Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistaminen asiakirjojen, esitysten tai työkirjojen tarkastuksen avulla

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon Word-asiakirjoista löytämät ja poistamat tiedot

Asiakirjan tarkastaminen näyttää useita eri tarkastajia, joiden avulla voit etsiä ja poistaa piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietojaWord tiedostoista ennen jakamista.  

Voit etsiä ja poistaa tietoja nopeasti seuraavasti: 

1. Valitse Asiakirjan tarkastaminen -kohdassa poistettavat tai tallennettavat asetukset (alla kuvatulla tavalla).

2. Valitse Tarkasta.

3. Tarkista tarkastuksen tulokset ja valitse Poista kaikki poistettavien kohteiden kohdalla.
   Lisätietoja tietojen poistamisesta on artikkelissa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon käyttäminen.

4. Valitse Katso uudelleen tai Sulje.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit

Word-asiakirjoissa voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:

• Kommentit, jäljitettyjen muutosten muokkausmerkinnät, versiot ja käsin kirjoitetut huomautukset    Jos asiakirja on luotu yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, asiakirjassa voi olla esimerkiksi jäljitettyjen muutosten muokkausmerkintöjä, kommentteja, käsin kirjoitettuja huomautuksia tai versioita. Näistä tiedoista muut voivat selvittää asioita, joita et välttämättä halua jakaa tiimisi ulkopuolella, kuten asiakirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja asiakirjaan tehdyt muutokset.

• Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot    Asiakirjan ominaisuudet, tai metatiedot, sisältävät tietoja asiakirjasta, kuten sen tekijän, aiheen ja otsikon. Asiakirjan ominaisuudet sisältävät myös tietoja, joita Microsoft 365-ohjelmat ylläpitävät automaattisesti, kuten asiakirjan viimeksi tallentaneen henkilön nimi ja päivämäärä, jolloin asiakirja on luotu. Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, asiakirja voi sisältää myös muita erilaisia henkilötunnistetietoja, kuten sähköpostiotsikoita, tarkistettavaksi lähettämisen tietoja, kiertolistoja ja mallien nimiä.

• Ylä- ja alatunnisteet ja vesileimat     Word asiakirjoissa voi olla tietoja ylä- ja alatunnisteissa. Lisäksi olet ehkä lisännyt vesileiman Word asiakirjaan.

• Piilotettu teksti     Word asiakirjat voivat sisältää tekstiä, joka on muotoiltu piilotekstiksi. Jos et tiedä, onko asiakirjassa piilotettua tekstiä, voit hakea sitä Asiakirjan tarkastaminen.

• Asiakirjapalvelimen ominaisuudet    Jos asiakirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -pohjaiseen kirjastoon, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.

• Mukautetut XML-tiedot    Asiakirjat voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla

1. Avaa Word-asiakirja, jonka haluat tarkistaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.

2. Valitse Tiedosto-välilehdessäTallenna nimellä ja tallenna sitten alkuperäisen asiakirjan kopio kirjoittamalla nimi Tiedostonimi-ruutuun .

3. Valitse alkuperäisen asiakirjan kopion Tiedosto-välilehdessäTiedot.

4. Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

5. Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa.

6. Valitse Tarkasta.

7. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa.

8. Valitse Poista kaikki niiden piilotettujen sisältötyyppien tarkistustulosten vierestä, jotka haluat poistaa asiakirjasta.

   Tärkeää: 

   • Jos poistat piilotetun sisällön asiakirjasta, et ehkä voi palauttaa sitä valitsemalla Kumoa.

   • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument Text -muodossa (.odt) tallentamistasi asiakirjoista, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen -toiminto aina, kun tallennat asiakirjan tässä muodossa.

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon Excel-asiakirjoista löytämät ja poistamat tiedot

Tässä taulukossa on lueteltu piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit, joita Asiakirjan tarkastaminen voi etsiä ja poistaa työkirjoista.

Voit etsiä ja poistaa tietoja nopeasti seuraavasti:

1. Valitse Asiakirjan tarkastaminen -kohdassa poistettavat tai tallennettavat asetukset (alla kuvatulla tavalla).

2. Valitse Tarkasta.

3. Tarkista tarkastuksen tulokset ja valitse Poista kaikki poistettavien kohteiden kohdalla.
   Lisätietoja tietojen poistamisesta on artikkelissa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon käyttäminen.

