|
|
Είναι καλό να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό πριν να ανοίξετε το Microsoft Project. Για να καταγράψετε τις πρώτες σκέψεις σας σχετικά με τους στόχους του έργου σας, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή όπως το Word, το Excel, το OneNote ή το Outlook. Μόλις πείσετε τους άλλους για τις ιδέες σας, μπορείτε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό του χρονοδιαγράμματος με το Project. Επιστρέψτε στο θέμα Ο χάρτης του Project για περισσότερα άρθρα που διδάσκουν τη διαχείριση έργου. |
Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε. . .
-
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα έργο Βεβαιωθείτε ότι αυτό που σκέφτεστε είναι πραγματικά ένα έργο. Ένα έργο έχει τρία χαρακτηριστικά:
-
Είναι προσωρινό και μοναδικό Ο σχεδιασμός ενός εργοστασίου κατασκευής αυτοκινήτων είναι ένα έργο, επειδή αποτελεί μια μοναδική δραστηριότητα. Η κατασκευή αυτοκινήτων στο εργοστάσιο είναι μια επαναλαμβανόμενη σειρά δραστηριοτήτων και επομένως δεν είναι ένα έργο.
-
Έχει σαφώς καθορισμένα παραδοτέα Τα παραδοτέα δίνουν στο έργο εστίαση και σκοπό. Οι ενδιαφερόμενοι δεν θα νιώθουν ότι οι επενδύσεις των έργων τους αξίζουν τον κόπο αν τα παραδοτέα δεν είναι σαφώς δηλωμένα.
-
Έχει αρχή και τέλος Χωρίς ημερομηνία λήξης του έργου, οι ενδιαφερόμενοι και οι επενδυτές δεν θα απολαύσουν το αποτέλεσμα του έργου και τα πλεονεκτήματα που απέφερε η επένδυσή τους.
Δείτε εδώ μερικά παραδείγματα που θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε αν έχετε έργο.
-
|
Δραστηριότητες που δεν είναι έργα |
Έργα που ορίζονται με σαφήνεια |
|---|---|
|
Κατασκευή αυτοκινήτων |
|
|
Μείωση κινδύνου από ανταγωνισμό |
|
-
Προσδιορισμός περιορισμών έργου Οι περιορισμοί είναι παράγοντες που περιορίζουν τις επιλογές του διαχειριστή έργου αναφορικά με το σχεδιασμό και τη διαχείριση του έργου. Τα περισσότερα έργα έχουν τρεις περιορισμούς:
-
Περιορισμένο χρονικό διάστημα Οι ημερομηνίες λήξης για τα κύρια παραδοτέα συνήθως ορίζουν τη συνολική διάρκεια του έργου.
-
Περιορισμένα άτομα και άλλοι πόροι Οι διαχειριστές έργου συνήθως διαθέτουν περιορισμένο αριθμό ατόμων που εκτελούν μια εργασία σε ένα έργο ή διαθέτουν περιορισμένο προϋπολογισμό.
-
Μικρό εύρος Ένα έργο συνήθως περιορίζεται από το πόσα μπορεί να επιτύχει η ομάδα. Αν το έργο έχει πάρα πολλά παραδοτέα ή δυνατότητες, μπορεί να μην υπάρχει αρκετός χρόνος στο χρονοδιάγραμμα για να ολοκληρωθούν όλα.
-
Μια αλλαγή σε έναν περιορισμό συνήθως επηρεάζει τους άλλους δύο και μπορεί να επηρεάσει τη συνολική ποιότητα. Για παράδειγμα, μειώνοντας τη διάρκεια του έργου αναγκάζετε το διαχειριστή έργου να λάβει αποφάσεις σχετικά με τον αριθμό των εργαζομένων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των παραδοτέων του έργου. Αν δεν υπάρχουν αρκετοί εργαζόμενοι, τότε μειώνοντας τη διάρκεια του έργου μπορεί να έχετε άλλα αποτελέσματα, όπως η μείωση του εύρους του έργου.
-
Έγκαιρος προσδιορισμός των ενδιαφερομένων σας Τίποτα δεν επηρεάζει περισσότερο ένα έργο από το να μην καταφέρετε να προσδιορίσετε ποιοι είναι οι βασικοί ενδιαφερόμενοι και πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε καλύτερα μαζί τους. Αν δεν καταφέρετε να προσδιορίσετε έναν βασικό ενδιαφερόμενο όταν ξεκινά ένα έργο, το έργο μπορεί να χρειαστεί να διακοπεί ή να βγει εκτός προϋπολογισμού όταν προτείνονται νέοι στόχοι και μέθοδοι του έργου.
