SharePoint offre une expérience évolutif et riche en fonctionnalités pour la gestion du contenu. Si vous devez gérer un grand nombre de fichiers, vous pouvez utiliser un modèle de site Centre de documents. Ce modèle est optimisé pour la gestion de documents à grande échelle. Cela vous permet de gagner du temps et de gagner en efficacité. Les versions, les ID de document, les ensembles de documents, la navigation par métadonnées et les types de contenu sont inclus dans le modèle.
Un site Centre de documents fonctionne pour les deux scénarios suivants :
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Environnement de auteur Dans un environnement de création Centre de documents, les utilisateurs créent et modifient des milliers de documents ou d’éléments multimédias stockés dans un référentiel central.
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Archive de contenu Dans une archive de contenu, telle qu’une base de connaissances, les utilisateurs stockent ou visualisent des documents.
Cet article décrit les fonctionnalités d’un modèle de site Centre de documents.
Pour créer un centre de documents, voir Utiliser des modèles pour créer différents types de sites SharePoint
Que contient un site Centre de documents ?
Le modèle de site Centre de documents contient des fonctionnalités qui facilitent et facilitent la création et la gestion de documents de grande taille. Dans la plupart des cas, un propriétaire de site peut ajouter chacune de ces fonctionnalités séparément. Le modèle de site Centre de documents active automatiquement les fonctionnalités de gestion de documents recommandées. Les sections suivantes décrivent brièvement ces fonctionnalités.
Vous pouvez utiliser ce type de site comme un environnement de création ou une archive de contenu. Dans un environnement de création, les utilisateurs archivent et extraient fréquemment les fichiers et créent des structures de dossiers pour ces fichiers. Le jeu de versions est activé et les versions antérieures de chaque document sont conservées. De plus, les flux de travail peuvent contrôler le cycle de vie des documents.
En revanche, très peu de travail de auteur a lieu dans une archive de contenu. Les utilisateurs affichent ou téléchargent uniquement les documents. Le modèle de site Centre de documents prend en charge la création d’un type d’archive de contenu appelé archive de base de connaissances. En règle générale, les bases de connaissances contiennent des versions de documents simples et un site peut contenir plusieurs millions de fichiers. Dans un scénario classique, tel qu’un centre de support technique pour une grande organisation, des milliers de personnes peuvent accéder au contenu, principalement pour le lire. Seuls certains téléchargeaient du nouveau contenu sur le site.
Les éléments suivants décrivent certaines fonctionnalités SharePoint que vous pouvez inclure dans un site Centre de documents. En plus de ces fonctionnalités, certaines organisations personnalisent l’apparence et la navigation d’un Centre de documents. Certains ajoutent des WebParts.
Les métadonnées gérées sont un système qui affecte certains termes aux documents dans SharePoint. Vous pouvez ensuite utiliser ces termes pour classifier les documents. Vous pouvez également utiliser les métadonnées pour créer un outil de navigation puissant pour les utilisateurs qui les aide à trouver rapidement ce qu’ils recherchent.
Par exemple, supposons que votre entreprise dispose d’une base de connaissances contenant des articles qui aident les utilisateurs à résoudre les problèmes liés aux produits. Vous pouvez créer des termes de métadonnées qui permettent aux utilisateurs de filtrer les informations par produit, par type de problème ou d’autres propriétés.
Dans un site Centre de documents, chaque élément de contenu obtient un ID unique qui n’est pas lié à l’emplacement du document, tel qu’un lien URL. Cela signifie que si vous déplacez ou renommez le document, l’ID reste le même. Vous pouvez utiliser l’ID pour créer un lien permanent pour le document et réduire les liens rompus.
Les versions sont automatiquement activées dans un site Centre de documents. Cela signifie que vous avez automatiquement un historique des différentes versions d’un fichier. Par exemple, dans le cadre d’un processus de révision de document, vous avez enregistré toutes les mises à jour entrées pendant le cycle de révision. Vous pouvez suivre les mises à jour, les personnes qui répondent, etc. De plus, si un problème survient avec la version actuelle d’un article, vous pouvez revenir rapidement à la dernière version connue.
Un type de contenu est un type spécifique de contenu, ainsi qu’un groupe de paramètres. Lorsqu’une personne crée un document d’un type de contenu défini, il reçoit automatiquement tous les paramètres appropriés pour ce type de contenu. Un Centre de documents peut avoir un ensemble de types de contenu différents ( documents, vidéos, modèles, etc.).
L’organisateur de contenu n’est pas inclus automatiquement dans un site Centre de documents. Toutefois, de nombreux utilisateurs l’ajoutent. L’organisateur de contenu est une fonctionnalité de SharePoint qui vous permet de gérer l’ensemble de l’organisation et la structure des éléments. En utilisant des métadonnées ou des types de contenu, l’organisateur de contenu peut router automatiquement des documents et d’autres éléments vers des emplacements spécifiques. Par exemple, dans une base de connaissances, vous pouvez faire en sorte que l’organisateur de contenu route automatiquement toutes les nouvelles soumissions vers une bibliothèque spéciale qui collecte des articles pour un produit spécifique.
