במשך שנים ארגונים מסתפים על קבוצות תפוצה כדי לקיים תקשורת ולשתף פעולה עם קבוצות של אנשים הן בתוך החברה והן מחוצה לה. עם זאת, Microsoft 365 קבוצות ב- Outlook מציעות פתרון חזק יותר לשיתוף פעולה.
עצה: אם אתה מחפש מידע על השימוש בקבוצות אנשי הקשר של Outlook כדי לשלוח דואר אלקטרוני לרשימה של אנשים – כגון קבוצה של חברים – ראה יצירת קבוצת אנשי קשר או רשימת תפוצה ב-Outlook למחשב PC.
מהן קבוצות Microsoft 365 ?
בעת הגדרת קבוצתMicrosoft 365 ב- Outlook, באפשרותך לבחור קבוצה של אנשים שברצונך לשתף איתם פעולה ולהגדיר בקלות אוסף של משאבים שאנשים אלה יוכלו לשתף. אינך צריך לדאוג לגבי הקצאת הרשאות באופן ידני לכל המשאבים הללו, כיוון שהוספת חברים לקבוצה מספקת להם באופן אוטומטי את ההרשאות הדרושות לכלים שהקבוצה מספקת.
משאבים נוספים אלה כוללים:
-
תיבת דואר נכנס משותפת - המקום שבו השיחות שאתה מנהל באופן מסורתי ברשימות התפוצה שלך קיימות. ניתן לחפש בתיבת דואר נכנס משותפת זו באופן מלא, כך שהיא יוצרת ארכיון חי של הודעות הקבוצה. קרובות חדשות לקבוצה יכולות לחפש או לגלול אחורה בהיסטוריה כדי להתפרסם במהירות במה שפורסם בקבוצה בעבר. ראה: ניהול שיחה קבוצתית ב- Outlook.
עצה: אם המשתמשים שלך עדיין רוצים שההודעות של הקבוצה יופיעו בתיבת הדואר הנכנס האישית שלהם, כפי שהם הופיעו עם רשימת התפוצה, כל שעליך לעשות הוא להירשם כמנוי לקבוצה על-ידי לחיצה על לחצן חברות ברצועת הכלים ב- Outlook.
-
ספריית קבצים משותפים - הקבוצה שלך כוללת ספריית קבצים של SharePoint שבה המשתמשים שלך יכולים לאחסן, לשתף ולשתף פעולה במסמכים, חוברות עבודה, מצגות, תמונות או כל סוג אחר של קובץ שבהם עליהם לעבוד. ראה: שיתוף קבצים קבוצתיים.
-
לוח שנה משותף - הקבוצה שלך מקבלת לוח שנה משותף כדי לפרסם אירועים הקשורים לקבוצה. כל חבר שנרשם כמנוי לקבוצה מוזמן באופן אוטומטי לאירועים שפורסמו בלוח השנה, כך שאירועים אלה יכולים להופיע גם בלוחות השנה האישיים שלו אם הוא מעוניין. ראה: תזמון פגישה בלוח שנה של קבוצה ב- Outlook.
-
מחברת משותפת של OneNote - לקבוצה יש באופן אוטומטי מחברת OneNote משותפת שבה חברי הקבוצה יכולים לאסוף מידע ולשתף בו פעולה. קבוצות רבות משתמשות במחברת כדי ליצור Wiki חי עם שאלות נפוצות ומשאבים אחרים.
-
גישת אורח - באפשרותך להוסיף אנשי קשר חיצוניים לקבוצות תפוצה לפני כן, אך כל מה שהם קיבלנו היה דואר אלקטרוני. עם קבוצות, באפשרותך להציע לאורחים גישה לשיחות דואר אלקטרוני, לקבצים ואפילו למחברת OneNote המשותפת. ראה: גישת אורח קבוצות Microsoft 365.
-
תוכן ניתן לגילוי - קבוצות ב- Outlook הן ציבוריות כברירת מחדל, כך שאנשים אחרים בארגון שלך יכולים לגלות ולעיין בחומרים בקבוצה ולהצטרף אליהן. אם תוכן הקבוצה רגיש יותר, באפשרותך להפוך את הקבוצה לפרטית, פעולה שמסתירה את התוכן פריטים שאינם חברים ודורש מהבעלים של הקבוצה לאשר בקשות להצטרף.
