMicrosoft 365 לעבודה או לבית הספר מגיע גם עם אוסף של משאבים משותפים, כולל ספריה ואתרת של SharePoint, מחברת OneNote ומקום לתכנון פרוייקטים ולהקצאת פעילויות ב- Planner.
בהתאם לסוג החשבון שבאמצעותו הוא מוגדר,קבוצה של Microsoft 365 יכול לעבוד בדרכים שונות. מה ההבדל בין חשבון Microsoft לחשבון בעבודה או בבית הספר?
בחר את סוג החשבון שיש לך כדי ללמוד אודות התכונות הזמינות עבורך.
קבוצות Microsoft 365 עם חשבונות אישיים
אם אתה משתמש בקבוצות עם חשבון אישי, כגון Outlook.com, Hotmail.com או אם אתה משתמש בחשבון Gmail או Yahoo, עדיין תוכל ליצור קבוצה, אך היא לא תשתף משאבים של OneNote, SharePoint או Planner אחרים.
שליחת הודעות דואר אלקטרוני לקבוצה שלך
חברי הקבוצה יכולים לעקוב אחר תיבת הדואר הנכנס של הקבוצה בתיבת הדואר שלהם, או לבחור להציג את כל ההודעות בלוח המחוונים של הקבוצה. לכל אדם יש הזדמנות להציג ולהשיב להודעות דואר אלקטרוני או להעביר אותן לתיבת הדואר של הקבוצה.
לוח שנה משותף עם חשבונות אישיים
לכל חבר בקבוצה של Outlook יש גישה ללוח שנה משותף של קבוצה. חברים יכולים להוסיף אירועים ללוח השנה של הקבוצה שכולם בקבוצה יכולים לראות.
חברות בקבוצה עם חשבונות אישיים
חברים בקבוצה שלך יכולים לשלוח הודעות לקבוצה באמצעות כתובת הדואר האלקטרוני של הקבוצה ה בודדת. Outlook.com קבוצה יכולים לערוך קבוצה, להוסיף או להסיר חברים ועוד.
גש לקבוצה שלך מכל מקום
ללא קשר למקום שבו תיצור את הקבוצה, חברי הקבוצה יוכלו לקיים איתם אינטראקציה בפלטפורמות שונות - ב- Outlook עבור Windows או ב- macOS.
עדיין זקוק לעזרה?
|
|
כדי לקבל תמיכה ב- Outlook.com, לחץ כאן או בחר עזרה בשורת התפריטים והזן את השאילתה. אם העזרה העצמית לא פתרה את הבעיה, גלול למטה אל עדיין זקוק לעזרה? ובחר כן. כדי ליצור איתנו קשר ב- Outlook.com, תצטרך להיכנס. אם אינך מצליח להיכנס, לחץ כאן. |
|
|
|
לקבלת עזרה נוספת עבור חשבון Microsoft והמינויים שלך, בקר ב-עזרה בנושא חשבון וחיוב. |
|
|
|
כדי לקבל עזרה ולפתור בעיות במוצרים ושירותים אחרים של Microsoft, הזן את הבעיה שלך כאן. |
|
|
|
פרסם שאלות, עקוב אחר דיונים ושתף את הידע שלךבקהילת Outlook.com. |
קבוצות Microsoft 365 עם חשבונות בעבודה או בבית ספר
בנוסף ליצירת תיבת דואר נכנס משותפת, כתובת דואר אלקטרוני של קבוצה ולוח שנה משותף, יצירתקבוצה של Microsoft 365 יוצרת באופן אוטומטי משאבים כגון תיבת דואר נכנס משותפת של Outlook, לוח שנה משותף או ספריית מסמכים לשיתוף פעולה בקבצים. באפשרותך גם ליצור קבוצת Teams בהתבסס על הקבוצה שאתה יוצר ב- Outlook.
אינך צריך לדאוג לגבי הקצאת הרשאות באופן ידני לכל המשאבים הללו, כיוון שהוספת חברים לקבוצה מספקת להם באופן אוטומטי את ההרשאות הדרושות לכלים שהקבוצה מספקת.
גש לקבוצה שלך מכל מקום
ללא קשר למקום שבו אתה יוצר את הקבוצה שלך, חברי הקבוצה יכולים לקיים איתם אינטראקציה בפלטפורמות שונות - ב- Outlook עבור Windows, macOS או באפליקציית Outlook למכשירים ניידים.
דרישות חשבון
כל מנוי Microsoft 365 הכולל את Exchange Online ו- SharePoint Online יתמוך בקבוצות. זה כולל את תוכניות Business Essentials ו- Business Premium, ואת תוכניות Enterprise E1, E3 ו- E5.
