Tässä artikkelissa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt siitä, miten voit tehdä Word asiakirjoista helppokäyttöisiä ja poistaa sisällön lukituksen kaikille, myös toimintarajoitteisille henkilöille.
Opit esimerkiksi helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla käsittelemään helppokäyttöisyysongelmia asiakirjaa kirjoitettaessa. Opit myös lisäämään vaihtoehtoisia tekstejä kuviin, jotta näytönlukuohjelmia käyttävät henkilöt voivat kuunnella, mistä kuvassa on kyse. Voit myös opetella käyttämään fontteja, värejä ja tyylejä Word tiedostojen osallistavuuden maksimoimiseksi ennen niiden jakamista muiden kanssa.
Sisältö
Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parhaat käytännöt
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Vältä yleisiä helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia, kuten puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä (vaihtoehtoinen teksti) ja pienen kontrastin värejä. |
Tee tiedostojen lukemisesta helppoa kaikille. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Wordissa työskentelyn aikana |
|
|
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla. Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita. Tarkista visuaalisesti, että taulukoissa ei ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo visuaalisesti. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja. Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen Helppokäyttöisten luetteloiden luominen |
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visualisoinneihin. |
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. |
|
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. |
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen |
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin. |
Ylä- ja alatunnisteet näkyvät vain tulostusasettelunäkymässä ja tulostuksen esikatselussa. Aktivoi ja muokkaa sen sisältöä kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistetta. |
Näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan. Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word
Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.
Word helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, saat tilariviltä muistutuksen.
Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys. Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistaminen.
Vältä taulukoiden käyttöä
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.
Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
-
Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
-
Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
Vaiheittaiset ohjeet otsikkorivin lisäämiseen taulukkoon ovat artikkelissa Helppokäyttöisten taulukoiden luominen Wordissa.
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen
Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.
Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.
Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.
Kappalepalkkien luominen
Sen lisäksi, että voit järjestää asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalebannereita. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.
Katso ohjeet kappalepalkkien luomiseen artikkelista Sävytyksen lisääminen sanoihin tai kappaleisiin.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.
Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.
Huomautukset:
-
Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
-
Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", "Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.
Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Wordissa ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.
Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen
Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.
Ohjeita oletusfontin muuttamiseen on artikkelissa Oletusfontin muuttaminen Wordissa.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
-
Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.
-
Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Fonttivärien Automaattinen-asetusta . Jos haluat ohjeet fontin värin muuttamiseenWord, siirry kohtaan Fontin värin muuttaminen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit analysoida asiakirjaa ja etsiä riittämättömän värikontrastin. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä Värikontrasti-analysaattoria, ilmaista sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.
Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta.
Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroidun luettelon luominen.
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.
Vaiheittaiset ohjeet rivivälin säätämiseen ovat artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Wordissa.
Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävän lukuohjelman avulla
Kokeile lukea asiakirja Syventävän lukuohjelman avulla ja tarkistaa, miltä se kuulostaa.
-
Valitse asiakirjassa Näytä > Syventävä lukuohjelma.
-
Valitse Syventävä lukuohjelma -välilehdessä Lue ääneen.
-
Jos haluat poistua Syventävästä lukuohjelmasta, valitse Sulje syventävä lukuohjelma.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
-
Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta
-
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Sisältö
Parhaat käytännöt Word asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Vältä yleisiä helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia, kuten puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä (vaihtoehtoinen teksti) ja pienen kontrastin värejä. |
Tee tiedostojen lukemisesta helppoa kaikille. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Wordissa työskentelyn aikana |
|
|
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla. Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita. Tarkista visuaalisesti, että taulukoissa ei ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo visuaalisesti. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja. Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen Helppokäyttöisten luetteloiden luominen |
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visualisoinneihin. |
Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. |
|
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. |
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen |
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin. |
Ylä- ja alatunnisteet näkyvät vain tulostusasettelunäkymässä ja tulostuksen esikatselussa. Aktivoi ja muokkaa sen sisältöä kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistetta. |
Näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan. Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word
Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.
Word helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, saat tilariviltä muistutuksen.
Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys. Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistaminen.
Vältä taulukoiden käyttöä
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
-
Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
-
Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen
Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.
Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.
Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.
Kappalepalkkien luominen
Sen lisäksi, että voit järjestää asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalebannereita. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.
Vaiheittaiset ohjeet kappalepalkkien luomiseen ovat artikkelissa Sävytyksen lisääminen sanoihin tai kappaleisiin.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.
Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.
Huomautukset:
-
Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
-
Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", "Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.
Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Wordissa ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.
Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen
Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.
Vaiheittaiset ohjeet oletusfontin muuttamiseen ovat artikkelissa Oletusfontin muuttaminen Wordissa.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
-
Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.
-
Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Fonttivärien Automaattinen-asetusta. Jos haluat ohjeet fontin värin muuttamiseenWord, siirry kohtaan Fontin värin muuttaminen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä Värikontrasti-analysaattoria, ilmaista sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.
Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta.
Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroidun luettelon luominen.
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.
Vaiheittaiset ohjeet rivivälin säätämiseen ovat artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Wordissa.
Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävän lukuohjelman avulla
Kokeile lukea asiakirja Syventävän lukuohjelman avulla ja tarkistaa, miltä se kuulostaa.
-
Valitse asiakirjassa Näytä > Syventävä lukuohjelma.
-
Valitse Syventävä lukuohjelma -välilehdessä Lue ääneen.
-
Jos haluat poistua Syventävästä lukuohjelmasta, valitse Sulje syventävä lukuohjelma.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Sisältö
Parhaat käytännöt Word asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|
|
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla. Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti (vaihtoehtoinen teksti) kaikkiin visualisoinneihin. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. |
|
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin. |
Näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan. Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan. |
Vältä taulukoiden käyttöä
Yleensä vältä taulukoita, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.
Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
-
Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
-
Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
-
Vie kohdistin mihin tahansa taulukon kohtaan.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Valitse Tyyliasetukset ja valitse sitten Otsikkorivi.
-
Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen
Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.
Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.
Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
-
Valitse muotoiltava teksti.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Avaa välilehtivalikko ja valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Tyylit ja valitse sitten haluamasi tyyli.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.
Huomautukset:
-
Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
-
Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.
-
Valitse visuaalinen kuva, esimerkiksi kuva.
-
Valitse näytön alareunan työkaluriviltä
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti ja kirjoita sitten visualisoinnin vaihtoehtoinen teksti.
-
Valitse Valmis.
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin lisääminen
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", "Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.
-
Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Avaa välilehtivalikko ja valitse Lisää-välilehti.
-
Valitse Linkki.
-
Kirjoita OSOITE-kenttään kohteen URL-osoite.
-
Valitsemasi teksti näkyy NÄYTÄ-kentässä. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.
-
Valitse Valmis.
Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen
Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
-
Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.
-
Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin
-
Valitse muotoiltava teksti.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Avaa fonttivalikko valitsemalla Aloitus-välilehdessä nykyinen fonttityyppi ja valitse sitten haluamasi fonttityyppi tai säädä fonttikoko haluamallasi tavalla.
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.
-
Valitse muotoiltava teksti.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Fontin väri ja valitse sitten haluamasi fontin väri.
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.
Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta.
-
Aseta kohdistin asiakirjaan kohtaan, johon haluat luoda luettelon.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Avaa välilehtivalikko ja valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Luettelomerkit tai Numerointi ja valitse sitten haluamasi luettelomerkki- tai numerointityyli.
-
Kirjoita luettelokohteet luetteloon.
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.
-
Valitse teksti.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Kappaleen muotoilu.
-
Valitse Riviväli ja valitse sitten haluamasi väli.
Asiakirjojen helppokäyttöisyyden testaaminen
Kun asiakirja on valmis, voit kokeilla joitakin keinoja sen helppokäyttöisyyden varmistamiseksi:
-
Siirry Word täydelliseen työpöytä- tai verkkoversioon ja suorita helppokäyttöisyyden tarkistus. Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat. Katso ohjeet artikkelista Helppokäyttöisyyden parantaminen Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla.
-
Word for iOS-sovelluksessa voit kokeilla siirtyä sivuilla sisäisen VoiceOver-näytönlukuohjelman avulla.
-
Ota VoiceOver käyttöön valitsemalla Asetukset > Helppokäyttötoiminnot > VoiceOver ja ottamalla sitten VoiceOver-valitsin käyttöön.
-
Voit siirtyä asiakirjan sisällössä sipaisemalla vasemmalle tai oikealle.
-
Korjaa kaikki helppokäyttötoimintoihin liittyvät ongelmat, jotka havaitsit siirtyessäsi näytönlukuohjelman avulla.
-
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Sisältö
Parhaat käytännöt Word asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|
|
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla. Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti (vaihtoehtoinen teksti) kaikkiin visualisoinneihin. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. |
|
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin. |
Näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan. Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan. |
Vältä taulukoiden käyttöä
Yleensä vältä taulukoita, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.
Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
-
Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
-
Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
-
Vie kohdistin mihin tahansa taulukon kohtaan.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Valitse Tyyliasetukset ja valitse sitten Otsikkorivi.
Vihje: Kun asetus on valittuna, se on harmaa.
-
Kirjoita sarakeotsikot.
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen
Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.
Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.
Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
-
Valitse muotoiltava teksti.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Tyylit ja valitse sitten haluamasi tyyli.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaalinen sisältö sisältää kuvia, SmartArt-kuvia, muotoja, taulukoita, ryhmiä, kaavioita, upotettuja objekteja, käsinkirjoitusta ja videoita. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.
Huomautukset:
-
Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
-
Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.
-
Valitse visuaalinen kuva, esimerkiksi kuva.
-
Valitse näytön alareunan työkaluriviltä
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti ja kirjoita sitten visualisoinnin vaihtoehtoinen teksti.
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin lisääminen
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", "Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.