-
יצירת שירות עצמי - ה- IT לא חייב להיות מו תיבת דואר על-ידי בקשות ממשתמשים כדי ליצור קבוצות. המשתמשים יכולים ליצור קבוצות משלהם לפי הצורך. אם ברצונך לקבוע אילו משתמשים בארגון שלך יוכלו ליצור קבוצות, ראה: קבע מי יכול ליצור קבוצות קבוצות Microsoft 365.
אלה הן רק כמה מהתכונות ההפיכת קבוצות לפתרון חזק יותר מקבוצות תפוצה.
ניהול הקבוצות שלך
Microsoft 365 מציע כמה כלים שימושיים ויכולות לניהול ולניהול של הקבוצות שלך ביתר קלות. לקבלת מידע נוסף אודות כל אחד מיתרונות אלה, לחץ על הכותרות שלהלן.
שמירה על מדריך הכתובות שלך בשליטה היא חשש לכל מנהל מערכת. הנה כמה מה כלים Microsoft 365 כדי להקל עליך:
-
מדיניות מתן שמות - מדיניות מתן שמות מאפשרת לך להגדיר מה הם, ולא שמות מקובלים עבור הקבוצות שלך. פעולה זו מונעת ממשתמשים לתת שמות גסים או אסורים לקבוצות. בנוסף, באפשרותך לאכוף קידומות או סיומות סטנדרטיות של החברה בשמות הקבוצה.
חברות דינאמית - חברות דינאמית מאפשרת לך להגדיר חברות בקבוצה לפי כלל, אשר מוסיפה (או מסירה) חברי קבוצה בהתבסס על מטה-נתונים (כגון מחלקה או תפקיד) ב- Active Directory. ראה שימוש בתכונות כדי ליצור כללים מתקדמים לקבלת מידע נוסף אודות יצירת חברות דינאמית.
-
חברות מוסתרת - אם יש לך סיבה לכך שהחברות בקבוצה שלך תהיה סודית, לדוגמה, אם החברים הם תלמידים, באפשרותך להסתיר את החברות צדדים חיצוניים.
-
הרשאות יצירה - ייתכן שיש כמה אנשים בארגון שלך שאין ברצונך ליצור קבוצות חדשות. קיימות מספר טכניקות לניהול הרשאות יצירה במדריך הכתובות שלך. ראה ניהול יצירת קבוצה של Microsoft 365.
-
יומני ביקורת - תוכל להיות בטוח יותר לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות ולנהל חברות בקבוצה משום שיומני הביקורת של קבוצות Microsoft 365 מאפשרים לך לאתר מי יצר או מחק קבוצה מסוימת או ביצע שינויים החברות בקבוצה. ראה: חיפוש ביומן הביקורת במרכז התאימות של מרכז האבטחה & Microsoft 365.
ניהול מסירה מספק לך כמה שיטות לטיפול באופן שליחת ההודעות או קבלה על-ידי הקבוצה. בנוסף, קיימים כלים לניטור זרימת הודעות אלה.
-
שלח בתור או שלח בשם - הגדרות אלה מאפשרות למשתמשים שצוינו לשלוח הודעות דואר אלקטרוני כאילו הגיעו מהקבוצה, או בשמה.
-
הגבלות שולח - הגדרות אלה מאפשרות לך לקבוע מי רשאי לשלוח הודעות לקבוצה. ניתן להגדיר את הקבוצה כך שתאפשר דואר אלקטרוני צדדים חיצוניים, אך ייתכן שתרצה להגביל זאת רק לספקים חיצוניים ספציפיים.
-
תמיכה במשתמשים חיצוניים - על-ידי הזמנת אורחים לקבוצה שלך, באפשרותך לבחור לכלול אותם בשיחות הדואר האלקטרוני בקבוצה. ראה: גישת אורח קבוצות Microsoft 365.
