Introducción: Migrar datos de Access a Dataverse

1. Inicie Access, seleccione Cuenta, seleccione Cambiar cuenta. Se abrirá el cuadro de diálogo Cuenta.

2.  Asegúrese de que ha iniciado sesión en Access con las mismas credenciales que usa en Power Apps. Según el entorno, es posible que deba especificar información de seguridad adicional, como una autenticación secundaria o un pin.
   
   Nota    Si no usa la misma cuenta para Access y Power Apps, se producirá un error en la migración debido a problemas de permisos.

3. Abra la base de datos de Access que desea migrar.
   
   Propina    Asegúrese de que todos los objetos de Access abiertos estén cerrados, ya que un bloqueo puede impedir la migración de tablas.

4. Haga clic con el botón derecho en una tabla en el panel de navegación y seleccione Exportar > Dataverse. 

5. En el cuadro de diálogo Exportar objetos, seleccione todas las tablas que desea exportar y desactive todas las tablas que no desee exportar.

6. Seleccione Aceptar.
   
   

7. En el cuadro de diálogo Exportar datos a entorno de Dataverse , seleccione una dirección URL de instancia de la lista proporcionada por el Servicio de detección global.
   
   Nota    En Power Apps, una dirección URL de instancia representa una sesión específica de un entorno de Power Apps. No se debe confundir con una dirección URL de página web. Un componente de la cadena, "crm.dynamics" es un traslado de versiones anteriores de Power Apps.
   
   
   
   Para obtener más información, vea Inicio: configurar un entorno de Dataverse.

El siguiente paso es tomar decisiones importantes sobre cómo desea migrar. Observe que los valores predeterminados son los más comunes. 

1. Para exportar tablas relacionadas de las tablas seleccionadas, seleccione Exportar todas las tablas relacionadas.
   
   Nota    En este momento, solo se incluyen las tablas secundarias directas al elegir exportar tablas relacionadas. Si quiere que se incluyan todas las relaciones, use el cuadro de diálogo Exportar objetos para seleccionar todas las tablas que desea migrar.

2. Para ver estas tablas, seleccione Ver tablas relacionadas. Aparecerá el cuadro de diálogo Tablas relacionadas .
   
   Las relaciones de tabla se muestran en una vista jerárquica en dos columnas: la columna izquierda muestra las tablas seleccionadas y la columna de la derecha muestra las tablas relacionadas.
   
   

   Nota: En Access puede crear una relación uno a varios y el campo de clave externa de la tabla a la que se hace referencia puede ser cualquier campo. Pero en Dataverse, el campo de clave externa de la tabla a la que se hace referencia debe ser la clave principal de la tabla a la que se hace referencia. Si la clave externa de Access no es una clave principal en la tabla a la que se hace referencia, se produce un error en la operación de exportación a Dataverse. Para exportar correctamente los datos, asegúrese de que la clave externa de Access sea la clave principal de la tabla a la que se hace referencia.

3. Para crear vínculos de tabla en Access para cada tabla de Dataverse creada por la operación de exportación, seleccione Vincular a la tabla de Dataverse después de la exportación.

4. Para obtener una vista previa de los resultados, seleccione Abrir la dirección URL de la tabla de Dataverse cuando haya terminado.
   
   Esta opción no está disponible si va a exportar a Dataverse en Teams.

5. Para establecer explícitamente un campo como la columna de nombre principal, seleccione Seleccionar campos de nombre principal y, después, elija un campo de la lista desplegable. 
   
   Si no especifica una columna para usar, la primera columna de texto de la izquierda se usa como la columna Nombre principal. Si no hay ninguna columna de texto, se crea una columna de marcador de posición de nombre principal con valores nulos.
   
   

6. Selecciona Siguiente.

El proceso de validación comienza automáticamente cuando ve un cuadro de diálogo que muestra "Ejecución de validador..." en la parte superior. Si el proceso de validación se realiza correctamente, otro mensaje muestra "Validación completada" y, a continuación, puede seleccionar Aceptar.

