Objectif de gestion de projet : ajouter des personnes et les affecter à des tâches

Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet.

Si vous débutez avec la gestion de projet Si vous débutez dans la gestion de projet, vous vous rendrez sans doute compte qu’il y a d’autres éléments à prendre en considération que le simple ajout de tâches, tels que le nombre de personnes à affecter à chaque tâche, comment prendre en compte leurs congés, et comment et où stocker les informations personnelles telles que les numéros de téléphone, les adresses de messagerie et les informations sur les salaires.

Voici quelques conseils pour vous mettre sur la bonne voie.

• Déterminer les types de ressources que vous pouvez affecter aux tâches    Après avoir recueilli les informations nécessaires sur les tâches du projet, identifiez les types de ressources dont vous aurez besoin.

  • Ressources humaines    Il s’agit des ressources qui travaillent habituellement sur des tâches. Les responsables de projet utilisent parfois l’appellation « ressources de travail », par opposition au matériel et à l’équipement.

  • Ressources d’entreprise    Il s’agit de ressources de travail gérées et partagées au sein d’une organisation. Elles s’utilisent avec Project Professionnel.

  • Ressources matérielles    Il s’agit de ressources telles que des ordinateurs utilisés pour effectuer des tâches.

  • Ressources génériques    Ces ressources spécifient les exigences en personnel pour les tâches et non des individus spécifiques, par exemple des charpentiers ou développeurs.

• Tenez compte de la façon dont le nombre de ressources change les durées Lorsque vous placez plusieurs ressources sur une tâche, vous vous attendez à ce que la durée d’une tâche soit raccourcie. Toutefois, dans de nombreux cas, l’ajout de personnes à une tâche peut avoir l’effet inverse. Cela peut ajouter des coûts supplémentaires, une communication supplémentaire et d’autres inefficacités. Par exemple, la conception d’un nouveau pont à péage n’ira probablement pas plus vite si vous doublez le nombre d’architectes sur le projet. Project vous permet de contrôler ce qui arrive aux durées des tâches après l’ajout de tâches.

• Tenir compte de la façon dont les capacités d’une personne affectent la durée des tâches L’expérience d’une personne peut affecter directement la durée de la tâche. Vous pouvez vous attendre à ce qu’une personne ayant cinq ans d’expérience effectue une tâche en moins de temps qu’une personne avec deux ans.

Si vous êtes un chef de projet expérimenté Plus un projet croît en envergure, plus il y a d’aspects à prendre en considération. Vous devrez penser à utiliser des ressources d’autres services, faire appel à des fournisseurs externes, effectuer le suivi du travail d’une centaine de personnes, générer des rapports pour la direction et gérer de nombreux autres aspects plus ou moins complexes. Fort heureusement, Microsoft Project offre les outils sophistiqués dont vous avez besoin.

Voici quelques conseils précieux.

• Passer en revue et affiner les estimations de durée    Utilisez les informations que vous collectez sur votre projet en cours et les projets similaires afin d’affiner vos estimations de durée. Le niveau de précision des estimations relatives aux besoins en ressources (et aux coûts du projet in fine) dépend largement du niveau de précision des estimations relatives à la durée de vos tâches.

• Effectuer le suivi de l’avancement du projet    Faites en sorte que les participants à votre projet envoient des mises à jour régulières de l’état des tâches. Les affichages et rapports disponibles dans Microsoft Project vous aident à ne pas perdre de vue le travail affecté à chaque personne.

• Identifier les problèmes de surlocalisation des ressources    Project peut vous aider à identifier quand des personnes travaillent sur un trop grand nombre de tâches en même temps.

• Contrôler vos plannings de référence    Les plannings de référence vous donnent un instantané de votre projet et vous permettent de comparer l’état d’avancement à vos prévisions initiales.

• Répartir la charge de travail à l’aide d’un nivellement    Lorsque des personnes travaillent sur trop de tâches en même temps, Project peut ajuster les affectations à une charge de travail plus réaliste. Le nivellement des affectations de ressources offre un moyen d’équilibrer la charge de travail.

• Exporter les données de projet vers Excel en vue d’une analyse approfondie Excel peut vous venir en aide quand vous avez besoin d’effectuer une analyse plus poussée des informations Project. Vous pouvez par exemple exporter des informations sur les tâches et les ressources vers Excel afin de générer des rapports de valeur acquise, puis afficher les informations à l’aide de graphiques sparkline pour comparer les coûts actuels à la somme de travail terminée.
  
  
  
  Enseigner de nouvelles compétences aux employés    Les grandes organisations investissent du temps et de l’argent dans la formation de leurs employés, par exemple en leur enseignant de nouvelles compétences et comment travailler dans différents environnements. La formation des employés existants peut constituer une manière efficace d’améliorer les performances, plutôt que faire appel à de nouvelles ressources.