-
כללי תעבורה - כללי תעבורה פועלים עבור קבוצות בדיוק כפי שהם פועלים עבור שרת Exchange שלך. הכללים יכולים לחפש הודעות שעומדות בתנאים ספציפיים ולאחר מכן לבצע פעולה בהודעות אלה.
-
עצות דואר - עצות דואר הן הודעות אינפורמטיביות המוצגות למשתמשים בזמן שהם מחברים הודעה. הם יכולים לסייע בהפחתת דוחות אי-מסירה על-ידי אזהרה למשתמש אם ההודעה שלו עשויה לעבור לספקים חיצוניים, או לחרוג ממיכסות הודעות.
-
כתובות Proxy מרובות - קבוצה יכולה לכלול כינויים בדיוק כמו תיבת דואר של משתמש. כתובות Proxy נוספות יכולות להיות שימושיות עבור קבלת הודעות הנשלחות אל כינויים אחרים אלה או להקל עליך להגיע לקבוצה בעלת שם ארוך או קשה לאיות. ראה: תמיכה מרובת תחומים עבור קבוצות Microsoft 365 - מרכז הניהול עזרה
-
גודל מרבי של שליחה/ קבלה - מיכסות אלה יכולות לסייע בהפחתת בעיות בקבלת הקבוצה (או בשליחה) של הודעות גדולות במיוחד כדי לנהל בצורה טובה יותר את דרישות האחסון ורוחב הפס.
Microsoft 365 גם מספק לך כמה כלים לניהול סוג התוכן המשותף בקבוצה שלך.
-
קווים מנחים לשימוש - תוכל להגדיר קווים מנחים לשימוש עבור קבוצות Microsoft 365- כדי לחנך את המשתמשים שלך לגבי שיטות עבודה מומלצות שיעזרו לקבוצות שלהם להיות יעילות ולהכייל אותם לגבי מדיניות תוכן פנימית.
-
סיווג נתונים - תוכל ליצור מערכת סיווג נתונים הניתנת להתאמה אישית עבור קבוצות Microsoft 365 המאפשרת הפרדת קבוצות לפי סוג מדיניות (לדוגמה, "לא מסווג", "סודי ביותר" ארגונית או "סודית ביותר"). באופן זה, הקבוצות שלך יכולות להציג את פריטי המדיניות של תוכן אחר בארגון שלך. מדיניות מורחבת מאפשרת לארגון שלך לקבוע תצורה של נקודת קצה שנקראת בכל פעם שקבוצה נוצרת או משתנה - ולאחר מכן תוכל ליישם מדיניות משלך ליצירה או לשינוי של קבוצה.
ניהול שינוי
לעתים המשתמשים חשים אי-נוחות בשינוי, ולכן חשוב לקיים תקשורת עם החברים הקיימים ברשימות התפוצה שלך כדי להודיע להם למה עליהם לצפות. להלן חלק מהמידע שעליך לכלול בהודעה זו, יחד עם כמה תשובות שעשויות להיות שימושיות עבורך:
מהן קבוצות ב- Outlook?
Microsoft 365 ב- Outlook הם פתרון יחיד לשיתוף פעולה עבור צוותים/קבוצות שברצונך לשתף בו דיונים, קבצים, לוחות שנה והערות באופן אחיד שניתן למצוא בקלות. ככל הנראה, התכונה הנפרדת ביותר היא שתיבת הדואר הנכנס של הקבוצה שומרת היסטוריה של הדיונים, כך שניתן יהיה לחפש בקלות בדיונים קודמים.
מדוע אנו מבצעים שינוי זה?
אנשים ביקשו לעתים קרובות את היכולת לחפש בהודעות שפורסמו ברשימת התפוצה שלנו כדי למצוא מידע שכבר נדון בעבר. שדרוג רשימת התפוצה לקבוצה פירושו שאנשים אינם צריכים לשאול או לענות על אותן שאלות שוב ושוב.
בנוסף, הקבוצה החדשה תכלול לוח שנה עבור האירועים הקבוצתיים שלנו, ספריית קבצים משותפת ומחברת OneNote שבה נוכל לשתף פעולה ולאסוף מידע לצורך עיון עתידי.