-
Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Avaa välilehtivalikko ja valitse Lisää-välilehti .
-
Valitse Linkki ja valitse sitten Lisää linkki.
-
Kirjoita Osoite-kenttään kohteen URL-osoite.
-
Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -kentässä. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.
-
Valitse Lisää.
Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen
Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
-
Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.
-
Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin
-
Valitse muotoiltava teksti.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Avaa fonttivalikko valitsemalla Aloitus-välilehdessä nykyinen fonttityyppi ja valitse sitten haluamasi fonttityyppi tai säädä fonttikoko haluamallasi tavalla.
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.
-
Valitse muotoiltava teksti.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Fontin väri ja valitse sitten haluamasi fontin väri.
Vihje: Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin, valitse Automaattinen-asetus .
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.
Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta.
-
Aseta kohdistin asiakirjaan kohtaan, johon haluat luoda luettelon.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Luettelomerkit tai Numerointi ja valitse sitten haluamasi luettelomerkki- tai numerointityyli.
-
Kirjoita luettelokohteet luetteloon.
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.
-
Valitse teksti.
-
Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä
-
Valitse Aloitus-välilehdessä Kappaleen muotoilu.
-
Valitse haluamasi välistysvaihtoehto.
Asiakirjojen helppokäyttöisyyden testaaminen
Kun asiakirja on valmis, voit kokeilla joitakin keinoja sen helppokäyttöisyyden varmistamiseksi:
-
Siirry Word täydelliseen työpöytä- tai verkkoversioon ja suorita helppokäyttöisyyden tarkistus. Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat. Katso ohjeet artikkelista Helppokäyttöisyyden parantaminen Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla.
-
Word for Android-sovelluksessa voit siirtyä sivuilla käyttämällä sisäistä TalkBack-näytönlukuohjelmaa.
-
Ota TalkBack käyttöön valitsemalla Asetukset > Helppokäyttötoiminnot > TalkBack ja ottamalla sitten käyttöön Käytä palvelua -valitsin.
-
Voit siirtyä asiakirjan sisällössä sipaisemalla vasemmalle tai oikealle.
-
Korjaa kaikki helppokäyttötoimintoihin liittyvät ongelmat, jotka havaitsit siirtyessäsi näytönlukuohjelman avulla.
-
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Sisältö
-
Wordin verkkoversion asiakirjojen helppokäyttöisyyden parhaat käytännöt
-
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Wordissa työskentelyn aikana
-
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen
-
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen
-
Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävän lukuohjelman avulla
Parhaat käytännöt Wordin verkkoversio asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Wordin verkkoversio asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Vältä yleisiä helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia, kuten puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä (vaihtoehtoinen teksti) ja pienen kontrastin värejä. |
Tee tiedostojen lukemisesta helppoa kaikille. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Wordissa työskentelyn aikana |
|
|
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla. Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita. Tarkista visuaalisesti, että taulukoissa ei ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo visuaalisesti. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Wordin verkkoversio valmiita muotoilutyökaluja. Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen Helppokäyttöisten luetteloiden luominen |
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visualisoinneihin. |
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. |
|
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. |
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen |
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin. |
Ylä- ja alatunnisteet näkyvät vain tulostusasettelunäkymässä ja tulostuksen esikatselussa. Aktivoi ja muokkaa sen sisältöä kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistetta. |
Näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan. Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word
Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.
Word helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, saat tilariviltä muistutuksen.
Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys. Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistaminen.
Vältä taulukoiden käyttöä
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
-
Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
-
Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen
Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.
Käytä valmiita Otsikko- ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.
Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.
Kappalepalkkien luominen
Sen lisäksi, että voit järjestää asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalebannereita. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.
Vaiheittaiset ohjeet kappalepalkkien luomiseen ovat artikkelissa Sävytyksen lisääminen sanoihin tai kappaleisiin.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.
Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.
Huomautukset:
-
Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
-
Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", "Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.
Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Wordissa ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.
Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen
Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.
Vaiheittaiset ohjeet oletusfontin muuttamiseen ovat artikkelissa Oletusfontin muuttaminen Wordissa.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
-
Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.
-
Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Fonttivärien Automaattinen-asetusta. Jos haluat ohjeet fontin värin muuttamiseen Word, siirry kohtaan Fontin värin muuttaminen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit analysoida asiakirjaa ja etsiä riittämättömän värikontrastin. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä Värikontrasti-analysaattoria, ilmaista sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.
Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta.
Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroidun luettelon luominen.
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.
Vaiheittaiset ohjeet rivivälin säätämiseen ovat artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Wordissa.
Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävän lukuohjelman avulla
Kokeile lukea asiakirja Syventävän lukuohjelman avulla ja tarkistaa, miltä se kuulostaa.
-
Valitse asiakirjassa Näytä > Syventävä lukuohjelma.
-
Valitse Syventävä lukuohjelma -välilehdessä Lue ääneen.
-
Jos haluat poistua Syventävästä lukuohjelmasta, valitse Sulje syventävä lukuohjelma.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille
Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.
Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.
