Puede usar los programas de Office para guardar sus archivos o convertirlos en archivos PDF a fin de compartirlos o imprimirlos mediante impresoras comerciales. Además, no necesitará ningún otro software ni complemento.
Use el formato PDF cuando quiera que un archivo:
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Tenga la misma apariencia en la mayoría de los equipos.
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Tenga un tamaño de archivo más pequeño.
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Cumpla con un formato de la industria.
Algunos ejemplos son currículos, documentos legales, boletines, archivos que están diseñados para leerse (no editarse) e imprimirse, y archivos destinados a la impresión profesional.
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Muchos programas, incluido Microsoft Word, tienen la capacidad de abrir y editar archivos PDF. Simplemente compartir algo como PDF no es suficiente para garantizar que el destinatario no puede editar el archivo.
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Al convertir la hoja de cálculo en PDF, los vínculos internos dentro de la hoja de cálculo se perderán durante la conversión, por lo que es necesario comprobar los vínculos. Sin embargo, los vínculos externos a otras fuentes estarán bien.
Para ver instrucciones detalladas, seleccione un programa de Office de la lista desplegable.
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Abra la tabla o el informe que desea publicar como PDF.
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En la pestaña Datos externos , en el grupo Exportar , seleccione PDF o XPS.
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En el campo Nombre de archivo , escriba o seleccione un nombre para el documento.
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En la lista Guardar como tipo, seleccione PDF (*.pdf).
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Si el documento requiere una calidad de impresión alta, seleccione Estándar (publicación online e impresión).
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Si el tamaño del archivo es más importante que la calidad de impresión, seleccione Tamaño mínimo (publicación en línea).
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Seleccione Opciones para establecer la página que se va a imprimir, para elegir si se deben imprimir las marcas y para seleccionar las opciones de impresión. Selecciona Aceptar .
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Seleccione Publicar.
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Si el archivo se guardó anteriormente, seleccione Archivo > Guardar una copia.Si el archivo no está guardado, seleccione Archivo > Guardar como.
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Seleccione Examinar para elegir la ubicación del equipo en la que desea guardar el archivo.
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En la lista desplegable, seleccione PDF.
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Selecciona Guardar.
Seleccione Más opciones > Opciones para personalizar el ARCHIVO PDF.
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Para crear un archivo PDF solo a partir de algunas de las páginas del documento, elija una opción en Intervalo de páginas.
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Para incluir marcas de revisión en el PDF, en Qué quiere publicar, seleccione Documento con marcas. En caso contrario, asegúrese de que documento está seleccionado.
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Para crear un conjunto de marcadores en el archivo PDF, seleccione Crear marcadores con. Después, elija Títulos o, si agregó marcadores al documento, Word Marcadores.
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Si desea incluir propiedades del documento en el PDF, asegúrese de que Propiedades del documento está seleccionado.
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Para facilitar la lectura del documento al software de lectura de pantalla, seleccione Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad.
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Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A) Esta opción genera el documento PDF como PDF versión 1.7, que es un estándar de archivado. PDF/A le ayuda a asegurarse de que el documento tendrá el mismo aspecto cuando se abra posteriormente en otro equipo.
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Texto de mapa de bits cuando es posible que las fuentes no estén incrustadas Si las fuentes no pueden insertarse en el documento, el PDF usa imágenes de mapas de bits del texto de forma que el PDF tenga el mismo aspecto que el documento original. Si esta opción no está seleccionada y el archivo usa una fuente que no puede insertarse, el lector de PDF puede cambiar la fuente.
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Cifrar el documento con una contraseña Para restringir el acceso y permitir que solo los usuarios con la contraseña puedan abrir el PDF, seleccione esta opción. Al seleccionar Aceptar, Word abre el cuadro Cifrar documento PDF, donde puede escribir y volver a escribir una contraseña.
Abrir y copiar el contenido de un PDF con Word
Puede copiar cualquier contenido que desee de un PDF al abrirlo en Word.
Vaya a Archivo > Abrir y busque el archivo PDF. Word abre el contenido del archivo PDF en un archivo nuevo. Puede copiar cualquier contenido que quiera de este, incluidas imágenes y diagramas.
Para guardar el archivo como PDF en Office para Mac, siga estos sencillos pasos:
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Seleccione Archivo.
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Elija Guardar como.
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Seleccione Formato de archivo en la parte inferior de la ventana.
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Elija PDF en la lista de formatos de archivo disponibles.
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Asigne un nombre al archivo, si aún no lo tiene, y seleccione Exportar.
: Al usar Mejor para imprimir, es posible que los hipervínculos no se conviertan correctamente. Este es un problema conocido de Word para Mac.
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Al usar Online Service , solo se puede usar la fuente a la que Microsoft tenga los derechos legales. Si la documentación contiene fuente personalizada, se sustituirá y puede causar problemas. Esto puede evitarse incrustando las fuentes en el documento.
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Para obtener más información sobre cómo incrustar fuentes, visite:
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Algunas de las fuentes no se pueden guardar con la presentación
Puede usar Word, PowerPoint y OneNote para la Web para convertir un documento en pdf.
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Seleccione Archivo > Imprimir > Imprimir (en PowerPoint seleccionará uno de los tres formatos).
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En el menú desplegable en Impresora , selecciona Guardar como PDF y, a continuación, selecciona Guardar.
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A continuación, en el menú del Explorador que se abre, puedes asignar un nombre al PDF, elegir dónde guardarlo y, a continuación, seleccionar Guardar.
Esto generará un archivo PDF básico que mantiene la disposición y el formato del documento original.
Si necesita más control sobre las opciones del PDF, como agregar marcadores, use la aplicación de escritorio para convertir un documento en PDF. Seleccione Abrir en la aplicación de escritorio en la barra de herramientas de PowerPoint y OneNote para empezar a usar la aplicación de escritorio y, en Word seleccione primero la lista desplegable Edición y, después, seleccione Abrir en la aplicación de escritorio .
Si no tienes la aplicación de escritorio, puedes probar o comprar Microsoft 365.
Para exportar Word documento o libro de Excel a formato PDF en iOS, pulse el botón Archivo en la parte superior izquierda, elija Exportar y, después, PDF.
El formato de documento portátil (PDF) conserva el formato del documento y habilita el uso compartido de archivos. Cuando un archivo en formato PDF se ve online o se imprime, se conserva el formato deseado. El formato PDF también es útil para los documentos que deban reproducirse mediante métodos de impresión comercial. Muchas agencias y organizaciones aceptan el formato PDF como formato válido y los visores están disponibles en una gran variedad de plataformas aparte de XPS.
XML Paper Specification (XPS) es un formato de archivo electrónico que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se visualice en línea o impreso, conserve exactamente el formato previsto y, además, que los datos del archivo no se puedan modificar fácilmente.
: La mayoría de los exploradores web modernos pueden abrir y mostrar un archivo PDF. Sin embargo, si tiene un sistema operativo anterior, es posible que necesite un lector de PDF instalado en el dispositivo, como Acrobat Reader, disponible en Adobe Systems.