Esté atento a estos mensajes:

Mensaje	Explicación
"Recuperando lista de tablas del origen de OData"	Se ha iniciado el proceso de migración.
"Exportación de objetos seleccionados"	Las tablas seleccionadas se migran a Dataverse.
"Se exportaron correctamente todas las tablas que no se encontraron con un error".	Si se produce un único error en una tabla, la tabla no se exporta; de lo contrario, la operación de exportación de la tabla se completa. Para continuar, selecciona Cerrar.
"Importación de tablas seleccionadas y tablas relacionadas"	Según la forma en que exporte las tablas, se crean las tablas vinculadas, se cambia el nombre de las tablas originales y se crean y vinculan varias tablas del sistema de Dataverse en Access.

Durante el proceso de validación, si hay campos no admitidos, Access identifica las filas o tipos de datos no admitidos que superan límites y crea una tabla de errores de validación de columna de Dataverse que almacena en cada fila el nombre de la tabla exportada y los campos no admitidos. Puede elegir migrar todos los tipos de datos admitidos y elegir no migrar los tipos de datos no admitidos. Si decide no migrar, los datos permanecen en Access.

Qué sucede con los tipos de datos no admitidos y los límites excedido

Si decide vincular tablas, confirme que los resultados son los que esperaba. Vea este mensaje "Recuperando lista de tablas del entorno de Dataverse". Las tablas originales permanecen, pero sus nombres cambian. Las tablas vinculadas deberían tener ahora los nombres de tabla originales para que todos los objetos front-end sigan funcionando como antes. La clave principal (Autonumeración) de Access se conserva. Se agrega una nueva columna que corresponde a la Clave principal (GUID) de Dataverse y el nombre de la columna es el nombre de tabla.

Access también agrega tablas vinculadas adicionales desde Dataverse denominadas Equipos, Usuarios y Unidades de negocio. Estas tablas del sistema contienen la siguiente información útil:

• Usuarios      Email dirección, nombre completo, teléfono, tipo de licencia, unidad de negocio, etc.

• Teams      Equipo, nombre del equipo, pertenencia, etc.

• Unidad de negocio   Centro de costo, sitio web, límite de crédito, etc.

• DivisaDetalles de moneda para todas las monedas de transacción, incluidos valores como el tipo de cambio, el nombre, el símbolo, el código, etc. Esta tabla solo aparece si Access tiene un tipo de datos de moneda que ha migrado a Dataverse.

Puede que quiera usar esta información adicional para mejorar la solución de Access. Puede mantener estas tablas en un formulario o agregarlas a un informe. Para obtener más información, vea Tablas y columnas del sistema de Dataverse. 

Es una buena idea revisar y confirmar el proceso de migración examinando cada tabla y campo en el entorno de Dataverse. Los nombres de tabla y campo de Dataverse deben coincidir con los nombres de tabla y columna de Access. Access abre automáticamente el entorno de Dataverse en la primera tabla migrada.

Las tablas de Access aparecen en Dataverse como tablas con el nombre para mostrar y el tipo de datos correspondientes:

• La columna "Nombre para mostrar" debe mostrar cada nombre de campo de Access dentro de una tabla.

• El formato de un campo "Nombre" tiene un prefijo, un carácter de subrayado y el nombre de tabla, por ejemplo, cr444_<nombre de tabla>. Esto se denomina el nombre lógico en Dataverse.

• Todos los campos de Access migrados aparecen como "Personalizados" en la columna Tipo, junto al GUID generado automáticamente y los tipos de datos de campo Dataverse existentes.

Nota   Si ya hay una tabla de Dataverse con el mismo nombre que el nombre de tabla de Access exportado, se anexa un número a la nueva tabla de Dataverse.

