מבוא לזרימת עבודה של SharePoint

זרימות עבודה עוזרות לאנשים לשתף פעולה במסמכים ולנהל משימות פרוייקט על-ידי יישום תהליכים עסקיים במסמכים ובפריטים באתר SharePoint. זרימות עבודה עוזרות לארגונים לדבוק בתהליכים עסקיים עקביים, והן גם משפרות את היעילות והפרודוקטיביות הארגונית על-ידי ניהול המשימות והשלבים המעורבים בתהליכים עסקיים. דבר זה מאפשר לאנשים המבצעים משימות אלה להתרכז בביצוע העבודה במקום בניהול זרימת העבודה.

הערות:

זרימות עבודה של SharePoint 2010 הוצאו משימוש מאז ה- 1 באוגוסט 2020 עבור דיירים חדשים והוסרו מה דיירים קיימים ב- 1 בנובמבר 2020. אם אתה משתמש בזרימות עבודה של SharePoint 2010, מומלץ לעבור ל- Power Automate או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה פרישת זרימת עבודה של SharePoint 2010.
זרימת העבודה של SharePoint 2013 בוטלה מאז אפריל 2023 והיא תכבה עבור דיירים חדשים נכון ל- 2 באפריל 2024. היא תוסר מה דיירים קיימים ותפרוש במלואה החל מ- 2 באפריל, 2026. אם אתה משתמש בזרימת עבודה של SharePoint 2013, מומלץ לעבור ל- Power Automate או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה הוצאה משימוש של זרימת עבודה של SharePoint 2013 ב- Microsoft 365.
הודעות דואר אלקטרוני שנוצרו על-ידי המערכת מזרימות עבודה נשלחות no-reply@sharepointonline.com שלך עם שם תצוגה של "SharePoint Online"

מהן זרימות עבודה?

זרימת עבודה מתוארת לעתים כסידרת משימות המפיקות תוצאה. בהקשר של מוצרים וטכנולוגיות של SharePoint, זרימת עבודה מוגדרת באופן צר יותר, כתנועה אוטומטית של מסמכים או פריטים דרך רצף של פעולות או משימות הקשורות לתהליך עסקי. ניתן להשתמש בזרימות עבודה כדי לנהל באופן עקבי תהליכים עסקיים נפוצים בתוך ארגון על-ידי מתן אפשרות לארגון לצרף לוגיקה עסקית למסמכים או לפריטים ברשימה או בספריה של SharePoint. לוגיקה עסקית היא למעשה קבוצת הוראות המציינת את הפעולות המתבצעות במסמך או בפריט, ומפקחת עליהן.

זרימות עבודה יכולות לייעל את העלות ואת הזמן הדרושים כדי לתאם תהליכים עסקיים נפוצים, כגון אישור פרוייקט או סקירת מסמך, על-ידי ניהול המשימות המוטלות על אנשים, המעורבות בתהליכים אלה ומעקב אחריהן. לדוגמה, באתר SharePoint, באפשרותך להוסיף זרימת עבודה לספריית מסמכים המנתבת מסמך לקבוצת אנשים לצורך אישור. כאשר עורך המסמך מפעיל את זרימת העבודה במסמך בספריה זו, זרימת העבודה יוצרת משימות לאישור מסמכים, מקצה משימות אלה למשתתפי זרימת העבודה ולאחר מכן שולחת התראות דואר אלקטרוני למשתתפים, בצירוף הוראות לביצוע המשימה וקישור למסמך שיש לאשר. כאשר זרימת העבודה מתבצעת, הבעלים של זרימת העבודה (במקרה זה, עורך המסמך) או המשתתפים בזרימת העבודה יכולים לעיין בדף 'מצב זרימת עבודה' כדי לראות אילו משתתפים השלימו את משימות זרימת העבודה שלהם. כאשר משתתפי זרימת העבודה משלימים את משימות זרימת העבודה שלהם, זרימת העבודה מסתיימת והבעלים של זרימת העבודה מקבל באופן אוטומטי הודעה שזרימת העבודה הושלמה.

הפעולות בזרימת העבודה מסוג 'אישור' בדוגמה הקודמת מתבצעות בהתאם לתהליך המופיע באיור הבא.

