Introducción a las consultas

• Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

• Crear una consulta de selección

• Crear una consulta de parámetros

• Crear una consulta de totales

• Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

• Crear una consulta de creación de tabla

• Crear una consulta de datos anexados

• Crear una consulta de actualización

• Crear una consulta de eliminación

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.

Crear una consulta de selección

El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con determinados criterios. Para obtener más información, vea Crear una consulta de selección sencilla.

Crear una consulta de parámetros

Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una consulta de selección que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta para que le pida que especifique la ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó en el ejemplo anterior:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta denominada Pedidos por ciudad (que creó en la sección anterior) y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas y, después, escriba [¿Qué ciudad?].

   La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los corchetes indican que quiere que la consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la petición de parámetros.

   Nota: No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en el mensaje de petición de parámetros.

3. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta.

4. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar. La consulta le pide que escriba un valor en Ciudad.

5. Escriba Nueva York y presione Entrar para ver los pedidos de clientes de Nueva York.

   ¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar caracteres comodín como parte del mensaje:

6. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.

7. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como [¿Qué ciudad?]&"*".

   En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la Y comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra “L” y, si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra “s”.

8. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar y, en el símbolo del sistema de la consulta, escriba Nuevo y presione ENTRAR.

   La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.

Crear una consulta de totales

La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero para preguntas más complejas, se usa una consulta de totales. Una consulta de totales es una consulta de selección que le permite agrupar y resumir datos, como cuando desea ver las ventas totales por producto. En una consulta de totales, puede usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto.

Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de productos que creó en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales resumidos por producto.

1. En la pestaña Inicio, haga clic en Vista > vista Diseño.

   Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.

2. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Totales.

   Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.

• Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrícula de diseño.

• Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de totales.

• Al usar la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no quiere hacer ningún cálculo en un campo, puede agrupar los datos por ese campo.

• En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.

• En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de productos con los subtotales.

• Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Para obtener más información, vea Mostrar totales de columna en una hoja de datos con una fila de totales.

Principio de página

Mostrar datos resumidos o agregados

Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores agregados.

1. Ejecute la consulta Subtotales de productos que creó anteriormente y deje los resultados abiertos en Vista de hoja de datos.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos, con la palabra Total en la primera columna.

3. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total.

4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Como la columna contiene datos de texto, existen solo dos opciones: Ninguno y Recuento.

5. Seleccione Recuento. El contenido de la celda cambia de Total a un recuento de los valores de la columna.

6. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una flecha en la celda.

7. Haga clic en la flecha y, después, en Suma. En el campo se muestra una suma de los valores de la columna.

8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

Principio de página

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Ahora supongamos que, además de comprobar los subtotales de los productos, también quiere agregar los datos por meses, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna, los subtotales de productos de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.

2. En el grupo Configuración de consultas , haga clic en Agregar tablas.

3. Haga doble clic en Pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.

4. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Tabla de referencias cruzadas. En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Referencias cruzadas.

5. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y después haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abre el cuadro Zoom.

6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Month " & DatePart("m", [Fecha de pedido])

7. Haga clic en Aceptar.

8. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la lista desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna.

9. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra los subtotales de productos agregados por mes.

10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

    Para obtener más información sobre las consultas de tabla de referencias cruzadas, vea Facilitar la lectura de los datos de resumen mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Principio de página

Crear una consulta de creación de tabla

Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas.

Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago.

Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, después, usar la consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:

1. Abra la base de datos del ejemplo anterior.

   Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido de la base de datos.

   Nota: Si ve un mensaje debajo de la cinta de opciones sobre cómo habilitar la base de datos, haga clic en Habilitar contenido.Si la base de datos ya se encuentra en una ubicación de confianza, no verá la Barra de mensajes.

2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.

3. Haga doble clic en Detalles del pedido y Pedidos.

4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.

5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto, Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.

6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (comillas simples incluidas). Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.

7. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta.

9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y, después, haga clic en Aceptar.

10. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

11. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Crear tabla.

12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de la tabla, escriba Pedidos de Chicago y, después, haga clic en Aceptar.

13. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Síy vea la nueva tabla que aparece en el panel de navegación.

    Nota: Si ya hay una tabla con el mismo nombre, Access la elimina antes de que se inicie la consulta.

Para obtener más información sobre cómo usar consultas de creación de tabla, vea Crear una consulta de creación de tabla.

Principio de página

Crear una consulta de datos anexados

Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos datos a otra tabla.

Por ejemplo, supongamos que ha creado una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que el asociado también trabaja con clientes del área de Milwaukee. Desea agregar filas que contienen datos del área de Milwaukee a la tabla antes de compartir la tabla con su asociado. Puede agregar datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago mediante el procedimiento siguiente:

1. Abra la consulta denominada "Consulta de pedidos de Chicago" que creó anteriormente en la vista Diseño.

2. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Anexar. Se abre el cuadro de diálogo Anexar.

3. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de tabla, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.

4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad de destino, elimine "Chicago" y escriba "Milwaukee".

5. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada columna.

   En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados.

6. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas de datos anexados, vea Agregar registros a una tabla con una consulta de datos anexados.

Principio de página

Crear una consulta de actualización

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles en los informes, puede cambiar los identificadores de producto por los nombres de producto del siguiente modo:

1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.

2. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Número a Texto.

3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.

4. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.

5. Haga doble clic en Pedidos y productos de Chicago.

6. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Actualizar.

7. En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a.

8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño.

9. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna id. del producto, escriba o pegue lo siguiente: [Productos].[Nombre del producto].

   Sugerencia: Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo con una cadena vacía ("") o un valor NULO en la fila Actualizar a.

10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente: [id. de producto] como ([Productos].[id.]).

11. Puede comprobar qué valores cambiarán con una consulta de actualización si visualiza la consulta en la vista Hoja de datos.

12. En la pestaña Diseño, haga clic en Vista > Vista Hoja de datos. La consulta devuelve una lista de identificadores de producto que se actualizarán.

13. En la pestaña Diseño de consulta , haga clic en Ejecutar.

    Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos del campo Id. de producto se han cambiado por los nombres de producto de la tabla Productos.

Para más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear y ejecutar una consulta de actualización.

Principio de página

Crear una consulta de eliminación

Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a cabo la eliminación.

Por ejemplo, supongamos que mientras se preparaba para enviar la tabla Pedidos de Chicago del ejemplo anterior, a su asociado empresarial de Chicago, observa que algunas de las filas contienen una serie de campos vacíos. Decidió quitar estas filas antes de enviar la tabla. Puede abrir la tabla y eliminar las filas manualmente, pero si tiene muchas filas que eliminar y tiene criterios claros para qué filas deben eliminarse, puede resultarle útil usar una consulta de eliminación.

Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento:

1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.

2. Haga doble clic en Pedidos de Chicago.

3. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Eliminar. En la cuadrícula de diseño, las filas Ordenar y Mostrar desaparecen y aparece la fila Eliminar.

4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrícula.

5. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es nulo.

6. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

Para obtener más información sobre las consultas de eliminación, vea Crear y ejecutar una consulta de eliminación.

Principio de página