De forma predeterminada, Access establece la primera columna de texto (de izquierda a derecha) como el nombre principal de Dataverse. Si una tabla no tiene campos de texto, Access agrega una columna de texto vacío como el último campo de la tabla y establece ese campo como el nombre principal de Dataverse. también puede establecer un campo específico como nombre principal. Esta columna está visible en Access y Dataverse.

Para obtener más información, vea Trabajar con cualquier dato en Dataverse.

Una vez que haya migrado las tablas de Access a Dataverse, puede ver las tablas y columnas en Dataverse y Access en cualquier momento. Tenga en cuenta que, en Dataverse, los campos se muestran en orden alfabético, no en el orden original en Access.

Dataverse/Power Apps       Para obtener información sobre cómo ver y trabajar con tablas en Dataverse, vea Editar una tabla en Power Apps.

Nota     Al hacer clic con el botón derecho en una tabla migrada vinculada en Access, se abre la tabla en el portal de Power Apps Maker en el explorador.  En la vista predeterminada del portal de Power Apps, no se muestran los campos de sistemas, lo que proporciona una vista más sencilla que muestra las columnas migradas de Access.

Dataverse para Teams       Hay varias maneras de ver las tablas y columnas:

• Cree una Power App rápida para ver o actualizar los datos.

• En el menú de compilación, selecciona Ver todo en "Elementos creados para..." y, a continuación, haz clic en la tabla que quieras ver.

• Use la Designer Tabla en Teams. Para obtener más información, vea Crear una tabla en Teams.

Propina    Es posible que le resulte útil agregar a marcador la dirección URL de la vista de tabla que prefiera en el explorador.

Sugerencia      También puede ver los datos en Excel seleccionando el comando desplegable Datos y, a continuación, seleccionando Editar en Excel. Para obtener más información, vea Editar datos de tabla en Excel. 

Para obtener más información, vea Tablas y columnas del sistema de Dataverse. 

Las siguientes secciones proporcionan información general y conceptual adicional.

Información sobre las claves principales y los nombres principales

Las claves principales se usan para identificar las filas de datos de una base de datos. Access y Dataverse tienen estructuras clave diferentes. Durante la migración, Dataverse y Access administran automáticamente la coordinación entre los dos productos con sus propias claves únicas y sin interacción del usuario.

Durante la planeación y el proceso de migración, hay dos claves principales y un campo principal adicional que debe tener en cuenta:

Autonumeración de Access     Access suele usar el tipo de datos Autonumeración, que incrementa automáticamente un número único, como clave principal para la tabla. Este campo se crea en Dataverse como un campo numérico completo con el formato autonumeración aplicado. Durante la migración, el número inicial de Dataverse se establece como el siguiente número secuencial basado en las filas de Access. Access sigue usando la columna Autonumeración para identificar las filas de datos, aunque Dataverse use una clave diferente.

Importante    Dataverse crea el campo Autonumeración como opcional, pero esto es por diseño. Dataverse genera su número secuencial cuando se guarda el registro. Si este valor se establece en obligatorio, los clientes Dataverse requerirán que se escriba un valor antes de guardar, lo que evita la generación de autonumeración. Si el campo se deja en blanco, siempre se genera una autonumeración.

Dataverse GUID Dataverse usa un tipo de datos de identificador único global (GUID) como clave principal, que se crea automáticamente como identificador único y se requiere en cada tabla. Dataverse no requiere datos importados para tener una clave principal, crea automáticamente un GUID.

Nombre principal de Dataverse Dataverse también incluye otra columna denominada Nombre principal. Este es un nombre descriptivo que se usa para identificar las filas como alternativa al uso de un GUID. Es necesario que este campo esté presente y, según la configuración de los clientes de Power Platform, puede requerir que se rellene la columna. Puede cambiar manualmente este requisito. El nombre principal no es único de forma predeterminada. Por ejemplo, un nombre de cliente podría ser el nombre principal que corresponde a un identificador de cliente único. Puede haber dos clientes con el nombre "Jones", pero cada uno tendría un id. de cliente único.