4. Valitse Katso uudelleen tai Sulje.

Kaikkia tietoja ei voi poistaa. Lisätietoja on artikkelissa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät tiedot, mutta niitä ei voi poistaa.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen

Asiakirjan tarkastaminen auttaa etsimään ja poistamaan piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot Excel -työkirjoista.

1. Avaa työkirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.

2. Valitse Tiedosto-välilehdessäTallenna nimellä ja tallenna kopio alkuperäisestä työkirjasta kirjoittamalla toinen nimi Tiedostonimi-ruutuun .

3. Valitse alkuperäisen työkirjan kopion Tiedosto-välilehdessä Tiedot.

4. Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

5. Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa. Lisätietoja yksittäisistä tarkastajista on artikkelissa Mitä Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa Excel-asiakirjoista.

6. Valitse Tarkasta.

7. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑ruudussa.

8. Valitse Poista kaikki niiden piilotettujen sisältötyyppien tarkistustulosten vierestä, jotka haluat poistaa asiakirjasta.

   Tärkeää: 

   • Jos poistat piilotettua sisältöä työkirjasta, et ehkä voi palauttaa sitä valitsemalla Kumoa.

   • Jos työkirjasta poistetaan piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita, joissa on tietoja, työkirjan laskelmat tai kaaviot voivat muuttua. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuilla riveillä tai piilotetuissa sarakkeissa tai laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit, sarakkeet tai laskentataulukot näkyviin ja käy sitten läpi niiden sisältö.

   • Kommenttien ja huomautusten, asiakirjan ominaisuuksien ja henkilökohtaisten tietojen sekä ylä- ja alatunnisteiden tarkastajia ei voi käyttää työkirjassa, joka on tallennettu jaettuna työkirjana (Tarkista > Jaa työkirja). Tämä johtuu siitä, että jaetut työkirjat käyttävät henkilökohtaisia tietoja, jotta eri henkilöt voivat tehdä yhteistyötä samassa työkirjassa. Jos haluat poistaa nämä tiedot jaetusta työkirjasta, voit kopioida työkirjan ja poistaa sen jakamisen. Jos haluat poistaa työkirjan jakamisen, valitse Tarkista-välilehdessä Jaa työkirja ja poista Salli useamman kuin yhden käyttäjän tekemät muutokset samanaikaisesti -valintaruudun valinta.

   • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument Spreadsheet -muodossa (.ods) tallentamistasi laskentataulukoista, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen -toiminto aina, kun tallennat laskentataulukon tässä muodossa.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit Excelissä

Esimerkiksi seuraavat kohteet voivat olla piilotettujen tietojen tai henkilökohtaisten tietojen lähteitä Excel-työkirjoissa:

• Kommentit ja käsin kirjoitetut huomautukset     Jos olet luonut työkirjan yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, työkirjassa voi olla esimerkiksi kommentteja tai käsin kirjoitettuja huomautuksia. Näistä tiedoista muut voivat selvittää työkirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja työkirjaan tehdyt muutokset.

• Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot     Metatiedot tai Excelissä asiakirjan ominaisuudet sisältävät muiden Microsoft 365-sovellusten lailla tietoja, kuten tekijän, aiheen ja otsikon. Microsoft 365 säilyttää automaattisesti työkirjan viimeksi tallentaneen henkilön nimen, asiakirjan luontipäivämäärän ja asiakirjan sijainnin. Asiakirja voi sisältää myös muita henkilötunnistetietoja, kuten sähköpostiviestien otsikoita, tietoja tarkastettavaksi lähettämisestä, kiertolistoja, tulostimen ominaisuuksia (esimerkiksi tulostinpolku ja suojatun tulostuksen salasana) sekä tiedostopolun tietoja verkkosivujen julkaisemista varten.

• Ylä- ja alatunnisteet     Työkirjojen ylä- ja alatunnisteissa voi olla tietoja.

• Piilotetut rivit, sarakkeet ja laskentataulukot    Työkirjaan voidaan piilottaa rivejä, sarakkeita ja kokonaisia laskentataulukoita. Jos jaat piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita sisältävän työkirjan kopion, muut voivat tuoda ne näkyviin ja tarkastella niiden sisältämiä tietoja.

• Asiakirjapalvelimen ominaisuudet     Työkirjat, jotka on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -kirjastoon, saattavat sisältää muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.