אם יש לך תוכנית Exchange בלבד, עדיין תוכל לקבל את התכונות המשותפות של תיבת דואר נכנס משותפת ולוח שנה משותף של קבוצות ב- Outlook, אך לא תוכל לקבל את ספריית המסמכים, Planner או כל אחת מהיכולות האחרות.
איזו סוג קבוצה עליך ליצור?
כאשר אתה שוקל את האפשרויות, חשוב לזכור שגודל אחד לעתים רחוקות מתאים לכולם. צוותים שונים עשויים להעדיף לעבוד בדרכים שונות ול- Microsoft 365 יש את הכלים שיאפשרו שיתוף פעולה בכל צורה שהצוות שלך מעדיף.
אם הצוות שלך מעדיף לשתף פעולה באמצעות דואר אלקטרוני והוא זקוק ללוח שנה משותף: צור קבוצה של Microsoft 365 ב- Outlook.
אם הצוות שלך מעוניין לשתף פעולה בסביבת צ'אט מתמיד או להשתמש באפליקציות מוטבעות: יצירת צוות של Microsoft.
אם ברצונך ליצור פורום דיונים גדול ופתוח עבור החברה שלך – לדוגמה, להודעות ולדיונים ברמת מנהלים בכירים: יצירת קבוצה ב- Yammer.
באפשרותך ליצור קבוצות Microsoft 365 ממגוון כלים, כולל Outlook, Outlook באינטרנט, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams ועוד. הכלי שממנה תבחר להתחיל תלוי בסוג הקבוצה שבה אתה עובד. לדוגמה, ב- Microsoft אנו נוטים להתחיל מ- Outlook כאשר אנו יוצרים קבוצה המאורגנת סביב דואר אלקטרוני ולוח שנה. אם הקבוצה מיועדת לתקשורת ברחבי החברה, אנו נוטים להתחיל ב- Yammer. לשיתוף פעולה מבוסס-צ'אט, היינו מתחילים את הקבוצה שלנו מ- Microsoft Teams.
בעת יצירת קבוצה, תצטרך להחליט אם ברצונך שהיא תהיה קבוצה פרטית או קבוצה ציבורית. כל אדם בארגון שלך יכול לראות תוכן בקבוצה ציבורית, וכל אדם בארגון שלך יכול להצטרף לקבוצה. חברי הקבוצה חייבים לראות תוכן בקבוצה פרטית, ואנשים שברצונך להצטרף לקבוצה פרטית צריכים לקבל אישור של בעלים של קבוצה.
הערה: בשלב זה, קבוצות שנוצרו מ- Outlook באינטרנט הן פרטיות כברירת מחדל.
אנשים מחוץ לארגון לא יכולים לראות קבוצות ציבוריות או קבוצות פרטיות, אלא אם כן אנשים אלה הוזמנו באופן ספציפי כאורחים.
לקבלת מידע נוסף על שינוי הקבוצות שלך מציבוריות לפרטיות (או להיפך), ראה הפיכת קבוצות Microsoft 365 לציבוריות או פרטיות.
בעלים, חברים ואורחים
הבעלים של הקבוצה הוא המנחה שלה. הוא יכול להוסיף או להסיר חברים ויש לו הרשאות ייחודיות, כגון היכולת למחוק שיחות מתיבת הדואר הנכנס המשותפת או לשנות הגדרות שונות לגבי הקבוצה. בעלי קבוצה יכולים לשנות את שם הקבוצה, לעדכן את התיאור או התמונה ועוד. אם אתה מכיר את תפקידי SharePoint, בעלי הקבוצה הוא מנהל אוסף אתרים.
עצה: שיטת העבודה המומלצת היא לכלול שני בעלים לפחות ל‘קבוצה‘, אם באפשרותך לעשות זאת. באופן זה, אם אחד מהבעלים אינו זמין, הבעלים השני יכול לערוך שינויים ל‘קבוצה‘.
חברי הקבוצה הם משתמשים רגילים בארגון שלך שמשתמשים בקבוצה כדי לשתף פעולה. הם יכולים לגשת לכל התוכן בקבוצה, אך אין להם אפשרות לשנות הגדרות קבוצה. בעולם של SharePoint הם נחשבים לחברי אתר. לקבלת מידע אודות הוספה או הסרה של חברי קבוצה, ראה הוספה והסרה של חברי קבוצה ב- Outlook.