Instrucciones para decisiones sobre claves principales

La clave principal de Access, la clave principal de Dataverse y la columna Nombre principal se crean automáticamente de forma predeterminada. Sin embargo, puede elegir cómo controlar las tres claves principales. Estas son algunas instrucciones que te ayudarán a decidir:

Clave       principalSi una clave principal (Autonumeración) de Access también es una clave de negocio, como un número de pieza, es probable que desee conservarla porque se usa para identificar objetos en el mundo real. Pero si una clave principal (Autonumeración) de Access se usa exclusivamente para crear relaciones, podría reemplazarse por una clave principal (GUID) de Dataverse.

Notas

• A veces, una tabla de Access contiene una columna Autonumeración que no se usa como clave principal. En este caso, Dataverse lo convierte en un campo de número entero y se quita la capacidad de numerar automáticamente.

• Dataverse también tiene el equivalente de un campo Autonumeración de Access, denominado campo Autonumeración, que se usa para generar números secuenciales y se almacena como un valor de cadena. Este campo también puede incluir un prefijo (como una cadena o una fecha) en el número, lo que permite flexibilidad en cómo se puede usar el campo. Esta columna se basa en el SQL Server tipo de datos de secuencia automática. Para obtener más información, vea Autonumeración de columnas en Microsoft Dataverse.

Nombre principal      Dataverse requiere la existencia de una columna Nombre principal. Un nombre principal debe contener valores de cadena. Durante la migración, los usuarios pueden especificar qué columna de texto en Access quieren usar como nombre principal. Si un usuario no especifica una columna para usar, la primera columna de texto de la izquierda se usa como la columna Nombre principal. Si no hay ninguna columna de texto, se agregará una nueva columna denominada Marcador de posición de nombre principal que cumplirá el requisito de Dataverse. Esta columna se establece en Opcional y puede dejarse sin rellenar.

Para obtener más información, vea Crear una columna de nombre principal.

Comparación de claves principales y nombres principales

Descripción	Clave principal de Access	Clave principal de Dataverse	Nombre principal de Dataverse
Tipo de datos	Autonumeración (o cualquier columna que se pueda indexar)	GUID	String
Contenido	Un número sencillo y secuencial	Números y letras aleatorios exclusivos del entorno	Valores de cadena legibles para el usuario
Ejemplo	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Un nombre, como "Jones". Un número entero, como 234, o una combinación como SalesOrder9071
Requisito	Se suele usar pero no es necesario	Cada tabla debe tener una	Cada tabla debe tener una
Modificable	Un campo Autonumeración no se puede modificar, se pueden modificar otros tipos de campo	No	Sí
Identificador único	Siempre	Siempre	Solo como tecla alternativa
Clave compuesta	Compatible y combinado a menudo con Autonumeración	Incompatible	No se admite
Visibility	Por lo general, la primera columna de la tabla	Normalmente está oculto, pero se puede mostrar.	Valores predeterminados para que sean visibles
Indexando	Se puede indexar. Para obtener más información, vea Crear y usar un índice para mejorar el rendimiento.	Indizado automáticamente	Indizado automáticamente
Comentarios	Una vez definidos y introducidos los datos, no se puede cambiar ningún otro campo a un tipo de datos Autonumeración.	No puede crearlo un usuario ni durante una operación de importación de datos.	También se usa con campos generados automáticamente en tarjetas de datos, formularios basados en modelos y con búsquedas en la creación de formularios.

Notas 

• Los índices de Access no se convierten automáticamente en índices de Dataverse.

• En el fondo, Dataverse usa Azure SQL Server para crear índices automáticamente en función de los patrones de uso de datos. Los índices de las claves principales y alternativas siempre se crean y otros se agregan o quitan en función de cómo use los datos.

