Programar una reunión o un evento en Outlook

Programar una reunión

1. Cree una invitación de reunión siguiendo uno de estos procedimientos:

   • En la bandeja de entrada, seleccione Nuevos elementos > Reunión o use la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + Q.

   • En el calendario, seleccione Nueva reunión o use la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + Q.

   • En un mensaje de correo electrónico en la bandeja de entrada, seleccione el botón Responder con la reunión .

     

2. Agregue asistentes siguiendo uno de los siguientes procedimientos:

   • Agregue los asistentes en la líneaPara de la solicitud de reunión y vaya al paso 4.

   • Si usa unaMicrosoft 365 o una cuenta de Exchange, use el Asistente para programación para ver las programaciones de los asistentes.

3. En el Asistente para la programación, haga clic en el cuadro situado debajo de su nombre y escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del asistente, o bien haga clic en el botón Agregar asistentes para mostrar la libreta de direcciones.

   Seleccione el icono junto al nombre del asistente en el Asistente para programación para marcar un asistente específico como Asistente obligatorio, Asistente opcional o Recurso. Cuando empiece a escribir el nombre de un asistente, Outlook le ofrecerá sugerencias basándose en las personas con las que se han comunicado mediante una reunión o correo electrónico recientemente. Elija un nombre de la lista para agregarlo como asistente.

4. Agregue el asunto de la reunión, la hora de inicio y la hora de finalización y la ubicación.

   En Outlook 2016 (o posterior) y Outlook para Microsoft 365, puede empezar a escribir el nombre de una ubicación, por ejemplo, Cuarta cafetería o Sala de conferencias 23, y Outlook buscará coincidencias de ubicación. Seleccione una de las sugerencias para elegir la ubicación o siga escribiendo para ir a otra ubicación.

   : Si usa un cuenta de Microsoft Exchange o Microsoft 365 cuenta de correo electrónico, haga clic en Asistente para programacióny, a continuación, haga clic en Buscador de sala para comprobar la disponibilidad y reservar salas. Para obtener más información, consulte Uso del Asistente para programación y el buscador de salas para reuniones en Outlook.

5. Para adjuntar un archivo a una convocatoria de reunión, en el menú Insertar , seleccione Adjuntar archivoy, a continuación, elija el archivo que desea agregar.

6. Si no quiere que esta reunión sea periódica, seleccione Enviar. En caso contrario, consulte Convertir en reunión periódica.

Convertir en reunión periódica

1. Seleccione Reunión > Periodicidad.

   : Use el método abreviado de teclado CTRL + G para programar la repetición de una reunión periódicamente.

2. Elija las opciones para el patrón de periodicidad que quiera y, después, seleccione Aceptar.

   : Cuando se agrega un patrón de periodicidad, la pestaña Reunión cambia a Series de reuniones.

3. Para enviar la convocatoria de reunión, seleccione Enviar.

Agregar una persona a una reunión existente

Puede agregar otro asistente a una reunión existente.

Si es el anfitrión de la reunión:

1. Haga doble clic para abrir la reunión y, a continuación, use la línea Requerido u Opcional o el Asistente para programación para agregar una o más personas a la reunión.

2. Seleccione Enviar actualización y una de las siguientes opciones:

   • Enviar actualizaciones solo a los asistentes agregados o eliminados.

   • Enviar actualizaciones a todos los asistentes.

Si no es el propietario de la reunión:

1. Abra la solicitud de reunión. En el grupo Responder de la cinta de opciones, seleccione Respondery, a continuación, Reenviar. Agregue uno o más destinatarios a la solicitud de reunión.

2. Seleccione Enviar. El anfitrión de la reunión recibirá una notificación de que se ha reenviado la solicitud de reunión a otra persona. Para obtener más información, vea Reenviar una reunión.

Finalizar reuniones antes de lo previsto

Si usa Outlook para Microsoft 365, puede hacer que Outlook finalice las reuniones unos minutos antes. Esto puede ayudarle a crear tiempo de transición entre reuniones. Puede elegir otra duración para reuniones de menos de una hora y reuniones de más de una hora.

1. Seleccionar Archivo > Opciones > Calendario > Opciones del calendario

2. Active la casilla Acortar citas y reuniones y, después, Finalizar temprano o Comenzar tarde.

3. Use las listas desplegables para seleccionar el número de minutos para las reuniones de menos de una hora y una hora o más y, después, seleccione Aceptar.

Programar una reunión o un evento

1. 1. En el calendario, seleccione Nuevo evento > Evento.

   2. Agregue un título para la reunión o el evento.

   3. Seleccione Invitar a asistentes y, a continuación, escriba los nombres de las personas que desea invitar a la reunión o evento.

      Si usa una cuenta profesional o educativa en Outlook con Microsoft 365 o Exchange, use la pestaña Asistente para programación para ver las programaciones de los asistentes. 

   4. En el Asistente para programación, seleccione Agregar asistente necesario o Agregar asistente opcional y empiece a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de un asistente. Cuando empiece a escribir el nombre de un asistente, Outlook le ofrecerá sugerencias basándose en las personas con las que se han comunicado mediante una reunión o correo electrónico recientemente. Elija un nombre de la lista para agregarlo como asistente.

   5. Seleccione una franja temporal sugerida o introduzca manualmente una fecha y las horas de inicio y finalización en la pestaña Evento.

   6. Escriba una ubicación de reunión y deslice el botón de alternancia de reunión de Teams a la izquierda o a la derecha según corresponda.

      : Según la cuenta, es posible que tenga la opción de seleccionar Agregar una sala o Buscar una sala o una ubicación para la reunión.

   7. Si no quiere que esta reunión sea periódica, seleccione Enviar para entregar la invitación. En caso contrario, vea la siguiente sección Programar una reunión periódica.

   Programar una reunión periódica

   1. Siga los pasos 1 a 6 de la sección anterior, Programar una reunión y agregar asistentes.

   2. Seleccione Hacer periódica y, en la ventana Repetir , elija el intervalo de periodicidad que desee para el evento. Seleccione Guardar.

   3. Seleccione Enviar para entregar la invitación.

Programar una reunión e invitar a asistentes

1. En el calendario Outlook.com, seleccione Nuevo evento.

2. Agregue un título para la reunión o el evento.

3. Seleccione Invitar a los asistentes y escriba los nombres de las personas que desea invitar a la reunión o evento. Cuando empiece a escribir el nombre de un asistente, Outlook le proporcionará sugerencias en función de las personas con las que se haya reunido o enviado correos electrónicos recientemente. Elija un nombre de la lista para agregarlo como asistente.

4. Selecciona una franja temporal sugerida o escribe manualmente una fecha y las horas de inicio y finalización.

5. Escriba una ubicación de reunión y deslice el botón de alternancia de la reunión de Skype (o reunión de Teams) a la izquierda o a la derecha según corresponda:

   

6. Seleccione Enviar para entregar la invitación.

Programar una reunión o evento periódico

1. En el calendario, seleccione Nuevo evento y agregue un título para la reunión o el evento.

2. Si necesita invitar a otros usuarios a este evento o reunión, seleccione Invitar a asistentes y escriba los nombres de las personas que desea invitar a la reunión.

3. Seleccione un intervalo de tiempo sugerido para la reunión o escriba manualmente una fecha y las horas de inicio y finalización.

4. Seleccione lista desplegable No repetir y, después, elija el intervalo de periodicidad que desee para el evento.

5. Escriba una ubicación de reunión y deslice el botón de alternancia de la reunión de Skype (o reunión de Teams) a la izquierda o a la derecha según corresponda:

   

6. Seleccione Enviar para entregar la invitación.