תרשים זרימה של זרימת עבודה לאישור

זרימות עבודה אינן רק תומכות בתהליכי עבודה קיימים של אנשים, אלא גם מרחיבות את הדרכים שבהן אנשים יכולים לשתף פעולה ולעבוד עם מסמכים, רשימות וספריות. משתמשי אתר יכולים להפעיל זרימות עבודה ולהשתתף בהן על-ידי שימוש בטפסים הניתנים להתאמה אישית, הנגישים מהמסמך או הפריט ברשימה או בספריה של SharePoint. בנוסף, הפונקציונליות של זרימת העבודה במוצרי SharePoint משולבת היטב עם זו של Microsoft Office 2013 כך שניתן לבצע את משימות זרימת העבודה הבאות בשני המוצרים:

הצגת רשימה של זרימות עבודה הזמינות עבור מסמך או פריט.
הפעלה של זרימת עבודה במסמך או בפריט.
הצגה, עריכה או הקצאה מחדש של משימת זרימת עבודה.
השלמת משימת זרימת עבודה

לראש הדף

שלושת הסוגים של פלטפורמות זרימת עבודה של SharePoint

פלטפורמת זרימת העבודה SharePoint 2010 הותאמה ל- Office 365 ול- SharePoint Server 2013, לכן כל זרימות העבודה שלך שנבנו בפלטפורמה זו ממשיכות לפעול. פלטפורמה זו מבוססת על Windows Workflow Foundation 3.5‏ (WF3.5).

פלטפורמת זרימת העבודה SharePoint 2013 מבוססת על Windows Workflow Foundation 4‏ (WF) והעיצוב שלה שונה באופן משמעותי. ייתכן שהתכונה הבולטת ביותר של פלטפורמת זרימת עבודה חדשה זו היא השימוש ב- Microsoft Azure כמארח הביצוע של זרימת העבודה. מנוע הביצוע של זרימת העבודה נמצא כעת מחוץ ל- Office 365 ול- SharePoint Server 2013, ב- Microsoft Azure.

ב- SharePoint Online, Microsoft Flow זמין כעת. זהו מנוע זרימת העבודה החדש ביותר שלנו, גישה ב: https://flow.microsoft.com . לקבלת מידע נוסף על השימוש ב- MS Flow, בקר באתר: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . כדי לפתור בעיות ב- MS Flow, בקר באתר https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

לראש הדף

זרימות עבודה מוכללות

אתר SharePoint כולל כמה זרימות עבודה מוכללות המקיימות תרחישים עסקיים נפוצים:

אישור זרימת עבודה זו מנתבת מסמך או פריט לקבוצת אנשים לצורך אישור. כברירת מחדל, זרימת העבודה מסוג 'אישור' משויכת לסוג התוכן 'מסמך', ולכן היא זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים.
איסוף משוב זרימת עבודה זו מנתבת מסמך או פריט לקבוצת אנשים לקבלת משוב. הסוקרים יכולים לספק משוב, אשר בשלב מאוחר יותר נאסף ונשלח אל האדם שאתחל את זרימת העבודה. כברירת מחדל, זרימת העבודה מסוג 'איסוף משוב' משויכת לסוג התוכן 'מסמך', ולכן היא זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים.
איסוף חתימות זרימת עבודה זו מנתבת מסמך של Microsoft Office לקבוצת אנשים לאיסוף החתימות הדיגיטליות שלהם. יש להפעיל זרימת עבודה זו בתוכנית של Office 2013. על המשתתפים להשלים את משימות החתימה שלהם על-ידי הוספת החתימה הדיגיטלית שלהם למסמך בתוכנית Office הרלוונטית. כברירת מחדל, זרימת העבודה מסוג 'איסוף חתימות' משויכת לסוג התוכן 'מסמך', ולכן היא זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים. עם זאת, זרימת העבודה מסוג 'איסוף חתימות' מופיעה עבור מסמך בספריית המסמכים רק אם מסמך זה מכיל שורת חתימה אחת או יותר של Microsoft Office.
אישור פרסום זרימת עבודה זו דומה לזרימת העבודה מסוג 'אישור' בכך שהיא הופכת לאוטומטי את ניתוב התוכן למומחי תוכן ולבעלי עניין לצורך סקירה ואישור. מה שהופך את זרימת העבודה של אישור פרסום לייחודית הוא העובדה שהיא מיועדת במיוחד לאתרי פרסום היכן שפרסום דפי אינטרנט חדשים ומעודכנים מבוקר באופן קפדני.
שלושה מצבים ניתן להשתמש בזרימת עבודה זו כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים רבים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות, מכירות פוטנציאליות או משימות פרוייקטים.

כל אחת מזרימות העבודה שצוינו לעיל ניתנת להתאמה אישית עבור הארגון שלך בכמה דרכים. לדוגמה, בעת הוספת זרימת עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן כדי להפוך אותה לזמינה לשימוש במסמכים או בפריטים, באפשרותך להתאים אישית את רשימות המשימות ואת רשימות ההיסטוריה היכן שמאוחסן המידע אודות זרימת העבודה.