Βήμα 1: Καταγραφή των αρχικών σκέψεών σας
|
Κρατήστε σημειώσεις με το OneNote ενώ σκέφτεστε το έργο σας και τους στόχους που θέλετε να επιτύχετε. Οι σημειώσεις σας μπορούν να περιέχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνδέσεις σε τοποθεσίες Web, βίντεο ή αρχικές προδιαγραφές. |
|
|
Μερικές φορές, τα έργα ξεκινούν ως απλές λίστες στο Excel. Αλλά όταν αναπτύσσονται, μπορείτε να τα εισαγάγετε στο Project, όπου μπορείτε να οργανώσετε και να προγραμματίσετε εργασίες πιο αποτελεσματικά. |
|
|
Χρήση του Microsoft 365 σε οποιονδήποτε υπολογιστή για την καταγραφή σημειώσεων έργου από οπουδήποτε |
Εργαστείτε με αρχικές προδιαγραφές έργου χρησιμοποιώντας Microsoft 365. Εφόσον εργάζεστε σε έναν υπολογιστή με σύνδεση στο Internet, μπορείτε να εργαστείτε με τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας πλήρεις εκδόσεις του Word, του Excel, του PowerPoint ή του OneNote — κατ' απαίτηση, από οπουδήποτε. |
|
Εργασία με Office για το Web χωρίς Microsoft 365. Αν διαθέτετε ένα λογαριασμό Microsoft, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εκδόσεις Web του Word, του Excel, του PowerPoint ή του OneNote για να καταγράψετε τις αρχικές ιδέες σας για το έργο. |
Βήμα 2: Επικοινωνία με τους ενδιαφερόμενους
|
Ανεξάρτητα από το σημείο όπου βρίσκεστε στον προγραμματισμό έργου, μια καλά παρουσιασμένη αναφορά βοηθά να αποκτήσετε την αποδοχή των ενδιαφερομένων για τα παραδοτέα του έργου. |
|
|
Αν οι ενδιαφερόμενοι δεν μπορούν να παρευρεθούν, χρησιμοποιήστε τις ηλεκτρονικές συσκέψεις για να συνδεθείτε μαζί τους. Χρησιμοποιήστε από κοινού διαφάνειες του PowerPoint, φύλλα του Excel ή σημειώσεις του OneNote για να συζητήσετε τα αρχικά σχέδια του έργου. Οι χρήστες μπορούν να συμμετέχουν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις του Microsoft Teams στο γραφείο τους, εν κινήσει ή στην κινητή συσκευή τους. |
|
|
Όταν προκύψουν ερωτήσεις ενώ εργάζεστε σε ένα χρονοδιάγραμμα έργου, συνομιλήστε μαζί τους online χρησιμοποιώντας το Teams. |
Βήμα 3: Έναρξη έργου
|
Αντιγραφή και επικόλληση από το Word, το Outlook ή το PowerPoint στο Project |
Αντιγράψτε μια λίστα εργασιών στο Word, το Outlook ή το PowerPoint και επικολλήστε την στο Project για να ξεκινήσετε γρήγορα ένα χρονοδιάγραμμα. Το Project θα διατηρήσει τη δομή διάρθρωσης και τη μορφοποίηση. |
|
Δημιουργήστε ένα νέο έργο που βασίζεται σε ένα πρότυπο προ-συμπληρωμένο με εργασίες από έργα παρόμοια με τα δικά σας. Ειδικοί του κλάδου έχουν δημιουργήσει πολλά από αυτά τα έργα για να σας βοηθήσουν να έχετε γρήγορα αποτελέσματα. |
|
|
Μετακινήστε στο Project μια λίστα εργασιών που ξεκίνησε στο Excel. Το Project θα διατηρήσει τη δομή διάρθρωσης και τη μορφοποίηση. |
|
|
Ορισμένες φορές, τα έργα ξεκινούν ως λίστες εργασιών στο SharePoint για κοινή χρήση με άτομα χωρίς το Project. Μόλις η λίστα εργασιών φτάσει σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος, μπορείτε να τη μετακινήστε στο Project για να συνεχίσετε να εργάζεστε εκεί. |
|
|
Στόχος διαχείρισης έργου: Δημιουργία νέου χρονοδιαγράμματος έργου |
Αφού ξεκινήσετε το έργο σας στο Project, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε εργασίες, να τις οργανώνετε, να τις συνδέετε, να προσθέτετε άτομα και ούτω καθεξής. |
Επιστροφή στο Χάρτη του Project
