Vous pouvez utiliser les programmes Office pour enregistrer ou convertir vos fichiers au format PDF de manière à les partager ou à les imprimer chez un imprimeur. Vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel ou complément supplémentaire.
Utilisez le format PDF quand vous voulez que le fichier :
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présente un même aspect sur la plupart des ordinateurs ;
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soit moins volumineux ;
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soit conforme à un format standard.
Les exemples incluent les cv, les documents juridiques, les bulletins d’informations, les fichiers destinés à être lus (non modifiés) et imprimés, et les fichiers destinés à l’impression professionnelle.
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De nombreux programmes, y compris Microsoft Word, ont la possibilité d’ouvrir et de modifier des fichiers PDF. Le simple partage d’un élément au format PDF ne suffit pas pour garantir que le destinataire ne peut pas modifier le fichier.
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Lorsque vous convertissez votre feuille de calcul au format PDF, les liens internes dans la feuille de calcul seront perdus pendant la conversion, de sorte que les liens devront être vérifiés. Toutefois, les liens externes vers d’autres sources seront corrects.
Pour accéder à des instructions détaillées, sélectionnez un programme Office dans la liste déroulante.
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Ouvrez la table ou l’état à publier en tant que PDF.
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Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Exporter , sélectionnez PDF ou XPS.
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Dans le champ Nom de fichier , tapez ou sélectionnez un nom pour le document.
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Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf).
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Si le document nécessite une qualité d’impression élevée, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
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Si la taille du fichier est plus importante que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
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Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir si le balisage doit être imprimé et sélectionner les options de sortie. Sélectionnez OK .
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Sélectionnez Publier.
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Si le fichier a été enregistré précédemment, sélectionnez Fichier > Enregistrer une copie.Si le fichier n’est pas enregistré, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous.
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Sélectionnez Parcourir pour choisir l’emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le fichier.
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Dans la liste déroulante, sélectionnez PDF.
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Sélectionnez Enregistrer.
Sélectionnez Autres options > Options pour personnaliser votre FICHIER PDF.
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Pour créer un fichier PDF à partir de certaines pages de votre document, choisissez une option sous Plage de pages.
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Pour inclure les modifications suivies dans le FICHIER PDF, sous Publier quoi, sélectionnez Document affichant le balisage. Sinon, vérifiez que Document est sélectionné.
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Pour créer un ensemble de signets dans le fichier PDF, sélectionnez Créer des signets à l’aide de . Ensuite, choisissez Titres ou, si vous avez ajouté des signets à votre document, Word Signets.
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Si vous souhaitez inclure des propriétés de document dans le fichier PDF, vérifiez que Propriétés du document est sélectionné.
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Pour faciliter la lecture du document par le logiciel de lecture d’écran, sélectionnez Balises de structure de document pour l’accessibilité.
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Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) Cette option génère le document PDF selon la norme d’archivage PDF version 1.7. Celle-ci garantit que l’aspect d’un document restera inchangé lorsqu’il sera ouvert ultérieurement sur un autre ordinateur.
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Texte bitmap lorsque les polices ne peuvent pas être incorporées Si des polices ne peuvent pas être incorporées dans le document, le PDF utilise des images bitmap du texte pour donner au PDF un aspect similaire au document d’origine. Si cette option n’est pas sélectionnée et que le fichier utilise une police qui ne peut pas être incorporée, le lecteur PDF risque de la remplacer par une autre police.
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Chiffrer le document avec un mot de passe Pour limiter l’accès de manière à autoriser les seuls détenteurs du mot de passe à ouvrir le fichier PDF, sélectionnez cette option. Lorsque vous sélectionnez OK, Word ouvre la zone Chiffrer le document PDF, où vous pouvez taper et entrer à nouveau un mot de passe.
Ouvrir et copier le contenu d’un fichier PDF dans Word
Vous pouvez copier le contenu de votre choix dans un fichier PDF en l’ouvrant dans Word.
Accédez à Fichier > Ouvrir et accédez au fichier PDF. Word ouvre le contenu PDF dans un nouveau fichier. Vous pouvez copier le contenu de votre choix, y compris les images et les diagrammes.
Pour enregistrer votre fichier au format PDF dans Office pour Mac, procédez comme suit :
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Sélectionnez Fichier.
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Choisissez Enregistrer sous.
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Sélectionnez Format de fichier en bas de la fenêtre.
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Choisissez PDF dans la liste des formats de fichiers disponibles.
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Donnez un nom à votre fichier, s’il n’en a pas déjà un, puis sélectionnez Exporter.
: Lorsque vous utilisez Best pour l’impression, les liens hypertexte peuvent ne pas être convertis correctement. Il s’agit d’un problème connu dans Word pour Mac.
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Lors de l’utilisation du service en ligne , seule la police pour laquelle Microsoft dispose des droits légaux peut être utilisée. Si la documentation contient une police personnalisée, elle est remplacée et peut entraîner des problèmes. Cela peut être évité en incorporant les polices dans le document.
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Pour en savoir plus sur l’incorporation de polices, consultez :
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Certaines de vos polices ne peuvent pas être enregistrées avec la présentation
Vous pouvez utiliser Word, PowerPoint et OneNote pour le web pour convertir votre document au format PDF.
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Sélectionnez Fichier > Imprimer > Imprimer (dans PowerPoint, vous sélectionnerez l’un des trois formats).
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Dans le menu déroulant sous Imprimante , sélectionnez Enregistrer au format PDF , puis Enregistrer.
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Ensuite, dans le menu Explorer qui s’ouvre, vous pouvez nommer le fichier PDF et choisir où l’enregistrer, puis sélectionner Enregistrer.
Vous générez ainsi un document PDF de base qui conserve la mise en page et la mise en forme de votre document original.
Si vous avez besoin de davantage de contrôle sur les options de votre fichier PDF, telles que l’ajout de signets, utilisez l’application de bureau pour convertir votre document au format PDF. Sélectionnez Ouvrir dans l’application de bureau dans la barre d’outils de PowerPoint et OneNote pour commencer à utiliser l’application de bureau, puis dans Word sélectionnez d’abord la liste déroulante Modification, puis sélectionnez Ouvrir dans l’application de bureau .
Si vous ne possédez pas l’application de bureau, vous pouvez essayer ou acheter Microsoft 365.
Pour exporter votre document Word ou classeur Excel au format PDF sur iOS, appuyez sur le bouton Fichier en haut à gauche, choisissez Exporter, puis PDF.
Le format PDF (Portable Document Format) conserve le format du document et permet le partage de fichiers. Lorsque le fichier au format PDF est affiché en ligne ou imprimé, il conserve le format prévu. Le format PDF est également très utile pour les documents qui seront reproduits via des méthodes d’impression professionnelles. Le format PDF est accepté comme format valide par de nombreuses organisations et entreprises ; des visionneuses sont également disponibles sur une plus grande variété de plateformes que pour le format XPS.
XML Paper Specification (XPS)est un format de fichier électronique qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers. Le format XPS garantit que, lorsqu’un fichier est affiché en ligne ou imprimé, il conserve le format souhaité et que ses données ne sont pas facilement modifiables.
: La plupart des navigateurs web modernes peuvent ouvrir et afficher un fichier PDF. Toutefois, si vous disposez d’un système d’exploitation plus ancien, vous devrez peut-être installer un lecteur PDF sur votre appareil, tel que le lecteur Acrobat, disponible à partir d’Adobe Systems.