Descripción de las relaciones de Access y Dataverse

Es importante comprender cómo desea administrar las relaciones de tabla junto con las claves principales. Para las tablas que seleccione para migrar, puede elegir mover automáticamente todas las tablas relacionadas con las tablas seleccionadas o ignorarlas durante la migración y simplemente dejar las tablas relacionadas en Access. En ambos casos, también puede vincular las tablas que migra para mantener las relaciones actuales en Access.

Durante la operación de exportación de datos, las tablas de Access con relaciones uno a varios se pueden volver a crear como relaciones uno a varios en Dataverse. Al igual que Access, Dataverse también tiene integridad referencial, como actualizaciones en cascada de campos relacionados y eliminaciones en cascada de registros relacionados. Si la base de datos de Access tiene un diagrama de relaciones, se conserva. Sin embargo, las tablas locales originales se reemplazan por nuevas tablas vinculadas.

Access y Dataverse admiten una búsqueda entre dos tablas en una relación uno a varios. Durante el proceso de migración, las búsquedas de Access se vuelven a crear en Dataverse, como se muestra en el ejemplo siguiente:

• Dos tablas de Access, Customers y Orders, tienen claves principales CustomerID y OrderID basadas en un tipo de datos Autonumeración. La tabla Pedidos de Access tiene una clave externa que contiene los valores de la clave principal de Access en la tabla Clientes.

• Durante la operación de exportación, las claves principales de Access se conservan y se mantienen como columnas Autonumeración enteras, pero no se usan como columna de clave principal en la tabla de Dataverse. Cada tabla tiene una nueva columna GUID agregada que se convierte en la clave principal de la tabla Dataverse.

• Se crea una búsqueda para la clave externa CustomerID de la tabla Pedidos para buscar la clave principal CustomerID coincidente en la tabla Clientes. Una vez que las tablas se migran a Dataverse, si modifica la columna de búsqueda de clave externa recién agregada a la tabla Pedidos, también actualizará la columna de clave externa original. La aplicación de Access puede seguir usando la clave externa de Access, en lugar de la clave externa Dataverse. Si la clave externa de Access se modifica en la tabla vinculada en Access, también se actualizará la clave externa Dataverse. Sin embargo, la clave externa de Access será de solo lectura en Dataverse.

• En este ejemplo de relación uno a varios, la clave principal Pedidos no se usa, pero, por supuesto, se puede usar para otras relaciones.

Para obtener más información, vea Vídeo: Crear relaciones con el Asistente para búsquedasy Crear una relación entre tablas mediante una columna de búsqueda.

Instrucciones para tomar decisiones sobre claves y relaciones

Para ayudarle a decidir cuál es la mejor opción para usted, aquí tiene un resumen de las opciones comunes al migrar:

Migrar datos pero ignorar relaciones      Decide quitar la columna de clave principal (Autonumeración) de Access porque no hay otras tablas de Access con referencias o relaciones que dependan de ella y sería confuso tenerlo en la tabla De dataverse junto con la clave principal (GUID) de Dataverse.

Migrar datos y relaciones con tablas vinculadas      El escenario predeterminado es mantener la clave principal (Autonumeración) de Access original, pero no se usa como clave principal en Dataverse. Ahora se basa en la clave principal (GUID) de Dataverse y úselo en la tabla Dataverse como identificador único. Access crea tablas vinculadas para conservar las relaciones de Access. Tenga en cuenta que no puede eliminar la clave principal (GUID) de Dataverse.

En una relación, puede editar los valores de clave externa (en Access o en el entorno de Dataverse). También puede editar claves externas que hagan referencia a la clave principal de Access en una tabla vinculada de Access y actualizará automáticamente la clave externa dataverse que hace referencia a la clave principal de Dataverse en la tabla externa.

Migrar datos sin tablas vinculadas y volver a crear relaciones en Dataverse      Dado que las tablas ya no se usan en Access, puede volver a crear relaciones en Dataverse mediante el Uso de la clave principal (GUID) de Dataverse, la adición de búsquedas de Dataverse y la elección de un campo de texto en cada tabla como nombre principal durante el proceso de migración.