אורחים דומים לחברי קבוצה אבל הם נמצאים מחוץ לארגון שלך. כברירת מחדל, המשתמשים שלך יכולים להזמין אורחים להצטרף לקבוצה שלך, ובאפשרותך לשלוט בהגדרה זו. לקבלת מידע נוסף, ראה גישת אורח בקבוצות Microsoft 365.
בחר את סוג הקבוצות שברצונך להשתמש בו:
אם אתה מעדיף את מצב שיתוף הפעולה בתיבת הדואר הנכנס המשותפת, חוויית הקבוצות Outlook היא עבורך. על-ידי יצירת Outlook ב- , תקבל:
-
תיבת דואר נכנס משותפת – לשיחות דואר אלקטרוני בין החברים. לתיבת דואר נכנס זו יש כתובת דואר אלקטרוני וניתן להגדיר אותה לקבל הודעות מאנשים מחוץ לקבוצה, ואפילו מחוץ לארגון, בדומה לרשימת תפוצה מסורתית
-
לוח שנה משותף – לתזמון אירועים הקשורים לקבוצה
-
ספריית מסמכים של SharePoint – מקום מרכזי לקבוצה לאחסון ולשיתוף של קבצים
-
מחברת OneNote משותפת – לאיסוף רעיונות, מחקר ומידע
-
אתר צוות של SharePoint – מאגר מרכזי למידע, לקישורים ולתוכן הקשור לקבוצה שלך
-
Planner– להקצאה ולניהול משימות פרוייקט בין חברי הקבוצה
אין צורך ליצור משאבים אלה באופן ידני; יצירת הקבוצה יוצרת אותם באופן אוטומטי ומקצה את ההרשאות הדרושות לחברי הקבוצה כדי שיוכלו להתחיל להשתמש בהם באופן מיידי.
באפשרותך לגשת למשאבים אלה באמצעות Microsoft Outlook עבור Windows, Outlook באינטרנט, Outlook עבור Mac (תיבת דואר נכנס משותפת בלבד) או Outlook Mobile.
באמצעות כרטיסקבוצות Microsoft 365, יש לך גישה מהירה למשאבי קבוצה משותפים. פשוט רחף מעל שם קבוצה ב- Outlook באינטרנט או ב- SharePoint.
דרך מצוינת לשמור על קשר עם הקבוצה שלך היא Microsoft Teams. Microsoft Teams הוא הסביבה הפנימית של הצוות שלך – סביבת עבודה מתמשכת ומבוססת צ'אט, שבה ניתן לקיים שיחות בלתי רשמיות בזמן אמת בנושאים ממוקדים מאוד או לנהל קבוצות משנה ספציפיות בתוך הקבוצה. למרות ששילוב Teams אינו מגיע באופן אוטומטי, באפשרותך ליצור בקלות קבוצה של Teams בהתבסס על קבוצת Microsoft 365 שלך.
לאחר שקבוצה כלשהי מסיימת את מטרתה המיועדת, באפשרותך למחוק אותה כדי לפנות משאבי מערכת וכדי שהקבוצה לא תפורט או תוצג יותר. ראה: עריכה או מחיקה של קבוצה. אם אינך מעוניין לזכור למחוק קבוצות מיושנות, מנהל המערכת יכול להגדיר פריטי מדיניות של פקיעת תוקף שיגרמו לתוקף של קבוצות ישנות לפקוע ויסירו אותן באופן אוטומטי לאחר פרק זמן מסוים. ראה: מדיניות התפוגה של קבוצות Microsoft 365.
הערה: התוכן בכרטיסיה זו מיועד למנהלי מערכת.
קיימים שלושה מודלים עיקריים של הקצאת משאביםקבוצות Microsoft 365: פתוח, בהובלת IT או מבוקר. לכל אחד מהם יש יתרונות משלו.
|
מודל |
יתרונות |
|---|---|
|
פתוח (ברירת מחדל) |
המשתמשים יכולים ליצור קבוצות משלהם לפי הצורך, ללא צורך להמתין לאנשי IT או להטריח אותם |
|
הנחיית IT |
המשתמשים מבקשים קבוצה מ- IT. אנשי ה- IT יכולים להנחות אותם בבחירת כלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר לצרכים שלהם |
|
מבוקר |
יצירת קבוצה מוגבלת לאנשים, לצוותים או לשירותים ספציפיים (ראה: קבע מי יכול ליצור קבוצות Microsoft 365) |
אם ברצונך לשלוט בשם של קבוצות Microsoft 365 שלך, באפשרותך להשתמש במדיניות מתן שמות כדי לכפות על שמות קבוצות לציית לתקנים מסוימים, כולל קידומות או סיומות, וכן לחסום שמות בלתי הונם. ראה מדיניות מתן שמות לקבוצות Microsoft 365 לקבלת מידע נוסף.
