Crear una consulta de selección sencilla

Ventajas de usar una consulta

Una consulta le permite:

• Ver los datos únicamente de los campos que le interesen. Al abrir una tabla, verá todos los campos. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de campos.

  Nota: Una consulta solo muestra datos, no los almacena. Al guardar una consulta, no se guarda una copia de los datos.

• Combinar datos de varios orígenes. Normalmente, una tabla solo muestra los datos almacenados. Una consulta le permite seleccionar campos de diferentes orígenes y especificar cómo se debe combinar la información.

• Usar expresiones como campos. Por ejemplo, puede usar la función Fecha como campo, o utilizar la función Formato en un campo para controlar el formato de los datos en los resultados de la consulta.

• Ver los registros que cumplan criterios específicos. Al abrir una tabla, verá todos los registros. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de registros.

Pasos básicos para crear una consulta de selección

Puede crear una consulta de selección en la vista Diseño o mediante el Asistente para consultas. Algunos elementos de diseño no están disponibles cuando se utiliza el asistente, pero puede agregarlos más adelante en la vista Diseño. Aunque los dos métodos son ligeramente diferentes entre sí, los pasos básicos son los mismos:

1. Elija las tablas o consultas que desea usar como orígenes de datos.

2. Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir.

3. Especifique criterios para limitar los registros que devuelve la consulta (opcional).

Después de crear una consulta de selección, ejecútelo para ver los resultados. Para ejecutar una consulta de selección, ábrala en la vista Hoja de datos. Si guarda la consulta, puede volver a usarla siempre que lo necesite, por ejemplo, como origen de datos de un formulario, informe u otra consulta.

Antes de comenzar

Si utiliza campos de orígenes de datos que no están relacionados entre sí, el Asistente para consultas le preguntará si desea crear relaciones. El asistente abrirá la Ventana Relaciones, pero tendrá que reiniciar el asistente si edita alguna relación. Por lo tanto, antes de ejecutar el asistente, considere crear las relaciones necesarias para su consulta.

Para obtener más información sobre cómo crear relaciones de tabla, vea el artículo Guía de relaciones de tabla.

Usar el Asistente para consultas

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas. 

   

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y en Aceptar.

3. A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o consultas.

   Para cada campo, realice estos dos pasos:

   1. En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo.

   2. En Campos disponibles, haga doble clic en el campo para agregarlo a la lista de Campos seleccionados. Si desea agregar todos los campos a la consulta, haga clic en el botón con el corchete angular derecho doble (>>).

   3. Cuando haya agregado todos los campos que desee, haga clic en Siguiente.

      

4. Si no ha agregado campos numéricos (campos que contienen datos numéricos), vaya al paso 9. Si ha agregado campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen.

   Siga uno de estos pasos:

   1. Si desea ver registros individuales, haga clic en Detalles y, después, en Siguiente. Vaya al paso 9.

   2. Si desea ver datos numéricos resumidos, como promedios, haga clic en Resumen y, después, en Opciones de resumen.

      

5. En el cuadro de diálogo Opciones de resumen, especifique los campos que desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos.

   Para cada campo numérico, elija una de las funciones siguientes:

   1. Sum    La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo.

   2. Prom    La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo.

   3. Mín    La consulta devuelve el valor más bajo del campo.

   4. Máx    La consulta devuelve el valor más alto del campo.

   

6. Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de datos, seleccione la casilla Contar los registros de nombre de origen de datos adecuada.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de resumen.

8. Si no ha agregado un campo de fecha y hora a la consulta, vaya al paso 9. Si ha agregado un campo de fecha y hora a la consulta, el Asistente para consultas le pregunta cómo quiere agrupar los valores de fecha. Por ejemplo, supongamos que ha agregado un campo de número ("Precio") y un campo de fecha y hora ("Transaction_Time") a la consulta y, a continuación, ha especificado en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo de número "Precio". Como ha incluido un campo de fecha y hora, podría calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, para cada mes, para cada trimestre o para cada año.

   

   Seleccione el período de tiempo que desea utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a continuación, haga clic en Siguiente.

   Nota: En la vista Diseño, puede usar una expresión para agrupar valores en función del período de tiempo que desee. No obstante, el asistente solo ofrece estas opciones.

9. En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea abrirla o modificarla y, a continuación, haga clic en Finalizar.

   Si elige abrir la consulta, esta muestra los datos seleccionados en la vista Hoja de datos. Si elige modificar la consulta, esta se abre en la vista Diseño.

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Combinaciones automáticas

Si agrega orígenes de datos relacionados entre sí, las relaciones se agregarán automáticamente a la consulta como combinaciones. Las combinaciones especifican cómo se deben combinar los datos de orígenes relacionados. Access también crea automáticamente una combinación entre dos tablas si estas contienen campos con tipos de datos compatibles y uno de los campos es una clave principal.

Es posible que desee ajustar las combinaciones que Access crea. Access determina qué tipo de combinación crea en función de la relación que esta representa. Si Access crea una combinación pero no hay ninguna relación definida, Access crea una combinación interna.

Si al agregar los orígenes de datos, Access crea automáticamente las combinaciones correctas, puede ir directamente al Paso 3: Agregar campos de salida.

Utilizar el mismo origen de datos varias veces

En algunos casos, desea combinar dos copias de la misma tabla o consulta, denominada autocombinación, que combina los registros de la misma tabla cuando hay valores coincidentes en los campos combinados. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla Empleados en la que el campo InformesA del registro de cada empleado muestra su id. de jefe en lugar de su nombre. Puede usar una autounión para mostrar el nombre del administrador en el registro de cada empleado en su lugar.

Al agregar un origen de datos por segunda vez, Access agrega _1 al nombre de la segunda instancia. Por ejemplo, si ha agregado la tabla Empleados dos veces, la segunda instancia se denominará Empleados_1.

Agregar una combinación

• Para agregar una combinación, arrastre un campo de un origen de datos hasta el campo correspondiente de otro origen.

  Access muestra una línea entre los dos campos para señalar que se ha creado una combinación.

  

Cambiar una combinación

1. Haga doble clic en la combinación que desea cambiar.

   Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

   

2. Revise las tres opciones del cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

3. Haga clic en la opción que quiera usar y, después, haga clic en Aceptar.

Cuando las combinaciones se hayan completado, agregue los campos de salida. Es decir, los campos que contienen los datos que quiere incluir en los resultados de la consulta.

Usar una expresión como campo de salida

Si desea realizar cálculos o usar una función para generar un resultado de la consulta, puede usar una expresión como un campo de salida. La expresión puede usar los datos de cualquiera de los orígenes de datos de la consulta, además de funciones, como Formato o EnCad, y puede contener operadores constantes y aritméticos.

1. En una columna vacía de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón derecho en la fila Campo y, después, haga clic en Zoom en el menú contextual.

2. En el cuadro Zoom, escriba o pegue la expresión. Anteponga la expresión con el nombre que desea utilizar en la expresión de salida, seguido de dos puntos. Por ejemplo, si quiere etiquetar la expresión "Última actualización", inicie la expresión con Última actualización:.

   Nota: Puede usar expresiones para realizar una amplia variedad de tareas. No obstante, este artículo no incluye una explicación exhaustiva de las expresiones. Para obtener más información sobre cómo crear expresiones, vea el artículo Generar una expresión.

Especificar criterios para un campo de salida

1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios del campo que contiene los valores que desea limitar, escriba una expresión que los valores de campo deben cumplir para incluirlos en los resultados. Por ejemplo, si quiere limitar una consulta a los registros cuyo valor de campo Ciudad es Las Vegas, escriba Las Vegas en la fila Criterios de dicho campo.

   Si desea obtener más ejemplos de criterios de consulta para distintos tipos de datos, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

2. Especifique los criterios alternativos en la fila O, bajo la fila Criterios.

   Si especifica criterios alternativos, un valor de campo puede cumplir cualquiera de los criterios de la lista e incluirse en el resultado de la consulta.

Criterios para varios campos

Puede usar los criterios con varios campos. Si opta por esta opción, todos los criterios en una fila Criterios u O determinada deben ser verdaderos para que se incluya el registro.

Especificar criterios mediante un campo que se quiere incluir en el resultado

Puede agregar un campo al diseño de la consulta sin incluir sus datos en el resultado de la consulta. Realice esta acción si desea usar los valores del campo para limitar los resultados de la consulta pero no desea verlos.

1. Agregue el campo a la cuadrícula de diseño.

2. Desactive la casilla del campo en la fila Mostrar.

3. Especifique los criterios como lo haría para un campo de salida.