Créer un organigramme hiérarchique automatiquement à partir des données des employés

Générer automatiquement un organigramme à partir d’une source de données existante

Lorsque vous choisissez de créer un graphique à partir du modèle, l’Assistant Organigramme démarre. Dans la première page de l’Assistant, cliquez sur Informations stockées dans un fichier ou une base de données, puis suivez les instructions de l’Assistant.

Créer un organigramme hiérarchique à partir d’un nouveau fichier de données

Si vous n’avez pas déjà vos données dans un autre programme mais que vous souhaiteriez qu’elles y soient, Visio ouvrira Excel ou un éditeur de texte avec des données d’exemple dans un exemple de format approprié. Remplacez les données d’exemple par vos données réelles et terminez l’Assistant pour générer l’organigramme hiérarchique.

1. Pour démarrer l’Assistant Organigramme, sélectionnez Fichier > Nouveau , sélectionnez la catégorie Organigramme , puis sélectionnez Créer.

   Dans Visio 2016, sélectionnez Fichier > Nouvel organigramme > Business>, puisCréer.

2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations que j’entre à l’aide de l’Assistant, puis sélectionnez Suivant.

3. Sélectionnez Excel ou Texte délimité, tapez un nom pour le nouveau fichier, puis sélectionnez Suivant.
   Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Excel s’ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez Texte délimité, une page du Bloc-notes s’ouvre avec un exemple de texte.

4. Lorsqu’Excel ou le Bloc-notes s’ouvre, utilisez le texte proposé comme un exemple d’informations à inclure dans l’organigramme et remplacez-le par vos données. Les colonnes Nom de l’employé et Nom du supérieur hiérarchique sont obligatoires, mais vous pouvez ajouter ou supprimer d’autres colonnes.

5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

Modifier la mise en page, modifier les formes et insérer des images

Le modèle Organigramme hiérarchique ajoute un onglet Organigramme au ruban. Utilisez les outils de cet onglet pour apporter d’importantes modifications à l’aspect du diagramme.

Les groupes Mise en page et Organiser disposent d’outils pour modifier la mise en page et la hiérarchie des formes.

Utilisez la galerie Formes pour choisir le style de formes dans l’organigramme. Utilisez les outils du groupe Image pour insérer une image dans la forme sélectionnée, supprimer l’image d’espace réservé et modifier l’image après qu’elle ait été insérée dans une forme. Si vous n’avez pas ajouté d’images à toutes les formes à l’aide de l’Assistant, vous pouvez les ajouter maintenant. Sous l’onglet Organigramme , sélectionnez Insérer > plusieurs images. Les images doivent toutes se trouver dans un dossier unique, avec le nom de fichier au format « Nom employé.TypeFichier », par exemple Jonathan Foster.jpg (le nom doit correspondre exactement à celui de la source de données).

Le groupe Données d’entreprise contient des outils pour importer des données à partir d’une source externe à l’aide de l’Assistant, exporter des données d’entreprise vers Excel ou un fichier texte, et comparer les données dans le diagramme avec une source de données externe.

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour illustrer les relations de l’équipe virtuelle. Déplacez les formes associées les unes près des autres, puis ajoutez des connecteurs en pointillés pour afficher les structures de création de rapports secondaires. Vous pouvez également mettre en surbrillance une équipe virtuelle avec un cadre d’équipe. Faites glisser la forme Cadre d’équipe de la fenêtre Formes sur le dessin, puis utilisez les poignées de dimensionnement sur les côtés pour qu’elle inclue les personnes de l’équipe virtuelle.

Mettre à jour un organigramme qui utilise une source de données externes

Pour illustrer les changements dans la structure d’une organisation, vous pouvez actualiser les données d’organigramme ou mettre jour l’organigramme hiérarchique manuellement :

• Sélectionnez Données > Données externes > Actualiser tout.

Si les nouvelles données ne correspondent pas exactement aux données sur lesquelles l’organigramme a été créé, vous devrez peut-être déplacer les personnes manuellement.

Si vous avez un nouvel organigramme, utilisez Visio pour le comparer avec votre ancien organigramme et vous dire ce qui a changé.

1. Ouvrez la nouvelle version ou l’ancienne version de l’organigramme hiérarchique.

2. Sélectionnez Organigramme > Données de l’organisation > Comparer. Dans la zone Comparer les données d’entreprise, recherchez la version avec laquelle faire la comparaison.

3. Sous Type de comparaison, sélectionnez la situation en fonction de la version que vous avez ouverte.

4. Sous Type de rapport, choisissez l’option souhaitée.

5. Sélectionnez OK.

Si vous parvenez toujours pas à mettre à jour l’organigramme comme vous le souhaitez, vous devrez probablement le recréer.

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Voir aussi

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