Failide rühmaga ühiskasutusse andmine Outlookis

Microsoft 365 rühm muudab failide ühiskasutuse lihtsaks, lisades sinna sihtotstarbelise teegi, mis on kõigi rühmafailide talletamise peamine koht.

Kui loote rühma teegis faili või kausta, pääsevad sellele juurde kõik rühma liikmed. Kui lisate rühma uusi liikmeid, sh külalisi (väliskasutajaid), pääsevad ka nemad failidele juurde. Vaikimisi on rühma liikmetel õigus faile vaadata ja redigeerida; kõik teised teie asutuse töötajad saavad faile üksnes vaadata.

Viimatistele failidele pääseb juurde rühmavaate jaotisest Failid.

Outlooki rühmade abil on lihtne rühmaliikmetega dokumentide ja muude failide kallal koos töötada ning neid ühiskasutusse anda.

Vaates Viimatised kuvatakse kõik rühma dokumendid. Viimatiste failide vaate kaudu pääsete juurde kõigile rühmaga jagatud failidele (sh meilimanustena ühiskasutusse antud failid, rühma SharePointi dokumenditeegis talletatud failid ja OneDrive'is või muudes SharePointi dokumenditeekides ühiskasutusse antud failid).  
Kaasautorlus ja värskenduste kiire edastamine – saate dokumenti redigeerida ja Outlookis meili teel kõrvuti vastata. Dokumendi värskendamiseks ja muudatustest teavitamiseks kolleegidega pole vaja konteksti vahetada.
Pääsete kiiresti juurde failiga seotud meilisõnumitele – rühma sisendkausta kerimise asemel pääsete juurde failile, mis on teiega meili teel ühiskasutusse antud.

Märkus.: Need funktsioonid on saadaval ainult inimestele, kes kasutavad töö- või koolikontot, millel on tingimustele vastav Microsoft 365 tellimus.

Uus Outlook Klassikaline Outlook Veeb

Rühma failide ühiskasutusse andmineuus Outlook

Avage uus Outlook.
Rühmade leidmiseks on kaks võimalust.
1. Valige Rühmad akna vasakus servas asuval rakenduseribal.
2. Valige postkasti kaustaloendis Mine Rühmad
Valige vasakpoolsel paanil jaotises Rühmad rühm, kuhu soovite failid ühiskasutusse anda.

Meilisõnumile ühisfaili manustamine

Avage klassikaline Outlook. Rühma otsimiseks on kaks võimalust.
1. Valige navigeerimisribal Rohkem rakendusi > Rühmad. (Kinnitamiseks paremklõpsake Rühmad ja valige Kinnita.)
  
  Rühmad Home'is kuvatakse kõik rühmad korraga.
2. Valige postkastikaustade loendi jaotises Rühmad oma rühm.
Alustage oma rühmas vestlust.
Valige Manusta fail.
Valige faili allikas. Valikud on Viimatised failid, Veebiasukohad ja See arvuti. Veebiasukohtade hulka kuuluvad One Drive, SharePointi saidid, rühmafailid ja muud allikad.
- Kui valite veebiasukoha, valige Manusta koopiana või Jaga OneDrive'i lingina. Koopiana manustamine annab igale adressaadile läbivaatamiseks oma failikoopia. OneDrive'i lingi ühiskasutusse andmine võimaldab rühma liikmetel reaalajas vaadata uusimaid muudatusi ja kaasautorluse funktsiooni
- Kui valite faili arvutist, manustatakse see koopiana.

Juurdepääs failidele

Failidele juurdepääsuks Outlooki veebirakendus klientrakenduses klõpsake rühmade päises nuppu Failid.

Selles vaates kuvatakse kaks jaotist: Viimatised ja Dokumendid. Jaotises Viimatised kuvatakse viis viimast rühma ühiskasutusse antud faili. Need failid sisaldavad nii faile, mis anti ühiskasutusse ühiskausta postitatud sõnumites manustena, kui ka Faile, mis anti rühmale ühiskasutusse OneDrive'ist või SharePointist. Failid sorditakse kronoloogilises järjestuses, võttes aluseks selle, millal neid viimati meiliga jagati, viimati muudeti või teeki üles laaditi. Jaotises Dokumendid kuvatakse kõik sharepointi saidil asuvad failid ja kaustad sarnases kaustastruktuuris.