• Mukautetut XML-tiedot     Työkirjat voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse tiedostossa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

• Näkymätön sisältö     Työkirjoissa voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

• Ulkoiset linkit    Työkirjoissa voi olla linkkejä muissa työkirjoissa oleviin tietoihin (ulkoisia linkkejä). Niiden laskentataulukoiden nimet, joissa kyseiset tiedot ovat, tallennetaan työkirjojen mukana, mutta nimet eivät ehkä ole näkyvissä.

• Upotetut tiedostot tai objektit    Työkirjoissa voi olla upotettuja tiedostoja (kuten Microsoft 365- tai Teksti-asiakirja) tai upotettuja objekteja (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä.

• VBA-makrot    Työkirjoissa voi olla makroja, VBA-moduuleja, COM- tai ActiveX-komponentteja, käyttäjälomakkeita tai käyttäjän määrittämiä funktioita (UDF), jotka voivat sisältää piilotettuja tietoja.

• Kohteet, joissa voi olla välimuistiin tallentuneita tietoja    Työkirjoissa voi olla välimuistiin tallentuneita Pivot-taulukoiden, Pivot-kaavioiden, osittajien, aikajanojen ja kuutiokaavojen tietoja, jotka eivät ehkä ole näkyvissä.

• Excel-kyselyt    Työkirjoissa voi olla piilotettuja Excel-kyselykysymyksiä, jotka on kirjoitettu Excelin verkkoversiossa ja tallennettu työkirjaan, mutta jotka eivät näy siinä.

• Skenaariohallinnan skenaariot    Työkirjoissa voi olla skenaarioita, jotka on määritetty Skenaariohallinnan avulla. Näissä skenaarioissa voi olla välimuistiin tallentuneita tai piilotettuja tietoja.

• Suodattimet    Työkirjoissa voi olla aktiivisia pikasuodattimia tai taulukkosuodattimia, joiden vuoksi välimuistissa olevia tai piilotettuja tietoja voi tallentua työkirjaan.

• Piilotetut nimet    Työkirjoissa voi olla piilotettuja nimiä, jotka voivat olla piilotettujen tietojen lähteitä.

Tiedot, jotka Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää, muttei voi poistaa

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto havaitsee seuraavat kohteet, jotka saattavat sisältää tietoja, jotka eivät näy työkirjassa. Se ei voi poistaa näitä kohteita, koska työkirja ei ehkä toimisi kunnolla tämän jälkeen. Voit tarkistaa kunkin havaitun kohteen ja määrittää, poistatko sen manuaalisesti vai korvaatko sen kohteella, jossa ei ole piilotettuja tietoja, kuten staattisella kuvalla.

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot

Tässä taulukossa on lueteltu piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit, joita Asiakirjan tarkastaminen voi etsiä ja poistaa PowerPoint-esityksistäsi.

Voit etsiä ja poistaa tietoja nopeasti seuraavasti:

1. Valitse Asiakirjan tarkastaminen -kohdassa poistettavat tai tallennettavat asetukset (alla kuvatulla tavalla).

2. Valitse Tarkasta.

3. Tarkista tarkastuksen tulokset ja valitse Poista kaikki poistettavien kohteiden kohdalla.
   Lisätietoja tietojen poistamisesta on artikkelissa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon käyttäminen.

4. Valitse Katso uudelleen tai Sulje.

Kaikkia piilotettuja tietoja ja tietoja ei voi poistaa Asiakirjan tarkastaminen. Lisätietoja on artikkelissa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät tiedot, mutta sitä ei voi poistaa.

Jos Asiakirjan tarkastaminen -toiminto on mukautettu organisaatiossa lisäämällä tarkastusmoduuleja, voit mahdollisesti tarkastaa esitykset myös muunlaisten tietojen varalta.

Piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen

1. Avaa PowerPoint-esitys, jonka haluat tarkistaa piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.

2. Valitse Tiedosto-välilehdessäTallenna nimellä ja tallenna sitten alkuperäisen esityksen kopio kirjoittamalla nimi Tiedostonimi-ruutuun .

3. Valitse alkuperäisen esityksen kopion Tiedosto-välilehdessäTiedot.

4. Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse Tarkasta asiakirja.

5. Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa. Lisätietoja yksittäisistä tarkastajista on artikkelissa Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistaminen tarkastamalla asiakirjat, esitykset tai työkirjat.

6. Valitse Tarkasta.

7. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa.

8. Valitse Poista kaikki niiden piilotettujen sisältötyyppien tarkistustulosten vierestä, jotka haluat poistaa asiakirjasta.