כאשר משתמש באתר מפעיל זרימת עבודה במסמך או בפריט, ייתכן שהמשתמש יוכל להמשיך ולהתאים אישית את זרימת העבודה על-ידי ציון רשימת המשתתפים, תאריך יעד והוראות משימה.

לראש הדף

תמיכה עבור זרימות עבודה מותאמות אישית

על אף שניתן להתאים אישית את זרימות העבודה המוכללות במידת מה כדי לענות על צרכים שונים, הארגון שלך עשוי לבחור לעצב ולפתח זרימות עבודה שהנן ייחודיות לתהליכים העסקיים בארגון. זרימות עבודה יכולות להיות פשוטות או מורכבות - זאת בהתאם לדרישות התהליכים העסקיים. מפתחים יכולים ליצור זרימות עבודה המופעלות על-ידי אנשים המשתמשים באתר, או זרימות עבודה המופעלות באופן אוטומטי בהתבסס על אירוע, למשל בעת יצירה או שינוי של פריט ברשימה. אם הארגון שלך פיתח ופרס זרימות עבודה מותאמות אישית, זרימות עבודה אלה עשויות להיות זמינות בנוסף לזרימות העבודה המוכללות שכבר תוארו, או במקומן.

קיימות שתי דרכים ליצירה של זרימות עבודה מותאמות אישית:

משתמשים מתקדמים יכולים לעצב זרימות עבודה ללא קוד לשימוש ברשימה או בספריה ספציפית באמצעות Microsoft SharePoint Designer 2013 ו- Office Visio 2013 זרימות עבודה של SharePoint Designer 2013 נוצרות מתוך רשימה של פעילויות זרימת עבודה זמינות, והאדם שיצר את זרימת העבודה יכול לפרוס את זרימות העבודה ישירות ברשימה או בספריה שבהן ייעשה שבהם שימוש. SharePoint Designer 2013 פועל בצמידות גם עם Visio 2013 כדי לספק חוויית פיתוח של זרימת עבודה חזותית לבניית דיאגרמות באמצעות צורות ומחברים. באפשרותך גם לייבא זרימות עבודה מ- Visio 2013 לתוך SharePoint Designer 2013, ולהיפך.
מפתחי תוכנה מקצועיים יכולים ליצור זרימות עבודה באמצעות Visual Studio 2012 ואילך זרימות עבודה אלה מכילות קוד מותאם אישית ופעילויות זרימת עבודה. לאחר שמפתח מקצועי יוצר זרימות עבודה מותאמות אישית, מנהל שרת יכול לפרוס אותן באתרים מרובים.

לראש הדף

השלבים הכרוכים בשימוש בזרימות עבודה

ישנם כמה שלבים המעורבים בשימוש בזרימת עבודה במסמך או בפריט רשימה. כל שלב ניתן להשלמה על-ידי אנשים בעלי תפקידים שונים. לדוגמה, מנהל אתר יכול להפוך זרימת עבודה לזמינה לשימוש בספריית מסמכים, יוצר תוכן יכול להפעיל זרימת עבודה או לשנות זרימת עבודה בביצוע, ואדם שלישי (לדוגמה, בודק או מאשר מסמך) יכול להשלים את משימת זרימת העבודה.

הוספת זרימת עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן

לפני שניתן יהיה להשתמש בזרימת עבודה, יש להוסיף אותה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן כדי שהיא תהיה זמינה עבור מסמכים או פריטים במיקום ספציפי. עליך להיות בעל הרשאה מסוג 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימת עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן. ברוב המקרים, מנהלי האתר או אנשים יחידים המנהלים רשימות או ספריות ספציפיות מבצעים משימה זו.

הזמינות של זרימת עבודה בתוך אתר משתנה, בהתאם למיקום שבו מוסיפים אותה:

אם תוסיף זרימת עבודה ישירות לרשימה או לספריה, היא תהיה זמינה רק עבור פריטים ברשימה או בספריה זו.
אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן רשימה (מופע של סוג תוכן אתר שנוסף לרשימה או לספריה ספציפית), היא תהיה זמינה עבור פריטים מאותו סוג תוכן בלבד ברשימה או בספריה הספציפית שאליה שויך סוג תוכן זה.
אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן אתר, זרימת עבודה זו תהיה זמינה עבור כל פריט בעל סוג תוכן זה בכל רשימה או ספריה שאליה נוסף מופע של סוג תוכן אתר זה.
אם ברצונך שזרימת עבודה תהיה זמינה בהיקף נרחב ברשימות או בספריות הכלולות באתר, באפשרותך ליצור זרימת עבודה של אתר.