Failide üleslaadimine või loomine

Uue faili teeki üleslaadimiseks klõpsake rühmapäise kohal tööriistaribal nuppu Laadi üles . Uue faili või kausta loomiseks kasutage rühmapäise nuppu Uus ja valige see rippmenüüst.

Failide kustutamine või ümbernimetamine

Faili saate hõlpsalt kustutada või ümber nimetada vaates Dokumendid. Valige loendist Dokumendid fail, mille soovite kustutada või ümber nimetada, ja klõpsake rühmapäise kohal asuval tööriistaribal nuppu Kustuta või Nimeta ümber. Kui fail oli enne kustutamist vaates Viimatised failid, värskendatakse viimatised failid pärast kustutamist vastavalt muudatusele.

Faili kustutamise ja ümbernimetamise suvandite kuvamine

Failide ühiskasutus

Seda on lihtne Outlooki veebirakendus failivaates ühiskasutusse anda. Kui soovite mõne viimatiste failide faili saata meilimanusena, klõpsake lihtsalt faili avamiseks ja lindil saate valida ühiskasutuse meili teel.

Kui soovite anda jaotise Dokumendid kaudu mõne faili ühiskasutusse, valige fail ja klõpsake ühiskasutusse andmiseks rühmapäise kohal nuppu Anna tööriistariba ühiskasutusse. Kuvatakse tuttav ühiskasutusdialoog ja saate valida inimesed, kellega soovite seda ühiselt kasutada.

Kuvatud on suvand Anna fail ühiskasutusse

Meilimanustega töötamine

Uus funktsioon Failid sisaldab võimsat võimalust töötada meilisõnumile manustatud failidega. Kui meilisõnum saadetakse rühma ühispostkasti, mis sisaldab Word, Exceli või PowerPointi manust, mida soovite redigeerida ja algsele autorile tagasi saata, tehke järgmist.

Avage menüü Failid, avage fail ja valige lindil Redigeeri ja vasta .Fail talletatakse rühma SharePointi dokumenditeegis ja avatakse vastava Office'i rakenduse veebiversioonis.
Vastusemeilisõnumi saab saata algsele saatjale koos faili salvestatud koopia lingiga.
Kui olete redigeerimise lõpetanud, lisage meilisõnumisse kommentaarid ja klõpsake nuppu Saada.

SharePointi dokumenditeeki liikumine

Vaate Failid abil saate vaadata kõiki SharePointi saidil olevaid faile, kuid kui soovite minna SharePointi saidile, saate liikuda rühmakaardi või rühmapäise kaudu. Valige Rühmad päisest ... ja valige Sait. Dokumenditeeki minemiseks valige saidil Dokumendid .

Lisateave

Meilisõnumile ühisfaili manustamine

Alustage oma rühmas vestlust.
Valige vestluspaani allservas .
Valige faili allikas. Valikud on näiteks OneDrive, rühmafailid, arvuti ja muud allikad.
- Kui valite OneDrive'i, valige Manusta koopiana või Jaga OneDrive'i lingina. Koopiana manustamine annab igale adressaadile läbivaatamiseks oma failikoopia. OneDrive'i lingi ühiskasutusse andmine võimaldab rühma liikmetel reaalajas vaadata uusimaid muudatusi ja kaasautorluse funktsiooni
- Kui valite allikaks rühma, valige fail, mille soovite manustada.
- Kui valite allikaks Arvuti, valige Manusta koopiana või Laadi üles rühmafailide hulka. Rühmafailide üleslaadimine võimaldab rühma liikmetel vaadata uusimaid muudatusi ja kaasautorlus reaalajas. Koopiana manustamine annab igale adressaadile läbivaatamiseks oma failikoopia.
- Kui valite mõne muu allika, logige sellesse allikasse sisse ja järgige viipasid.

