|
Kun määrität projektiin henkilöitä, pidä mielessä kaksi asiaa:
Tämä on yleinen sekaannuksen aiheuttaja työskenneltäessä minkä tahansa projektinhallintaohjelmiston kanssa. Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu. |
Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .
Jos et ole ennen tutustunut projektinhallintaan Jos et ole ennen tutustunut projektinhallintaan, saatat huomata, että sinun on huolehdittava muustakin kuin tehtävien lisäämisestä, kuten siitä, kuinka monta henkilöä heidän päälleen lisätään, miten ihmisten lomat ja loma-ajat otetaan huomioon ja miten ja minne henkilökohtaiset tiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja palkkatiedot, lisätään.
Seuraavien vihjeiden avulla pääset alkuun.
-
Ota selvää, millaisia resurssityyppejä voit varata tehtäviin Kun sinulla on tarvitsemasi tiedot projektitehtävistä, selvitä tarvitsemasi resurssityypit.
-
Henkilöresurssit Nämä resurssit työskentelevät yleensä tehtävien parissa. Projektipäälliköt kutsuvat niitä joskus työresursseiksi erottaakseen ne materiaaleista ja laitteista.
-
Yritysresurssit Nämä ovat työresursseja, joita hallitaan ja jaetaan koko organisaation kesken. Yritysresursseja käytetään Project Professionalilla.
-
Materiaaliresurssit Nämä resurssit sisältävät tietokoneita tai muita laitteita, joita käytetään tehtävien tekemiseen.
-
Yleiset resurssit Nämä resurssit määrittävät tehtävien henkilöstövaatimuksia (esimerkiksi kirvesmiehet tai rakennuttajat) mutta eivät tiettyjä henkilöitä.
-
-
Mieti, miten resurssien määrä muuttaa kestoa Kun lisäät tehtävään useita resursseja, tehtävän kesto lyhenee. Monissa tapauksissa henkilöiden lisääminen tehtävään voi kuitenkin vaikuttaa päinvastaisesti. Se voi lisätä kustannuksia, ylimääräistä viestintää ja muita tehottomuutta. Esimerkiksi uuden maksullisen sillan suunnittelu ei todennäköisesti mene nopeammin, jos projektissa on kaksinkertainen määrä arkkitehteja. Projectin avulla voit hallita, mitä tehtävien kestoille tapahtuu, kun olet lisännyt tehtäviä.
-
Mieti, miten henkilön ominaisuudet vaikuttavat tehtävän kestoon Henkilön kokemus voi vaikuttaa suoraan tehtävän kestoon. Saatat odottaa, että henkilö, jolla on viiden vuoden kokemus, suorittaa tehtävän lyhyemmässä ajassa kuin joku, jolla on kaksi.
Jos olet kokenut projektipäällikkö Kun projektit kasvavat, mietittävää on enemmän. Huolehdit nyt resurssien käyttämisestä muilla osastoilla, toimittajien palkkaamisesta, sadan ihmisen työn seuraamisesta, raporttien luomisesta johtajille ja monista muista monimutkaisuuksista, joita et ole vielä edes ajatellut. Onneksi Microsoft Projectissa on tarvitsemasi asiantuntijatyökalut.
Seuraavilla vihjeillä voit kasvattaa asiantuntemustasi.
-
Kestoarvioiden tarkasteleminen ja tarkentaminen Tarkenna kestoarvioitasi käyttämällä nykyisestä projektista ja muista samanlaisista projekteista saamiasi tietoja. Resurssivaatimusten (sekä projektikustannusten) arvioiden tarkkuus määräytyy pitkälti tehtävien kestoarvioiden tarkkuuden mukaan.
-
Resurssien edistymisen seuranta Pidä huolta siitä, että projektissa työskentelevät henkilöt lähettävät tehtävän tilapäivitystietoja säännöllisesti. Microsoft Projectin näkymät ja raportit auttavat seuraamaan muiden toimia.
-
Resurssien ylivarausongelmien tunnistaminen Projectin avulla voit tunnistaa, milloin henkilöt työskentelevät liian monessa tehtävässä samanaikaisesti.
-
Seuraa perusaikatauluja Perusaikataulujen avulla saat tilannevedoksen projektista, joten voit verrata projektin nykyistä edistymistä siihen, mitä olit projektin alussa suunnitellut.
-
Työn jakaminen tasaamisen avulla Kun henkilöt työskentelevät liian monessa tehtävässä samaan aikaan, Project voi säätää työmäärää realistisempaan suuntaan. Resurssivarausten tasaaminen on yksi tapa tasata työmäärää.
-
Projektitietojen vieminen Exceliin tarkempaa analyysiä varten Excel voi auttaa projektitietojen tarkemmassa analyysissä. Voit esimerkiksi viedä tehtävä- ja resurssitietoja Exceliin kehittyneitä ansaitun arvon raportteja varten ja näyttää sitten tiedot Sparkline-kaavioissa nähdäksesi kustannukset suhteessa tehdyn työn määrään.