בעת הוספת זרימת עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן, באפשרותך להתאים אישית את זרימת העבודה עבור המיקום הספציפי שלה על-ידי ציון אפשרויות שונות:

השם עבור מופע זה של זרימת העבודה
רשימת המשימות שבה מאוחסנות משימות הקשורות לזרימת העבודה
רשימת ההיסטוריה המתעדת את כל האירועים הקשורים לזרימת העבודה
האופן שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה
אפשרויות נוספות שהנן ספציפיות לזרימת העבודה הנפרדת, לדוגמה, כיצד משימות מנותבות למשתתפים, אילו נסיבות משלימות את זרימת העבודה ואילו פעולות מתרחשות לאחר השלמת זרימת העבודה.

בעת הוספת זרימת עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן, עליך להפוך אותה לזמינה עבור מסמכים או פריטים במיקום ספציפי; אין להפעיל את זרימת העבודה בפועל.

הפעלה של זרימת עבודה במסמך או בפריט

לאחר הוספת זרימת עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן, ובכך הפיכתה לזמינה לשימוש, באפשרותך להפעיל זרימת עבודה זו במסמך או בפריט (אם זרימת העבודה מוגדרת לאפשר הפעלה ידנית שלה). כדי להפעיל זרימת עבודה, עליך לבחור את זרימת העבודה הרצויה מרשימת זרימות העבודה הזמינות עבור המסמך או הפריט. במידת הצורך, ייתכן שיהיה עליך למלא טופס במידע שזרימת העבודה דורשת. בהתאם לאופן שבו עוצבה והוגדרה זרימת העבודה, ייתכן שתהיה לך אפשרות להמשיך ולהתאים אישית את זרימת העבודה בעת הפעלתה במסמך או בפריט על-ידי התאמה אישית של אפשרויות כגון משתתפים, תאריך יעד והוראות משימה.

שינוי זרימת עבודה בביצוע

לאחר שזרימת עבודה מופעלת בפריט, ייתכן שתצטרך לבצע שינויים באופן הפעולה של זרימת העבודה. לדוגמה, לאחר שזרימת עבודה מופעלת, ייתכן שהאדם שהפעיל את זרימת העבודה יצטרך להוסיף משתתפים נוספים. לחלופין, ייתכן שמשתתף בזרימת עבודה יצטרך להקצות מחדש את המשימה שלו/ה לאדם אחר או לבקש שינוי במסמך או בפריט המהווים את המוקד של זרימת העבודה. באפשרותך לשנות חלק מזרימות העבודה המוכללות בזמן שזרימת העבודה מתבצעת. אם הארגון שלך פיתח ופרס זרימות עבודה מותאמות אישית, ייתכן שניתן לבצע שינויים בזרימות עבודה בביצוע.

השלמת משימות של זרימת עבודה

כל אירוע זרימת עבודה הדורש אינטראקציה בין אנשים מיוצג על-ידי משימת זרימת עבודה. כאשר זרימת עבודה מקצה משימה למשתתף בזרימת עבודה, נמען המשימה יכול להשלים את המשימה או לבקש שינויים בזרימת העבודה עצמה על-ידי עריכת טופס המשימה של זרימת העבודה. משתתפים בזרימת עבודה יכולים להשלים משימות זרימת עבודה באתר SharePoint או ישירות מתוך תוכנית של Office 2013. כאשר משתתף בזרימת עבודה משלים משימה של זרימת עבודה או מבקש שינוי בזרימת העבודה, זרימת העבודה עוברת לשלב הרלוונטי הבא.

מעקב אחר המצב של זרימות עבודה

בעלים של זרימת עבודה ומשתתפים בזרימת עבודה יכולים לעקוב אחר ההתקדמות של זרימת עבודה על-ידי בדיקת דף המצב המשויך לזרימת העבודה. דף המצב כולל מידע אודות מצב המשימות של זרימת עבודה הנמצאת במעקב. הוא גם כולל מידע רלוונטי אודות ההיסטוריה של זרימת העבודה.

כלי דיווח יכולים לספק ניתוח מצטבר של היסטוריית זרימת העבודה. ארגונים יכולים להשתמש בניתוח זה כדי לאתר צווארי בקבוק בתהליכים או כדי לקבוע אם קבוצה עומדת ביעדי הביצועים עבור תהליך עסקי נתון. ניתן להשתמש בדוחות Excel מסוימים מוגדרים מראש ב- Microsoft Office עם כל זרימת עבודה. בנוסף, מידע אודות ההיסטוריה של זרימת עבודה זמין כמקור נתונים של רשימת SharePoint שניתן להשתמש בו ולנתח אותו בתוכניות אחרות או בפתרונות מותאמים אישית לניטור תהליכים עסקיים.

לראש הדף