Pour montrer comment fonctionne le publipostage, nous allons commencer avec un message électronique. À partir d’un document principal, joignez une liste d’informations sur le destinataire et ajoutez des champs de publipostage. Word renseigne ensuite automatiquement les champs avec les informations de destinataire et génère tous les documents individuels.
Insérer des champs de fusion et publipostage
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Word comprend les champs Formule d’appel et Bloc d’adresse, qui ajoutent tous les champs pour une formule de salutation ou une adresse, ce qui vous évite d’avoir à ajouter chaque champ l’un après l’autre.
Par exemple, pour ajouter une salutation standard à votre message électronique ou lettre, utilisez le champ de fusion Formule d’appel.
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Cliquez à l’endroit où vous souhaitez ajouter la salutation.
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Cliquez sur Formule d’appel.
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Choisissez le style de nom à utiliser, et définissez les autres options.
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Pour vous assurer que le champ a la mise en forme voulue, surlignez l’intégralité du champ, y compris les marques à chaque extrémité.
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Cliquez sur ACCUEIL, puis vérifiez la taille et la police.
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Cliquez sur Interligne pour vous assurer que l’interligne est identique à celui du document.
Une fois ajouté les champs à fusionner, tapez les informations communes à tous les messages électroniques de votre publipostage.
Ajouter des champs individuels
Si vous souhaitez ajouter une salutation personnalisée ou d’autres informations de votre liste de diffusion, vous pouvez ajouter des champs un par un.
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Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ de fusion.
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Cliquez sur la flèche en regard de Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur le nom du champ.
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Si le nom de votre champ ne figure pas dans la liste, cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion.
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Cliquez sur Champs de base de données pour afficher une liste des champs présents dans votre source de données.
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Cliquez sur le champ à ajouter.
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Cliquez sur Insérer.
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