Uusien taitojen opettaminen työntekijöille Suuret organisaatiot sijoittavat aikaa ja rahaa työntekijöiden koulutukseen opettaakseen uusia taitoja ja työskentelyä erilaisissa ympäristöissä. Nykyisten työntekijöiden kouluttaminen voi olla kustannustehokkaampi keino suorituskyvyn parantamiseen kuin uusien työntekijöiden palkkaaminen.
Vaihe 1: Henkilöiden lisääminen projektiin
Sinun on lisättävä projektiin henkilöitä ja muita resursseja, ennen kuin voit määrittää heidät tehtäviin. Muita resursseja voivat olla esimerkiksi materiaaliresurssit, kuten sementti tai maali, sekä kustannusresurssit, kuten lentoliput ja ruokailu. |
|
Kun olet lisännyt henkilöitä projektiin, muokkaa heidän työkalentereitaan ja ota huomioon heidän työaikansa. Project olettaa, että useimmat ihmiset työskentelevät normaalilla viikolla maanantaista perjantaihin klo 8.00-17.00. Mutta sinun ei tarvitse pysyä siinä työaikataulussa. |
|
Kaikki tarvitsevat toisinaan lomaa. Jokainen sairastuu joskus. Ja vapaapäiviä ei kukaan halua jättää väliin. Opettele ottamaan tämä ajoittamaton aika huomioon lisäämällä se aikatauluun. |
|
Voit lisätä projektiin henkilöitä resurssivarannosta. Resurssivarannon avulla voit säilyttää kaikki henkilötiedot yhdessä projektitiedostossa, jota voi käyttää osana pääprojekteja. |
|
Luottamuksellisia tietoja sisältävän sarakkeen piilottaminen |
Voit lisätä projektiin luottamuksellisia tietoja, kuten palkkatiedot ja puhelinnumerot, mutta piilottaa ne tietoja menettämättä. |
Vaihe 2: Henkilöiden ja muiden resurssien varaaminen tehtäviä varten
Lisättyäsi aikatauluun tehtäviä voit varata niihin henkilöitä. |
|
Voit etsiä ylivarattuja tai alivarattuja resursseja projektista tai projektien välillä ja tarkistaa, ovatko tekemäsi varaukset johtaneet ristiriitoihin. |
|
Tehtävien nimien näyttäminen Gantt-kaavion palkkien vieressä |
Gantt-palkkeja on helpompi tulkita, jos tehtävien nimet näkyvät niiden vieressä. Tästä on apua raporteissa ja kokousten aikana. |
Kun lisäät projektiin henkilöitä, lisäät myös henkilöiden kustannukset. Varattuasi henkilöt tehtäviin Microsoft Project laskee automaattisesti projektin kustannukset. |
|
Jos käyttäjät ovat lisänneet työtilansa Project Web Appiin, näet aikatauluun tehdyt muutokset Projectissa. |
|
Haluat ehkä poistaa resursseista työntekijän, joka ei ole enää mukana projektissa tai on lähtenyt yrityksen palveluksesta, tai haluat vain poistaa henkilön nimen, jonka olet kirjoittanut väärin. Saatat joutua poistamaan henkilöitä projektista kaikkien näiden syiden vuoksi. |
Vaihe 3: Henkilöiden ja muiden resurssien hallinta
Kun olet varannut henkilöt tehtäviin ja työ on alkanut, voit seurata edistymistä sekä tehdä muutoksia aikatauluun Projectin näkymien avulla. |
|
Yksi keino ratkaista työmäärään liittyviä ongelmia on lyhentää tehtävien kestoja. |
|
Työn jakaminen yksittäisten henkilöiden työmäärän vähentämiseksi |
Jos projektin henkilöt työskentelevät liian monen tehtävän parissa samaan aikaan, Project voi jakaa työmäärän tasaisemmin. |
Kun lisäät henkilöitä tehtävään tai poistat heitä siitä, Project pidentää tai lyhentää tehtävän kestoa. Tätä kutsutaan työmäärään perustuvaksi ajoittamiseksi. Jos haluat keston pysyvän samana, voit muuttaa tehtävän työmäärään perustuvan asetuksen. |
|
Projektin työn seuraaminen ei ole tärkeää vain siksi, että projekti päättyisi ajoissa. Sen avulla voi myös oppia virheistä ja projektin onnistumisista. |
|
Kun esimiehesi kysyy, onko projekti pysynyt aikataulussa, et todennäköisesti halua vastata "en tiedä". Pysyt projektin edetessä tilanteen tasalla, jos perusaikataulun alkuperäisestä versiosta on tallennettu tilannevedos ennen projektin käynnistymistä. |
|
Henkilöiden edistymistä koskevan projektiraportin näyttäminen |
Voit luoda ja mukauttaa graafisia raportteja projektin etenemisestä. Voit tarkastella näitä raportteja Projectissa tai viedä ne muihin sovelluksiin, kuten PowerPointiin, Wordiin tai Exceliin. |
Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu