Seuraavassa on joitain vihjeitä Excel-laskentataulukon valmistelemiseen yhdistämistä varten. Varmista seuraavat asiat:
-
Laskentataulukon sarakkeiden nimet vastaavat yhdistämisessä lisättävien kenttien nimiä. Jos esimerkiksi haluat puhutella lukijoita heidän etunimellään, erota etu- ja sukunimet eri sarakkeisiin.
-
Kaikki yhdistettävät tiedot ovat laskentataulukon ensimmäisessä taulukossa.
-
Tietomerkinnät, jotka sisältävät prosenttiosuuden, valuutan tai postinumeron on muotoilut laskentataulukossa oikein niin, että Word voi lukea niiden arvot oikein.
-
Yhdistämisessä käytettävä Excel-laskentataulukko on tallennettu paikalliseen tietokoneeseesi.
-
Muutokset tai lisäykset laskentataulukkoon on tehty valmiiksi, ennen kuin se yhdistetään yhdistämisasiakirjaan Wordissa.
Huomautukset:
-
Voit tuoda tietoja Excel-laskentataulukosta tuomalla tietoja pilkuin erotettuja arvoja sisältävästä tiedostosta (.csv) tai tekstitiedostosta (.txt) ja luomalla uuden laskentataulukon ohjatun tekstin tuomisen avulla.
-
Lisätietoja on artikkelissa Excel-tietolähteen valmisteleminen Wordin yhdistämistoimintoa varten.
Postituslistan yhdistäminen ja muokkaaminen
Muodosta yhteys tietolähteeseen. Lisätietoja on artikkelissa Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.
Postitusluettelon muokkaaminen
-
Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa.
-
Tyhjennä Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa valintaruutu kaikkien niiden käyttäjien nimen vieressä, joiden et halua saavan postitustasi.
Huomautus: Voit myös lajitella tai suodattaa luetteloa, jotta nimiä ja osoitteita on helpompi löytää. Lisätietoja on artikkeleissa Tietojen lajitteleminen yhdistämistä varten ja Tietojen suodattaminen yhdistämistä varten.
Voit lisätä vähintään yhden yhdistämiskentän, jotka hakevat tiedot laskentataulukosta asiakirjaan.
Yhdistämiskenttien lisääminen kirjekuoreen, tarraan, sähköpostiviestiin tai kirjeeseen
-
Siirry kohtaan Postitukset > Osoitelohko.
Lisätietoja on artikkelissa Osoitelohkon lisääminen
-
Lisää tervehdysteksti valitsemalla Tervehdysteksti.
Lisätietoja on artikkelissa Tervehdystekstin lisääminen.
-
Jos haluat lisätä muita yhdistämiskenttiä, esimerkiksi laskujen numerot, saat lisätietoja artikkelista Yhdistämiskenttien lisääminen.
-
Valitse OK.
-
Valitse Tiedosto > Tallenna.
Jos haluat lisätietoja sähköpostinviestin määrittämisestä, lue artikkeli Sähköpostiviestin yhdistäminen Wordissa.
Kun olet lisännyt haluamasi yhdistämiskentät, esikatsele tuloksia ja varmista, että sisältö on kunnossa. Sen jälkeen voit suorittaa yhdistämisen loppuun.
-
Valitse Postitukset > Esikatsele tuloksia.
-
Valitse Seuraava
-
Siirry kohtaan Viimeistele yhdistäminen > Tulosta asiakirjat tai Lähetä sähköpostiviestit.
Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se pysyy yhteydessä tietolähteeseen. Voit käyttää yhdistämisasiakirjaa uudelleen seuraavassa joukkopostituksessa.
-
Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.
Seuraavassa on joitain vihjeitä Excel-laskentataulukon valmistelemiseen yhdistämistä varten. Varmista seuraavat asiat:
-
Laskentataulukon sarakkeiden nimet vastaavat yhdistämisessä lisättävien kenttien nimiä. Jos esimerkiksi haluat puhutella lukijoita heidän etunimellään, erota etu- ja sukunimet eri sarakkeisiin.
-
Kaikki yhdistettävät tiedot ovat laskentataulukon ensimmäisessä taulukossa.
-
Tietomerkinnät, jotka sisältävät prosenttiosuuden, valuutan tai postinumeron on muotoilut laskentataulukossa oikein niin, että Word voi lukea niiden arvot oikein.
-
Yhdistämisessä käytettävä Excel-laskentataulukko on tallennettu paikalliseen tietokoneeseesi.
-
Muutokset tai lisäykset laskentataulukkoon on tehty valmiiksi, ennen kuin se yhdistetään yhdistämisasiakirjaan Wordissa.
Lisätietoja on artikkelissa Excel-tietolähteen valmisteleminen Wordin yhdistämistoimintoa varten.
Postituslistan yhdistäminen ja muokkaaminen
Muodosta yhteys tietolähteeseen. Lisätietoja on artikkelissa Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.
-
Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa.
Katso lisätietoja kohdasta Yhdistäminen: Muokkaa vastaanottajia.
Lisätietoja lajittelemisesta ja suodattamisesta on artikkeleissa Tietojen lajitteleminen yhdistämistä varten ja Tietojen suodattaminen yhdistämistä varten.
-
Valitse OK.
Voit lisätä vähintään yhden yhdistämiskentän, jotka hakevat tiedot laskentataulukosta asiakirjaan.
-
Valitse Postitukset > Lisää yhdistämiskenttä.
-
Lisää haluamasi kenttä.
-
Toista vaiheet 1 ja 2 tarvittaessa.
-
Valitse Tiedosto > Tallenna.
Jos haluat lisätietoja sähköpostinviestin määrittämisestä, lue artikkeli Sähköpostiviestin yhdistäminen Wordissa.
Kun olet lisännyt haluamasi yhdistämiskentät, esikatsele tuloksia ja varmista, että sisältö on kunnossa. Sen jälkeen voit suorittaa yhdistämisen loppuun.
-
Valitse Postitukset > Esikatsele tuloksia.
-
Valitse Seuraava- tai Edellinen-painike, joilla voit selata tietolähteen tietueita ja katsoa, miltä ne näyttävät asiakirjassa.
-
Siirry kohtaan Viimeistele yhdistäminen > Tulosta asiakirjat tai Yhdistä sähköpostiin.
Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se pysyy yhteydessä tietolähteeseen. Voit käyttää yhdistämisasiakirjaa uudelleen seuraavassa joukkopostituksessa.
-
Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.
