Guardar y reutilizar los elementos de diseño de una base de datos

En este artículo

• Información general

• Guardar y compartir elementos de diseño de base de datos para volver a usarlos

• Guardar una base de datos como una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación (*.accdt)

• Guardar un campo como plantilla de tipo de datos (*.accft)

• Volver a usar el diseño de una base de datos de un tercero

Información general

A veces, no desea volver a empezar desde cero. Cuando dedica mucho tiempo a conseguir el diseño correcto, desea aprovecharlo al máximo, por ejemplo, reutilizarlo. O tal vez quiera aprovechar el trabajo de diseño ya realizado por otros usuarios. Access proporciona tres formas principales de volver a usar el diseño de la base de datos:

• Las plantillas de base de datos    son archivos (tipo de archivo *.accdt) que puede usar para crear una base de datos. Normalmente, una base de datos creada a partir de una plantilla está lista para usarse, pero puede personalizarla para satisfacer necesidades específicas. Por ejemplo, la plantilla de base de datos web Activos ofrece capacidades básicas de administración de activos, pero es posible que desee ampliarla agregando información de departamento o presupuesto que pertenezca a su organización. Access incluye diversas plantillas de base de datos, que puede ver en la vista Backstage cuando se abre Access.

• Los elementos de aplicación    son archivos igual que las plantillas de base de datos, pero se usan para agregar elementos de diseño a una base de datos existente, en lugar de servir como base para una nueva base de datos. Por ejemplo, el elemento de aplicación Comentarios proporciona una tabla configurada para contener comentarios, incluido un campo de fecha y hora. Algunos elementos de aplicación inician un asistente para ayudarle a crear una relación para definir cómo encaja el elemento de aplicación con las tablas existentes. Access incluye varias partes de la aplicación, que puede ver en la pestaña Create.

• Las plantillas de tipo de datos    son archivos que puede usar para crear nuevos campos y combinaciones de campos. Por ejemplo, puede usar las plantillas de tipo de datos Fechas de inicio y finalización para agregar un par de campos de fecha y hora a una tabla con un solo clic. Las plantillas de tipo de datos usan un tipo de archivo diferente (*.accft) de las plantillas de base de datos y los elementos de aplicación. Access incluye diversas plantillas de tipo de datos, que puede ver en la pestaña Campos cuando tiene una tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Guardar una base de datos como una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación (*.accdt)

Una base de datos se guarda como una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación mediante los comandos de la pestaña Guardar & publicar en la vista Backstage.

1. En la pestaña Archivo , haga clic en Guardar & publicar.

2. En Guardar base de datos como, haga clic en Plantilla.

3. En el Create cuadro de diálogo Nueva plantilla de esta base de datos, especifique los siguientes campos:

   • Nombre   Requerido. Escriba el texto que identificará la plantilla o el elemento de aplicación. Access muestra este nombre junto con el elemento de plantilla o aplicación.

   • Descripción   Escriba el texto que describa el contenido o la finalidad del elemento de plantilla o aplicación. Esto aparece en la información sobre herramientas de la plantilla o del elemento de aplicación.

   • Categoría   Seleccione Plantillas de usuario para que el elemento de la aplicación aparezca en Plantillas de usuario en la cinta de opciones (el valor predeterminado). También puede agregar una categoría escribiéndola y, a continuación, puede asignar esta y futuras partes de aplicación a esa categoría. La nueva categoría se mostrará en la cinta de opciones.

   • Icono   Especifique el icono que se va a mostrar para el elemento de aplicación o plantilla. Para los elementos de la aplicación, este icono aparecerá en la galería de elementos de la aplicación en la cinta de opciones.

   • Vista previa   Especifique una imagen más grande para mostrar para la plantilla en la vista Backstage. Al buscar una plantilla, esta imagen es lo que verá para esta plantilla.

   • Tabla principal   Especifique una tabla que será la tabla principal para el elemento de aplicación. Esta tabla se usará de forma predeterminada para relacionar la parte de aplicación con otras tablas de una base de datos a las que se agrega el elemento. Cuando alguien usa el elemento de aplicación, Access inicia un asistente para ayudar a crear la relación. Aunque la tabla principal se usa de forma predeterminada, puede seleccionar una tabla diferente cuando se ejecute el asistente.

   • Formulario de creación de instancias   Especifique un formulario que se abrirá de forma predeterminada cuando se abran por primera vez las bases de datos creadas a partir de esta plantilla. De forma predeterminada, este formulario solo se abre una vez. El formulario puede contener código que se ejecuta cuando se abre, pero la presencia de código generará una advertencia de seguridad.

   • Elemento de aplicación   Active esta casilla para guardar la base de datos como un elemento de aplicación. Desactive esta casilla para guardar la base de datos como plantilla de base de datos.

     Nota: Debe activar esta casilla antes de poder especificar un valor para Tabla principal.

   • Incluir datos en la plantilla   Seleccione esta casilla para guardar los datos que están en la base de datos como parte de la plantilla. Cuando se crean bases de datos a partir de la plantilla, incluyen estos datos.

4. Haga clic en Aceptar para guardar la plantilla. De forma predeterminada, Access guarda la plantilla en C:\Users\<usuario actual>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.

Guardar un campo como plantilla de tipo de datos (*.accft)

Para crear una plantilla de tipo de datos, seleccione un campo o una combinación de campos y, a continuación, use un comando en la cinta de opciones para guardarlos como una plantilla. Asegúrese de que los campos están configurados de la forma que desea antes de empezar : establezca las propiedades que desee conservar como parte de la plantilla de tipo de datos. Por ejemplo, si desea crear una plantilla de tipo de datos "euro", puede crear un campo de moneda y después establecer su Formato en Euro.

1. Abra la tabla que tiene los campos que desea guardar como plantilla.

2. Seleccione el campo o campos que desea guardar para volver a usarlos.

3. En la pestaña Campos , en el grupo Agregar & Eliminar , haga clic en Más campos y, a continuación, haga clic en Guardar selección como nuevo tipo de datos.

4. En el Create cuadro de diálogo Nuevo tipo de datos de campos, especifique lo siguiente:

   • Nombre   Requerido. Identifica la plantilla de tipo de datos y se muestra en la lista de campos disponibles al elegir un campo de la lista Más campos .

   • Descripción   Escriba el texto que describa el contenido o la finalidad de la plantilla de tipo de datos. Esto aparece en la información sobre herramientas que se muestra al mantener el puntero sobre la plantilla de tipo de datos en la lista Más campos .

   • Categoría   Seleccione una categoría en la que desea mostrar la plantilla de tipo de datos en la lista Más campos . De forma predeterminada, la categoría es Tipos definidos por el usuario.

   • Formulario de creación de instancias   Si lo desea, especifique un formulario que se abrirá de forma predeterminada la primera vez que se use la plantilla de tipo de datos.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la plantilla de tipo de datos.

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Volver a usar el diseño de una base de datos de un tercero

Puede hacer que una plantilla de base de datos o un elemento de aplicación de un tercero esté disponible en la cinta si coloca una copia del archivo .accdt en la carpeta correspondiente del equipo.

1. Obtenga el archivo de plantilla (debe tener una extensión de archivo .accdt o .accft).

2. Coloque una copia del archivo en <Raíz del sistema>Usuarios\<usuario actual>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, donde:

   • <> raíz del sistema es la carpeta raíz de la instalación de Windows (normalmente C:\) y

   • <> de usuario actual es el nombre de usuario que usó para iniciar sesión en Windows.

     Nota: Si la carpeta aún no existe, créala.

3. Siga uno de estos procedimientos:

   • Para usar una plantilla de base de datos, en la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo, haga clic en Mis plantillas, haga clic en la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Create.

   • Para usar un elemento de aplicación, abra la base de datos a la que desea agregar el elemento y, a continuación, en la pestaña Create, haga clic en Elementos de aplicación y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

   • Para usar una plantilla de tipo de datos, abra la tabla en la que desea crear un campo y, a continuación, en la pestaña Campos , en el grupo Agregar & Eliminar , haga clic en Más campos y, a continuación, haga clic en la plantilla de tipo de datos que desee.

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