Sopivan Access-tiedostomuodon valitseminen

Moniarvoiset kentät    Moniarvoinen kenttä on eräänlainen hakukenttä, jonka avulla voit tallentaa useamman kuin yhden arvon tietuetta kohti. Oletetaan esimerkiksi, että tehtävä on määritettävä usealle työntekijälle. .accdb-tiedostossa voit luoda moniarvoisen kentän, johon tallennetaan tehtävään määritetyt työntekijät. Työntekijöiden nimet voidaan valita taulukosta tai arvoluettelosta.

Moniarvoisten kenttien avulla on helppo valita ja tallentaa useita vaihtoehtoja, eikä tietokantarakennetta tarvitse luoda. Moniarvoiset kentät ovat tärkeitä myös SharePointin integroinnissa, koska SharePoint-luettelot tukevat myös moniarvoista kenttää.

Liitteen tietotyyppi    Liite-tietotyypin avulla voit helposti tallentaa kaikentyyppisiä tiedostoja ja binaaritiedostoja tietokantaan ja pitää tietokantatiedoston 2 Gt:n tiedostokokorajoituksen alapuolella– liitteet pakataan automaattisesti. Tietueessa voi olla useita liitteitä, mutta taulukkoa kohden voi olla vain yksi liitekenttä.

Parempi integrointi SharePointin ja Outlookin kanssa    .accdb-tiedostomuoto tukee SharePointin ja Outlookin suojausvaatimuksia, joita .mdb tiedostot eivät tue. Näin voit integroida Access täydellisemmin SharePointiin ja Outlookiin.

Parannettu salaus    Voit määrittää tietokannan salasanan ja salata tietokannan sisällön. Kun käytät .accdb-tiedostomuotoa, Access käyttää oletusarvoisesti Windowsin salausrajapintaa tietojen salaamiseen. Myös kolmannen osapuolen salaustyökaluja voidaan käyttää.

Pitkä teksti (Muistio) -kenttähistorian seuranta    Pitkä teksti (Muistio) -kentistä on hyötyä suurten tietomäärien tallentamiseen. Kun käytät .accdb-tiedostomuotoa, voit määrittää ominaisuuden (AppendOnly), joka pakottaa Access säilyttämään kaikkien Pitkä teksti (Muistio) -kenttään tehtyjen muutosten historian. Voit sitten tarkastella kaikkien muutosten historiatietoja. Tämä ominaisuus tukee myös SharePointin versiotietojen hallintaominaisuutta, joten voit seurata SharePoint-luetteloon tallennetun tekstikentän usean rivin muutoksia Access (jos kentän Liitä muutokset aiemmin luotuun tekstiin -asetuksen arvoksi on määritetty Kyllä).

Laskettu tietotyyppi    Access 2010 alkaen .accdb-tiedostomuoto tukee lasketun tietotyypin käyttöä. Voit käyttää laskettua tietotyyppiä määrittämäsi lausekkeen tulosten tallentamiseen.

Yhdistetyn version ympäristö    .accdb-tiedostomuotoa ei voi avata tai edes linkittää Access-versioita ennen Access 2007. Jos organisaatiossasi on henkilöitä, joilla on Access aiempi versio , kannattaa harkita, onko .mdb-tiedoston käyttäminen parempi vaihtoehto.

Tietokannan replikointi    Replikointia ei voi käyttää .accdb-tiedostossa. Jos Access ratkaisu käyttää replikointitoimintoa, sinun on luotava ratkaisu uudelleen ilman replikointia, jos haluat käyttää .accdb-tiedostomuotoa.

Käyttäjätason suojaus    .accdb-tiedostomuoto ei tue käyttäjätason suojausta, joka auttaa käyttäjiä näkemään juuri sen, mitä heidän on nähtävä. Käyttäjätason suojaus ei ole enää tehokas tietoturvan kannalta, sillä sen suojausmenetelmä on nyt vanhentunut ja helposti vaarantunut. Käyttäjätason suojaus voi kuitenkin parantaa käytettävyyttä pitämällä asiat yksinkertaisina käyttäjille – jos jollakulla ei esimerkiksi ole liiketoiminnallinen syy käyttää tiettyä lomaketta, voit piilottaa lomakkeen heiltä. Jos sinulla on Access ratkaisu, joka perustuu käyttäjätason suojaukseen käytettävyyden parantamiseksi, haluat ehkä jatkaa .mdb tiedostomuodon käyttöä, jotta voit jatkaa ratkaisun käyttöä sellaisenaan.