Juurdepääs failidele

Failidele juurdepääsemiseks Outlooki veebirakendus klientrakenduses klõpsake rühmade päises nuppu Failid.

Oma Office 365 rühmas talletatavate failide ja kaustade kuvamiseks klõpsake rühmas nuppu Failid.

Selles vaates kuvatakse rühma dokumenditeeki üles laaditud failid, ühiskausta postitatud sõnumites ja OneDrive'ist või SharePointist rühma ühiskasutusse antud failides manusena ühiskasutusse antud failid. Failid sorditakse kronoloogilises järjestuses, võttes aluseks selle, millal neid viimati meiliga jagati, viimati muudeti või teeki üles laaditi. Seda sortimist ei saa muuta, kuid kui soovite näha faile muus kronoloogilises järjestuses, avage SharePointi dokumenditeek, klõpsates paremas ülanurgas nuppu Sirvi teeki .

Märkus.: . URL, . MSG ja . ASPX-faile ei kuvata rühma dokumenditeegi vaates. Nende failide kuvamiseks avage SharePointi dokumenditeegi vaade, klõpsates paremas ülanurgas nuppu Sirvi teeki.

Teeki uue faili üleslaadimiseks klõpsake lihtsalt failide loendi kohal tööriistaribal olevat linki Laadi üles . Kui soovite otsida oma failide teegist, tippige lihtsalt märksõnad akna vasakus ülanurgas olevale otsinguväljale ja vajutage sisestusklahvi (Enter).

Failide otsimine märksõnade järgi akna vasakus ülanurgas asuva otsinguvälja abil

Failide kustutamine või ümbernimetamine

Faili kustutamiseks või ümbernimetamiseks liikuge esmalt SharePointi dokumenditeeki, klõpsates paremas ülanurgas nuppu Sirvi teeki . Paremklõpsake faili, mille soovite kustutada või ümber nimetada, ja valige käsk Kustuta või Nimeta vastavalt vajadusele ümber .

Meilimanustega töötamine

Uued failid sisaldavad võimsat uut viisi meilisõnumitele manustatud failidega töötamiseks. Kui meilisõnum saadetakse rühma ühispostkasti, mis sisaldab Word, Exceli või PowerPointi manust, mida soovite redigeerida ja algsele autorile tagasi saata, minge jaotisse Failid, topeltklõpsake faili avamiseks ja valige lindil "Redigeeri ja vasta". Fail talletatakse rühma SharePointi dokumenditeegis ja avatakse vastava Office'i rakenduse veebiversioonis. Vastusesõnum saadetakse ka algsele saatjale koos faili salvestatud koopia lingiga. Kui olete redigeerimise lõpetanud, lisage meilisõnumisse kommentaarid ja klõpsake nuppu Saada.

Kuvatõmmis meilimanustega

SharePointi teeki liikumine

Lisaks eespool kirjeldatud täiustustele oleme lihtsustanud ka otse sharePointi dokumenditeeki pääsemist. Kui olete rühma jaotises Failid , kuvatakse paremas ülanurgas sirvimisteek . Klõpsake seda ja teie SharePointi dokumenditeek avatakse brauseris.

Rühmafailide jagamine külalistega

Rühmafaile saate külalistele ühiskasutusse anda, manustades rühmateeki salvestatud mis tahes faili. Lisateavet leiate teemast Microsoft 365 rühmad külalispääs.

Kui näete rühmafailide külalistele ühiskasutusse andmisel teadet selle kohta, et külaliste manused on blokeeritud, ei saa külaline ühisfaile avada enne, kui teie rentnikuadministraator lubab külaliste jaoks failide ühiskasutuse.

Failide postitus rühmateeki

Iga kord, kui postitate faili rühma dokumenditeeki, pääsevad sellele juurde kõik rühma liikmed. Lohistage see lihtsalt arvutist rühma teeki. Lisateavet leiate teemast Failide üleslaadimine teeki .

Kui fail, mida soovite ühiskasutusse anda, on juba teie dokumenditeegis, saate selle olemasolevas asukohas säilitada ja rühma sinna kutsuda.