לכל קבוצה יש לפחות בעלים אחד, שיכול להוסיף או להסיר חברים ולבצע איסוף בסיסי של הקבוצה והתוכן שלה. בדרך כלל הבעלים עושה זאת ב- Outlook. ראה: הוספה והסרה של חברי קבוצה ב- Outlook. אם הבעלים (או הבעלים) של קבוצה עוזב את הארגון מסיבה כלשהי, מנהל המערכת יכול להקצות בעלים חדש לקבוצה. ראה הקצאת בעלים חדשים לקבוצה מיותמת.
בנוסף, אם יש לך Exchange Online מנהל מערכת, באפשרותך לנהל את הקבוצות שלך ממרכז Microsoft 365 מרכז הניהול (ראה ניהול חברות בקבוצה ב- מרכז הניהול של Microsoft 365) או מ- PowerShell (ראה ניהול קבוצות Microsoft 365 עם PowerShell.
ייתכן שיגיע הזמן שבו תרצה למחוק קבוצה מהדייר שלך. לקבלת מידע על מחיקת קבוצה, ראה: מחיקת קבוצה. אם קבוצה נמחקת בטעות, מנהלי מערכת יכולים לשחזר קבוצה זו למשך עד 30 יום. ראה: שחזור קבוצה של Microsoft 365 שנמחקה.
אם אתה מעדיף דרך אוטומטית יותר לניהול מחזור החיים של קבוצות Microsoft 365, באפשרותך להשתמש במדיניות תפוגה כדי לפוג קבוצות במרווח זמן ספציפי. בעלי הקבוצה יקבלו הודעת דואר אלקטרוני 30, 15 ויום אחד לפני תפוגת הקבוצה, המאפשרת להם לחדש בקלות את הקבוצה אם היא עדיין נדרשת. ראה: מדיניות התפוגה של קבוצות Microsoft 365.
מגבלות קבוצה
|
מספר מרבי של... |
ערך |
|
בעלים לכל קבוצה |
100 |
|
קבוצות שמשתמש יכול ליצור |
250 |
|
קבוצות שמנהל יכול ליצור |
עד למגבלת ברירת המחדל של הדיירים של 500 אלף |
|
מספר חברים |
יותר מ-1,000, אך רק 1,000 יכולים לגשת לשיחות הקבוצתיות בו-זמנית. המשתמשים עשויים בחין בעיכובים בעת גישה ללוח השנה ולשיחות בקבוצות גדולות מאוד Outlook |
|
מספר הקבוצות שמשתמש יכול להיות חבר בהן |
1,000 |
|
אחסון קבצים |
טרה-בית אחד + 10 ג'יגה-בתים לכל משתמש הרשום כמנוי + שטח אחסון נוסף שנרכש. באפשרותך לרכוש כמות בלתי מוגבלת של שטח אחסון נוסף. |
|
גודל תיבת הדואר הקבוצתית |
50 GB |
כברירת מחדל, מספר הקבוצות המרבי שיכול להיות בארגון Microsoft 365 עומד כעת על 500,000. אם אתה מתכנן להשתמש בתכונה 'Writeback של קבוצה' מתוך הכלי Azure Active Directory Connect, האורך המרבי הוא 448 תווים הקשורים לתכונה 'תיאור'.
לקבלת מידע נוסף על אחסון SharePoint Online, ראה מגבלות SharePoint Online וגבולות ומגבלות תוכנה של SharePoint Online.
ניהול קבוצות קבוצות Microsoft 365 יעיל יותר כאשר אתה מקבל מידע המאפשר פעולה לגבי השימוש בקבוצות. מרכז Microsoft 365 מרכז הניהול כולל כלי דיווח שעשוי לאפשר לך לראות מידע כגון שימוש באחסון, כמה תכונות קבוצות פעילות יש לך ואפילו את אופן השימוש של המשתמשים קבוצות. ראה: דוחות של Microsoft 365 במרכז הניהול לקבלת מידע נוסף.
קבוצות Microsoft 365 מספק לך מספר כלים לתאימות, להגנה על מידע ולגילוי אלקטרוני.
למידע נוסף
מבט כולל על קבוצות Microsoft 365 עבור מנהלי מערכת
Microsoft FastTrack עבור Microsoft 365
מדריך ההטמעה של Microsoft 365 (PDF)
