Η συγχώνευση αλληλογραφίας σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια δέσμη εγγράφων εξατομικευμένη για κάθε παραλήπτη. Για παράδειγμα, μια φόρμα επιστολής θα μπορούσε να εξατομικευτεί ώστε να απευθύνεστε σε κάθε παραλήπτη με το όνομά του. Μια προέλευση δεδομένων, όπως είναι μια λίστα, ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια βάση δεδομένων, συσχετίζεται με το έγγραφο. Τα σύμβολα κράτησης θέσης--που ονομάζονται πεδία συγχώνευσης--ενημερώνουν το Word για το σημείο του εγγράφου που πρέπει συμπεριληφθούν πληροφορίες από την προέλευση δεδομένων.
Εργάζεστε στο κύριο έγγραφο του Word, κάνοντας εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης για το εξατομικευμένο περιεχόμενο που θέλετε να συμπεριλάβετε. Όταν ολοκληρωθεί η συγχώνευση αλληλογραφίας, το έγγραφο συγχώνευσης θα δημιουργήσει μια εξατομικευμένη έκδοση του εαυτού του για κάθε όνομα στην προέλευση δεδομένων.
Προελεύσεις δεδομένων
Το πρώτο βήμα για να ρυθμίσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας είναι να επιλέξετε την προέλευση των δεδομένων που θα χρησιμοποιήσετε για τις εξατομικευμένες πληροφορίες. Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel και οι λίστες επαφών του Outlook είναι οι πιο συνηθισμένες προελεύσεις δεδομένων, αλλά οποιαδήποτε βάση δεδομένων μπορείτε να συνδέσετε στο Word θα λειτουργήσει. Εάν δεν έχετε ήδη μια προέλευση δεδομένων, μπορείτε να την πληκτρολογήσετε στο Word ως μέρος της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Για λεπτομέρειες σχετικά με τις προελεύσεις δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.
Excel ή Outlook
Εάν γνωρίζετε ότι θα χρησιμοποιήσετε το Excel ή το Outlook ως προέλευση των δεδομένων σας, ανατρέξτε στο θέμα:
Τύποι εγγράφων
Το Word παρέχει εργαλεία για την ενσωμάτωση των δεδομένων σας στα ακόλουθα είδη εγγράφων. Για λεπτομέρειες σχετικά με τον κάθε τύπο εγγράφου ακολουθήστε τις συνδέσεις:
-
Επιστολές που περιέχουν έναν εξατομικευμένο χαιρετισμό. Κάθε επιστολή εκτυπώνεται σε ξεχωριστό φύλλο χαρτιού.Δημιουργία και εκτύπωση μιας δέσμης εξατομικευμένων επιστολών
-
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όπου κάθε διεύθυνση παραλήπτη είναι η μόνη διεύθυνση στη γραμμή "Προς". Θα στέλνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από το Word.
-
Φάκελοι ή Ετικέτες όπου τα ονόματα και οι διευθύνσεις προέρχονται από το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας.
Δημιουργία και εκτύπωση μιας δέσμης φακέλων για αποστολή αλληλογραφίας
-
Κατάλογος που παραθέτει μια δέσμη πληροφοριών για κάθε στοιχείο που βρίσκεται στο αρχείο προέλευσης δεδομένων σας. Χρησιμοποιήστε τον για να εκτυπώσετε τη λίστα επαφών σας ή για να παραθέσετε ομάδες πληροφοριών, όπως το σύνολο των σπουδαστών κάθε τάξης. Αυτός ο τύπος εγγράφου ονομάζεται και συγχώνευση καταλόγων.
Δημιουργία καταλόγου με ονόματα, διευθύνσεις και άλλες πληροφορίες
Προελεύσεις δεδομένων
Το πρώτο βήμα για να ρυθμίσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας είναι να επιλέξετε την προέλευση των δεδομένων που θα χρησιμοποιήσετε για τις εξατομικευμένες πληροφορίες. Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel και οι λίστες επαφών του Outlook είναι οι πιο συνηθισμένες προελεύσεις δεδομένων, ωστόσο, εάν δεν διαθέτετε ακόμη μια προέλευση δεδομένων, μπορείτε να την πληκτρολογήσετε στο Word, ως μέρος της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας.
-
Το υπολογιστικό φύλλο του Excel λειτουργεί καλά ως αρχείο προέλευσης δεδομένων εφόσον όλα τα δεδομένα βρίσκονται μόνο σε ένα φύλλο εργασίας και έχουν μορφοποιηθεί κατάλληλα ώστε να μπορούν να διαβαστούν από το Word. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προετοιμασία της προέλευσης δεδομένων στο Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για Mac.
-
Η λίστα επαφών του Outlook περιέχει δεδομένα σε μορφή που μπορεί να διαβαστεί από το Word. Ανατρέξτε στο θέμα Χρήση των επαφών του Outlook ως προέλευσης δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας
-
Αρχείο δεδομένων του Word είναι μια προέλευση δεδομένων που μπορείτε να δημιουργήσετε στη στιγμή, μέσα στο Word. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας συγχώνευσης αλληλογραφίας με το Word.
Τύποι εγγράφων
-
Επιστολές που περιέχουν έναν εξατομικευμένο χαιρετισμό. Κάθε επιστολή εκτυπώνεται σε ξεχωριστό φύλλο χαρτιού.Δημιουργία και εκτύπωση μιας δέσμης εξατομικευμένων επιστολών
-
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όπου κάθε διεύθυνση παραλήπτη είναι η μόνη διεύθυνση στη γραμμή "Προς". Θα στέλνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από το Word.
-
Φάκελοι ή Ετικέτες όπου τα ονόματα και οι διευθύνσεις προέρχονται από το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας.
Δημιουργία φακέλων με χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας σε Word
Δημιουργία και εκτύπωση ετικετών με χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας
Εάν ανοίξετε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας που δημιουργήσατε με την εφαρμογή Word για υπολογιστή, το Word Web App θα διατηρήσει όλες τις ρυθμίσεις συγχώνευσης αλληλογραφίας, αλλά δεν μπορείτε να εκτελέσετε συγχώνευση αλληλογραφίας ή να επεξεργαστείτε ρυθμίσεις συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Εάν έχετε την εφαρμογή υπολογιστή Word, ανοίξτε το έγγραφο και εκτελέστε συγχώνευση αλληλογραφίας εκεί.