האם עלי לעשות משהו כדי להצטרף לקבוצה זו אם כבר הייתי חבר ברשימת התפוצה?
לא, אם כבר היית חבר ברשימת התפוצה, תהיה באופן אוטומטי חבר בקבוצה החדשה.
כיצד ניתן לבצע לגשת לקבוצה החדשה ב- Outlook? מה לגבי Outlook באינטרנט?
כדי לגשת לקבוצה החדשה ב- Outlook, עבור אל הקטגוריה קבוצות בחלק התחתון של חלונית הניווט מימין. אם אתה משתמש בקבוצה זו לעתים קרובות, שקול להצמיד אותה כפריט מועדף על-ידי לחיצה עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ובחירה באפשרות הצג כמועדף.
בנוסף, קיימים לקוחות ניידים ללא תשלום עבור Microsoft 365 קבוצות זמינות בכל פלטפורמה ניידת (iOS, Android וכו') כך שתוכל לגשת בקלות לקבוצה מכל מקום.
אני עדיין לא יכול פשוט לשלוח דואר אלקטרוני
כן, בטח. אותו כינוי דואר אלקטרוני שבו השתמשת עבור רשימת התפוצה עדיין יפעל בצורה תקינה עבור הקבוצה ב- Outlook.
בנוסף...
זכור לומר להם מתי שינוי זה מתרחש ול עם מי עליהם לפנות אם יש להם שאלות נוספות.
העברת רשימות התפוצה שלך
מוכן לשדרג את רשימת התפוצה לקבוצה? ראה העברת רשימות תפוצה לקבוצות Microsoft 365 - מרכז הניהול נוספת.
לא ניתן לשדרג את רשימות התפוצה לקבוצות Microsoft 365?
באפשרותך לשדרג רק רשימות תפוצה מנוהלות בענן, פשוטות ולא מקוננות לקבוצות Microsoft 365. ראה אין אפשרות לשדרג רשימות תפוצה לקבוצות Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
מה השלב הבא?
לאחר שדרוג קבוצת התפוצה לקבוצת תפוצהMicrosoft 365 קיימות כמה משימות המשך טיפול שייתכן שתרצה לבצע כדי להבטיח שהיא תילך בצורה חלקה.
-
המשך טיפול עם המשתמשים שלך - בדוק איתם מיד לאחר השלמת השדרוג, ולאחר מכן שוב כמה ימים לאחר מכן. המראה שאתה מאזין ומגיב לכל שאלה שאולי יש להם תהיה דרך ארוכה להפוך אותם למאושרים ונוחים עם השינוי.
-
נטר את דוחות ההתקשרות - פורטל Microsoft 365 מרכז הניהול כולל כמה דוחות טובים שעשויים להראות לך כמה משתמשים משתמשים בקבוצה, באיזו תדירות ובתכונות הם משתמשים. דוחות אלה יכולים לעזור לך לעצב את המשך טיפול והדרכה של המשתמשים ולהדגיש היכן המשתמשים מקבלים את הערך הרב ביותר מהקבוצה החדשה. ראה: דוחות פעילות מרכז הניהול של Microsoft 365.
-
שתף את החוויה שלך - הוידע צוותים אחרים בחברה שלך על כך שדרגת את קבוצת התפוצה שלך ואת השלבים שערכת כדי להפוך אותה למוצלחת! שיתוף מידע זה יכול לעזור לצוותים אחרים אלה לעקוב אחר הדוגמה שלך ולבצע שדרוג מוצלח משלהם.
ראה גם
יש לך שאלות Microsoft 365 קבוצות?
אנחנו מקשיבים
מאמר זה עודכן לאחרונה ב - 16 באוקטובר 2020 בעקבות המשוב שלך. אם לדעתך הוא הדריך אותך למידע שימושי, ובפרט אם לדעתך הוא אינו מועיל, לחץ על פקדי המשוב להלן והשאר לנו כמה הערות יעילות כדי שנוכל להמשיך לשפר אותו. תודה!
