Perinteisessä Outlookissa voit luoda itsellesi tehtäviä, jotka näkyvät To-Do-palkissa, ja voit myös määrittää tehtäviä muille henkilöille. Muille määrittämiesi tehtävien seuranta onnistuu To-Do palkissa.
Huomautus: To-Do palkki on käytettävissä perinteisessä Outlookissa. Uudessa Outlookissa ja Microsoft 365:ssä tehtävät näytetään Päivän tehtävät -näkymässä ja niitä hallitaan To Do -sovelluksessa. Lisätietoja on artikkelissa Tehtävien luominen To Do -toiminnolla Outlookissa.
Selvitä käyttämäsi Outlook-versio tarkistamalla, onko valintanauhassa Tiedosto-välilehteä. Jos sinulla on Tiedosto-välilehti, käytät perinteistä Outlookia. Jos Tiedosto ei näy, käytössäsi on uusi Outlook.
Tehtävien määrittäminen ja seuraaminen
-
Valitse siirtymispalkkiTehtävät ja valitse sitten Uusi tehtävä, avaa aiemmin luotu tehtävä tai käytä pikanäppäintä Ctrl+Vaihto+K.
-
Valitse Määritä tehtävä. Kirjoita Vastaanottaja-ruutuun nimi tai sähköpostiosoite.
-
Kirjoita Aihe, Aloituspäivä ja Määräpäivä.
-
Jos haluat tehtävän toistuvan, valitse Toistuminen, valitse haluamasi asetukset ja valitse sitten OK.
-
Valitse Lähetä.
Huomautus: Jos määrität toistuvan tehtävän jollekulle muulle, tehtävän kopio säilyy tehtäväluettelossa, mutta se ei päivity. Jos valitset Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu, saat tilanneraportin joka kerta, kun tehtävä on suoritettu.
Kun avaat määrittämäsi tehtävän, voit tarkastella määritettyjen tehtävien edistymistä % valmiina -ruudussa, jonka sinä tai vastaanottaja voitte päivittää lähettäessään sinulle määritetyn tehtävän tilaraportin.
Huomautus: Outlook for Windowsista määritetyt tehtävät on hyväksyttävä tai hylätty Outlook for Windows -sovelluksen avulla.
Tehtävien määrittäminen usealle henkilölle
Outlook voi seurata yhdelle henkilölle määritetyn tehtävän edistymistä. Jos haluat, että tehtävän suorittajia on useita, se kannattaa joko jakaa pienemmiksi osiksi tai määrittää tehtävä jokaiselle erikseen. Jos haluat esimerkiksi seurata kolmen henkilön kirjoittamia raportteja, luo kolme erillistä tehtävää, joiden nimet ovat Kirjoita raportti: Anne, Kirjoita raportti: Carlos ja Kirjoita raportti: Michiyo ja määritä nämä tehtävät kullekin kirjoittajalle.
Toiselle henkilölle määritettyjen tehtävien seuranta
-
Valitse siirtymispalkkiTehtävät.
-
Valitse Näytä > Muuta näkymää > Määritetty.
Määritetyt tehtävät puuttuvat
Jos et näe määrittämiäsi tehtäviä, Outlook ei ehkä ole määritetty säilyttämään kopioita määrittämistäsi tehtävistä. Voit muuttaa asetusta seuraavasti:
-
Valitse Tiedostojen > Asetukset > Tehtävät.
-
Valitse Tehtävän asetukset -kohdassa Pidä tehtäväluettelo ajan tasalla muille henkilöille määrittämieni tehtävien kopioilla -valintaruutu.
Tämän asetuksen ottaminen käyttöön ei seuraa jo määrittämiesi tehtävien seurantaa, mutta se seuraa määrittämiesi uusien tehtävien seurantaa.
Katso myös
Tehtävien luominen ja tarkasteleminen perinteisen Outlookin To-Do palkin avulla
Tehtävien hallinta perinteisessä Outlookissa
Perinteisen Outlookin To-Do palkin mukauttaminen
