SharePoint עבודה הן יישומים מצומצם מתוכנתים מראש, מייעלים ו הופכים מגוון רחב של תהליכים עסקיים לאוטומטיים. זרימות עבודה יכולות לעבור מאיסוף חתימות, משוב או אישורים עבור תוכנית או מסמך, ומעקב אחר המצב הנוכחי של הליך שגרתי. SharePoint העבודה מיועדות לחסוך לך זמן ומאמץ, ולהבטיח עקביות ויעילות למשימות שאתה מבצע על בסיס קבוע.
הערות:
-
זרימות עבודה של SharePoint 2010 הוצאו משימוש מאז ה- 1 באוגוסט 2020 עבור דיירים חדשים והוסרו מה דיירים קיימים ב- 1 בנובמבר 2020. אם אתה משתמש בזרימות עבודה של SharePoint 2010, מומלץ לעבור ל- Power Automate או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה פרישת זרימת עבודה של SharePoint 2010.
-
זרימת העבודה של SharePoint 2013 בוטלה מאז אפריל 2023 והיא בוטלה עבור דיירים חדשים נכון ל- 2 באפריל 2024. היא תוסר מה דיירים קיימים ותפרוש במלואה החל מ- 2 באפריל, 2026. אם אתה משתמש בזרימת עבודה של SharePoint 2013, מומלץ לעבור ל- Power Automate או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה פרישת זרימת עבודה של SharePoint 2013.
מהי זרימת SharePoint אישית?
סביר להניח שאתה כבר יודע מהו תרשים זרימה. זו מפה גרפית של תהליך, עם הוראות לגבי מה שקורה בכל שלב.
זרימת SharePoint היא כמו תרשים זרימה אוטומטי שדורשת הרבה עבודה, ניחוש ו אקראיות מתוך תהליכי העבודה הרגילים שלך.
לדוגמה, עיין בתהליך אישור המסמך באיור. המשמעות של הפעלת תהליך זה באופן ידני עשויה להיות הרבה בדיקה וניהול מעקב, העברת מסמכים ושליחת תזכורות – ועליך לבצע כל אחת ממשימות אלה על-ידי אחד או יותר מעמיתיך. משמעות הדבר היא הרבה עבודה נוספת וזרימה קבועה של הפרעות.
אך כאשר אתה משתמש בזרימת SharePoint של אישור מסמך כדי להפעיל את התהליך, כל הפעולות של בדיקה, מעקב, תזכורת והעברה מתבצעות על-ידי זרימת העבודה, באופן אוטומטי. אם מישהו מאחר בהשלמת משימה, או אם מגיעה בעיה אחרת, רוב זרימות העבודה הכלולות יוצרות הודעה כדי לעדכן אותך לגביה. ניטור התהליך מופחת.
ניתן להפעיל SharePoint עבודה פשוטה. בחר את סוג זרימת העבודה, בחר את האפשרויות שלך ותן לזרימת העבודה לפעול. אם יש צורך, בטל או סיים את זרימת העבודה.
כל אחד מסוגי זרימות העבודה הכלולים פועל כמו תבנית. עליך להוסיף מופע של זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה בודדת, או עבור אוסף אתרים שלם באמצעות טופס אתחול כדי לציין את האפשרויות והבחירות הרצויות עבור המופע. אפשרויות ובחירות אלה כוללות את האנשים שזרימת העבודה מקצה להם משימות, תאריכי יעד של משימות, כיצד ניתן להתחיל את זרימת העבודה ועל-ידי מי, והוראות שייכללו בהודעות המשימה. צור זרימת עבודה חדשה על-ידי מעבר אל הגדרות >זרימת עבודה >הוספת זרימת עבודה. אם תרצה, קרא עוד אודות זרימות עבודה של 2010 ו- 2013.
חשוב: כברירת מחדל, זרימות העבודה אישור, איסוף משוב ואיסוף חתימה אינן מופעלות ואינן מפורטות בתיבת הרשימה בחר תבנית זרימת עבודה של טופס השיוך. כדי להפוך אותם לזמינים לשימוש, מנהל אתר חייב להפעיל אותם ברמת אוסף האתרים. עבור אל הגדרות האתר >תכונות אוסף אתרים >הפעלת זרימות עבודה. כמו כן, SharePoint 2013 מספק תבניות זרימת עבודה המבוססות על SharePoint 2010. במקרה שברצונך ליצור זרימת עבודה מבוססת SharePoint 2013 עם לוגיקה דומה, השתמש בכלי כגון SharePoint Designer 2013.
קיימים חמישה סוגי זרימות עבודה מתוכנתים מראש.
כאשר כל מעבר בין מצבים, זרימת העבודה מקצה משימה לאדם ושולחת לאדם זה התראה בדואר אלקטרוני אודות המשימה. כאשר משימה זו תושלם, זרימת העבודה תעדכן את מצב הפריט ותתבצע התקדמות למצב הבא. זרימת העבודה של שלושה מצבים מיועדת לפעול עם תבנית הרשימה 'מעקב אחר בעיות', אך ניתן להשתמש בה עם כל רשימה המכילה עמודת בחירה עם שלושה ערכים או יותר.
לקבלת מידע נוסף, לקבלת הוראות מפורטות, ראה שימוש בזרימת עבודה של שלושה מצבים.
כדי להוסיף או להפעיל זרימת עבודה, דרושה לך ההרשאה הנכונה עבור הרשימה, הספריה או אוסף האתרים שבהם פועלת זרימת העבודה:
-
כדי להוסיף זרימת עבודה כברירת מחדל, דרושה לך ההרשאה ניהול רשימות כדי להוסיף זרימת עבודה. (לקבוצה 'בעלים' ולקבוצה 'חברים' רשימות הרשאת ניהול כברירת מחדל; הקבוצה 'מבקרים' אינה עושה זאת.)
-
כדי להפעיל זרימת עבודה בנוסף, כברירת מחדל, דרושה לך ההרשאה 'עריכת פריטים' כדי להפעיל זרימת עבודה שכבר נוספה. (הן לקבוצה 'בעלים' והן לקבוצה 'חברים' יש הרשאת 'עריכת פריטים' כברירת מחדל; הקבוצה 'מבקרים' אינה עושה זאת.) לחלופין, 'בעלים' יכול לבחור לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיות כך שרק חברים בקבוצה 'בעלים' יוכלו להפעיל ן. במקרה של אתר משנה עם הרשאות ייחודיות, 'בעלים' יצטרכו לוודא שההרשאות הדרושות מוקצות למשתמשים בזרימת העבודה באופן מפורש. ראה התאמה אישית של הרשאות עבור רשימה או ספריה של SharePoint.
הדיאגרמה הבאה מספקת תצוגה ברמה גבוהה של השלבים הבסיסיים לתכנון, הוספה, הפעלה ושינוי של זרימת עבודה של SharePoint. להלן מקטעים בודדים אודות כל אחד מה בשלבים.
-
תכנית ודא שאתה יודע אילו אפשרויות דרושות לך איזה מידע יהיה זמין בעת השימוש בטופס האתחול כדי להוסיף את גירסת זרימת העבודה שלך.
-
הוסף מלא את טופס האתחול כדי להוסיף את גירסת זרימת העבודה שלך לרשימה, לספריה או לאוסף אתרים.
-
התחלה הפעל את זרימת העבודה החדשה באופן ידני או אוטומטי, במסמך או בפריט אחר ברשימה או בספריה. (אם אתה מפעיל אותו באופן ידני, תהיה לך הזדמנות לשנות חלק מהגדרות טופס השיוך של זרימת העבודה בטופס אתחול קצר יותר.) כאשר זרימת העבודה מופעלת, היא יוצרת משימות, שולחת הודעות הודעות ומתחילה לעקוב אחר פעולות ואירועים.
-
צג בזמן שזרימת העבודה פועלת, באפשרותך להציג את הדף 'מצב זרימת עבודה' כדי לראות אילו משימות הושלמו ואילו פעולות אחרות התרחשו. במידת הצורך, באפשרותך להתאים מכאן משימות נוכחיות ועתידיות, ואפילו לבטל או לסיים הפעלה של זרימת עבודה זו.
-
סקירה לאחר השלמת ההפעלה, ניתן לסקור את ההיסטוריה כולה בדף 'מצב זרימת עבודה '. בנוסף, מתוך דף המצב, ניתן ליצור דוחות סטטיסטיים על הביצועים הכלליים של זרימת עבודה זו.
-
שנה אם זרימת העבודה אינה פועלת באופן הרצוי לך, באפשרותך לפתוח את טופס השיוך המקורי שבו השתמשת כדי להוסיף אותה ולבצע את השינויים שם.
אם אתה זקוק לגמישות רבה יותר עם זרימת עבודה מוכללת, באפשרותך להתאים אותה אישית עוד יותר באמצעות כלי כגון SharePoint Designer 2013. באפשרותך גם ליצור זרימת עבודה מקורית משלך מאפס.
באמצעות זרימת Designer, אתה יוצר כללים המשייךים תנאים ופעולות לפריטים ברשימות ובספריות של SharePoint. שינויים בפריטים ברשימות או בספריות מפעילים פעולות בזרימת העבודה.
לדוגמה, באפשרותך לעצב זרימת עבודה המפעילה זרימת עבודה נוספת של אישור, אם העלות של פריט חורגת מסכום ספציפי.
באפשרותך גם להגדיר זרימת עבודה עבור קבוצה של מסמכים קשורים. לדוגמה, אם זרימת העבודה שלך משויכת לספריית מסמכים, או אם היא מסוננים לסוג התוכן 'מסמך', תופיע קבוצה של פעולות הקשריות של ערכת מסמכים. ערכת מסמכים מאפשרת לטפל בקבוצה של מסמכים כיחידת יחיד, ולכן פעולת זרימת עבודה עבור ערכת מסמכים תיפעל בכל אחד מהפריטים בערכת מסמכים זו.
למידע נוסף
יצירת זרימת עבודה באמצעות SharePoint Designer 2013 ופלטפורמות זרימת העבודה של SharePoint
