Compartir y obtener acceso al buzón o carpeta de otra persona en Outlook

Propietario de una carpeta o buzón: Conceder permisos a una carpeta

1. En el Panel de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea compartir y, a continuación, seleccione Propiedades.

2. Para buscar los usuarios o grupos de contactos con los que desea compartir la carpeta, en la pestaña Permisos , en Permisos, seleccione Agregar. 

3. En la lista global de direcciones, seleccione los usuarios y grupos de contactos que desee, haciendo clic en Agregar después de seleccionar cada uno. A medida que agregue usuarios o grupos, estos aparecen en el cuadro a la derecha del botón Agregar. Cuando termine de agregar usuarios, haga clic en Aceptar.

   

4. Seleccione el usuario con el que desea compartir y elija el nivel de permisos en la lista desplegable.

5. Los permisos descienden de Propietario, con todos los derechos, hasta Colaborador, con los mínimos derechos.

6. Después de elegir un nivel de permisos, puede ajustar los permisos seleccionando botones o activando y desactivando casillas. Si lo hace, el Nivel de permiso del usuario o el grupo cambiará a Personalizado.

   En el ejemplo que se muestra aquí, Diane y Kim tienen los niveles de permisos integrados Autor y Editor de publicación. A Vernon se le asignó el nivel Editor, que después se personalizó para permitirle eliminar sus propios elementos.

   

7. Para establecer permisos diferentes para otros usuarios o grupos, repita los pasos del 2 al 6.

8. Haga clic en Aceptar.

Invitado: Obtener acceso a la carpeta o el buzón de otra persona en la versión clásica de Outlook

Si usa la versión clásica de Outlook, el buzón al que se le ha concedido acceso se muestra automáticamente en la lista de carpetas. En el ejemplo siguiente, a Adam Barr se le concedió acceso al buzón de Kim Akers. El buzón de Kim se muestra automáticamente en la lista de carpetas de Adam.

Lo que puede hacer en este buzón depende de los niveles de permisos que le haya concedido la persona que comparte su buzón con usted.

Compartir y acceder a una carpeta o buzón en Outlook en la web 

Hay dos formas de interactuar con carpetas compartidas: puede ser el propietario de un buzón que quiera compartir una o más carpetas o todo su buzón.

• Propietario de la carpeta o buzón: usted es el propietario de la carpeta y decide compartirla con otras personas. Establezca los niveles de permisos adecuados para los usuarios con los que quiera compartir la carpeta.

• Invitado: Cuando alguien comparte una carpeta o un buzón con usted, recibirá una invitación para compartir una carpeta. Cuando acepte la invitación, la carpeta aparecerá en el panel de carpetas. Lo que se puede hacer en una carpeta compartida depende de los niveles de permisos establecidos.

Propietario de una carpeta o buzón: Compartir una carpeta o un buzón con otros usuarios

Para compartir una o más carpetas o compartir todo el buzón de correo con otras personas de su organización, siga estos pasos:

1. Vaya a la carpeta que desea compartir.

2. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y elija Uso compartido y permisos.

3. En la ventana Permisos para la carpeta , si la persona aún no está incluida en la lista de personas con las que está compartiendo, seleccione para agregarla.

4. Escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que concedes permiso y, a continuación, selecciona Agregar.

5. En la lista de nombres de la ventana Permisos para la carpeta, seleccione el nombre de la persona que acaba de agregar.

6. En la sección Permisos , seleccione la lista desplegable Nivel de permisos y seleccione los permisos que desea conceder a este usuario. Si no está seguro del nivel de permisos que debe seleccionar, consulte la siguiente sección Opciones para compartir una carpeta.

   

7. Confirme la configuración de uso compartido y haga clic en Aceptar. La persona con la que está compartiendo recibirá un correo electrónico para hacerle saber que ha compartido una carpeta con ella.

   Sugerencia: Si desea compartir una subcarpeta, debe seguir el mismo proceso, pero también compartir las carpetas principales.

Propietario de una carpeta o buzón: Quitar privilegios de uso compartido

1. Vaya a la carpeta que está compartiendo.

2. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y elija Uso compartido y permisos.

3. Seleccione la persona con la que está compartiendo y, a continuación, seleccione Eliminar icono.

Invitado: Aceptar y ver una carpeta o un buzón compartidos con usted

Cuando alguien comparte una carpeta con usted, se envía un correo electrónico para informarle. Ahora puede agregarlo al panel de carpetas para poder acceder a él.

1. En el panel de carpetas, haga clic con el botón derecho en Compartido conmigo.

2. Seleccione Agregar carpeta compartida o buzón de correo.

3. Escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona que ha compartido una carpeta con usted y haga clic en Agregar.

4. El nombre de la persona aparecerá bajo el nodo Compartido conmigo. Expanda el nodo para ver todas las carpetas que la persona ha compartido con usted.

Invitado: Quitar la carpeta compartida o el buzón del panel de carpetas

Si decide que ya no desea ver el buzón o la carpeta de la otra persona cada vez que abra el nuevo Outlook, haga clic con el botón secundario en la carpeta y haga clic en Quitar carpeta compartida.

Opciones para compartir una carpeta

En la tabla siguiente se detalla el tipo de permiso concedido en función del nivel de permisos que establezca.