   • Jos poistat piilotetun sisällön esityksestä, et ehkä voi palauttaa sitä valitsemalla Kumoa.

   • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument-muodossa (.odp) tallentamistasi esityksistä, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen ‑toiminto aina, kun tallennat esityksen tässä muodossa.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit

PowerPoint-esitykset voivat tallentaa useita eri tyyppisiä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Vaikka nämä tiedot eivät välttämättä näy heti, voidaan ne silti noutaa esityksestä.

Piilotettuja tietoja voivat olla esimerkiksi sellaiset tiedot, joita PowerPoint lisää esitykseen, jotta esityksen luominen yhteistyössä muiden kanssa on mahdollista. Sovellus voi myös sisällyttää tietoja, jotka määrität tarkoituksellisesti piilotetuiksi.

PowerPoint-esityksissä voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:

• Kommentit ja käsin kirjoitetut huomautukset    Jos olet luonut esityksen yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, esityksessä voi olla esimerkiksi kommentteja tai käsin kirjoitettuja huomautuksia. Näistä tiedoista muut voivat selvittää esitykseen tehdyt muutokset, sitä käsitelleiden henkilöiden nimet ja tarkistajien kommentit.

• Muutostenseurantatiedot   Kun käsittelet pilvipalveluun tallennettua jaettua asiakirjaa yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, Microsoft 365:n PowerPoint 2016 tallentaa tietoja henkilöistä, jotka tekivät muutoksia asiakirjaan, sekä muutosten ajankohdan.

• Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot     Asiakirjan ominaisuudet eli metatiedot sisältävät tietoja esityksestäsi, kuten tekijän, aiheen ja otsikon. Asiakirjan ominaisuudet sisältävät myös tietoja, joita Microsoft 365-ohjelmat ylläpitävät automaattisesti, kuten asiakirjan viimeksi tallentaneen henkilön nimi ja päivämäärä, jolloin asiakirja on luotu. Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, asiakirjassa voi olla myös muita henkilökohtaisia tietoja (PII), kuten sähköpostin otsikot, tarkistettavat lähetystiedot, reititysluettelot ja tiedostopolkutiedot verkkosivujen julkaisemista varten.

• Näkymätön diasisältö     Esityksessä voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

• Diojen ulkopuolinen sisältö     PowerPoint esitykset voivat sisältää objekteja, jotka eivät ole heti näkyvissä, koska ne on vedetty dian ulkopuolella olevalle alueelle. Dian ulkopuolella voi olla tekstiruutuja, ClipArt-kuvia, grafiikkaa ja taulukoita.

• Esityksen muistiinpanot     Tällaista tekstiä voivat olla esimerkiksi muistiinpanot, jotka on tehty vain esityksen pitäjää varten.

• Asiakirjapalvelimen ominaisuudet     Jos asiakirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -pohjaiseen kirjastoon, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.

• Mukautetut XML-tiedot    Esitykset voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Tiedot, jotka Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää, muttei voi poistaa

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto havaitsee seuraavat kohteet, jotka saattavat sisältää tietoja, jotka eivät näy työkirjassa. Asiakirjan tarkastaminen ei voi poistaa näitä kohteita, koska työkirja ei ehkä toimisi kunnolla tämän jälkeen. Voit tarkistaa kunkin havaitun kohteen ja määrittää, poistatko sen manuaalisesti vai korvaatko sen kohteella, jossa ei ole piilotettuja tietoja, kuten staattisella kuvalla.

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ja henkilökohtaiset tiedot

Microsoft 365 Insider -käyttäjille PowerPoint 2016 koontiversiossa 8403 käyttöön otetut tarkistusten seurantatiedot kuvaavat Asiakirjan tarkastaminen rajoitusta. Esimerkiksi Kelly ja Linda tekevät yhteistyötä esityksessä A Microsoft 365. Muokkauksen seurantatiedot (eli käyttäjänimet ja muokkausajat) lisätään esitykseen. Jos Mohammed avaa esityksen A PowerPointin aiemmassa versiossa ja poistaa henkilökohtaiset tiedot suorittamalla Asiakirjan tarkastaminen tiedostossa, PowerPoint-version Asiakirjan tarkastaminen ei pysty tunnistamaan ja poistamaan uudemman Microsoft 365 kellyn ja Lindan käyttämään PowerPoint. Mohammed ei voi poistaa muokkausseurantatietoja päivittämättä PowerPoint nykyiseen versioon ja suorittamatta Asiakirjan tarkastaminen